يعد إدخال البيانات في Excel مهمة شاقة ، خاصة إذا كان لديك الكثير من الأعمدة وعدد كبير من الإدخالات. يمكن أن يكون مربكًا أيضًا للمستخدمين الآخرين ، خاصة إذا لم يكونوا على دراية بجدول البيانات الخاص بك.
لكن هل تعلم أنه يمكنك إنشاء نماذج لتسهيل هذه المهمة؟ تتيح لك Microsoft أو لأي شخص آخر إضافة البيانات إلى جدول البيانات الخاص بك عبر نموذج في نافذة جديدة. بهذه الطريقة ، سيكون هناك ارتباك أقل بشأن المعلومات التي يجب عليهم وضعها في ملف Excel.
اقرأ وتعرف على كيفية إنشاء نموذج لجدول بيانات Excel الخاص بك.
تجهيز البيانات الخاصة بك
قبل أن تبدأ في بناء النموذج الخاص بك ، يجب عليك أولاً تحضير البيانات التي ستحتاجها. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإنشاء قائمة حضور الطلاب ، فيجب عليك كتابة المعلومات التي ستطلبها منهم في الأعمدة أولاً.
على سبيل المثال ، يجب أن يكون لديك الاسم الأول واسم العائلة ورقم الطالب وعنوان البريد الإلكتروني والدورة التدريبية ؛ ثم ، يجب عليك سرد هذه على طول الصف العلوي. تشير هذه العناصر إلى الأعمدة حيث سيتم تجميع البيانات التي يدخلها طلابك ضمنها.
إذا كنت ستطلب من طلابك إدخال تفاصيلهم يدويًا ، فسيتعين عليهم التمرير لأسفل إلى أسفل ملف Excel للعثور على صف فارغ. وإذا كنت تطلب الكثير من المعلومات ، على سبيل المثال لكتاب سنوي ، فسيكون من السهل على أي طالب تخطي خلية ، مما يؤدي إلى بيانات غير كاملة.
إدخال نموذج بسيط
بمجرد إعداد جميع عناوين الأعمدة الخاصة بك ، يمكنك الآن البدء في إنشاء نموذج. للقيام بذلك ، حدد أحد رؤوس الأعمدة. اذهب إلى شريط البحث في القسم العلوي من نافذة Excel واكتب استمارة. في نتائج البحث ، تحت أجراءات، انقر فوق استمارة.
أ مايكروسوفت اكسل ستظهر نافذة تحذير ، لتأكيد ما إذا كنت تريد استخدام الصف الذي اخترته كتسميات للنموذج. إذا كنت قد قمت بذلك بالفعل ، فانقر فوق نعم. خلاف ذلك ، انقر فوق يلغي، حدد رؤوس الأعمدة التي تريد استخدامها كتسميات للنماذج ، وكرر الخطوات الموضحة في الفقرة السابقة.
بعد الضغط نعم، ستظهر نافذة نموذج ، وهذا كل شيء! أنت الآن حر في بدء إدخال البيانات.
إذا كنت ستستخدم هذه الأداة بشكل متكرر ، فيمكنك إضافة اختصار لهذه الميزة في شريط أدوات الوصول السريع. العودة إلى شريط البحث واكتب استمارة تكرارا. ولكن بدلاً من النقر بزر الماوس الأيسر على ملف استمارة نتيجة، انقر على اليمين بدلاً من ذلك لإظهار قائمة السياق.
يختار إضافة إلى شريط أدوات الوصول السريع ، وسترى رمز النموذج تظهر فيه. لذلك في المرة القادمة التي تحتاج فيها إلى سحب أداة النموذج ، كل ما تحتاجه هو النقر فوق زر الاختصار.
إضافة بيانات جديدة
من خلال نافذة النموذج المفتوحة ، سترى المعلومات التي تحتاج إلى إدخالها في قاعدة البيانات الخاصة بك. املأ جميع الحقول الفارغة ، وبمجرد الانتهاء ، انقر فوق جديد. ستعمل البيانات التي كتبتها على ملء الجزء السفلي من الجدول تلقائيًا ، وستحصل على نموذج فارغ جديد جاهز للعمل.
في حالة حفظ بيانات خاطئة عن طريق الخطأ ، يمكنك الرجوع وتغييرها. تصفح إلى الإدخال الذي ترغب في تغييره بالضغط على البحث السابق أو بحث عن التالي أزرار. عندما تصل إلى العنصر الذي تريد تحريره ، ما عليك سوى تغيير المعلومات الموجودة في الحقل ذي الصلة.
بمجرد الانتهاء من التصحيحات الخاصة بك ، انقر فوق جديد أو اضغط يدخل على لوحة المفاتيح لتنفيذ التغييرات. ولكن إذا قمت بخطأ مطبعي وترغب في استعادة الإدخال السابق ، فانقر فوق يعيد في حين أن. ومع ذلك ، لاحظ أنه لا يمكنك التراجع عن التغييرات باستخدام الاستعادة بمجرد تنفيذ التغييرات.
تصفح الإدخالات مع نافذة النموذج
الآن بعد أن أصبح لديك عدة إدخالات في جدول البيانات ، يمكنك استخدام نافذة النموذج نفسها لتصفح بياناتك. بالقرب من الزاوية اليمنى العليا من النافذة ، سترى الرقم التسلسلي للبيانات الحالية.
إذا كنت تريد رؤية الإدخالات قبل التحديد الحالي أو بعده ، فيمكنك استخدام ما سبق ذكره البحث السابق و بحث عن التالي أزرار. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام شريط التمرير للتنقل بين عدة إدخالات بسرعة.
للعثور على نتائج محددة ، يمكنك استخدام وظيفة البحث في نافذة النموذج. للوصول إليه ، انقر فوق المعايير الزر أدناه مباشرة ، بحث عن التالي. اكتب المعلومات التي تريد البحث عنها في الحقل ذي الصلة ، ثم اضغط على يدخل على لوحة المفاتيح الخاصة بك.
متعلق ب: كيفية استخدام ميزة البحث عن واستبدال البحث في Excel
ستظهر لك النافذة بعد ذلك الصف التالي بالمعلومات ذات الصلة. لتصفح النتائج الأخرى ، انقر فوق أي منهما البحث السابق أو بحث عن التالي.
يمكنك أيضًا استخدام الصيغ والمعدلات لإجراء بحث أكثر تقدمًا. يمكنك استخدام حرف البدل النجمة للبحث عن جزء من السجل. وبالمثل ، يمكنك أيضًا استخدام ملفات أكثر من أو أقل من علامات للبحث عن القيم الرقمية أو التاريخ.
على سبيل المثال ، إذا كنت تريد البحث عن طلاب يدرسون دورة بكالوريوس ، يمكنك إدخال بكالوريوس * في الحقل المناسب. ستظهر نافذة النموذج فقط الطلاب الحاصلين على درجة البكالوريوس من جدول البيانات الخاص بك.
تجنب الإدخالات الفارغة
يمكنك أيضًا منع الإدخالات الفارغة عن طريق الخطأ عن طريق الإضافة باستخدام وظيفة التحقق من صحة البيانات. للقيام بذلك ، تحتاج أولاً إلى تحديد الجدول الذي ستدخل فيه البيانات. يجب عليك بعد ذلك الذهاب إلى البيانات> التحقق من صحة البيانات.
ال تأكيد صحة البيانات سيتم فتح النافذة بعد ذلك. في ال إعدادات علامة التبويب ، تحت السماح القائمة المنسدلة ، حدد طول النص. ثم تحت البيانات القائمة المنسدلة ، اختر أكثر من. أخيرًا ، تحت الحد الأدنى المجال والمدخلات 1. صحافة نعم.
تمنع هذه الوظيفة المستخدمين من إدخال حرف واحد فقط في أي حقل ، مما يضمن ملء بياناتك بالكامل.
متعلق ب: كيفية استيراد البيانات من Microsoft Word Forms إلى جدول بيانات Excel
طريقة سريعة وسهلة لتعبئة قواعد البيانات الكبيرة
إذا كنت كثيرًا ما تفتقد معلومات في جدول البيانات أو أدخلت بيانات خاطئة في أعمدة ، فقد حان الوقت لإنشاء نموذج لنفسك. سيضمن هذا الحل السريع والسهل حصولك على قاعدة بيانات دقيقة.
على الرغم من أن المثال أعلاه يعرض خمسة إدخالات فقط ، إذا كنت تعمل على العديد من الإدخالات ، مثل قاعدة بيانات موظفي الشركة ، فستقدر هذه الميزة في Excel. من خلال منحك نافذة مستقلة لإدخال المعلومات ، يمكنك تجنب التقاطع مع المئات ، إن لم يكن الآلاف ، من الإدخالات مع ضمان مدخلات بيانات دقيقة ودقيقة.
تعرف على كل شيء حول كيفية دمج الأوراق في Excel ، بالإضافة إلى كيفية دمج ملفات Excel المتعددة في ملف واحد.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- مايكروسوفت اكسل
- نصائح مايكروسوفت أوفيس
- نصائح جدول البيانات
جوي كاتب ومدرب محترف وطيار. لقد طور حبًا لأي شيء كمبيوتر شخصي منذ أن اشترى والده جهاز كمبيوتر مكتبي عندما كان عمره 5 سنوات. منذ ذلك الحين ، كان يستخدم التكنولوجيا ويعظمها في كل جانب من جوانب حياته.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
