9 أسباب لماذا تتأخر المشاريع وكيفية تجنبها

تأخير المشروع حقيقة واقعة ، وعلى الرغم من بذل أفضل الجهود ، تفشل العديد من الفرق في استكمال المشاريع في الموعد المحدد. إذا كنت لا تريد أي تأخير في مشاريعك الحالية والمستقبلية ، فيجب أن تكون على دراية بالعوامل التي تلعب دورًا كبيرًا في تأخير المشروع.

ستساعدك معرفة أسباب تأخر المشروع على معرفة أفضل طريقة لتجنبها. فيما يلي الأسباب والحلول لإحدى أكبر مشكلات إدارة المشروع - تأخير المشروع.

1. زحف النطاق

يشير نطاق المشروع إلى المخطط الكامل للمشروع ، ويعني زحف النطاق أي تغيير مفاجئ في هذا النطاق دون طلبات التغيير المناسبة. تخيل أن فريقك في منتصف مشروع ، وفجأة يحدث زحف في النطاق. كل الجهود التي بذلتها حتى الآن ستذهب هباءً ، وسيصبح التأخير في استكمال المشروع حتميًا.

لتجنب هذه المشكلة ، صمم خطة مشروع واجعل العملاء يوقعون اتفاقية تنص على أنهم سيلتزمون بالخطوط العريضة. أيضًا ، احتفظ بجميع ملفات متابعة الاتصالات في مكان واحد لتجنب متابعة مصادر الاتصال المتعددة للرجوع إليها.

2. الفريق غير مدرك لهدف المشروع

أن تكون جزءًا من عالم الشركات المزدحم يعني أنك قد لا تعرف السبب وراء كل مهمة تقوم بها. ومع ذلك ، يمكن أن يكون سببًا لتثبيط زملائك في الفريق ، مما يؤدي إلى تأخير المشروع.

معرفة العلاقة بين مهمتهم وأهداف المشروع ، يمكن للفريق أن يستمد الإلهام. لذلك ، يعد إشراك جميع أعضاء الفريق من مرحلة التخطيط للمشروع فكرة جيدة. اطلب تعليقاتهم حتى تتمكن من التخطيط للمشروع في الوقت الذي يناسبهم.

تأكد من أنهم يرون كيف تؤثر مساهماتهم على المشروع والمنظمة. سوف يحفزهم على إنهاء المشروع في الموعد النهائي بنجاح.

3. التسليمات والمواعيد النهائية غير الواقعية

صدق أو لا تصدق ، قد يكون وجود مواعيد نهائية غير واقعية هو السبب الرئيسي وراء تأخير المشروع. قد يبذل الفريق بأكمله جهدًا إضافيًا ، ولكن من المستحيل إكمال المشروع في الوقت المناسب إذا كان الموعد النهائي غير قابل للتطبيق.

بغض النظر عن مدى إغراء وضع نتائج طموحة ، فإن التقليل من الوعود والإفراط في التسليم هو أفضل طريقة لإقناع العملاء. لهذا السبب ، ضع أهدافًا واقعية وقابلة للتحقيق وقابلة للقياس.

تتضمن العديد من المشاريع تبعيات مهام متعددة. في هذه الحالة ، صمم الجدول الزمني للمشروع مع مراعاة توفر الموارد والوقت المقدر وتسلسل المهام.

متعلق ب: كيف تعزز إنتاجيتك باستخدام معايير SMART

4. عدم توفر الموارد

إذا لم تتوفر الموارد المالية والبشرية والمادية اللازمة ، فلا بد أن يتأخر المشروع. في حالة الموارد المالية ، قم بتقييم ما إذا كانت الميزانية الأولية يمكن أن تغطي تكلفة المشروع. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاحصل على تمويل إضافي في أقرب وقت ممكن لتجنب تأخر المشروع بسبب نقص الأموال.

بالنسبة للموارد البشرية ، تحقق مما إذا كان أعضاء الفريق لديهم المهارات والخبرة اللازمتين. عدا ذلك ، قم بتدريبهم أو الاستعانة بمصادر خارجية للمهام. كن حذرًا بشأن الموارد المادية مثل البنية التحتية. لا يتم ضمان توفر هذه الموارد ، ومن الجيد أن يكون لديك نسخة احتياطية لها.

5. تتبع التقدم غير السليم والمتابعة

يعد جمع البيانات باستمرار حول تقدم المهمة أمرًا حيويًا لنجاح المشروع. عدم القيام بذلك قد يؤدي إلى تأخير المشروع. إلى جانب تحديد الأهداف ، تحتاج إلى تتبع ما إذا كان هناك أي تأخير في أي مهمة. وبالتالي ، يمكنك معرفة ما إذا كان الفريق على المسار الصحيح لتحقيق الهدف.

يمكنك استخدام أدوات إدارة المهام لقياس التقدم المحرز في كل مهمة. بعد ملاحظة التأخير في أي مهمة ، يمكنك أيضًا تفويض المهمة إلى شخص آخر. إذا لزم الأمر ، تساعدك هذه التطبيقات أيضًا في إعادة تعيين جميع مهام المشروع بسهولة.

6. سوء التواصل بين أصحاب المصلحة

يجب أن تكون جميع الأطراف المشاركة في المشروع على نفس الصفحة ؛ وإلا فلن يتمكنوا من إكمال مشروع خلال تاريخ الاستحقاق. يؤدي سوء التواصل إلى سوء الفهم ، مما يعيق تقدم المشروع في النهاية.

لهذا السبب يجب أن يعرف كل عضو في الفريق على الفور تغيير النطاق وتوقعات العميل وأي تأخير من أي طرف معني. يجب أن تكون هناك اجتماعات منتظمة للفريق لنقل التحديثات حول المشروع.

يجب أن تستخدم الفرق أيضًا أدوات إدارة المشروع لمعرفة مواعيد الاستحقاق والمواعيد النهائية الرئيسية. تحافظ هذه التطبيقات أيضًا على جميع اتصالات الفريق في مكان واحد لضمان الوضوح.

7. عدم الرغبة في العمل كفريق

المشروع الناجح هو جهد جماعي. يحتاج كل عضو ، بما في ذلك المدير ، إلى لعب دوره بفعالية للوصول إلى الهدف. في بعض الأحيان ، لا يتعاون أعضاء الفريق ، مما يؤدي إلى تأخير المشروع. حتى المديرين في الوقت الحاضر لا يميلون إلى الإدارة الدقيقة.

لكن على الجميع أن يتذكروا أن الهدف النهائي هو إكمال المشروع في الوقت المناسب. لا يجب أن تعرض المشروع للخطر فقط لتجنب الصراع.

بينما يحتاج أعضاء الفريق إلى مساحة خاصة بهم وقدرتهم على اتخاذ القرار لأداء أفضل ما لديهم ، يجب على المديرين التدخل عند الضرورة لمنع المشروع من الخروج عن المسار الصحيح. يجب على المديرين أيضًا اتخاذ خطوات فورية لحل أي تعارض بين الفريقين.

متعلق ب: ما هو تعارض العمل عن بعد؟ طرق منعه

8. عوامل الطرف الثالث

في كثير من الأحيان ، تحتاج المنظمات إلى مشاركة طرف ثالث في مراحل معينة من المشروع. يمكن أن يكون المورّدون الخارجيون مسؤولين أيضًا عن تأخيرات المشروع إذا لم يسلموا الموارد أو المهام في الوقت المحدد. يحدث هذا عادةً لأن هؤلاء الأفراد من الجهات الخارجية لا يعرفون المعالم أو الأهداف في مشروعك.

أيضًا ، لا تتابع الفرق مع البائعين المهام المعينة وتواجه مشاكل عندما يكون هناك تأخير من الجهة الخارجية. لتجنب مثل هذه المشكلات ، امنحهم موعدًا نهائيًا صارمًا وابق على اتصال معهم حتى تسليمهم. يمكنك أيضًا تضمين حكم جزائي في العقد مقابل التأخير. وبالتالي ، سوف يأخذون التسليم في الوقت المناسب على محمل الجد.

9. ظروف غير متوقعة

أخيرًا وليس آخرًا ، ستواجه بعض المواقف غير المتوقعة التي قد تؤدي إلى تأخير المشروع. الكوارث الطبيعية ، واضطرابات الطقس ، وعدم الاستقرار السياسي ، والركود العالمي ، وصعوبة الحصول على الاستثمارات - كل هذه يمكن أن تؤخر مشروعك.

على الرغم من أن هذه الأسباب لا يمكن الوقاية منها ، إلا أنه يمكنك بالتأكيد تقليل تأثيرها من خلال التخطيط السليم. يجب أن يظل كل عضو في الفريق دائمًا على استعداد للأسوأ. عدم ترك المهام في اللحظة الأخيرة هو خطوة قوية لمحاربة هذه القضية.

يجب أن يتعاون أعضاء الفريق أيضًا عندما يكون هناك عبء عمل إضافي بعد الكوارث لإكمال المشاريع في الوقت المناسب.

حفظ المشاريع من التأخير

يمكن أن يخرج المشروع عن المسار الصحيح في أي مرحلة. من خلال معرفة الأسباب الشائعة المسؤولة عن تأخيرات المشروع والحلول لتفاديها ، يمكنك تحقيق هدف تسليم المشروع بنجاح في الوقت المناسب. وبالتالي ، يصبح تحقيق أهداف الإنتاجية أسهل من أي وقت مضى.

أفضل 7 تطبيقات لمساعدتك على تحقيق أهدافك الإنتاجية

هل تريد التميز في إدارة الوقت؟ استخدم هذه التطبيقات المليئة بالميزات المليئة بالميزات لتحقيق أهدافك الإنتاجية.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب