SharePoint هو جزء من Microsoft 365 يتيح لك إدارة المستندات والمحتوى بشكل احترافي. سواء كنت مسؤولاً أو مستخدمًا نهائيًا ، فإن معرفة أفضل الممارسات وتنفيذها سيضمن أن يتمكن الجميع من استخدام المحتوى دون أي صعوبة.
ستتعلم في هذه المقالة كيفية استخدام SharePoint بشكل أكثر فاعلية.
1. تحقيق التناسق في أسماء الملفات
الاتساق هو مفتاح النجاح ، وهذا صحيح حتى في حالة نقطة مشاركة. نظرًا لأن SharePoint قد يخزن العديد من المستندات ، يجب أن يكون لديك تناسق في تسمية الملفات.
ربما لاحظت أن بعض نتائج البحث تحتوي على أسماء ملفات غامضة. نتيجة لذلك ، تحتاج إلى فتح كل ملف للعثور على الملف الذي تريده. هذه مهمة شاقة وتجعلك غير منتج. علاوة على ذلك ، يمكن أن يصبح العثور على الملف المناسب من بين آلاف المستندات أمرًا مستحيلًا تقريبًا إذا اتبع أعضاء الفريق المختلفون أنماط تسمية مختلفة.
متعلق ب: ما هو Microsoft SharePoint؟ ميزات وفوائد استخدامه
نظرًا لأن SharePoint عبارة عن نظام أساسي مشترك ، لذلك ناقش مع الآخرين لاختيار اصطلاح تسمية. لذلك ، يمكنك أنت وزملائك في الفريق العثور على أي ملف أو مستند بسرعة.
2. وثائق العلامة
على الرغم من اتباع اصطلاح تسمية واحد ، قد تواجه مشكلة في العثور على المستند المطلوب. لكي يعرض لك Microsoft Search نتائج أكثر تحديدًا وذات صلة ، ضع علامة على المستندات الخاصة بك. يعمل وضع العلامات بشكل مشابه لنوع الفيلم أو قناة المسلسل التلفزيوني.
سيساعدك في تحديد موقع جميع الملفات التي تنتمي إلى نفس الفئة. لإضافة علامة ، انتقل إلى مكتبة وأضف حقل فئة جديد مثل تاريخ الإنشاء وآخر تعديل وما إلى ذلك. الآن ، لكل مستند ، قم بتضمين البيانات المقابلة التي ستعمل كعلامة. بهذه الطريقة ، ستحصل على نتائج دقيقة من SharePoint.
3. تأمين المستندات باستخدام ميزة القفل
لا يعتمد أمان بيانات SharePoint على مسؤولي البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات فقط. بصفتك المستخدم النهائي ، يمكنك لعب دورك أيضًا عن طريق قفل المستندات. تضمن هذه الميزة عدم تمكن أي شخص غير مصرح له من إجراء أي تغييرات على الملفات أو المستندات المشتركة.
من خلال تنشيط ميزة إدارة السجلات المضمنة ، يمكنك قفل مستند وإلغاء قفله. أيضًا ، سيعرض SharePoint رمزًا بجانب اسمه حتى يعرف الجميع حالته الخاصة. يمكنك إضافة هذا الإعداد إلى سير العمل الذي يقفل المستند تلقائيًا عند الموافقة.
4. انسخ القوائم والمكتبات بسرعة
إنشاء قائمة أو مكتبة ، وإضافة بيانات التعريف الخاصة بها ، وإنشاء طرق العرض - تستغرق العملية الكاملة لإنشاء مكتبة أو قائمة في SharePoint عدة ساعات. يمكن أن تكون هذه المهمة المحمومة عادية إذا كان عليك إنشاء هذه القوائم أو المكتبات عدة مرات.
لذلك ، يجب أن تعلم أنه من الممكن نسخ القائمة من أي موقع SharePoint مع الوصول المناسب. علاوة على ذلك ، فإن عملية النسخ بسيطة ، ويمكنك نسخ التكوين الكامل تقريبًا. يساعدك نسخ التنسيق للمكتبات أو القوائم في توفير الوقت في المشروع الجديد.
5. تعلم كيفية استعادة بيانات المكتبة المفقودة
يمكن أن يتسبب الحذف العرضي للبيانات المهمة في ضرر لا يمكن إصلاحه لفريقك. لذلك ، يجب أن تعرف أساسيات استعادة البيانات المحذوفة والمفقودة من مكتبة SharePoint الخاصة بك.
متعلق ب: طرق إصلاح OneDrive عندما يتعذر عليك فتح ملفاتك
إذا كنت تعرف هذا ، فلن تضطر إلى الاعتماد على أي شخص آخر لاستعادة البيانات. وبالتالي ، ينتهي بك الأمر إلى توفير وقتك والأفراد الآخرين الذين قد يعملون معك في هذه المهمة غير المنتجة.
أولاً ، قم بإنشاء سياسة استعادة البيانات لـ SharePoint وتطبيقها بشكل صحيح. ستتيح لك عملية الاستعادة استعادة البيانات لفترة معينة. تذكر أن استعادة البيانات من وقت سابق تعني أنك ستفقد التغييرات التي أجريتها بعد ذلك الوقت.
6. إدارة طلب الوصول
تخيل أنك شاركت رابطًا مع زميل عبر البريد الإلكتروني وغادرت اليوم. عندما يحاول هذا الشخص فتح الرابط ، يجدون أنه ليس لديهم حق الوصول إلى هذا الملف. من الواضح أنه يمكنهم طلب الوصول إلى الملفات ، لكن ليس لديهم فكرة عن من يمكنه مشاركة الموافقة ووقت الاستجابة. في بعض الأحيان ، يمكن للعديد من مالكي مواقع الفريق الحصول على إعلامات حول طلبات الوصول إلى الملفات.
من الممكن أيضًا أن يعتقد كل واحد منهم أن الآخرين سيقبلون الطلب. نتيجة لذلك ، قد لا يتلقى الشخص الذي طلب الوصول ردًا على الإطلاق. لتجنب مثل هذه المشكلات ، يمكنك إعداد بريد إلكتروني خاص للدعم لمعالجة مثل هذه الطلبات.
7. تقييد إذن المكتبة
الإذن الجماعي للوصول إلى المكتبة يضر بأمن البيانات. لتجنب مثل هذه السيناريوهات ، تحتاج إلى تقييد الوصول إلى المكتبة على أي موقع SharePoint.
إذا كانت لديك مكتبات فقط يحتاج فريق الموارد البشرية للوصول إليها ، فيمكنك تقييد وصول الآخرين إلى موقع SharePoint هذا. لذلك ، قم بتسمية المكتبة واذكر وضعها الخاص في وصفها.
8. استخدم مواقع Hub لتصنيف مواقع الفريق
قد يكون من الصعب العثور على مواقع من فئات مماثلة من المجموعة الكاملة لمواقع SharePoint. ومع ذلك ، يمكنك تجميع المواقع المتشابهة أو ذات الصلة من خلال مجموعة افتراضية تسمى مواقع المحور.
على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى مشاركة موقع واحد من كل مشروع مع عملائك ، فيمكنك إنشاء موقع محور وتجميع كافة المواقع الموجودة فيه. وبالتالي ، يصبح تحديد مواقع المواقع المتشابهة ومشاركتها أمرًا سلسًا ويستغرق وقتًا أقل للجميع.
9. تعرف متى يجب استخدام أنواع مختلفة من المواقع
أثناء استخدام SharePoint ، ستصادف نموذجين رئيسيين للموقع. يطلق عليهما موقع الفريق وموقع الاتصال. كلا النوعين لهما استخدامات مختلفة ، وتحتاج إلى اختيار أحدهما بناءً على مشروعك.
إذا كنت ترغب في مشاركة إعلان أو ترويج مع زملائك في الفريق ، فإن استخدام موقع اتصال يعد فكرة رائعة. إنه مثالي عندما يكون لديك عدد أكبر من القراء / الموظفين مقارنة بالمساهمين.
موقع الفريق هو مناسبة للتعاون في المشروع مع فريق صغير. أيضًا ، استخدمه عندما يكون لديك العديد من المساهمين.
10. إعداد طرق العرض المخصصة
إحدى ميزات SharePoint التي قد تكون على دراية بها هي إنشاء طرق عرض مخصصة بناءً على اختيارك. بالإضافة إلى ذلك ، يقدم SharePoint العديد من عوامل التصفية والتبديل لإدارة المستندات. يتيح لك عرض تفاصيل البيانات الوصفية الإضافية ، وتصفية الملفات التي تختارها ، وفرز الملفات في أوامر مختلفة ، وتجميع الملفات في مجموعة واحدة أو مجموعات متعددة ، إلخ.
يمكن لكل عضو في الفريق إنشاء طريقة عرض مخصصة يمكن الوصول إليها فقط لهم. لا يعيق عرض المكتبة للجميع. علاوة على ذلك ، يمكنك إنشاء عرض عام إذا كان لديك زملاء في الفريق لديهم متطلبات عرض مماثلة.
أصبح SharePoint سهلاً
إن SharePoint هو كل شيء عن إدارة المحتوى ، ولا ينبغي أن يكون ذلك معقدًا ودنيويًا. يمكنك أنت وفريقك تحقيق أقصى استفادة من SharePoint باتباع الممارسات القياسية المذكورة أعلاه.
إذا كنت مبتدئًا ، فهذه هي النصائح المثالية لبدء استخدام الأداة بطريقة منتجة وخالية من الفوضى. علاوة على ذلك ، تساعدك أفضل ممارسات SharePoint على إنجاز المهام دون عناء.
يعد Getting Things Done بواسطة David Allen أحد العناصر الأساسية للإنتاجية الشخصية والمهنية. إليك كيف يمكنك استخدامه.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- مايكروسوفت
- نصائح مايكروسوفت أوفيس
- أدوات التعاون
تامال كاتبة مستقلة في MakeUseOf. بعد اكتساب خبرة كبيرة في التكنولوجيا والتمويل والأعمال في وظيفته السابقة في شركة استشارية لتكنولوجيا المعلومات ، تبنى الكتابة كمهنة بدوام كامل منذ 3 سنوات. بينما لا يكتب عن الإنتاجية وآخر الأخبار التقنية ، فإنه يحب لعب Splinter Cell ومشاهدة فيديو نيتفليكس / برايم بنهم.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
