كيفية تحسين إدارة الوقت باستخدام ميزة تأخير التسليم في Outlook

ستحتاج أحيانًا إلى إرسال المعلومات أو إرسال تحديثات المهام عبر البريد الإلكتروني ، لكن التوقيت ليس مناسبًا. بدلاً من العبث بسير العمل وتأجيله ، يمكنك استخدام ميزة تأخير التسليم في Outlook وأن تكون ذكيًا بشأن مخرجاتك.

ما هو تأخير التسليم في Outlook؟

تتيح لك وظيفة تأخير التسليم في Outlook تحديد الوقت الذي تريد إرسال بريد إلكتروني معين إلى مستلميه ، بدلاً من إرساله على الفور. إنها أداة مفيدة يمكن أن تمنحك راحة البال دون المساومة على جدولك الزمني.

لاستخدام Delay Deliver ، ما عليك سوى اتباع الخطوات التالية:

1. انقر بريد إلكتروني جديد.
2. بعد كتابة بريدك الإلكتروني وإدخال المستلمين ، انتقل إلى خيارات التبويب.
3. انقر تأخير تسليم.
4. تحت خيارات التوصيل، انقر فوق مربع الاختيار بجوار لا توصل من قبل.
5. حدد أ زمن و تاريخ أنك ترغب في إرسال بريدك الإلكتروني.
6. انقر قريب.
7. في البريد الإلكتروني ، انقر فوق يرسل.

على الرغم من النقر يرسل، لن يتم إرسال بريدك الإلكتروني حتى الوقت والتاريخ اللذين حددتهما. الآن دعنا نلقي نظرة على سبب رغبتك في استخدامه.

قاعدة مهمة دقيقتين

تنص قاعدة المهمة ذات الدقيقتين على أنه إذا كانت لديك مهمة في جدول أعمالك ستستغرق دقيقتين فقط لإكمالها ، فعليك فقط القيام بها الآن ، بدلاً من وضعها في قائمة المهام الخاصة بك. إنها أداة تحديد أولويات سريعة وسهلة ، لكنها لا تأخذ في الحسبان ما سيحدث بعد ذلك.

إذا كانت المهمة التي تستغرق دقيقتين هي رسالة بريد إلكتروني تحتاج إلى إرسالها ، فقد تتلقى ردودًا من هذا ليس لديك وقت للمتابعة ، وينتهي هذا الأمر في قائمة مهامك ، على أي حال. لتجنب ذلك ، يمكنك استخدام Delay Delivery لإكمال المهمة وإرسالها عندما تعلم أن لديك مساحة في يوم عملك لحضور أي ردود.

متعلق ب:كيفية تحسين قائمة المهام الخاصة بك لتكون أكثر كفاءة

يمكنك حتى تحديد خانة الاختيار بجوار استخدم أزرار التصويت على ال تأخير تسليمالخصائص نافذة إذا كنت تريد ردودًا بسيطة من زملائك ، مثل أgree ، غير موافق ، ربما.

إرسال الإعلانات

قد تحتاج إلى إصدار إعلان عبر البريد الإلكتروني يلزم إرساله في وقت محدد. ربما تنتظر في تاريخ أو موعد محدد ، وخلال ذلك الوقت ستكون خارج المكتب أو في إجازة.

بدلاً من إضاعة الوقت في إقناع أحد الزملاء بإرساله لك أو إرساله قبل موعده ، يمكن لـ Delay Delivery القيام بذلك نيابةً عنك دون الحاجة إلى تسجيل الدخول. بعد ذلك ، عندما تعود إلى المكتب ، سيكون الجميع بالفعل على اطلاع على السرعة. تشغيل خصائص تأخير التسليم، يمكنك أيضًا الحصول على خيار تحديد ملف أهمية قائمة منسدلة ، مع اختيار عالي منخفض، و طبيعي.

متعلق ب: استخراج وتنزيل مرفقات بريد إلكتروني متعددة بكميات كبيرة

إدارة وقت الاستجابة الخاص بك

إن إنجاز الأمور بسرعة وفعالية هو شهادة على مهاراتك ؛ لسوء الحظ ، غالبًا ما يستفيد المدراء والزملاء من هذا بإرسال المزيد من العمل على طريقتك. إذا كنت لا ترغب في تغيير طريقة عملك ، فيمكنك تأخير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لإدارة توقعات الآخرين بشأن تواجدك.

بدلاً من ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى إرسال عدة تحديثات حول مشروع ما ، فيمكنك النقر فوق مربع التأشير بجوار تنتهي بعد ، والتي ستضع خطًا على عنوان الرسالة بمجرد مرور تاريخ انتهاء الصلاحية. سيخبرك هذا أنت وزملائك في العمل أن هذا البريد الإلكتروني لم يعد ذا صلة ، ويمكنك حذفه حسب الحاجة.

متعلق ب: مهارات الإدارة الذاتية لاكتساب الإنتاجية الشخصية وحياة العمل

تأخير لإدارة وقتك بشكل أفضل

تعني ممارسة الإدارة الجيدة للوقت أحيانًا تأخير التحديثات والاستجابات للاستباق ، ويمكن أن تدفعك من العمل التفاعلي إلى النشاط الاستباقي.

بشكل أساسي ، يمنحك استخدام Delay Delivery في Outlook التحكم في استجابتك مع الحفاظ على هدوئك في معرفة أن المهمة قد اكتملت.

كيفية استدعاء البريد الإلكتروني المرسل في Outlook

هل سبق لك أن ضغطت على إرسال وندمت عليه بعد لحظات؟ لقد كنا جميعًا هناك ، نتمنى أن نتمكن من التراجع عن الإرسال. نوضح لك كيفية استدعاء بريد إلكتروني في Outlook أو تأخير الإرسال في Gmail.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب