قم بإلغاء قائمة المهام الخاصة بك: كيف تعيش في التقويم الخاص بك لإدارة المهام

لقد سمع الجميع بقائمة مهام ، ويستخدم معظم الأشخاص واحدة لتتبع العمل المتميز الذي يحتاجون إلى إكماله. ومع ذلك ، كما هو الحال مع أي شيء ، يمكن أن تخرج قوائم المهام عن نطاق السيطرة بسرعة ، ويمكن أن ينتهي بها الأمر في الواقع إلى إبطال إنتاجيتك.

يعني العيش في التقويم الخاص بك إلغاء قائمتك وجدولة المهام المعلقة في التقويم الخاص بك ، بدلاً من ذلك. إذا تسببت مهامك في حدوث مشكلات أكثر مما تريد ، فقد يكون هذا هو الحل المناسب لك.

قائمة المهام مقابل. العيش في التقويم الخاص بك

لا حرج في قوائم المهام في حد ذاتها ، لكنها تتطلب الكثير من الانضباط لتكون فعالة. المهام مفتوحة بشكل لا يصدق ، وتقع على عاتقك مسؤولية جعلها تعمل بشكل صحيح. هذه ليست سوى بعض الأشياء التي يمكن أن تضر بفائدتها:

• إذا كانت طويلة جدًا ، فقد تصبح ساحقة.
• أنها لا توفر أي سياق لتحديد الأولويات.
• يمكن أن تتكون من العديد من المهام غير الضرورية.
• من المرجح أن تقوم بمهام أصغر وأكثر إمتاعًا وتتجاهل الآخرين.
• أنت بحاجة إلى تطبيقات إضافية لإنشاء قائمة مهامك المحمولة.

من ناحية أخرى ، فإن العيش في التقويم الخاص بك يعالج معظم هذه المشكلات بسبب كيفية عمله. عندما يكون لديك جزء من العمل الذي تحتاج إلى إكماله ، فأنت تنظر في التقويم الخاص بك وجدول هذا العمل كموعد من بين مسؤولياتك الأخرى. هذا يجعلك تلقائيًا تحدد أولويات المهمة في سياق وظائفك الأخرى.

متعلق ب: طرق لجعل تقويم Google تقويم سطح مكتب Windows

بالإضافة إلى ذلك ، من المرجح أن تقوم بالمهام الأكثر صعوبة وتعقيدًا لأنها تمت جدولتها بالفعل ، مما يمنع التسويف. كل هذا ممكن بدون قوائم طويلة غير مرتبة لأن التقويم الخاص بك هو مركز عمل للمعلومات يجمعها جميعًا معًا.

تستخدم معظم أماكن العمل بالفعل تطبيق تقويم رقمي مثل Outlook أو تقويم Google. هذا يعني أنه يمكنك اصطحابه معك أثناء التنقل باستخدام رابط الويب أو التطبيق على أي جهاز رقمي تحتاجه.

لا يوجد سوى عدد قليل من القواعد المباشرة للعيش في التقويم الخاص بك والتي من شأنها تحسين إدارتك له ، وهي أقل تعقيدًا بكثير من قواعد قائمة المهام.

حظر الوقت هو صديقك

هذا شيء لا يمكنك الابتعاد عنه ، بغض النظر عن الوسيط الذي تستخدمه لتتبع المهام. يعني حظر الوقت قضاء بعض الوقت في بداية الأسبوع أو اليوم لكتابة أي وظائف تحتاج إلى القيام بها.

إنها مبادرة موفرة للوقت تزيد من مخرجات عملك بشكل كبير. من خلال القيام بذلك ، فأنت تعرف بالفعل ما تحتاج إلى معالجته مسبقًا ، ويمكنك قضاء بقية أسبوع عملك في معالجة مسؤولياتك.

متعلق ب: نصائح لحظر الوقت لتحسين تركيزك

قبل أن تبدأ في عملك ، خذ 15-20 دقيقة لملء التقويم الخاص بك. مع وضع المواعيد النهائية في الاعتبار ، ابحث عن الوقت بين اجتماعاتك ومشاريعك وعمل العميل لتحديد موعد لمهمتك.

إذا كانت إحدى مهامك تتضمن إعداد اجتماع مع زميل ، فقم بإنشاء الاجتماع في التقويم الخاص بك وقم بدعوتهم. تأكد من تضمين رابط اجتماع من تطبيق المؤتمرات الرقمية الذي تستخدمه ، إذا كنت تريد الاجتماع بشكل افتراضي.

استخدم السمات لإدارة المهام الخاصة بك

يساعد الترميز اللوني لتعيينات التقويم إلى فئات بشكل كبير في التمييز بين المهام والاجتماعات وعمل المشروع والواجبات الأخرى. في لمحة سريعة ، ستتمكن من معرفة مكونات أسبوعك والتخطيط وفقًا لذلك.

للقيام بذلك في Outlook ، انقر فوق أي موعد ، وانقر فوق الشريط الموجود على الشريط تصنيف> كل الفئات. يختار جديدواكتب اسم السمة الخاصة بك واختر لونًا ثم انقر فوق نعم.

كرر مع العديد من الموضوعات كما تريد. يمكنك بعد ذلك تعيين فئة لكل موعد تقوم بإنشائه. في تقويم Google ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي موعد واختر أيًا من الألوان المنبثقة.

متعلق ب: أدوات لمزامنة Microsoft Outlook مع تقويم Google

تأكد من تسمية الفئات وفقًا لنوع العمل ، واختر الألوان التي تستجيب لها جيدًا. يمكن أن تكون بعض أمثلة الفئات:

• مشروع العمل
• الإدارة والمهام
• العملاء
• الاجتماعات
• تمرين

شارك التقويم الخاص بك مع الزملاء

بينما يمكنك استخدام تطبيق قائمة المهام مثل Todolist لمشاركة تقدمك مع الموظفين الآخرين ، إذا لم يستخدموا نفس البرنامج ، فلن يتمكنوا من رؤيته بسهولة. هذا هو المكان الذي يتمتع فيه العيش في التقويم الافتراضي لمكتبك بميزة إضافية.

من خلال مشاركة التقويم الخاص بك ، سيتمكن زملاؤك من رؤية تقدمك بمجرد مشاهدته. هذا يمنع صندوق الوارد الخاص بك من الانسداد برسائل البريد الإلكتروني التي تسأل عن تقدمك ، ولن تحتاج حتى إلى وضع علامة عليها. ومع ذلك ، تأكد من إعلامهم بهذه الطريقة التي تعمل بها.

متعلق ب: Outlook مقابل. Gmail: ما هي خدمة البريد الإلكتروني الأفضل؟

لمشاركة تقويم Outlook الخاص بك:

1. على الشريط ، انقر فوق مشاركة التقويم وحدد الشخص الذي ترغب في نشره.
2. انقر يضيف لإدخال عناوين البريد الإلكتروني لفريقك ثم نعم.
3. تحت أذونات ، حدد إما يمكن عرض العناوين والمواقع أو يمكن عرض كافة التفاصيل.
4. انقر تطبيق و نعم.

لمعرفة كيفية إنشاء تقويم مشترك على Google ، يمكنك مشاهدة هذا الفيديو الرسمي من Google Workspace:

كن واقعيًا بشأن جدولتك

على الرغم من أن العيش في التقويم الخاص بك يتجاوز الكثير من مشكلات تحديد أولويات قائمة المهام وإدارة الوقت ، إلا أنك لا تزال بحاجة إلى التحلي بالواقعية والذكية بشأن كيفية جدولة مهامك. لحسن الحظ ، هناك بعض النصائح المجربة والمختبرة لإدارة هذا بفعالية:

• إذا لم يكن لديك الوقت لإكمال مهمة كبيرة ، فقم بجدولتها في عدة مهام أصغر.
• امنح نفسك وقتًا أكثر مما تعتقد أنك ستحتاج إليه.
• تجنب القيام بالمهام قبل الاجتماع مباشرة ؛ امنح نفسك فترة 30 دقيقة بينهما.
• إذا كانت المهمة عاجلة ، فحدد ما إذا كنت تريد إعادة ترتيب أشياء أخرى في التقويم الخاص بك.

من المحتمل أن تنتهي من وظائفك ويكون لديك وقت فراغ ، مما يعني أنك ستلحق برسائل البريد الإلكتروني والأجزاء الصغيرة الأخرى التي تظهر طوال يومك.

متعلق ب: تحسين إدارة الوقت مع ميزة تأخير التسليم في Outlook

عش في التقويم الخاص بك لتحسين الإنتاجية

التقويم الخاص بك هو أداة ملائمة تحتوي بالفعل على جميع الموارد التي تحتاجها لتتبع عملك. يوفر العيش في التقويم الخاص بك نهجًا متكاملًا لإدارة عبء العمل لديك ، كما أنه يحتفظ بكل شيء في مكان واحد.

باستخدام القواعد المذكورة أعلاه ، ستكون في طريقك لتوفير الوقت وتحسين إنتاجيتك وستكون أكثر فاعلية أثناء قيامك بذلك. جربها ، وقد تتساءل عن سبب استخدامك لقائمة المهام في المقام الأول.

كيفية جعل Outlook أقل تشتيتًا باستخدام هذه النصائح السريعة

إذا كنت تعتقد أن Outlook يشتت الانتباه ، فإليك بعض التعديلات البسيطة التي قد تجدها مفيدة.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب