كيفية تحسين التنظيم باستخدام المواعيد النهائية الناعمة

يعد تحديد مواعيد نهائية للوفاء بها جزءًا من الحياة اليومية لمعظمنا. قد يكون لديك مهمة جامعية مستحقة ، أو مشروع في العمل ، أو إقرار ضريبي لإكماله ؛ في كلتا الحالتين ، كل هذه لها تاريخ انتهاء تعمل عليه.

بالنسبة للجزء الأكبر ، تمنحك المواعيد النهائية الضغط لإنجاز الأمور. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في استخدام ذلك لصالحك وتنظيم وقتك بشكل أفضل ، فقد تكون المواعيد النهائية الناعمة هي الحيلة.

الفرق بين المواعيد النهائية المرنة والصعبة

في معظم الأوقات ، يتم تحديد المواعيد النهائية بالنسبة لنا ؛ يمنحك رئيسك أو مدرسك موعدًا لإنجاز جزء من العمل النهائي ، ولا يمكنك إجراء أي مراجعات بعد هذا الوقت. هذا موعد نهائي صعب ، والإجماع على أنه ستكون هناك بعض العواقب إذا لم تلتزم به.

في النهاية ، كل شيء يحتاج إلى موعد نهائي صارم لأنه يعني أن الأمور تنتهي ، ويجب أن تكون هناك نقطة ينتهي فيها العمل. إنها توفر لك توقعات واضحة من رئيسك ، وتمنحك الاستقلالية لاستخدام هذا الإطار الزمني بالطريقة التي تراه مناسبًا.

ينجز الناس المزيد من العمل عندما يكونون تحت الضغط ، والمواعيد النهائية هي طريقة رائعة للاستفادة من هذه الظاهرة. هذا هو سبب قيام الأشخاص بالمزيد من العمل في الأيام أو الساعات الأخيرة في الفترة التي تسبق تاريخ الانتهاء. على سبيل المثال ، إذا كان عليك إرسال واجب في غضون شهرين ، فمن غير المرجح أن تقوم بالكثير من العمل في ذلك الشهر الأول.

متعلق ب: نصائح لتجنب التسويف والوفاء بالمواعيد النهائية

هذا هو السبب في أن المواعيد النهائية الصعبة يمكن أن تكون غير مجدية ؛ بدون ضغوط كافية ، قد ينتهي بك الأمر إلى إضاعة الوقت الثمين والاندفاع لإكمال عملك في اللحظة الأخيرة ، متجاهلاً المسؤوليات الأخرى. يمكن أن يكون أيضًا مرهقًا.

من ناحية أخرى ، يتم تحديد المواعيد النهائية الناعمة قبل الموعد النهائي الصعب ، على افتراض أنك ستنهي مشروعك مع توفير الوقت. على سبيل المثال ، إذا كان الموعد النهائي الصعب في غضون شهرين ، فقد يكون الموعد النهائي المرن قبل ثلاثة أسابيع.

يمكنك إنشاء المواعيد النهائية الشخصية الخاصة بك ، واستخدام هذا النهج يمنحك ما يكفي من الدافع لإنجاز العمل دون ضغوط اللحظة الأخيرة.

فوائد استخدام المواعيد النهائية الناعمة

لا يعني تحديد موعد نهائي بسيط أنه سيعمل تلقائيًا. لكي تستفيد منها ، عليك الالتزام بها. لا فائدة من إنشائها إذا كنت ستتجاهلها لصالح الموعد النهائي الصعب.

ومع ذلك ، إذا تم إجراؤها بشكل صحيح ، يمكن أن تجلب المواعيد النهائية الشخصية الكثير من الفوائد:

• تحسين إدارة الوقت وتقليل إهدار الوقت
• مزيد من المساءلة عن مسؤولياتك الأخرى
• تنظيم أفضل لمشاريعك
• إحساس بالملكية على وقتك وعملك
• يبني الثقة
• سرعة الإنجاز مع الوقت للتفكير الإبداعي

متعلق ب: طرق استخدام تقنية رسم الخرائط الذهنية للإنتاجية الأسية

بمجرد استيفاء الموعد النهائي المرن ، يكون لديك الوقت لإجراء المراجعات وضبط عملك بوقت طويل قبل أن يحتاج إلى تسليمه. بالإضافة إلى ذلك ، ستتمتع بالمرونة لإرسالها عندما تكون سعيدًا بالنتيجة ، وتهتم بأي حالات ملحة أخرى قد تظهر.

كيفية تحديد مواعيد نهائية ناعمة بشكل فعال

إذن ، كيف تحدد موعدًا نهائيًا ناعمًا؟ المفتاح هو أن تضع في اعتبارك إطارًا زمنيًا واقعيًا ، بحيث تعرف أنك ستكون قادرًا على الاجتماع بشكل موثوق. تحتاج أيضًا إلى التأكد من أنه ليس قريبًا جدًا من الموعد النهائي الصعب.

المعلمة المثالية لتحديد موعد نهائي بسيط هي خصم 25٪ من الوقت من الموعد النهائي الصعب ، ولكن هذا يمكن أن يختلف تبعًا للقيود الخاصة بك. بعض الأشياء التي يجب مراعاتها هي:

• إذا كان لديك مشاريع أخرى مستحقة ومدى ثقل عبء عملك الآخر
• كم يبعد الموعد النهائي الصعب؟
• ما هي النقطة المثالية للضغط الإنتاجي
• إذا كنت تعمل في المشروع مع أشخاص آخرين ، فكيف يمكنك التغلب على هذا؟
• ما مدى كبر أو صغر مشروعك

بمجرد حصولك على هذه الإجابات ، يمكنك تحديد تاريخ الانتهاء الشخصي الأكثر عملية والبدء.

لضمان التزامك بمنشور الهدف الشخصي الخاص بك ، يجب أن تقوم بتفصيل كيفية إدارتك له. تريلو هو تطبيق مثالي لهذا ، لأنه يستخدم تخطيط لوحة بسيط يمكنك التلاعب به لتناسب احتياجاتك.

عندما تنتهي من إنشاء مساحة عمل Trello الخاصة بك ، افتح ملف الشريط الجانبي و تحت المجالس الخاصة بك، انقر على زائد تسجيل الدخول قم بإنشاء لوحة جديدة. تستطيع ابدأ بقالب ، لكن لوحة فارغة جيدة.

بمجرد قيامك بتسمية اللوحة وإنشائها ، ستحتاج إلى تقسيم الوقت بين الآن والموعد النهائي المرن إلى أسابيع عن طريق إنشاء قائمة جديدة لكل أسبوع لديك:

1. انقر أضف قائمة أخرى
2. في القائمة الأولى ، حيث تقول أدخل عنوان القائمة ، نوع الأسبوع 1
3. كرر هذه الخطوات لعدد الأسابيع الموجودة في جدولك

متعلق ب: طرق مبتكرة للاستفادة الكاملة من Trello

يمكنك الآن البدء في تحديد جوانب المشروع التي ستكملها كل أسبوع. للقيام بذلك ، حدد إضافة بطاقة تحت الأسبوع الذي تريده ، أدخل عنوان لهذه البطاقة وانقر إضافة بطاقة.

قسم كل خطوة في مشروعك تحتاج إلى العمل عليها. على سبيل المثال ، في حالة اتباع جدول زمني مدته ثلاثة أسابيع ، يجب تخصيص الأسبوع الأول للتخطيط و توليد الأفكار ، والثاني يجب أن يكون لتنفيذ تلك الخطط والتصاميم ، والثالث يجب أن يكون من أجل الكون المثالى.

إذا كنت تريد الاحتفاظ بكل عملك في مكان واحد ، فيمكنك تحميل الملفات إلى كل بطاقة تقوم بإنشائها في Trello بالنقر فوق البطاقة التي تريد تحريرها وتحديدها المرفقات. يمكنك أيضًا إنشاء ملفات قوائم المراجعة و أضف بلح، إذا كان ذلك يساعد.

استخدم المواعيد النهائية لصالحك

الآن لديك الموعد النهائي المرن ، يمكنك الراحة بسهولة مع العلم أن العمل يتم مع توفير الوقت. أفضل جزء هو أن لديك الآن خيارًا بشأن ما تفعله بهذه المساحة الإضافية.

يمكّنك استخدام المواعيد النهائية البسيطة كممارسة منتظمة في عملك من ممارسة تنظيم أفضل ، وفي حالة ظهور أي مشكلات خلال الأيام أو الساعات الأخيرة ، فأنت مغطى بالفعل.

كيفية تنظيم قوائم المهام الخاصة بك باستخدام عناصر العمل

باستخدام عناصر الإجراءات في قوائم المهام ، يمكنك تحويل المهام المعقدة إلى مهام يمكن تحقيقها بسهولة وزيادة إنتاجية المشروع.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب