دليل مستندات Google الذي تحتاجه لجميع مستندات عملك

الإعلانات

لديك العديد من الأدوات لإنشاء المستندات ومشاركتها. تلعب أدوات إنشاء التقارير ومحرري المستندات وتطبيقات البريد الإلكتروني دورًا في واجباتك اليومية.

ولكن هل فكرت في مستندات Google بشكل جدي؟

تحتوي مجموعة الإنتاجية المكتبية الخاصة بـ Google على ميزات يمكنها مساعدتك في إنشاء مستنداتك وتعديلها ومشاركتها بسرعة وسهولة. أينما كنت ومهما كان عملك ، يمكن لمحرر مستندات Google توفير الوقت 10 نصائح لمحرر مستندات Google تستغرق ثوانًا وتوفر لك الوقتتعرف على بعض الأسرار التي ستعزز إنتاجية مستندات Google بمساعدة هذه النصائح السريعة والبسيطة. اقرأ أكثر - وليس عليك إنفاق سنتات.

دعنا نرى ميزات مستندات Google المفيدة التي يمكن أن تعمل من أجلك أنت وفريقك.

استخدم Google Docs for Business Collaboration

عندما تعمل في بيئة فريق ، يكون التعاون هو المفتاح. يحتوي محرّر مستندات Google على الأدوات المضمنة التي تجعل التعاون في أي مستند أمرًا سهلاً.

مشاركة الوثيقة الأساسية

إذا كنت ترغب في مشاركة مستند مع زميلك في العمل أو فريقك ، فإن محرر مستندات Google يجعله بسيطًا بطريقتين مختلفتين.

شارك من جوجل درايف. فقط انقر فوق شارك

زر في الزاوية العلوية اليمنى للبدء. إذا لم تقم بتسمية المستند الخاص بك ، فسترى مطالبة بذلك قبل مشاركته.

بعد ذلك ، يمكنك إدخال أسماء من جهات اتصال Google أو عناوين بريدهم الإلكتروني لإرسال المستند إليهم مباشرةً. ولكن ، قبل إرسالها ، يجب تحديد الامتيازات بالنقر فوق تحرير الملفات زر. ستسمح خيارات المشاركة للآخرين بتعديل المستند أو التعليق عليه أو عرضه. عند الانتهاء ، انقر فوق منجز.

شارك برابط. إذا كنت تفضل مشاركة رابط إلى المستند الخاص بك ، فانقر فوق احصل على رابط قابل للمشاركة في النافذة المنبثقة بدلاً من إدخال جهات الاتصال الخاصة بك. سترى بعد ذلك خيارات مماثلة للسماح للآخرين بتحرير الوثيقة أو التعليق عليها أو عرضها. ثم فقط قم بنسخ الرابط ووضعه في رسالة أو نافذة دردشة حيث تريد مشاركته.

إعدادات المشاركة المتقدمة

لديك المزيد من الخيارات عندما يكون لديك مستند يحتوي على معلومات حساسة أو مستند تريد تقييد الوصول إليه حقًا.

في نافذة المشاركة المنبثقة ، انقر فوق المتقدمة في الزاوية اليمنى السفلى.

يمكنك بعد ذلك تقييد محرري الوثيقة من تغيير الوصول أو دعوة الآخرين. يمكنك أيضًا منع المعلقين والمشاهدين من طباعة أو نسخ أو تنزيل المستند. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تغيير الوصول الذي قمت بتعيينه في الأصل.

إذا قررت مشاركة المستند عبر البريد الإلكتروني ، فيمكنك القيام بذلك من هذه النافذة ، انقر فوق أعرف أكثر إذا كان لديك أسئلة ، أو ضربت للتو منجز عندما تنتهي.

ميزات التعليق

التعليقات هي الوقود الحقيقي للتعاون. يمكنك استخدام التعليقات لإضافة ملاحظات إلى أجزاء أو صور أو كلمات معينة في المستند. هذا مفيد لإجراء تعديلات أفضل لأنه يمكنك إجراء مناقشة فعلية حول المحتوى قبل إجراء أي تغييرات.

لإضافة تعليق ، حدد الجزء أو الصورة أو الكلمة التي يشير إليها التعليق. ثم ، انقر فوق زائد الزر الذي يظهر على جانب المستند أو الزر تعليقات زر في الأعلى. اكتب ملاحظتك وضرب تعليق زر.

بمجرد إضافة تعليق ، يبقى على جانب الوثيقة على أنه لم يتم حله. هذا مفيد لأنه عندما يتم اتخاذ قرار بشأن العنصر ، يمكنك النقر فوق حل الزر وسوف يختفي التعليق من الشاشة.

إذا كنت ترغب في عرض التعليقات التي تم حلها أو إعادة فتحها ، فما عليك سوى النقر فوق الزر تعليقات زر في الأعلى. ستعرض أي تعليقات تعيد فتحها هذه الإجراءات على كل من شاشة الوثيقة وقسم التعليقات.

تسمح لك إجراءات التعليقات الإضافية بتعديل أو حذف أو الحصول على رابط مباشر للملاحظة. وعند النقر فوق تعليقات زر من الأعلى ، لديك خيار تلقي إشعارات البريد الإلكتروني. يمكنك الحصول على إشعار لكل تعليق أو فقط تلك التي تتعلق بك. تعد التنبيهات موفرة للوقت بشكل كبير لأنه لا داعي للقلق بشأن فقدها.

تاريخ النسخة

يعد إصدار المستند ميزة مطلوبة للمشاركة والتعاون في المستند في الوقت الفعلي. هذا مهم بشكل خاص عندما يكون لدى الفريق القدرة على تحرير المستند.

انقر ملف> تاريخ الإصدار من القائمة. يمكنك بعد ذلك تسمية الإصدار الحالي بشكل منفصل عن اسم المستند الرئيسي أو ببساطة عرض محفوظات الإصدار.

إذا حددت انظر تاريخ الإصدار، سيفتح الشريط الجانبي ويعرض سجل المستند. يمكنك النقر فوق الزر لإظهار الإصدارات المسماة فقط أو عرضها كلها. للحصول على نسخة غير مسماة ، يمكنك النقر فوق أكثر (ثلاث نقاط) لإضافة رمز إذا أردت.

لكل نسخة في القائمة ، سترى تاريخ ووقت تحريرها. يمكنك النقر على واحدة لعرض هذا الإصدار الذي يوفر لك خيارًا لاستعادته في الأعلى. تعد النسخ المسماة مفيدة جدًا للمستندات الطويلة أو تلك التي تضم العديد من المتعاونين.

استخدم قوالب مستندات Google المفيدة

إحدى أفضل الطرق للبدء في إنشاء مستند أعمال هي استخدام قالب. لحسن الحظ ، يحتوي محرر مستندات Google على العديد من القوالب المضمنة التي يمكنك استخدامها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك ذلك العثور على المزيد من نماذج مستندات Google 24 قوالب مستندات جوجل ستجعل حياتك أسهلستساعدك نماذج مستندات Google الموفرة للوقت في إنهاء مستنداتك بدلاً من أن تكافح لوضعها معًا. اقرأ أكثر من مصادر خارجية. إليك العديد من المستندات التي يمكن أن تساعدك في إنشاء مستندات عمل احترافية جيدة التنسيق.

قوالب مدمجة

لعرض جميع قوالب مستندات Google المضمنة ، ما عليك سوى النقر على الأسهم في الجزء العلوي بجوار معرض النماذج بعد تسجيل الدخول. يمكنك بعد ذلك الاطلاع على تلك المتعلقة بالعمل مثل المقترحات وملاحظات الاجتماع ، وتلك الخاصة بصناعتك مثل المبيعات أو الموارد البشرية ، وتلك الخاصة برسائل الأعمال والسير الذاتية.

حدد أيًا من القوالب وسيتم فتحه في نافذة المحرر. ثم استبدل نص القالب بنصك وأنت جاهز.

قوالب إضافية

إذا كنت لا ترى نموذجًا مدمجًا في محرر مستندات Google يناسب ما تحتاجه ، يمكنك التحقق من الخيارات الخارجية. هنا فقط القليل لتبدأ.

استكمل مع جدول محتويات لما يجب عليك تضمينه ، قالب خطة العمل هذا أنيق ونظيف. وإذا كنت بحاجة إلى مساعدة إضافية ، فاتبع الخطوات التالية إنشاء خطة عملك الخاصة كيف تكتب خطة عملهل أنت على وشك بدء عملك الخاص؟ ابدأ بخطة! اتبع مخطط خطة عملنا أو استخدم أحد النماذج التي قمنا بتجميعها. اقرأ أكثر .

عندما يكون خطاب إنهاء رسمي هو ما تحتاجه ، فإن هذا النموذج مفيد. يتضمن مكانًا لشعار شركتك في الأعلى ومطالبات مفيدة للتفاصيل التي يجب عليك تضمينها.

إذا كنت تبحث عن جدول أعمال اجتماع بسيط مع تنسيق الجدول ، فهذا مثالي. كما يتضمن أيضًا نقاطًا للعناصر التي يجب على المشاركين قراءتها أو إحضارها ، وهو أمر مفيد.

أضف إضافات Google Docs Business

إذا كنت غير معتاد على إضافات مستندات Google ، فهذه أدوات مشابهة لإضافات المتصفح التي يمكنك إضافتها إلى التطبيق. تتراوح من الأعمال إلى الإنتاجية إلى المرافق. للوصول إلى متجر الإضافات ، افتح مستند مستندات Google ، وانقر الإضافات من القائمة العلوية ، ثم الحصول على إضافات.

فيما يلي العديد من الوظائف الإضافية التي قد تكون مثالية لمهام عملك:

إلى عن على مخططات انسيابية ومخططات معالجة ومرئيات مماثلة Lucidchart هو بديل Visio الذي كنت تنتظرهربما لم تسمع عن Lucidchart من قبل ، لكنني أراهن أنك سمعت عن Microsoft Visio. اقرأ أكثر ، مخططات Lucidchart هي أداة رائعة. وإذا كنت تستخدم التطبيق عبر الإنترنت بالفعل ، فما عليك سوى تسجيل الدخول والوصول إلى الرسوم البيانية مباشرة من داخل محرر مستندات Google. أو قم بإنشاء حساب مجاني لتجربته.

HelloSign [لم يعد متاحًا]

إذا كنت تعمل مع العقود والاتفاقيات والمستندات الأخرى التي تتطلب توقيعًا ، فألق نظرة على HelloSign. قم بالتسجيل للحصول على حساب مجاني لتجربته بثلاث مستندات في الشهر ثم تحقق من النسخة المدفوعة للحصول على توقيعات غير محدودة.

عندما تقوم بإنشاء مستندات تحتوي على تناقضات ، يمكن أن يكون سيئًا للأعمال. مدقق التناسق هو وظيفة إضافية ستقوم بفحص المستند الخاص بك والتحقق من وجود عناصر مثل الواصلة والاختصارات والتغيرات الإملائية.

هل أنت مصمم خرائط ذهنية حول عصف ذهنك إلى خريطة ذهنية للحصول على أقصى قدر من البصيرةيمكن أن يساعدك تسجيل العصف الذهني في الخريطة الذهنية على اكتساب رؤى أعمق. وهو سهل. نعرض لك كيفية الجمع بين استراتيجيات البحث والتخطيط والابتكار. اقرأ أكثر ? إذا كان الأمر كذلك ، فإن MindMeister هو الأداة المناسبة لك. بينما يمكنك بالتأكيد استخدام وظيفة إضافية مثل مخططات Lucidchart لخرائط ذهنك ، فإن MindMeister يجعلها سهلة. ما عليك سوى تحديد النص في المستند ، وفتح الوظيفة الإضافية ، وسيتم إنشاء خريطة ذهنية لك وإدراجها في المستند تلقائيًا.

Bkper [لم يعد متاحًا]

لإنشاء وتحديث البيانات المالية من كتبك ، تعد Bkper أداة رائعة. يمكنك بسهولة إضافة كتاب جديد على موقع Bkper مثل دفتر الأستاذ العام أو دفتر السجلات أو تقرير المصاريف. ثم باستخدام الوظيفة الإضافية ، قم بتدوين التفاصيل في مستند مستندات Google.

إضافات مفيدة أخرى

• دمج المراسلات: دمج المستندات في رسائل البريد الإلكتروني والرسائل
• سوبر ماركت: أدخل مقاييس عملك في وثيقة

هل تستخدم محرر مستندات Google للأعمال؟

كما ترى ، يحتوي محرر مستندات Google على ميزات مضمنة جنبًا إلى جنب مع الأدوات التي يمكنك الحصول عليها لإنشائه مفيد لوثائق الأعمال 10 قوالب لتوفير الوقت في المكتبهل هناك وثائق تكتبها مرارا وتكرارا؟ سواء كانت جداول أعمال الاجتماعات أو الفواتير أو تقارير الحالة ، فإن القوالب يمكن أن تجعل عملك أسهل. لقد قمنا بتجميع 10 أفكار قالب لتوفير الوقت. اقرأ أكثر . يمكنك إنشاء مستند الأعمال التالي وتحريره ومشاركته والتعاون فيه بسهولة.

هل تستخدم بالفعل محرر مستندات Google للأعمال؟ إذا كان الأمر كذلك ، هل لديك أدوات أو نصائح أو حيل تجعلها أكثر فائدة في عالم الأعمال؟ شارك أفكارك أدناه!