ما هو الويكي الداخلي ، وكيف يمكنك إعداده؟

من الصعب الحفاظ على تزامن معرفة شركتك عبر جميع الموظفين عندما لا تكون لديك طريقة جيدة لتخزين المعلومات ومشاركتها. يؤدي هذا إلى انخفاض في الإنتاجية حيث يقضي الموظفون وقتًا أطول في البحث عن إجابات بدلاً من العمل.

يمكن أن يساعدك الويكي الداخلي في حل هذه المشكلة. في هذه المقالة ، سنرشدك خلال عملية إعداد موقع wiki الخاص بك ، ولكن أولاً:

ما هو الويكي الداخلي وما هي فوائده؟

يعد wiki الداخلي مستودعًا للمعرفة يمكّن الموظفين من إنشاء محتوى الشركة وأفضل الممارسات ذات الصلة وتحريره ومشاركته. إنها مثل قاعدة بيانات مركزية تسمح لكل موظف بتوصيل المعلومات لتحسين المعرفة الجماعية لفريقك والتخلص من الأسئلة الزائدة عن الحاجة.

إنها أحد الأصول القيمة التي يمكن أن تعمل مثل موسوعة شركتك للحفاظ على المعرفة المؤسسية مع نمو فريقك.

على الرغم من أن الويكي الداخلي يشبه قاعدة المعرفة من حيث أنه يشجع على مشاركة المعلومات ، إلا أن التباين الرئيسي هو أنه أداة تعاونية تسمح للجميع مشاركة خبراتهم (للاستخدام الداخلي بشكل أساسي). من ناحية أخرى ، عادةً ما يدير الفريق المخصص قاعدة معرفية ويتضمن معلومات للاستخدام الداخلي والخارجي (المنتجات والخدمات).

فيما يلي بعض الأسباب التي تجعلك تقوم بإنشاء موقع wiki داخلي:

• سيؤدي توفير وصول سريع إلى المعلومات في مؤسستك إلى تحسين التعاون عبر الأقسام المختلفة ، أو داخل مكان العمل البعيد / المختلط.
• إن وجود مكان يحتوي على جميع المعلومات ذات الصلة سيعزز سرعة تعلم الموظف وإنتاجيته.
• يمكن لـ wiki الداخلي تحسين عملية الإعداد الخاصة بك. يحتوي على جميع المعلومات ذات الصلة التي يحتاجها الموظفون الجدد للتكيف مع بيئتهم الجديدة والحصول على الكرة.
• توفر مواقع wiki الداخلية أيضًا مستوى إضافيًا من الأمان والموثوقية. يمكنك تعيينها بحيث تكون متاحة فقط لأعضاء مؤسستك ، وهذا يلغي مخاطر فقدان البيانات على محركات الأقراص الثابتة المحلية.
• أدوات wiki الداخلية سهلة الاستخدام وتسمح لأي شخص بإنشاء وتحرير المحتوى بوضوح ومنظم باستخدام الرموز النقطية والارتباطات التشعبية والألوان المختلفة والميزات القيمة الأخرى.
• يمكن أن يساعدك وجود ويكي داخلي في بناء مكان عمل أكثر شمولاً ، لأنه يشجع الجميع على إنشاء الجهاز العصبي المركزي لشركتك.
• يسمح موقع wiki الداخلي لفرقك بذلك التواصل بشكل غير متزامن، مما يقلل من ضغوط العثور على ساعات متداخلة ومخاطر تبديل السياق.
• يسمح لك بمنع فقدان المعرفة عند مغادرة الموظفين.

ما نوع المحتوى الذي يمكنك تخزينه في الويكي الداخلي الخاص بك؟

على الرغم من أن موقع wiki الداخلي يمكنه استيعاب جميع المعلومات المتعلقة بمؤسستك ، فمن الأفضل التركيز على المحتوى الأكثر صلة الذي تحتاجه فرقك في عملياتهم اليومية ، بما في ذلك:

• أخبار الشركة والتحديثات
• دروس إرشادية للبرامج الداخلية
• وثائق التدريب والإعداد
• الملاحظات الفنية
• سير العمل المشترك
• ملاحظات الإجتماع
• سياسات الشركة ، إلخ.

اختيار برنامج Wiki الداخلي الخاص بك

على الرغم من أن كل شركة لديها احتياجات ومتطلبات مميزة ، إلا أن هناك بعض الميزات الأساسية التي يجب البحث عنها عند اختيار أداة wiki داخلية. فيما يلي بعض الميزات الحيوية التي يجب مراعاتها:

• اختر برنامج wiki يدمج الملفات الشائعة أدوات الاتصال الداخلي مثل Slack و Microsoft Teams و Asana ورسائل البريد الإلكتروني وما إلى ذلك لتجنب التبديل المستمر بينها للوصول إلى المعلومات الحيوية.
• أحد الأهداف الرئيسية لموقع wiki الداخلي لشركتك هو تقليل الوقت الذي تقضيه فرقك في البحث عن المعلومات. بالنظر إلى أن موقع wiki الخاص بشركتك قد يحتوي على الكثير من المعلومات ، فمن الضروري أن تختار أداة ذات وظائف بحث فعالة لتصفح الملفات بسرعة.
• يجب أن يوفر برنامج wiki الداخلي إدارة الوصول والحقوق لحماية المحتوى من الغرباء.
• يجب أن تسمح أداة wiki الخاصة بك لعدة مستخدمين بالوصول والمساهمة في الوقت الفعلي.
• اختر أداة تسمح لك بإنشاء مساحات عمل منفصلة لأقسام مختلفة. وذلك لأن فرقك ستكون أكثر إنتاجية عندما يتمكنون من الوصول مباشرة إلى المحتوى ذي الصلة بوظائفهم.
• يجب أن يسمح لك برنامج wiki الذي تختاره بتتبع التغييرات والتحديثات. يجب أن تعرف أنت أو الفريق المسؤول عن صيانة الويكي من يقوم بإجراء التغييرات ومتى يتم إجراء التغييرات.

لذلك ، توفر بعض الأدوات الميزات المذكورة أعلاه مع كونها سهلة الاستخدام ، وأحدها هو تترا.

أفضل الممارسات لبناء الويكي الداخلي الخاص بك باستخدام تترا

من الضروري أن يكون لديك خطة خطوة بخطوة لبناء الويكي الداخلي الخاص بك قبل إعداد الفرق. فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها:

1. نظم معلوماتك

بعد اختيار برنامج wiki الخاص بك ، يمكنك تقسيم المحتوى الخاص بك إلى فئات رئيسية لتنظيم أفضل. على سبيل المثال:

• أ شركة حيث ستضيف معلومات على مستوى الشركة مثل تحديثات وأخبار الشركة.
• يخترع الموارد البشرية قسم لسياسات الشركة ومكافآت الموظفين ومزاياهم وسياسات العطلات.
• يمكنك أيضًا إعداد ملف الإدارات فئة حيث يمكن للإدارات المتميزة في مؤسستك الوصول بسرعة إلى المعلومات ذات الصلة.
• فئة مفيدة أخرى يمكن أن تكون تمرين، لدروسك الإرشادية ومواد التدريب الأخرى.

يمكنك إنشاء المزيد من الفئات حسب احتياجات شركتك. الهدف هنا هو تنظيم المحتوى الخاص بك بشكل أفضل حتى يعرف الجميع أين يمكنهم العثور على معلومات محددة.

2. استيراد أو إنشاء المحتوى

بعد إنشاء هيكل واضح ومنظم لموقع wiki الخاص بشركتك ، يمكنك الآن استيراد محتوى موجود ، إذا كان لديك ، أو إنشاء محتوى جديد في فئات wiki الخاصة بك.

أفضل مكان للبدء هو إنشاء ملف ابدء فئة لتضمين الخاص بك دليل ويكي الداخلي. يمكنك استخدام هذا الدليل لشرح كيف سيكون هذا المشروع مفيدًا في مؤسستك وأفضل الممارسات حول كيفية الاستفادة منه.

3. إعداد عمليات التكامل

قم بإعداد عمليات التكامل للتأكد من أنه يمكنك استخدام أدواتك الداخلية الحالية لإضافة / تحديث المحتوى في موقع wiki الداخلي الخاص بك. بهذه الطريقة ، ستساهم بسهولة بالمحتوى الذي قد يستغرق وقتًا طويلاً ، أو مجرد إنشاء تجربة عامة أفضل للمستخدمين.

يتضمن ذلك اتصال تطبيق الدردشة الخاص بك ، بحيث يمكن للمستخدمين تبادل الأفكار ونشرها في Tettra ليراها الآخرون ، وحتى فتح عنصر مهمة هناك إذا لزم الأمر. سيساعد القيام بذلك على زيادة اعتماد موقع wiki الداخلي بجعله جزءًا لا يتجزأ من سير العمل اليومي للجميع.

4. تكوين حقوق الوصول والأذونات

يمكّنك تكوين حقوق الوصول والأذونات من تحديد من لديه حق الوصول إلى المحتوى. هذا مهم لأنه يمكنك إضافة محتوى ذي صلة فقط بفريق معين في مؤسستك. أو قد ترغب في تقييد الوصول إلى مستندات معينة. يمكنك القيام بذلك في Tettra تحت إعدادات الفريق.

5. قم بتشغيل ويكي الخاص بك

حان الوقت الآن لتشغيل الأضواء وجعل الجميع يستخدمون الويكي الداخلي الخاص بك. للقيام بذلك ، يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى أعضاء الفريق مباشرة من خلال الإعدادات في Tettra. بمجرد القيام بذلك ، تأكد من تشجيعهم على قراءة دليل wiki الذي أضفته في فئة Getting Started.

عزز تعاون فريقك من خلال إعداد موقع Wiki الخاص بشركتك

يعد إعداد موقع wiki داخلي طريقة رائعة لتخزين المعلومات ومشاركتها. لا تمتلك الكثير من الشركات هذا ، ولكن يمكن أن يكون مفيدًا بعدة طرق.

يسمح بتعاون أفضل بين الفرق والإدارات ، والمزيد من الفرص للموظفين للتعلم من بعضهم البعض. استخدم هذه النصائح كأساس لإنشاء موقع wiki الخاص بشركتك.

كيفية استخدام أداة Wiki في فرق Microsoft

لدى Microsoft Teams أداة Wiki داخلية تتيح لك إدارة المعلومات وجمعها بسلاسة. إليك كيفية استخدامه!

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب