3 نصائح للكتابة يمكن الوصول إليها للمكتب

في المكتب ، يحتاج الأشخاص إلى أن يكونوا قادرين على فهم ما يتم توصيله إليهم ، حتى يتم إنجاز العمل بشكل صحيح. بالنسبة للجزء الأكبر ، يتم ذلك بشكل جيد ، ومع ذلك ، مع زيادة التنوع في أماكن العمل ، ليس هناك وقت مثل الوقت الحاضر لرفع المستوى.

إذا كنت تريد معرفة كيفية تحسين إمكانية الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني والوثائق وغيرها من الوسائط المكتبية المكتوبة ، فنحن هنا نلقي نظرة على بعض النصائح حول كيفية القيام بذلك.

أسباب الحصول على المواد المتاحة

إذا كنت تقرأ هذا ، فقد يكون سبب تحسين إمكانية الوصول إلى المواد المكتوبة هو أن تصبح أكثر شمولاً وهو أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل معظم الشركات تتبناها. تجذب مساحة العمل الشاملة عمليات التوظيف المتنوعة وتدعم الموظفين الذين يحتاجون إليها.

من المعروف أنه عندما تكون البيئة مناسبة ، فإن الأشخاص ذوي الاحتياجات التعليمية المحددة يكونون قادرين على التفكير الإبداعي والتفوق في كثير من الأحيان. البدء بالطريقة التي تتواصل بها هو الأساس لذلك.

متعلق ب: كيفية استخدام أسلوب التعلم الخاص بك لزيادة الإنتاجية

ومع ذلك ، فإن إمكانية الوصول هي أيضًا خطوة أعمال ذكية بشكل لا يصدق. فقط لأنك تعرف ما تعنيه ، لا يعني أنه يترجم بهذه الطريقة. إذا فهم الجميع ما يجب عليهم فعله وكانت الأشياء منطقية ، فهذا يعني:

• أخطاء أقل
• تحسين ثقة الموظفين
• تصل إلى جمهور أوسع
• مكان عمل أكثر جاذبية
• أنت توفر الوقت عند شرح الأشياء

الأهم من ذلك ، أنه من السهل جدًا القيام به ، وقد يؤدي في الواقع إلى تحسين مخرجات عملك على طول الطريق.

1. استخدام لغة بسيطة

سواء كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى جمهور كبير ، أو تكتب رسالة إخبارية ، أو تنشئ وثائق جديدة لإجراء جديد في العمل ، فإن النية هي أن يأخذها الآخرون على متن الطائرة. في هذه الحالات ، من الضروري استخدام لغة بسيطة.

أولاً ، يجب تجنب استخدام الاختصارات والمصطلحات في النص الخاص بك. قد لا يعرف بعض الناس ما يقصدونه ويمكن أن يكونوا حاجزًا للمبتدئين الجدد. يمكنهم أيضًا جعل الموظفين يشعرون بأنهم مستبعدون ويبتعدون عن التأثير العام لعملك. بدلاً من ذلك ، اكتب الاختصارات بالكامل واختر الكلمات التي يمكن للجميع فهمها.

عند الكتابة إلى الجمهور ، من الجيد أن تكتب لشخص ليس لديه فكرة عن وظيفتك. الكثير من الاتصالات الكتابية تتخطى التفاصيل المهمة وتفوت الخطوات الضرورية. يحدث هذا عندما يكتب المؤلف من مكان معرفي ، ويقوم عقلياً بملء الفجوات بدلاً من كتابتها.

متعلق ب: رسائل إخبارية لرواد الأعمال الطموحين

من خلال أن تكون دقيقًا وتفكر في كل خطوة بعناية ، يمكنك كتابة شرح أكثر تعمقًا ، وستقل احتمالية حصول الموظفين على طلب التوضيح. على سبيل المثال ، إخبار شخص ما بما يجب فعله يمكن أن يكون مفتوحًا تمامًا ، في حين أن إخباره بما لا يجب فعله يجعل التعليمات محددة.

يمكنك استخدام الأمثلة إذا كنت تكافح من أجل تبسيط شيء ما ، لإعطاء عملك بعض التطبيقات الواقعية أيضًا.

2. باستخدام خط يمكن الوصول إليه

هناك سبب لاستخدام معظم مواقع الويب والتطبيقات ومواقع الوسائط الاجتماعية نفس نوع الخط ، وذلك لأنهم يعرفون أنه يصل إلى جمهور أوسع. تحتوي تطبيقات البريد الإلكتروني والرسائل الرقمية الخاصة بك بالفعل على خط افتراضي يسهل قراءته ، وهو عادةً Arial أو Calibri ، وهي خطوط مثالية يمكن الوصول إليها لاستخدامها في جميع الوثائق المكتوبة.

النص ذو الأحرف الصغيرة أسهل أيضًا على العين ، لذا تجنب استخدام الأحرف الكبيرة ، مثل كتابة العناوين أو محاولة التأكيد على شيء ما. بدلاً من ذلك ، يمكنك ذلك بالخط العريض الكلمات لجذب انتباه الشخص إليها ، أو تفريق النص.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون حجم الخط مهمًا للموظفين الذين يكافحون لرؤية نص أصغر. يعتبر النص الذي يبلغ حجمه 12 بكسل أو أعلى مثاليًا ، وغالبًا ما يكون معيارًا للمواد العامة. أي أصغر من هذا وأنت تخاطر بعدم قدرة الناس على قراءته بشكل صحيح. بالطبع ، يمكنهم استخدام ملف تكبير يعمل على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم إذا كان ملفًا رقميًا ، ولكن إذا تمت طباعته ، فقد يؤدي ذلك إلى حدوث مشكلات.

متعلق ب: أدوات لمزامنة Microsoft Outlook مع تقويم Google

أخيرًا ، يجب أن يكون الخط والخلفيات باللونين الأسود والأبيض ، وإذا كان يجب عليك استخدام اللون ، فإن اللون الأزرق هو الأفضل لأنه الخيار الذي يمكن لمعظم الأشخاص المصابين بعمى الألوان تمييزه. ليس هذا فقط ، إنه لون بسيط لا يتباين.

3. تفكيك كتل النص

هل تلقيت يومًا بريدًا إلكترونيًا أو مستندًا يحتوي على كتل نصية متواصلة؟ إذا كان لديك ، فستعرف أنه يمكن أن يكون غير مقنع ، وقد يكون من الصعب أيضًا على العديد من الأشخاص قراءته. لحسن الحظ ، هناك بعض الطرق السريعة والسهلة لتسهيل الوصول إلى الأجزاء التفصيلية من النص.

تعد النقاط النقطية والقوائم المرقمة أدوات رائعة لاستخدامها في سرد ​​الأفكار والمزايا والخطوات وأجزاء أخرى من المعلومات. تأكد من أن النقاط النقطية موجزة ومحددة ، وستتمكن من اختصار عدة فقرات في قسم سهل القراءة. إنها تحافظ على انتباه القارئ وتوفر لك الوقت.

متعلق ب: أدوات Team Wiki التي يمكنك استخدامها لتحسين الإنتاجية

هناك طريقة أخرى لتفريق النص وهي استخدام الصور. ومع ذلك ، يجب أن تكون حذرًا مع الصور التي تستخدمها. يجب أن تكمل أي صورة تستخدمها النص ؛ إذا كانت صورتك تحتوي على معلومات مهمة لم يتم تضمينها في كتابتك ، فقد تستبعد الأشخاص أو تربكهم. يجب أن تستخدم الصور أيضًا ألوانًا بسيطة ، وتجنب تباين الألوان التي قد يصعب على الآخرين رؤيتها.

قد لا تحتاج إلى القيام بذلك إذا كانت مجرد رسالة بريد إلكتروني ترسلها ، ولكن في هذه الحالة ، قد يكون الأمر مفيدًا النظر في إمكانية تقسيم هذا البريد الإلكتروني إلى رسائل بريد إلكتروني منفصلة إذا كان يحتوي على الكثير من الأفكار المختلفة والمواضيع. يعد الاحتفاظ بموضوع واحد لكل بريد إلكتروني أمرًا مثاليًا إذا كان هناك الكثير لتصفحه.

سهولة الوصول تساعد الجميع

لكل شخص طرق مختلفة في العمل ، وقد يحتاج بعض الأشخاص إلى أشياء إضافية لم يتم أخذها في الاعتبار هنا. الشيء المهم هو الحصول على التعليقات ومعرفة ما يصلح للناس ؛ كلما تمكنت من تحسين إمكانية الوصول إلى اتصالاتك المكتوبة ، زادت الفوائد التي ستراها.

لا تفرط في التفكير. فقط ابدأ وجربها. باستخدام هذه النصائح ، ستكون في طريقك إلى مكان عمل يسهل الوصول إليه ، وسيقدر الآخرون نهج اليقظة الذي تتبعه.

4 نصائح لإكمال تسليم الوظيفة المهنية

عند ترك الوظيفة ، كيف يجب عليك التسليم؟ فيما يلي بعض الخطوات السريعة والسهلة لتسليم أعباء العمل قبل أن تبدأ عملك الجديد.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب