إذا كنت لا تزال تستخدم طرقًا مادية للاحتفاظ بالملفات والورق ، فستفقد الكثير. يستغرق التخزين المادي للملفات مساحة تخزين كبيرة جدًا. تحتاج دائمًا إلى خزانات ، مما يجعل البحث عن ملف معين وتتبعه أمرًا صعبًا للغاية.
بدلاً من ذلك ، يتيح لك برنامج إدارة المستندات إدارة عدد غير محدود من الملفات بسهولة. بالإضافة إلى ذلك ، فهي أكثر أمانًا ومرونة نسبيًا ، مما يسهل على العديد من أعضاء الفريق العمل معًا على مستند واحد.
لذلك ، دعنا نتعرف على برنامج إدارة المستندات الذي يمكنك استخدامه لإدارة ملفاتك.
1. بيتريكس 24
إنها منصة آمنة لتخزين ملفاتك الشخصية والتعاونية. يثق بهم أكثر من 5 ملايين مستخدم في جميع أنحاء العالم ويستخدمون هذا البرنامج لإدارة ملفاتهم.
يوفر ثلاثة أنواع مختلفة من التخزين لمستنداتك:
- قيادتي: يمكنك تخزين ملفاتك الشخصية هنا.
- محرك المجموعة: إنه الأفضل للطلاب وتعاون فريق الشركات الصغيرة.
- محرك الشركة: هذا هو الأفضل للشركات التي لديها موظفين متعددين.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك اختيار تخزين المستندات الخاصة بك على السحابة أو تخزين في مكان العمل ، حسب احتياجاتك. وتنقل عبر ملفات متعددة عن طريق كتابة اسمها أو وصف قصير عنها. يتم حفظها جميعًا في مكتبة المستندات.
يمكنك أيضًا الإعجاب بالمستندات للاحتفاظ بها في أعلى نتائج البحث للوصول السريع إليها. تتيح لك الأداة أيضًا إضافة تعليقات إلى المستندات والاحتفاظ بإصدارات متعددة من المستندات مع محفوظات التحرير. يجعل من السهل تتبع التغييرات في المستقبل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام تطبيقات مختلفة لتحرير المستند الخاص بك.
لأغراض أمنية ، يسمح لك Bitrix24 بقفل المستند الخاص بك عن طريق النقر فوق زر القفل. يجعل المستند غير متاح لأشخاص آخرين. يحتوي البرنامج على إصدارات مجانية ومدفوعة. يمكنك الحصول على واحد بناءً على احتياجاتك.
2. خزانة الملفات الإلكترونية
سواء كنت طالبًا أو متعاقدًا صغيرًا أو لديك شركة كبيرة بها عدة موظفين ، يمكنك استخدام هذه الأداة للاحتفاظ ببياناتك وملفاتك وتنظيمها. يسمح لك بالبحث في الملفات فقط عن طريق كتابة اسمهم في شريط البحث.
يمكنك أيضًا الوصول سريعًا إلى ملفات معينة عن طريق الاحتفاظ بها في الحافظة وأتمتة سير العمل باستخدام هذا البرنامج ، حيث يقوم تلقائيًا بملفات المستندات التي تقوم بتحميلها. يسمح بالتخزين في الموقع والسحابة.
علاوة على ذلك ، لا تحتاج إلى الاحتفاظ بتطبيقه على جميع أجهزتك. يمكنك الوصول إلى ملفاتك من أي مكان في العالم باستخدام متصفح الويب. ومع ذلك ، يمكن فقط لبعض الأشخاص الذين لديهم كلمة مرور الوصول إلى البيانات لأغراض أمنية. يتم منح الأذونات للموظفين بناءً على أدوارهم.
جميع الملفات التي قمت بمشاركتها مشفرة ، وعليك أن تمر توثيق ذو عاملين. لمزيد من الراحة ، يمكنك أيضًا تعيين IP أو المصادقة المستندة إلى الموقع.
علاوة على ذلك ، إذا كنت شركة أو رائد أعمال منفردًا ، فسيسعدك معرفة أن هذا البرنامج يسمح أيضًا بتوقيع العقود. لتسهيل عملك ، يمكنك دمج البرنامج مع تطبيقات الطرف الثالث مثل DocuSign و Salesforce و Microsoft Office.
3. جوجل درايف
مع أكثر من 1 مليار مستخدم نشط شهريًا و 6 ملايين مستخدم مدفوع الأجر ، تعد Google حتى الآن أكثر حلول تخزين الملفات شيوعًا. يستخدمه الناس لتخزين الملفات الشخصية والجماعية والشركة.
يسمح بالتكامل السلس مع التطبيقات المستندة إلى السحابة. بالإضافة إلى أنه يدعم تنسيقات متعددة ، لذا يمكنك تخزين ملفك دون تبديل نوعه - على سبيل المثال ، PDF و Word وغيرها. يعد البحث في المستندات في Google Drive أمرًا مناسبًا أيضًا. فقط اكتب الاسم ، وها هو!
يوفر مساحة مشتركة لأعضاء الفريق. ومع ذلك ، لا تزال البيانات غير قابلة للوصول إلى الغرباء بسبب ميزة منع فقدان البيانات (DLP).
يتيح لك البرنامج حفظ مستنداتك وإنشاءها وعرضها وتحريرها أيضًا. بالإضافة إلى ذلك ، إذا قمت بتحرير تلك المستندات باستخدام هذه الأداة ، فستحتفظ بمحفوظات التغييرات التي تم إجراؤها. بهذه الطريقة ، لن تحتاج إلى الاحتفاظ بإصدارات متعددة من الملف. يتم تخزينها جميعًا في مستند واحد.
يوفر Google Drive مساحة تخزين مجانية تصل إلى 15 جيجابايت لجميع المستخدمين. إذا كنت بحاجة إلى مساحة تخزين أكبر من ذلك ، فستحتاج إلى الحصول على خطة متميزة.
4. التقاء نهرين
هذه أداة مشاركة ملفات رائعة أخرى قائمة على السحابة وتمكنك من الاحتفاظ بملفاتك وتنظيمها. على 130 ألف مستخدم يثق في هذا النظام الأساسي في جميع أنحاء العالم بمستنداته وملفاته.
يمكنك تنظيم مستنداتك بطريقتين باستخدام هذا البرنامج:
- الصفحات: يمكنك إنشاء الصفحات وتحريرها ومناقشتها مع موظفيك.
- المساحات: يتم تخزين جميع صفحاتك هنا. سواء كانت للأفراد أو لأعضاء الفريق أو لمشاريع أخرى.
توفر هذه الأداة ميزات متقدمة للبحث عن مستنداتك واستردادها ، وأكثر من 75 نموذجًا قابلاً للتخصيص ، وميزات التعليق والتحرير. بالإضافة إلى ذلك ، إذا قام أي شخص في الفريق بتعيين مهمة لعضو آخر في الفريق ، فسيتم إخطاره بالإجراءات في الوقت المحدد.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك التحكم في أذونات المستندات وإدارة من يمكنه الوصول إليها في الفريق. إنه مجاني لما يصل إلى 10 مستخدمين. لأي شيء فوق ذلك ، ستحتاج إلى شراء نسخته المتميزة.
5. SharePoint Online
مع أكثر من 190 مليون شخص من خلال الوصول إلى ميزات SharePoint Online ، فهي أداة من Microsoft تتيح لك تنظيم المستندات والفرق وسير العمل.
بصرف النظر عن تخزين ملفاتك ، يمكنك إنشاء المستندات وتحريرها باستخدام هذه الأداة واستخدامها للتعاون مع العديد من أعضاء الفريق. يسمح لك بتحديث البيانات الوصفية للملفات ، مما يتيح لك البحث السريع.
بهذه الطريقة ، إذا نسيت اسم ملف أو كان لديك ملفات متعددة بنفس الاسم تقريبًا ، يمكنك العثور على المستند فقط عن طريق كتابة بعض الكلمات المكتوبة في البيانات الوصفية. الأداة متاحة أيضًا لتطبيقات الأجهزة المحمولة. ومع ذلك ، ستحتاج إلى الحصول على اشتراك بقيمة 5 دولارات شهريًا لاستخدامه.
6. جهاز تتبع الورق
برنامج إدارة المستندات الآخر في القائمة هو Paper Tracer. إنه مصمم للشركات الصغيرة والمتوسطة وعلى مستوى المؤسسات.
يساعدك على أتمتة العقود الخاصة بك ورقمنة المستندات وتتبع جميع الملفات المحفوظة والإبلاغ عنها. بالإضافة إلى أنه متوافق مع HIPAA ، مما يعني أنه يتبع قانون الأمان ويمنع أي تسرب للبيانات. كما يوفر تسهيلات التوقيع الإلكتروني. وبالتالي ، فهي أداة رائعة للرعاية الصحية أو الشؤون القانونية أو أي عمل يكمل المشاريع على أساس عقد.
يقدم البرنامج حلول سير عمل شاملة ويوفر تنفيذًا قائمًا على السحابة. إنها أداة جيدة للشركات الصغيرة التي تضم ما يصل إلى 10 موظفين والشركات متوسطة الحجم التي تضم 100 موظف أو أكثر.
اختر برنامج إدارة المستندات الخاص بك
إذا كنت لا تزال تخزن ملفاتك فعليًا وتواجه كل المشاكل ، فقد حان الوقت للتوقف.
تقدم القائمة العديد من البرامج التي توفر الكثير من التخزين المجاني. ابدأ بهذه الأشياء واجعل من السهل الاحتفاظ بملفاتك وتنظيمها وإدارتها بالتعاون مع العديد من أعضاء الفريق.
تتيح لك تطبيقات النسخ تحويل ملفات الصوت والفيديو إلى نص يمكنك مشاركته. فيما يلي بعض أفضل الأدوات التي يمكنك استخدامها لذلك.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- تقنية الأعمال
- وثيقة رقمية
- تخزين
- سحابة التخزين
صدف تنظيم كاتبة مستقلة بين B2B و B2C. إنها في طريقها لجعل المحتوى الممل للمدونات يتألق ويشجع القراء على اتخاذ إجراء.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
