أفضل 5 ميزات للحصاد لتتبع الوقت وإعداد التقارير وإعداد الفواتير للمشاريع

تعد إدارة الوقت أمرًا بالغ الأهمية لإدارة المشاريع الإنتاجية والفعالة.

يعتمد نجاح وربحية أي مشروع على كيفية استغلالك لوقتك. إذا كرست كل وقتك لمشروع واحد لإكماله قبل أسابيع من الموعد النهائي ، فقد لا تحصل على ربح منه. وبالمثل ، إذا لم تخصص وقتًا معقولاً لإكمال المشروع في الوقت المحدد ، فقد لا يبقى العميل معك.

لذلك ، فأنت بحاجة إلى أداة لإدارة الوقت ستساعدك تلقائيًا في إدارة مشاريعك. في هذه المقالة ، سنناقش كيف يمكن لـ Harvest إدارة تتبع الوقت وإعداد التقارير والفواتير.

ما هو الحصاد؟

محصول هو تطبيق لإدارة الوقت والفوترة مستند إلى السحاب ومتوافق مع أجهزة الكمبيوتر الشخصي التي تعمل بنظام Windows أو الكمبيوتر المحمول macOS أو iPhone أو أجهزة Android. كما أنه يدعم أجهزة Chromebook من خلال امتداد Chrome.

يدعم التطبيق كلاً من الفواتير لكل ساعة والفواتير حسب المشروع. لذلك ، فهي الأداة المثالية لأصحاب الأعمال الحرة وأصحاب الأعمال من أي حجم وحتى للمؤسسات العالمية. ليس عليك المرور بأي منحنى تعليمي لتشغيل التطبيق.

Free و Pro هما خطتي الاشتراك الوحيدتين لهذا التطبيق. إذا كنت بحاجة إلى إدارة الجدول الزمني الخاص بك وما يصل إلى مشروعين في وقت واحد ، فيمكنك اختيار الخطة المجانية. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في إدارة فريق ، فيمكنك اختيار خطة Pro مقابل 12 دولارًا / شهرًا / مقعدًا لمشاريع غير محدودة.

تحميل: حصاد iOS | ذكري المظهر | شبابيك | macOS (الاشتراك مطلوب ، يتوفر إصدار تجريبي مجاني)

فيما يلي ميزات التطبيق التي يجب أن تعزز إنتاجية مشروعك:

1. تتبع الوقت والتقارير

على الرغم من أن أعضاء فريقك مسؤولون عن ملء جداولهم الزمنية في الوقت الفعلي ، يمكنك أيضًا إدخال الوقت لهم بشكل مجمّع. يساعد في تصحيح مسار المشروع أو الامتثال لمتطلبات الفوترة الخاصة بالعميل.

يسمح لك نظام الترميز اللوني للمهام والجداول الزمنية بتتبع العضو الذي يعمل على أي مهمة. يمكنك أيضًا معرفة عضو الفريق الذي يفي بالمواعيد النهائية أو يتخلف عن الركب. وفقًا لذلك ، يمكنك تحديد أولويات مهام المشروع بشكل أكبر للوفاء بالموعد النهائي للعميل.

يصنف التطبيق تقارير الوقت ضمن أربع فئات أساسية ، وهي:

1. مهام: يوضح الرسم البياني الشريطي المرمز بالألوان الوقت المستغرق بناءً على المهام.
2. المشاريع: يمكنك مقارنة إنتاجية المشروع من خلال مقارنة توزيع الوقت حسب المشروع.
3. فرق: يمكنك أن تكون أكثر دقة قدر الإمكان من خلال إنشاء تقارير زمنية على المستوى الفردي.
4. العملاء: يعرض تقرير الوقت هذا الوقت المستغرق في المهام والمشاريع لأي عميل محدد.

يعرض تقرير الوقت من تطبيق Harvest بيانات مثل الساعات المتعقبة والمبلغ غير المفوتر والساعات القابلة للفوترة والمبلغ القابل للفوترة.

2. فريق وإدارة المشاريع

قد يكون الأمر صعبًا بالنسبة لك إذا كنت بحاجة إلى العمل إدارة الجدول الزمني لأعضاء فريقك. يساعدك تطبيق Harvest على إدارة الفرق البعيدة أو المختلطة دون عناء دون المساس بقائمة المهام الخاصة بك.

ينشئ Harvest لوحة معلومات سهلة القراءة. ومن ثم ، يمكنك بسرعة فهم ما يجري في لمحة. تكشف لوحة التحكم عن البيانات المنظمة مثل ما يلي:

• من الذي يتتبع وقتهم ومن لا؟
• ما هو اتجاه تتبع الساعات القابلة للفوترة لكل مورد؟
• هل هناك أي اختلافات بين المهام التي خصصتها لهم والمهام التي تظهر مكتملة؟
• هل يستخدم فريقك الساعات المدفوعة في العمل المنتج بشكل صحيح؟

داخل الرسم البياني الشريطي لكل عضو في الفريق ، يمثل اللون الأزرق الفاتح السعة ، ويمثل اللون الأزرق الداكن الساعات القابلة للفوترة. إذا رأيت أن الأشرطة تتحول إلى اللون الأحمر ، فهذا يعني أن عضو الفريق يفوق طاقته.

يمكنك أيضًا أن تصبح دقيقًا كما تريد في إدارة موارد المشروع والساعات القابلة للفوترة. يخبرك تقرير تفصيلي عن المشروع بما يلي:

• إجمالي وقت تسجيل الدخول في مشروع لكل مورد.
• إذا كنت قريبًا بدرجة كافية من ميزانية الوقت.
• إذا كنت تصل إلى ميزانية التكلفة للمشروع.
• إجمالي الساعات التي لم يتم تحرير فواتير بها.
• جدول زمني لتقدم المشروع على مستوى القسم.
• تنبيهات تلقائية لتحذيرك بشأن المشكلات المحتملة التي قد تكون متأخرة عن الجدول الزمني.

يتيح لك Harvest البقاء على رأس مشروعاتك بالإضافة إلى إجراء تنبؤات دقيقة للمشاريع المستقبلية.

3. ورقة التوقيت

تتيح لك واجهة التطبيق سهلة الاستخدام إدخال مهام جديدة في الجدول الزمني اليومي لمشروع معين. بنقرة زر تتبع الوقت ، تبدأ تشغيل ضابط الوقت الذي يسجل الوقت أثناء عملك في المهمة. إذا ذهبت لأي استراحة ، فيمكنك إيقاف تتبع الوقت مؤقتًا في هذه المهمة المحددة.

قد تطلب منك بعض المشاريع تسجيل فترات الراحة أيضًا. يمكنك بدء عداد المهام لفترات الراحة. تضمن هذه الممارسة تتبعًا فعالًا ودقيقًا للوقت ليوم عملك بالكامل.

يحسب تطبيق Harvest تلقائيًا التكلفة التي يتكبدها عميلك بناءً على المعدل الذي تطعمه أثناء إنشاء المشروع. يمنحك أيضًا خيار إدخال ملاحظة تفصيلية حول المهام للرجوع إليها في المستقبل.

يمكنك أيضًا إنشاء نموذج جدول زمني أسبوعي أو شهري لتتبع الوقت اليومي. عندما تختار هذه الجداول الزمنية ، تجمع Harvest الساعات التي عملت فيها في كل مهمة طوال الأسبوع أو الشهر وتنشئ فاتورة تلقائيًا.

4. إنشاء الفاتورة

يمكنك تحويل الجداول الزمنية إلى فواتير احترافية باستخدام Harvest ، وهو أحد أفضل تطبيقات الفاتورة المجانية. يمكنك إرسال الفواتير بالبريد الإلكتروني إلى عملائك لأنها رقمية بالكامل. تعرض الفواتير ساعات قابلة للفوترة على أساس كل مهمة في المشروع بطريقة منظمة.

يمكنك العمل مع أي عميل ، حيث يدعم التطبيق أكثر من 180 عملة. علاوة على ذلك ، يقوم بأتمتة نظام الدفع من خلال تطبيقات مثل Stripe أو PayPal. تحتوي وحدة الفواتير الخاصة بالتطبيق أيضًا على نظام تذكير لإبلاغ العميل بأن الدفعة مستحقة.

علاوة على ذلك ، يتيح لك التطبيق إنشاء تقارير إيرادات ثاقبة واحترافية تعكس ربحية مشروعك. يمكنك تطبيق عوامل التصفية لفرز البيانات بناءً على أي عميل أو مشروع معين.

5. أتمتة سير عمل المشروع

يمكنك أتمتة تتبع وقت مشروعك وسير عمل الفوترة باستخدام تطبيق Harvest. يتكامل التطبيق مع أكثر من 100 تطبيق إنتاجي. يمكنك أيضًا إنشاء سيناريوهات أتمتة متقدمة باستخدام أدوات مثل Zapier و IFTTT.

متعلق ب: بدائل Zapier المجانية لتقليل عبء العمل وزيادة الإنتاجية

يمكن للتطبيق تتبع الوقت على تطبيقات إدارة المشاريع الأخرى مثل Trello و Asana و Basecamp وما إلى ذلك ، من خلال عمليات الدمج. يمكنك أيضًا إنشاء إدخالات الجدول الزمني أو بدء تشغيل المؤقت من رسائل Slack باستخدام تكامل Slack.

إذا كنت تدير ضرائبك الخاصة باستخدام تطبيقات مثل QuickBooks أو FundBox أو Xero ، فيمكنك استيراد بيانات النفقات والفواتير من Harvest. باختصار ، يصبح Harvest أحد مصادر الحقيقة لإدارة الفريق والمشروع.

ابدأ بتتبع وقتك باستخدام التطبيقات الذكية

الآن ، يمكنك نشر تطبيق إدارة الوقت المناسب لمشاريعك بعد معرفة ميزات تطبيق Harvest. يمكنك استخدام هذا التطبيق أو أي تطبيق آخر لإدارة الوقت ، حيث أن معظم تطبيقات تتبع الوقت المتقدمة تقدم غالبًا ميزات أساسية متشابهة إلى حد ما.

الجزء المهم هو أنك تحتاج إلى فرض استخدامه بالطريقة الصحيحة للحفاظ على إنتاجيتك أنت وفريقك.

أفضل 10 ميزات Time Doctor لمراقبة إنتاجية فريقك

تايم دكتور Time Doctor يسمح لك بتتبع مشاريعك وإنتاجية فريقك البعيد. فيما يلي أفضل ميزاته للاستخدام!

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب