تعد إدارة اتصالات ومحتوى المشروع مهمة صعبة. بدون وجود مصدر مشترك للبيانات ، إنها مهمة شاقة. مكان العمل من Facebook لديه حل لهذا! بغض النظر عن حجم عملك أو مشروعك ، فهي أداة مثالية لإدارة المهام المختلفة ومحتوى المشاريع.
علاوة على ذلك ، فإن أعضاء فريقك على دراية بالفعل بواجهة المستخدم (UI) ، لأنها تشبه إلى حد كبير منصة Facebook. تابع القراءة لمعرفة كيف يمكن أن تصبح مركزًا قويًا لإدارة المشاريع.
1. أنشئ مجموعة مخصصة لكل مشروع
إدارة مشاريع متعددة في نفس الوقت يمكن أن يكون محمومًا ومربكًا. تخطي الالتباس مع ميزة المجموعة المخصصة لـ Workplace. في هذا النظام الأساسي ، يمكنك إنشاء مجموعات منفصلة لكل مشروع للفصل بين المهام.
تظل المجموعات التي تقوم بإنشائها سرية ، حيث أن أعضاء المجموعة فقط لديهم إذن بالمساهمة. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المجموعات وإضافة أي عدد من الأعضاء إلى المجموعة.
إذا كنت تعمل بالتعاون مع مؤسسة أخرى ، فستكون مجموعة الشركات المتعددة مفيدة. مجموعة شركات متعددة في مكان العمل يتيح لك العمل مع أشخاص خارج شركتك بكفاءة متساوية.
2. مشاركة الملفات مع زملائك في الفريق
سواء كنت تعمل عن بُعد أو تعمل من نفس مساحة المكتب ، فأنت بحاجة إلى مشاركة الملفات مع زملائك عبر القنوات عبر الإنترنت. مثل أي مجموعة مكتبية فعالة أخرى ، يتيح لك Workplace مشاركة الملفات مع زملائك في الفريق دون عناء.
يمكنك إضافة ملفات من نظامك المحلي إلى المجموعة. بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام تكاملات مشاركة الملفات المعتمدة من قبل مسؤول النظام في المؤسسة. يمكن لمسؤولي المجموعة إضافة عمليات تكامل معتمدة إلى مجموعة ليستخدمها أعضائها.
تحقق من علامة التبويب التكامل للعثور على أدوات مشاركة الملفات. حاليًا ، يدعم تطبيقات مشاركة الملفات مثل Google Drive و Box و OneDrive و Dropbox و SharePoint وما إلى ذلك.
3. العمل التعاوني على الملفات والملاحظات
باستخدام ميزة التعليق التوضيحي لمجموعة مساحة العمل هذه ، يمكن لفريقك مشاركة الملاحظات حول الملفات المختلفة التي تمت مشاركتها في المجموعة. بهذه الطريقة ، يصبح تتبع التعليقات والتعليقات أسهل من أي وقت مضى.
علاوة على ذلك ، تتوفر جميع الملفات المشتركة مع أعضاء المجموعة في علامة التبويب الملفات. لذلك ، لا يتعين عليك التمرير عبر الموجز للعثور على الملف الذي تريده.
يتيح لك هذا الجناح أيضًا إنشاء مجموعة ملاحظات مفتوحة. هنا ، يمكن لأعضاء الفريق الآخرين أيضًا تقديم ملاحظات. من خلال مشاركة المزيد حول المشروع ، مثل أسلوب التوثيق والتصميم والجمهور المستهدف وما إلى ذلك ، يمكنك الحصول على مزيد من التعليقات من الآخرين والحصول على وجهات نظر جديدة.
4. تتبع تقدم المشروع والمهمة
يعد تتبع تقدم المشروع أمرًا سهلاً في مكان العمل. من خلال وضع تحديثات أسبوعية على التقدم والتفضيلات وأي قضايا استثنائية أخرى في المجموعة ، يمكن لأعضاء الفريق إبلاغ بعضهم البعض بمهامهم.
في حال اضطر شخص ما إلى مشاركة تقارير مطولة أو نتائج بحث ، فيمكنه استخدام ميزة الملاحظات في هذا النظام الأساسي. لتتبع مهام المهام ، يمكنك مشاركة عناصر العمل في المجموعة التي يمكن للمكلف بوضع علامة مكتمل عليها عند الانتهاء.
يمكنك استخدام ميزة الإشارة لتعيين مهمة إلى أحد أعضاء الفريق. يمكنك حتى دمج Smartsheet ، و Now Virtual Agent ، و signNow ، و TaskList ، و FacilityBot ، و Elium ، و askR.ai ، و Taaskly ، وما إلى ذلك. تطبيقات لإدارة المهام والإنتاجية بشكل أفضل من خلال Workplace.
متعلق ب: بدائل Zapier المجانية لتقليل عبء العمل وزيادة الإنتاجية
5. التخزين الآمن والمشترك للملفات
تنظم علامة تبويب الملفات في مجموعات مساحة العمل كل ملفات المشروع في مكان واحد. يمكنك توفير الوقت من خلال السماح لـ Workplace بإدارة موارد مشروعك مثل الصور وملفات PDF وأوراق Excel وما إلى ذلك. إذا كنت تستخدم Workplace ، فلن تحتاج إلى تتبع أعضاء الفريق الذين يشاركون المستندات الحساسة المتعلقة بالمشروع من خلال منصات مختلفة ، مما يعرض البيانات السرية للخطر.
يمكن لفريقك تحميل الملفات إلى مجموعة من خلال عدة قنوات مثل المنشورات ، والدردشة ، والموضوعات ، والتعلم ، والوسائط ، وما إلى ذلك. ولكن ، تنتقل جميع الملفات مباشرة إلى علامة التبويب الملفات. من هنا ، يمكنك بسهولة إدارة الوصول إلى الملفات والتحكم في الإصدار وحذف الملف إذا لم يكن ذلك ضروريًا.
من المهم أن تعرف أنه يمكنك فقط تحميل ما يصل إلى 50 ميغابايت من الملفات من خلال أي قناة أخرى غير Workplace Chat. من Workplace Chat ، يمكنك تحميل ملفات يصل حجمها إلى 75 ميجا بايت. يساعد حد حجم الملف الفريق على الحفاظ على إنتاجيته من خلال مشاركة الملفات الصغيرة دون عناء دون مواجهة أية مشكلات تتعلق بنطاق سرعة التحميل.
قد يبدو هذا وكأنه حد تحميل ملف منخفض. ومع ذلك ، يدعم Workplace تحميل ملفات فيديو ضخمة تصل إلى 4 جيجابايت. لذلك ، كلما احتجت إلى إنشاء فيديو تعليمي لقسم التعلم أو مكتبة المعرفة ، يمكنك دائمًا تحميل مقاطع فيديو طويلة عالية الدقة.
6. المراسلة في الوقت الفعلي من خلال الدردشة في مكان العمل
عندما يعمل فريق في مشروع من مواقع بعيدة ، فلا بديل عن الاتصال في الوقت الفعلي. ومع ذلك ، ليس من الممكن دائمًا الاتصال عبر مكالمات الصوت أو الفيديو أثناء العمل من المنزل. هذا هو السبب في أنك بحاجة إلى خيار الدردشة الفورية في مساحة العمل التعاونية الخاصة بك.
يوفر Workplace أيضًا هذه الميزة لمستخدميه من خلال تطبيق Workplace Chat. قم بتنزيله على هاتف Android أو iOS وابق على اتصال أثناء التنقل. استخدمه للحصول على إجابة فورية لاستعلام مهم. يمكن للمجموعات التي تضم 250 عضوًا أو أقل استخدام هذا الخيار.
7. مكالمة صوتية أو مرئية للاتصال السلس
بالنسبة للفريق البعيد أو المختلط ، فإن العمل التعاوني مستحيل بدون مكالمات الصوت / الفيديو. إذا كنت تستخدم Workplace From Facebook لإدارة المشروع، لن تحتاج إلى استخدام أي تطبيق إضافي لهذه الأغراض. إجراء مكالمة مع زميلك في الفريق هو مجرد نقرة واحدة مع Workplace.
يمكن لما يصل إلى 50 عضوًا من أعضاء الفريق الانضمام في اجتماع صوتي أو فيديو من خلال Workplace من ميزة الاجتماع على Facebook. يمكنك الاستفادة من هذه الميزة لاجتماعات الفريق الأسبوعية أو مناقشات المجموعة.
يمكنك أيضًا إجراء مكالمات سريعة وجهاً لوجه مع أعضاء المجموعة. يتوفر أيضًا تكامل تطبيقات الاتصال الافتراضية مثل Zoom و BlueJeans و Cisco Webex Meetings.
8. ميزة التثبيت بعد لمرجع سريع
يمكنك أيضًا تثبيت منشور أو محتوى على صفحة المجموعة ، على غرار صفحة أو مجموعة Facebook. في كل مجموعة ، توجد تعليمات وأهداف ومواعيد نهائية وموارد حيوية للمشروع. يضمن تثبيت المحتوى أن يجد أعضاء الفريق دون عناء المحتوى المطلوب للعمل في المشروع.
إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك تثبيت مشاركات متعددة دون أي مشكلة. يمكنك أيضًا تحديد المنشور المثبت الذي يجب أن يظل في مقدمة المشاركات الأخرى. تذكر أن مسؤول المجموعة فقط هو من يمكنه تثبيت منشور في مجموعة مساحة العمل.
إدارة مشاريع متعددة أمر سهل
الوظائف التي رأيتها أعلاه هي احتياجات أساسية لأي مشروع. يرضي Workplace من Facebook كل هذه الميزات بكفاءة من خلال واجهة مستخدم سهلة الاستخدام.
إذا كانت بيانات مشروعك مثل قوائم المهام ، وسير العمل ، ونماذج المنتجات / الخدمات ، والمحتوى المرجعي ، وما إلى ذلك ، موجودة على أكثر من أداة واحدة ، فقم بإحضارها إلى أداة مركزية واحدة مثل Workplace مجانًا. من الذكاء أيضًا معرفة كيف يتنافس Workplace مع مساحات عمل إدارة المشاريع الأخرى قبل اتخاذ القرار النهائي.
إليك كيفية تحديد الأفضل للفرق البعيدة أو المختلطة: Google Workspace أو Facebook Workplace.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- موقع التواصل الاجتماعي الفيسبوك
- أدوات التعاون
- ادارة مشروع
- العمل عن بعد
تامال كاتبة مستقلة في MakeUseOf. بعد اكتساب خبرة كبيرة في التكنولوجيا والتمويل والأعمال في وظيفته السابقة في شركة استشارية لتكنولوجيا المعلومات ، تبنى الكتابة كمهنة بدوام كامل منذ 3 سنوات. بينما لا يكتب عن الإنتاجية وآخر الأخبار التقنية ، فإنه يحب لعب Splinter Cell ومشاهدة فيديو نيتفليكس / برايم بنهم.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
