يبدأ كل مشروع بالنوايا الحسنة وبذل أفضل الجهود ، لكن الكثير منهم يخرج عن المسار الصحيح مع مشاركة منخفضة ويفتقدون المعالم. ولكن ، لا داعي للشعور بخيبة الأمل ، لأن بعض الإجراءات التصحيحية يمكن أن تعيد مشروعك المتأخر إلى مساره في أسرع وقت.
فيما يلي بعض تقنيات استعادة المشروع الفعالة التي يجب أن تحاول جعل الأشياء تتحرك في الاتجاه الصحيح.
1. دعوة لاجتماع الفريق
ربما اجتمع فريقك في العديد اجتماعات الفريق الافتراضية لأجل هذا المشروع. ومع ذلك ، بمجرد أن تعرف أنك على وشك تفويت الموعد النهائي ، فمن الضروري أن يجلس الجميع معًا مرة أخرى. يجب أن يطور اجتماع الفريق هذا إستراتيجية جديدة حول ما يجب القيام به بعد ذلك.
ضع في اعتبارك مخرجات المشروع والميزانية والوقت (المتبقي أو الإضافي) الذي يجب عليك إكماله. تحقق من تأثير التأخير على كل جانب من هذه الجوانب. اكتشف ما يمكن للفريق تقديمه مع الحفاظ على الميزانية الأصلية والموعد النهائي كما هو.
بصرف النظر عن هذه ، انظر كم من الوقت سيستغرق لإنهاء المشروع. بعد ذلك ، تحدث إلى عميلك حول اختيار أي من الخيارات المذكورة أعلاه.
2. اكتشف سبب التأخير
بالإضافة إلى اختيار الخيارات القابلة للتطبيق لعملائك ، استخدم الاجتماع لتحديد مشكلة المشروع. فقط من خلال معرفة السبب وراء تأخير المشروع ، يمكنك اتخاذ خطوات لإصلاح المشكلة.
يمكن أن تكون هناك أسباب مختلفة لتأخير المشروع بما في ذلك ، نقص الميزانية ، نقص الموارد ، التغيير في الأولويات التنظيمية ، زحف النطاق ، عدم كفاءة الفريق ، إلخ. تعرف على المسؤول عن التأخير وكيف أثر على المشروع. أيضًا ، استنتج كيف يمكنك حل المشكلة في أسرع وقت ممكن.
3. حدد موعدًا نهائيًا جديدًا ولكنه واقعي
إذا فاتك الموعد النهائي الأصلي ، فقد حان الوقت للمضي قدمًا وتعيين موعد جديد بدلاً من ذلك. راجع الجدول الأصلي لتحديد عدد مهام المشروع التي لا تزال معلقة. قم بتعيين مراحل رئيسية صعبة ولكنها مجدية لكل مهمة من المهام المتبقية ، وابحث عن تاريخ استحقاق جديد للمشروع.
هدفك هو تسليم المشروع في الموعد النهائي الجديد. ومن ثم ، ضع في اعتبارك قدرة فريقك وموارده وتوافره قبل إعداد تاريخ الاستحقاق الجديد.
4. أعد النظر في نطاق المشروع
إذا تسبب نطاق مشروع غير واقعي في تأخير مشروعك ، ففكر في مراجعة المخطط التفصيلي بحيث يكون قابلاً للتحقيق في فترة زمنية قصيرة. ناقش النطاق مع العميل أو أصحاب المصلحة وتحقق من مناطق المشاريع التي يمكنك إزالتها.
لا تدع زحف النطاق يحدث عندما تطلب بالفعل تقليل النطاق. سيؤدي التغيير في النطاق إلى صعوبة إنهاء المشروع. قد يحتاج أيضًا إلى نقل تركيز فريقك إلى اتجاه جديد تمامًا.
5. قسّم على مهام صغيرة وحدد الأولويات
بمجرد حصولك على إيماءة من العميل حول نطاق المشروع المعدل ، ابدأ العمل عليه. بادئ ذي بدء ، قسّم العمل المتبقي إلى أجزاء صغيرة من المهام. ثم حدد ما إذا كان هناك أي تبعيات بين المهام. إذا كانت الإجابة بنعم ، ففكر فيها قبل تحديد أولويات المهام.
اطلب من الفريق العمل على المهام ذات الأولوية أولاً. في بعض الأحيان ، قد يطلب منك العميل تسليم قسم أو جزء من المشروع أولاً أثناء تأخير المشروع. في مثل هذه الحالات ، ضع هذا الجزء في الأولوية.
متعلق ب: أفضل الأساليب للعاملين لحسابهم الخاص لتحديد أولويات المهام مجانًا
6. إعادة تأكيد أو إعادة تعيين المسؤوليات
يجب أن تعمل مع الفريق بأكمله لتحديد أدوارهم لنطاق المشروع أو المهام المتبقية. قم بمراجعة المهام المكتملة لتحديد أي تضارب أو عدم كفاءة في العمل المنجز حتى الآن في هذا المشروع. قد يكون من الضروري إعادة تأكيد المهام أو إعادة تخصيصها بناءً على الأداء السابق.
أثناء إعادة تعيين المهام ، قم بإزالة أي شكوك حول الخطة الأصلية. تأكد من أن الشخص المعين حديثًا لديه المهارات اللازمة لإكمال هذه المهمة وليس لديه أي أولويات أخرى.
7. ركز على التواصل في الوقت الحقيقي
ليس هناك مجال لمزيد من التأخير في مشروع خرج عن المسار الصحيح بالفعل. في بعض الأحيان ، تظل القرارات الحاسمة معلقة بسبب الرد المتأخر. ومن ثم ، يجب ألا يضيع فريقك الوقت في التواصل غير المتزامن حيث لا يعرفون متى سيحصلون على أي رد.
متعلق ب: نصائح وأدوات للتواصل مع العملاء والفرق في الوقت الفعلي
في المشاريع المتأخرة ، ركز على الاتصالات المتزامنة مثل الدردشة الفورية. يمكن للزملاء أيضًا المشاركة في مكالمات صوتية أو مرئية لتوضيح أي شكوك أو طرح سؤال مهم. مهما فعلت ، لا تعتمد أبدًا على أوضاع الاتصال المتأخرة مثل البريد الإلكتروني في مثل هذه المواقف.
8. تتبع وإدارة المهام عن كثب
لن ترغب في أن تتأخر مرتين في مشروع واحد. لتجنب ذلك ، من الضروري إدارة المهام وتتبع تقدمها على أساس يومي. اجعل تتبع الأداء جزءًا من روتينك اليومي بطريقة ديناميكية تطبيقات إدارة المشاريع حيث يمكن للأعضاء التحقق من تقدم المهمة والمشروع.
لا يكفي تتبع الإنجازات ، حيث يتعين عليك مقارنتها بالإنجازات المتوقعة. عندما تلاحظ أن شخصًا ما يتخلف عن الركب ، اتصل به على الفور لاكتشاف المشكلة وحلها في أسرع وقت ممكن.
9. ضع خطة لإدارة المخاطر
غالبًا ما يتضمن المخطط التفصيلي المنقح لمشروع متأخر عبء عمل إضافي وموارد جديدة وجدول زمني صارم. في حين أن هناك فرصة كبيرة لإكمال المشروع بنجاح ، إلا أنه ينطوي أيضًا على بعض المخاطر. ومن ثم ، عليك إعداد خطة لإدارة المخاطر.
لذلك ، حدد عوامل الخطر. يجب عليك أيضًا تحليلها لوضع خطة للتخفيف من آثارها السلبية. بذل الجهود لتقليل فرصة حدوث عوامل الخطر تلك. اجعل الفريق بأكمله على دراية بخطة إدارة المخاطر وقم بتحديثها باستمرار مع تقدم المشروع.
10. ضع مجهودًا إضافيًا
وغني عن القول أنك بحاجة إلى بذل جهد إضافي لتسليم مشروع متأخر بسرعة. قد يعني أيضًا العمل لوقت إضافي للعديد من أعضاء الفريق. اعتمادًا على نطاق المشروع ، سيختلف الوقت. ومع ذلك ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تثبيط الفريق إذا أصبح العمل الإضافي مكثفًا.
لهذا السبب ، يجب على المديرين تقديم فكرة واضحة لزملائهم في الفريق حول المدة التي سيستمر فيها العمل الإضافي. إذا لم يستطع شخص ما منح المزيد من الوقت لمشروع متأخر ، فعليك الاستعانة بمصادر خارجية لمهمته.
نصائح فعالة للمشاريع المتأخرة
ليس من غير المألوف أن يفقد المشروع تركيزه. بمجرد حدوث ذلك ، من الضروري تحديد نقاط الألم في المشروع والتعرف عليها.
لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح ، اتبع النصائح المذكورة أعلاه. يمكنك أيضًا استخدام تطبيقات إدارة المشاريع لإنجاز المشروع بنجاح وفي الوقت المناسب.
هل ترغب في تنفيذ أسلوب Agile - أسلوب إدارة المشروع الديناميكي الذي يعزز الإنتاجية؟ يمكن لـ MeisterTask مساعدتك.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- ادارة مشروع
- إدارة الوقت
- تسويف
تامال كاتبة مستقلة في MakeUseOf. بعد اكتساب خبرة كبيرة في التكنولوجيا والتمويل والأعمال في وظيفته السابقة في شركة استشارية لتكنولوجيا المعلومات ، تبنى الكتابة كمهنة بدوام كامل منذ 3 سنوات. بينما لا يكتب عن الإنتاجية وآخر الأخبار التقنية ، فإنه يحب لعب Splinter Cell ومشاهدة فيديو نيتفليكس / برايم بنهم.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
