أفضل 7 أدوات لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني وزيادة الإنتاجية

من المحتمل أن تتلقى العديد من رسائل البريد الإلكتروني من العملاء أو الأصدقاء أو العائلة كل يوم. قد تكون محاولة تنظيم صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك أمرًا مرهقًا ، خاصةً إذا كانت لديك عادة خارجة عن السيطرة تتمثل في الاحتفاظ بكل رسالة.

فيما يلي بعض النصائح والأدوات لمساعدتك في تنظيم البريد الوارد الخاص بك ، بحيث يمكنك الحصول على مزيد من الوقت للعمل في قائمة المهام الخاصة بك.

نصائح لتنظيم صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك

• اقض بضع دقائق كل يوم في حذف رسائل البريد الإلكتروني التي لا تحتاجها.
• إلغاء الاشتراك من الاشتراكات غير الضرورية.
• قم بإنشاء مجلدات محددة للعمل أو رسائل البريد الإلكتروني الشخصية حيثما أمكن ، وفرز الرسائل في هذه المجلدات بمجرد وصولها.
• استخدم التصنيفات لتنظيم البريد الوارد حسب الموضوع (على سبيل المثال ، التمويل ، والسفر ، وما إلى ذلك).
• أرشفة بدلاً من حذف الرسائل الأساسية التي تحتاج إلى حفظها للرجوع إليها في المستقبل.
• إذا كان حساب Gmail الخاص بك مرتبطًا بعنوان بريد إلكتروني خارجي ، فاضبط إعدادات الإشعارات لتجنب الازدحام بالتحديثات غير الضرورية.
• استخدم عنوان بريدك الإلكتروني الأساسي للرسائل المهمة ، وأنشئ حسابًا آخر للرسائل الأقل أهمية ، مثل اشتراكات البريد الإلكتروني.
  instagram viewer

يمكن أن تؤدي هذه النصائح إلى رفع مستوى إنتاجيتك بشكل كبير. ومع ذلك ، في حالة احتياجك إلى بعض المساعدة الإضافية ، يمكنك استخدام هذه الأدوات:

يتيح لك Shift تنظيم البريد الوارد في مكان واحد.

تستطيع تنظيم البريد الوارد الخاص بك باستخدام عوامل التصفية، يتم إنشاؤه تلقائيًا عند إرسال رسائل بريد إلكتروني باستخدام عملاء بريد إلكتروني مختلفين مثل Gmail أو Microsoft Outlook. باستخدام هذه المرشحات ، يمكنك تنظيم رسائل البريد الإلكتروني حسب المرسل والقائمة والموضوع والمزيد. بمجرد قيامك بتطبيق معايير التصفية على رسالة ، سيتم وضعها في مجلد محدد مع تسمياته.

يأتي Shift أيضًا مزودًا بوظيفة بحث ممتازة تعمل عبر جميع حساباتك وغيرها من التطبيقات مثل Slack و Facebook Messenger ، بحيث يمكنك استرداد المحادثات بسرعة عندما مطلوب.

تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لاستخدام Shift في أنه يجعل جميع مهام سير العمل مركزية ، توفير الوقت في التبديل بين التطبيقات وحسابات البريد الإلكتروني، وتحسين إنتاجيتك.

أحد الأسباب التي قد تجعلك لا ترغب في تنزيل تطبيق أو الاشتراك في موقع ويب هو أنك تخشى أن يقصفوك باستمرار برسائل البريد الإلكتروني. يعد امتلاك عنوان بريد إلكتروني مؤقت وقابل للتخلص منه طريقة ممتازة لتنظيم صندوق الوارد الخاص بك وتجنب البريد العشوائي.

بدلاً من إعطاء عنوان بريدك الإلكتروني الأساسي ، يمكنك استخدام MailDrop لإنشاء عنوان مجاني للتطبيقات / مواقع الويب ذات السمعة الأمنية السيئة أو لتجنب الإعلانات غير المرغوب فيها.

يوفر لك Inbox by Gmail فئات قابلة للتخصيص ويحتفظ برسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على هذه الموضوعات في أعلى بريدك الوارد. كما يوفر ميزة "الغفوة" ، والتي تسمح لك بإخفاء رسالة بريد إلكتروني حتى تاريخ أو وقت محدد. يمكنك أيضًا استخدام ميزة "إضافة إلى مهمة" لربط رسائل البريد الإلكتروني المهمة بـ مهمة Google القائمة بسرعة ، حيث يمكنك إضافة ملاحظات وتعيين تواريخ الاستحقاق.

تعد "الحزم" طريقة أخرى لفرز الرسائل المتشابهة تلقائيًا من النشرات الإخبارية وتحديثات الوسائط الاجتماعية إلى فئات يسهل إدارتها. تساعدك هذه الإستراتيجيات في التغلب على كل هذه الفوضى - سواء كانت من الاشتراكات أو أكوامًا لا حصر لها من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل - والوصول مباشرة إلى الأمور المهمة.

Unroll.me هي أداة مجانية تتيح لك إلغاء الاشتراك في الرسائل الإخبارية وتنظيم صندوق الوارد الخاص بك في وقت واحد.

قد لا يبدو إلغاء الاشتراك في إحدى الرسائل الإخبارية تحديًا كبيرًا ، ولكنه يصبح صعبًا عندما تحتاج إلى التعامل مع عشرات أو مئات الاشتراكات.

يجعل Unroll.me من السهل إدارة مئات رسائل البريد الإلكتروني في نفس الوقت. في بضع نقرات فقط ، يمكنك إلغاء الاشتراك الجماعي من الرسائل الإخبارية بالكامل ، وتنظيمها باستخدام التصنيفات إذا كنت تريد ذلك ، والبحث عن رسائل محددة عن طريق الكلمات الرئيسية.

بالنسبة لأولئك الذين طغت عليهم أعداد كبيرة من الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني ، يمكن أن تكون ميزة "Rollup" في Unroll.me مفيدة. يتيح لك تجميع جميع اشتراكات البريد الإلكتروني المفضلة لديك في قائمة بسيطة مرة واحدة يوميًا.

بهذه الطريقة ، يمكنك تصفح الاشتراكات دفعة واحدة بدلاً من إضاعة الوقت في تصفح صندوق الوارد الخاص بك في كل مرة تتلقى فيها أخبار الترويج.

إذا كنت فردًا منافسًا تستمتع بفعل الأشياء بنفسك ، فيمكنك تحويل حملة إلغاء الاشتراك بالبريد الإلكتروني الجماعية إلى لعبة ممتعة. لعبة البريد الإلكتروني هي أداة مجانية تقوم بتلعب عملية مسح البريد الوارد الخاص بك.

لإدارة صناديق البريد الإلكتروني الخاصة بك ، أدخل عنوان بريدك الإلكتروني وابدأ اللعبة. الهدف هو تنظيم أكبر عدد ممكن من رسائل البريد الإلكتروني خلال إطار زمني معين. ستُعاقب إذا استغرقت وقتًا طويلاً ، لكنك تحصل على المزيد من النقاط إذا كنت تدير رسائلك بسرعة.

تمكّنك لعبة البريد الإلكتروني من تطوير عادة التركيز على بريد إلكتروني واحد في كل مرة قبل الانتقال إلى البريد التالي ، بينما يعزز المؤقت المدمج إنتاجيتك.

InMoat هي أداة تنظم رسائل البريد الإلكتروني وفقًا لأنواعها ، على سبيل المثال ، المالية ، والإنتاجية ، والصحة ، وما إلى ذلك. تساعد هذه الأداة في تعزيز إنتاجيتك عن طريق تحديد أنواع رسائل البريد الإلكتروني المهمة بالنسبة لك ووضعها في أعلى صندوق الوارد الخاص بك ، مع منحها الأولوية على الآخرين.

بعد تسجيل الدخول إلى حسابك ، سيطلب منك InMoat تحديد صناعة ووظيفة لتحسين سير العمل وتحديد الأولويات. يمكنك استخدام خيار "المرشحات الذكية" لاختيار فئة رسائل البريد الإلكتروني التي ستبقى في بريدك الوارد. سينقل رسائل البريد الإلكتروني الأقل أهمية إلى مجلد InMoat لعرضها لاحقًا على راحتك.

سيقوم InMoat أيضًا بتحليل شبكتك ويطلب منك اختيار جهات الاتصال الموثوقة لتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم ، أثناء نقل الرسائل من مصادر غير معروفة إلى مجلد آخر.

FollowUpThen هو مساعدك الشخصي الذي يذكرك بالمتابعة برسائل بريد إلكتروني محددة. إنه منقذ للأشخاص المشغولين أو أولئك الذين غالبًا ما ينسون الرسائل المهمة.

بمجرد إرسال بريد إلكتروني باستخدام FollowUpThen ، سيعود البريد الإلكتروني بالضبط في اليوم والوقت اللذين تحددهما إلى صندوق الوارد الخاص بك. لا مزيد من نسيان الصفقات التجارية الهامة أو المواعيد مع الأصدقاء.

يمكن أن يؤثر صندوق الوارد الخاص بك بسرعة على إنتاجيتك بسبب الكم الهائل من رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها من العملاء المحتملين والأصدقاء والزملاء وتلك الرسائل الإخبارية وأخبار الترويج المزعجة التي لم تطلبها أبدًا ل!

في المرة القادمة التي تشعر فيها بالإرهاق من كل شيء في بريدك الوارد ، خذ نفسًا عميقًا ، وابدأ في تنفيذ هذه النصائح واستخدم هذه الأدوات للتحكم في كل شيء ورفع مستوى إنتاجيتك.

5 أسباب لاستخدام الأدوات التعاونية بدلاً من البريد الإلكتروني

توفر أدوات التعاون سير عمل أكثر تنسيقًا لمناقشات الفريق ، ومشاركة الملفات ، وإدارة المهام ، وما إلى ذلك. إليكم سبب كونهم أفضل من البريد الإلكتروني.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب