بالنسبة للكثيرين ، يعد SharePoint نظامًا أساسيًا بوظائف محدودة. لكن ليست هذه هي المسألة. يمكنك القيام بالعديد من الأشياء على هذا النظام الأساسي ، قد يكون بعضها غير معروف لك حتى الآن.
في هذه المقالة ، سنكشف النقاب عن ميزات SharePoint التي ستذهل بالتأكيد زملائك.
1. معالجة الفواتير
إذا كانت مؤسستك تعمل مع عملاء من جهات خارجية ، فإن إنشاء الفواتير ومعالجتها هما الأجزاء الحاسمة في عملية عملك. تعتمد معظم المؤسسات على أدوات خارجية لإدارة الفواتير. لكن، نقطة مشاركة يمكن للمستخدمين تنفيذ معظم الخطوات من نظامه الأساسي الأصلي.
يمكنك استخدام Microsoft Forms لتجميع بيانات الفاتورة واستيرادها إلى SharePoint. يمكن أيضًا إنشاء فاتورة وإجراء تحليل إيراداتها في وقت واحد على SharePoint.
متعلق ب: Google Forms مقابل. Microsoft Forms: أيهما يجب أن تستخدمه؟
تتطلب هذه العمليات إشراك عدد أقل من الناس. وبالتالي ، هناك فرصة أقل لوقوع أي خطأ أثناء إدخال البيانات. بالإضافة إلى ذلك ، يؤدي تضمين الخطوات الآلية إلى تسريع عملية إعداد الفواتير. يمكنك أيضًا التعرف بسهولة على تقدم العملية.
2. استخدم أثناء الإعداد
يعد تجنيد أشخاص جدد في الشركة وإدخالهم مهمة مرهقة. يجب أن يكون كل شيء في مكانه لضمان تجربة إيجابية لعضو الفريق الجديد.
من خلال دمج Microsoft Forms و Power Automate مع SharePoint ، يمكنك تجميع كل المعلومات في مكان واحد وإنشاء سير عمل لجميع الأقسام. بعد إعداد التكامل وسير العمل ، يحتاج مدير الموارد البشرية فقط إلى مراقبة كل خطوة.
يوفر استخدام SharePoint في عملية الإعداد وضعًا مربحًا لكل من الموظفين الجدد ومديري الموارد البشرية. بينما يمكن للموظف الجديد أن يبدأ على الفور بكل ما هو متاح ، سيحتاج القائمون بالتوظيف إلى بذل جهد أقل في الإعداد.
3. إدارة المخزون
تعد إدارة المخزون عملية محمومة لأنها تتضمن مجموعة من المهام والمهام الفرعية مثل جدول المشتريات وتتبع التكلفة والصيانة. أيضًا ، يمكن أن تجعل تبعيات المهام العملية طويلة ومعقدة.
إذا كنت تستخدم SharePoint ، فيمكنك تكامله مع Power Automate و Microsoft Lists و Microsoft Teams لإدارة مخزونك بسلاسة. سيتيح لك إدارة جميع العمليات بما في ذلك سرد المنتجات وجدولة العمليات وتصور البيانات من نظام أساسي واحد.
إلى جانب تقليل الوقت اللازم لإدارة المعدات ، فإن عمليات الدمج هذه تقضي إلى حد كبير على فرصة حدوث أخطاء وتكرار إدخال البيانات.
4. مشاركة المستندات مع أي شخص
إذا كنت تعمل مع عميل أو بائع ، فإن مشاركة الملفات مع أشخاص من خارج فريقك هي جزء لا غنى عنه من عملية عملك. باستخدام SharePoint ، يمكنك المشاركة بسهولة الملفات أو المستندات مع الآخرين. تضمن ميزات الإذن أن لديك التدابير الأمنية اللازمة في المكان.
بناءً على نوع الأمان الذي تريده ، يمكنك السماح للأشخاص بعرض المستند أو تحريره. يمكنك أيضًا التحكم في من يمكنه الوصول إلى الملف بالنوع الصحيح من الإذن.
يتيح لك SharePoint إنشاء قوالب ملفات ومجلدات بأذونات مختلفة. يمنعك من إعداد الأذونات يدويًا لكل ملف أو مجلد جديد تقوم بإنشائه.
5. قم بإنشاء موقع Wiki
مع الحجم المتزايد باستمرار للمعلومات ، تحتاج المنظمات إلى أن يكون لها موقع Wiki الخاص بها. يمكن لمثل هذه المواقع تخزين وإدارة جميع أنواع المعلومات ، مثل المقالات المعرفية ومعلومات الخدمة العامة ومعلومات العنصر ومناقشات العمل.
قد لا تعرف أنه في SharePoint ، يمكنك الحصول على عنصر يسمى موقع Wiki. يمكنه التعامل مع جميع متطلبات المنظمة فيما يتعلق بـ Wiki التي لا تستطيع ويكيبيديا العامة إدارتها.
يعد استخدام موقع SharePoint Wiki أيضًا أمرًا سهلاً. إضافة المحتوى ومشاركته بعد الحصول على موافقة الإدارة. يمكنك أيضًا استخدام قائمة SharePoint لفرز البيانات وتحويلها في ملف Excel واستخدامها بتنسيقات أخرى في Wiki.
6. التكامل مع Microsoft Teams
على الرغم من أن Microsoft Teams هي الأداة المثلى للتعاون ، فإن دمجها مع SharePoint سينقل كفاءة فريقك إلى المستوى التالي. سيكون هذا التكامل مفيدًا بشكل خاص للمؤسسات حيث يحتاج الموظفون إلى التعامل مع مشاريع متعددة في وقت واحد.
سيوفر SharePoint و Teams معًا وظائف قوية من خلال تركيز المعلومات. كما سيتم التعاون والتواصل بين الزملاء ، والالتزام بالامتثال.
متعلق ب: أفضل الطرق لإدارة فريقك في Microsoft Teams
7. استخدم كمحرر محتوى متقدم
نظرًا لأن SharePoint عبارة عن نظام أساسي لإدارة المستندات ، فإنه يأتي مزودًا بميزات متقدمة لتحرير المحتوى. ولكن ، هل تعلم أنه لا توجد حاجة لاستخدام أدوات تصميم الويب مثل SharePoint Designer أو DreamWeaver لتحرير مستند؟
بمساعدة جزء ويب الخاص بمحرر المحتوى ، يمكنك إجراء التغييرات الضرورية على الصفحة. تقوم بعض الميزات المميزة بإضافة نص منسق وصور وجداول وارتباطات تشعبية إلى الصفحة. علاوة على ذلك ، يمكنك القيام بكل هذا دون فتح المستند في المحرر المتقدم.
8. مزامنة الجدول الزمني لأعضاء الفريق
لا يعرف العديد من مستخدمي SharePoint أن النظام الأساسي يقدم تقويمًا مشتركًا. يمكن لجميع أعضاء فريق SharePoint إضافة جداولهم وأحداثهم القادمة وتحريرها وعرضها. في الواقع ، يمكنك أيضًا تحديد مجموعات مختلفة ضمن هذا التقويم وإضافة أحداث لاحقًا وفقًا لذلك.
بصرف النظر عن ميزات التقويم العادية ، يدعم هذا التقويم تعيين ألوان منفصلة لكل نوع من الأحداث مثل الاجتماعات والندوات عبر الإنترنت والعطلات. وبالتالي ، يمكنك بسهولة العثور على حدث في التقويم.
9. أتمتة المهام
تساعد أتمتة العمل الأشخاص على التركيز على المهام الحاسمة. نظرًا لأن هذه العملية تعمل على أتمتة المهام العادية والدنيوية ، فإن إنتاجية الفريق تزيد بشكل مضاعف. باستخدام مهام سير عمل SharePoint ، يمكنك أتمتة عمليات عملك إلى حد كبير.
في SharePoint ، تحصل على خمس مهام سير عمل مبرمجة مسبقًا: جمع الملاحظات ، والموافقة عليها ، والموافقة على النشر ، ومجموعة التوقيعات ، ومهام سير العمل ثلاثية الحالات. كل من مهام سير العمل تقلل الوقت والعمالة التي تحتاجها في المشروع.
علاوة على ذلك ، توفر لك المنصة أيضًا خيار تطوير تدفقات عمل مخصصة وفقًا لمتطلبات عملك.
10. احتفظ بإصدار أقدم من المستند
يعد تعيين الإصدار جزءًا حيويًا من إدارة المستندات ، خاصةً إذا كان المستند جزءًا من مشروع تعاوني يتضمن عدة محررين. عادة ، يمكن للمحررين المسموح لهم إجراء تغييرات على مستند في أي وقت يريدون.
يعرض SharePoint أحدث إصدار من المستند مع جميع التعديلات الأخيرة لأي شخص يمكنه الوصول إليه. ومع ذلك ، هذا ليس كل شيء. كما أنه يحفظ جميع الإصدارات منذ إنشاء هذا الملف بتنسيق تاريخ النسخة. يمكن لأي شخص الوصول إلى محفوظات الإصدار لمعرفة من قام بإجراء التغييرات على المستند.
فاجئ الجميع بميزات SharePoint غير المعروفة
إن SharePoint ليس فقط لإدارة المستندات عبر الإنترنت. يمكنك استخدامه لأغراض أخرى مختلفة. هنا ، تعرفت على بعض الوظائف غير الشائعة لهذا النظام الأساسي.
بينما قد يفاجئك العديد من هذه الميزات ، فإن كل ميزات SharePoint هذه ستسمح لك بأداء المهام دون تبديل الأداة.
Microsoft SharePoint عبارة عن أداة تعاون وإدارة ملفات تساعد في إنتاجيتك المهنية والشخصية. إليك ما تحتاج إلى معرفته!
اقرأ التالي
- إنتاجية
- نصائح مايكروسوفت أوفيس
- أدوات التعاون
- تقنية الأعمال
تامال كاتبة مستقلة في MakeUseOf. بعد اكتساب خبرة كبيرة في التكنولوجيا والتمويل والأعمال في وظيفته السابقة في شركة استشارية لتكنولوجيا المعلومات ، تبنى الكتابة كمهنة بدوام كامل منذ 3 سنوات. أثناء عدم كتابته عن الإنتاجية وآخر الأخبار التقنية ، يحب لعب Splinter Cell ومشاهدة فيديو نيتفليكس / برايم بنهم.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
