إذا كان عملك مدمجًا بعمق في نظام Microsoft البيئي ، فمن المحتمل أن يكون To Do و OneNote أكثر الأدوات شيوعًا لسير عملك اليومي. عندما تستخدم OneNote للتخطيط لمشروع ، سينتهي بك الأمر بعناصر قابلة للتنفيذ ستضع ما تعمل عليه حتى النهاية.
يعني استخدام OneNote و Microsoft To Do معًا أنك ستقضي وقتًا في تبديل السياق أو نسخه أو مراجعته من تطبيق إلى آخر. نتيجة لذلك ، قد تفقد تركيزك ، أو ترتكب أخطاء ، أو ما هو أسوأ من ذلك ، تقلل من جودة عملك. سنعرض لك طرقًا لدمج OneNote و To Do بسلاسة حتى تقضي وقتًا في تحديد أولويات العمل المهم.
إضافة مهمة من OneNote إلى Microsoft To Do
من بين كل تطبيق من تطبيقات Office ، يتمتع OneNote 2019 بأكبر تكامل مع Outlook. ذلك لأن كلا التطبيقين يشتركان في أهداف وعمليات متشابهة. يمكنك تحويل أي نص ملاحظة في OneNote إلى مهمة قائمة مهام تلقائية في Outlook. لكن انتظر ، ما هو موقع Microsoft To Do في هذا النظام؟
سنأتي إلى هذه المناقشة لاحقًا ، ولكن أولاً ، تأكد من تثبيت كل من OneNote 2019 و Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. أيضًا ، يجب أن تكون قد قمت بإنشاء دفتر ملاحظات وقسم حيث توجد العناصر القابلة للتنفيذ. إذا كنت تبدأ ، فاتبع
دليل حول كيفية تنظيم دفاتر الملاحظات في OneNote.حدد النص الذي تريد تحويله إلى مهمة Outlook. انقر على الصفحة الرئيسية علامة التبويب ثم مهام Outlook. من القائمة المنسدلة ، اختر إطارًا زمنيًا للمهمة. تقوم العلامة بوضع علامة على النص ، ويضيف OneNote نص الملاحظة كمهمة في Outlook. يمكنك الاستمرار في إضافة المزيد من الملاحظات كمهام إذا لزم الأمر.
انتقل إلى Outlook لعرض المهمة بتنسيق مهامي.
الآن ، عند التبديل إلى تطبيق "Microsoft To Do" ، سترى نفس المهمة ضمن مهام بتواريخ استحقاق مملوءة مسبقًا والارتباط بصفحة OneNote لمعرفة مكان مهامك.
وبالمثل ، يمكنك الاختيار مخصص ومن النافذة الجديدة التي تظهر ، أدخل ملف تاريخ الاستحقاق، ال تاريخ البدء، وأهمية المهمة باستخدام أولوية حقل. يمكنك أيضًا التحقق من يتذكر مربع لجعل Outlook يذكرك بالمهمة ، وإضافة ملاحظة مختصرة.
انتقل الآن إلى تطبيق "Microsoft To Do" ، لكنك لن ترى التاريخ الذي بدأت فيه المهمة أو حقل الأولوية هنا.
آلية الخلفية لمزامنة المهام
يعتمد تطبيق "To Do" على Exchange Online لتخزين المهام ومزامنتها ، سواء كنت تستخدم حسابًا شخصيًا أو Microsoft 365. يتبع كلا الحسابين نفس البروتوكولات بما في ذلك تشفير البيانات والامتثال وإقامة البيانات. إذا أكملت مهمة في تطبيق "To Do" ، فسيتم تحديثها في Outlook Tasks و OneNote.
ملحوظة: تطبيق "To Do" ليس له علاقة بعلامة "To Do" في OneNote ، على الرغم من استخدام نفس الأحرف الكبيرة. هذا مهم لأن الناس قد يرتبكون من المصطلحات ويصرحون أن هذه الميزة لا تعمل بشكل صحيح على ما يبدو.
وتجدر الإشارة إلى أنه لا يمكن أن يكون لديك سوى تاريخ استحقاق واحد ، بدلاً من تواريخ بدء وانتهاء منفصلة. لا يدعم حالات المهمة مثل قيد التقدم أو النسبة المئوية للاكتمال ، ولا يدعم أهمية المهمة عند مستويات الأولوية المختلفة. لا يمكنك استعادة مهمة محذوفة في "المهام الواجبة" ، ولكن يمكنك عرضها في OneNote و Outlook.
إذا كنت تعلم كيف يعمل تطبيق Microsoft To Do، فمن الممكن إنشاء قوائم مهام متعددة. لذلك من المنطقي نقل مهمة من مهام إلى قائمة من اختيارك. ولكن عند نقل مهمة إلى قائمة أخرى ، ينعكس التغيير في عمود المجلد في مهام Outlook، ولكن عند تحريك الماوس فوق العلامة ، سترى رسالة مفادها "المهمة غير موجودة".
قم بمزامنة مهامك بين المهام الواجبة و OneNote
من الممكن مزامنة المهام بين OneNote و To Do باستخدام تطبيق بسيط يسمى بليكسي. إنه يجلب مهامك من رسائل البريد الإلكتروني والملاحظات وإدارة المشاريع وأدوات التعاون إلى مدير المهام.
يمكنك حتى إعداد مزامنة ثنائية الاتجاه بين الأدوات التي تستخدمها بحيث يتم نسخ التغييرات التي تم إجراؤها على أحد الجانبين على الفور على الجانب الآخر. إذا كان فريقك يستخدم Jira و OneNote لإدارة المشاريع ، فيمكن لـ Pleexy توجيه جميع المهام ذات الصلة من هذه التطبيقات في "المهام". وعند إكمال مهمة في "To Do" ، يتم فحصها في التطبيق المصدر جدا.
البدء مع Pleexy
قم بالتسجيل على موقع Pleexy باستخدام "Microsoft To Do" كمدير مهامك. بمجرد مصادقته باستخدام حساب Microsoft الخاص بك ، سيُطلب منك اختيار التطبيق الذي تريد ربطه بـ "To Do". حدد OneNote وقم بتفويض Pleexy للوصول إلى حساب OneNote الخاص بك.
أعط اسمًا لاتصالك. على سبيل المثال ، لنفترض أن "المهام المطلوبة باستخدام OneNote".
تتمثل الخطوة الأولى في إخبار Pleexy بأية دفاتر وأقسام سيبحث عن الملاحظات. يمكنك تصفية ملاحظاتك حسب النوع مثل المهام ، والمناقشة مع شخص ، والمهام ذات الأولوية 1 و 2 ، وطلب العميل ، وجدولة الاجتماع. وتجاهل الملاحظات القديمة في النطاق من 1 إلى 180 يومًا. سيبحث Pleexy عن الملاحظات التي تلبي جميع المعايير المحددة وينشئها في "Microsoft To Do."
في الخطوة التالية ، سنحدد قالب العنوان لمهامك في "Microsoft To Do." يمكنك متابعة أ نمط مثل "{section}: {page} - {todo}" حيث تكون "{page}" هي صفحة OneNote الخاصة بك و "{todo}" هي صفحة OneNote علامة المهام.
أنت الآن بحاجة إلى تحديد القائمة التي سينشئ فيها Pleexy المهام. في هذا المثال ، سنختار قائمة واحدة، والوجهة هي عمل.
أخيرًا ، اختر ما سيحدث عند إجراء تغييرات على مهام Microsoft To Do أو OneNote. ل OneNote إلى Microsoft To Do، يمكنك التحكم في ما يجب فعله بالمهمة عند اكتمالها أو حذفها في OneNote. ولل Microsoft To Do to OneNote، اختر ما تريد القيام به عند إكمال مهمة في تطبيق "To Do".
احفظ التغييرات وقم بتنشيط اتصالك. في لقطة الشاشة أدناه ، يمكنك التحقق من التكامل وتحرير الاتصال أو إيقافه مؤقتًا وحذفه.
قم بالتبديل إلى تطبيق "Microsoft To Do" لمشاهدة التغييرات. عند إكمال مهمة هنا ، يتم التحقق منها في OneNote أيضًا.
إنشاء اتصالات OneNote متعددة مع المهام الواجبة
في Pleexy ، يمكنك إنشاء اتصالات متعددة بين هذين التطبيقين. فيما يلي الأسباب:
- إذا كنت تستخدم حساب OneNote منفصلًا لأغراض شخصية وأغراض العمل.
- قم بإعداد قواعد مزامنة مختلفة لمشاريع محددة في OneNote.
على سبيل المثال ، قد ترغب في مزامنة مهام منشورات المدونة في كلا التطبيقين ، ولكن يمكنك ترك المهمة بدون تحديد في OneNote ، حتى إذا قمت بإيقاف تشغيلها في "المهام" لمشروع آخر. سننشئ وصلتين مختلفتين في Pleexy باتباع الإجراء الموضح أعلاه.
أحضر جميع مهامك إلى Microsoft للقيام بها
يعد كل من OneNote و To Do تطبيقين معقدين ، لكنهما يعملان معًا في ظروف سير عمل مختلفة واحتياجاتك. في الحالات البسيطة ، يمكنك إضافة مهمة من OneNote إلى To Do ، لكنها ليست سهلة وتتقطع إذا قمت بنقل المهمة إلى قائمة أخرى.
يتيح لك Pleexy مزامنة المهام بالطريقتين بغض النظر عن قائمة المهام الخاصة بك وبديهية الإعداد. تفحص ال صفحة التكامل للحصول على قائمة بالتطبيقات التي يدعمها. بمجرد البدء في استخدامها ، اتبع النصائح والحيل الخاصة بنا لاستخدام Microsoft To Do بفعالية.
ألق نظرة فاحصة على Microsoft To Do وتحقق من بعض النصائح حول كيفية تحويله إلى مدير مهام قوي.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- مايكروسوفت
- نصائح مايكروسوفت أوفيس
- Microsoft OneNote
- Microsoft To-Do
- ادارة المهام
مع درجة M.Optom في تخصص العناية بالعيون ، عمل راهول كمحاضر لسنوات عديدة في الكلية. كتابة وتعليم الآخرين هي دائما شغفه. يكتب الآن عن التكنولوجيا ويجعلها سهلة الهضم للقراء الذين لا يفهمونها جيدًا.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
