الإعلانات
إذا كنت تعقد اجتماعات بدون جداول أعمال ، أو تحتفظ بدقائق على مستندات Word القديمة البسيطة ، فربما تكون اجتماعاتك وتقارير دقائقك غير مفيدة بقدر الإمكان. في حين أن معظمنا لا يتطلع إلى حضور الاجتماعات ، إلا أن هناك روعة أدوات الإنترنت 10+ أدوات رائعة عبر الإنترنت لتنظيم الاجتماعات والمقابلات الجماعيةكيف تدير فريقًا من الأشخاص المنتشرين جغرافيًا؟ كيف تنسق المناطق الزمنية الدولية؟ بدأ مفهوم العمل عبر الإنترنت يتسلل إلى مكان العمل اليومي ، ... قراءة المزيد يمكن أن يساعد في جعل الاجتماعات أكثر إنتاجية وأقل استهلاكًا للوقت لمن يخططون ويسهلونها.
لقد عثرت مؤخرًا على أحدث تطبيق ويب لإدارة الاجتماعات عبر الإنترنت يسمى بطاطا (والتي ترمز إلى اجتماع آخر). yaM هو بمثابة مساعد افتراضي لإنتاج جداول الأعمال والتقارير الدقيقة ذات المظهر الاحترافي ، مع توفير الأدوات التي تساعد على الاجتماع تبادل الأفكار بين المشاركين والقيام بتحليل للمنتج والتكلفة والاندماج مع حسابات السحابة عبر الإنترنت بما في ذلك Dropbox وتقويم Google و إيفرنوت.
يمكن استخدام yaM مع كليهما مساحات اجتماعات عبر الإنترنت دليل الاجتماع عبر الإنترنت: البرامج والاستراتيجية خدمات مؤتمرات الفيديو الحديثة سهلة الاستخدام ومتاحة لأي شخص تقريبًا لديه جهاز كمبيوتر أو هاتف ذكي. تعني القدرة على التواصل والالتقاء بالأشخاص عبر الإنترنت أننا لم نعد مقيدين بالموقع الجغرافي. قراءة المزيد مثل Google Hangouts نصائح حول التخطيط لعقد اجتماعات فعالة مع Google Hangouts وعقدهامع تقنية الإنترنت الحالية ، يمكن أن يكون عقد الاجتماعات عبر الإنترنت فعالًا وفعالًا من حيث التكلفة خاصةً إذا كنت تخطط لها مسبقًا وتستخدم أدوات توفير الوقت. خلال الشهرين الماضيين شاركت في اجتماعات عبر الإنترنت ... قراءة المزيد أو في الإعدادات التقليدية بلا اتصال بالإنترنت. كتطبيق ويب ، يشبه موافق اتفاق: كتابة وإدارة محضر اجتماع عملك مجانا على الإنترنتلعدة أسابيع الآن أبحث عن موقع ويب أو تطبيق سهل الاستخدام يتيح لي الاحتفاظ وتخزين محاضر الاجتماعات. لم يعد نهج المستند النصي التقليدي مثمرًا ... قراءة المزيد ، لكنها أكثر تقدمًا بدون تعقيد.
إنشاء جداول الأعمال
بعد تسجيل حساب في yaM ، يمكنك البدء فورًا في تطوير جدول أعمال لاجتماعك التالي. يمكنك ببساطة إضافة عناصر جدول الأعمال على الجانب الأيسر من مساحة العمل ، إلى جانب المدة الزمنية واسم الشخص المسؤول عن هذا العنصر.
يمكنك بسهولة تعيين أسماء لعناصر جدول الأعمال ، ولكن يجب على المشاركين تسجيل حساب مع yaM ، والذي يمكنك إرسال دعوة لهم للقيام بذلك من داخل مساحة العمل. إن وجود المشاركين المسجلين يجعل yaM أداة أكثر تعاونًا لإدارة الاجتماعات ، لأن كل مشارك يمكنه في نفس الوقت إضافة ملاحظات في مساحة العمل أثناء الاجتماع. في حين أنه من الأكثر فاعلية تعيين شخص واحد كمحضر دقائق ، هناك أدوات مفيدة أخرى في yaM تجعله رائعًا للتعاون.
عندما يتم إنشاء جدول الأعمال الخاص بك ، يمكنك طباعته أو تعميمه على المشاركين في الاجتماع. سيتلقى كل مشارك مسجل تقرير اجتماع عبر البريد الإلكتروني ، والذي يتضمن بالطبع لوجستيات الوسائط وقائمة بنود جدول الأعمال ورابطًا إلى مساحة عمل yaM عبر الإنترنت. وأفضل ما في الأمر أن جدول أعمالك الذي تم تعميمه مهنيًا وسهل القراءة. يمكن أيضًا نسخ بنود جدول الأعمال وإضافتها إلى اجتماع جديد. ومع ذلك ، سيكون من الأفضل ، إذا تمكن المطورون من إيجاد طريقة لإنشاء عناصر جدول أعمال قياسية تكون تلقائيًا جزءًا من كل اجتماع جديد.
أخذ دقيقة
إن إضافة الملاحظات وعناصر العمل في yaM بنفس سهولة إنشاء جداول الأعمال. تتكون الدقائق من أربعة أنواع من المحتوى: الملاحظات ، وعناصر العمل ، والملفات المرفقة ، وأدوات التعاون في الوقت الفعلي.
يمكن أن تساعد طريقة إعداد yaM في الواقع في مساعدة المشاركين في الاجتماع على مواصلة التركيز ، خاصةً إذا كان لدى الجميع مساحة عمل مفتوحة على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم أثناء الاجتماع. يمكن لمدقق الدقائق بسهولة إضافة عنصر عمل ، مع تاريخ الاستحقاق ، واسم الشخص المسؤول. ولكن من الغريب أنه يمكن إدراج شخص واحد فقط كمسؤول عن كل عنصر عمل.
حيث يضيء yaM أيضًا هو مجموعته من أدوات التعاون المضمنة التي تسمح للأعضاء بإجراء تحليل Pro / Con أو تحليل المنتج أو تبادل الأفكار أو التصويت على قرارات مهمة. هناك أيضًا أداة لما يسمى تحليل SWAT ، والذي ينطوي على مناقشة وتسجيل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات لمشروع أو فكرة أو قرار معين.
سترى أن أدوات التعاون وإدارة الاجتماعات هذه يمكن أن تكون مفيدة جدًا للحفاظ على مشاركة المشاركين ، وربما مساعدتهم على إجراء تحليل وقرارات أفضل. يمكنك أيضًا طباعة محتوى أدوات التعاون الفردي أو إرساله بالبريد الإلكتروني إلى المشاركين أثناء الاجتماع. (ملاحظة: أفكار لأدوات التعاون الأخرى عبر الإنترنت هي استعرض هنا أفضل 6 أدوات اجتماع مجانية عبر الإنترنت للتعاون مع فريقكلا تحتاج الفرق الصغيرة إلى تطبيقات مؤسسية مكلفة للتعاون. فيما يلي ست أدوات رائعة يمكنك استخدامها لإدارة بيانات فريقك واتصالاتك والمزيد. مجانا. قراءة المزيد ).
كما هو الحال مع جداول الأعمال ، يمكن أيضًا طباعة تقارير دقيقة yaM أو تعميمها عبر البريد الإلكتروني. لقد تم تنسيق المحاضر بشكل جيد للغاية بحيث لن يكون لدى المشاركين في الاجتماع أي عذر لعدم مراجعتها. يتم أيضًا أرشفة جداول الأعمال والدقائق على yaM ، بحيث يمكن للمشاركين تسجيل الدخول إلى حساباتهم ومراجعتها في أي وقت.
أدوات أخرى
yaM يتضمن أدوات إضافية لتتبع الوقت أثناء الاجتماعات ، وتحديد مواعيد الاجتماعات في تقويم مضمن (والذي يتكامل مع خلاصات تقويم Google و Exchange و Outlook / iCal) و دليل العناوين.
قام مطورو yaM بتضمين العديد من الميزات المفيدة في تطبيق الويب الخاص بهم ، لكنهم أعطوا ميزات معينة الانتباه إلى التأكد من أن واجهة المستخدم سهلة الوصول والتعلم في غضون بضع دقائق من تسجيل الحساب.
لدى yaM حساب مجاني أساسي يتضمن جميع الميزات الأساسية ، والقدرة على عقد ما يصل إلى 10 اجتماعات في الشهر ، مع ما يصل إلى خمسة مشاركين لكل اجتماع. يسمح الحساب المميز باجتماعات ومشاركين غير محدودين ، وواجهة قابلة للتخصيص ، وتشفير SSL.
yaM من وجهة نظري يحدد المعيار لأدوات إدارة الاجتماعات عبر الإنترنت. ولكن أخبرنا برأيك في هذا التطبيق عبر الإنترنت. هل هناك ميزات إضافية تود رؤيتها مضافة؟
بكاري كاتب ومصور مستقل. إنه مستخدم Mac منذ فترة طويلة ، وعشاق موسيقى الجاز ، ورجل العائلة.