8 حيل في Gmail ستساعدك على إنجاز المزيد

Gmail هي خدمة البريد الإلكتروني التي يختارها الملايين - ولسبب وجيه. إنه آمن وسهل الاستخدام ويوفر الكثير من الأدوات المدمجة لإدارة صندوق الوارد الخاص بك. لسوء الحظ ، لا يزال صندوق الوارد الخاص بك مصدرًا للرهبة ، خاصةً عندما يكون غير منظم وممتلئًا إلى أقصى حد.

هل تقضي الكثير من الوقت في محاولة التعامل مع صندوق الوارد الخاص بك؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقد حان الوقت لفعل شيء حيال ذلك. يمكن أن تساعد هذه الاختراقات الثمانية التي تعزز الإنتاجية في Gmail.

1. استخدم اختصارات لوحة المفاتيح

اختصارات لوحة المفاتيح هي أفضل صديق لمستخدم الكمبيوتر ، خاصة عندما يتعلق الأمر باستنزاف صندوق الوارد الخاص بك. يقدم Gmail مجموعة كبيرة من اختصارات لوحة المفاتيح لكل شيء بدءًا من التنقل السريع إلى تنسيق البريد الإلكتروني. فيما يلي بعض الاختصارات المفضلة لدينا التي يمكنك استخدامها الآن:

• التحول + أنا لوضع علامة "مقروءة"
• ⌘ أو Ctrl + Enter لإرسال بريد إلكتروني
• ⌘ أو Ctrl + K. لإدراج ارتباط
• ج لتأليف
• / للبحث في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك
• د لتأليف في علامة تبويب جديدة
• Shift + Ctrl + B لإضافة مستلمي BCC

2. إنشاء القوالب

تجد نفسك ترسل نفس البريد الإلكتروني مرارا وتكرارا كل يوم؟ يمكنك تسريع هذه العملية عن طريق إنشاء قوالب بريد إلكتروني مخصصة. لتحقيق ذلك ، اتبع الخطوات التالية:

1. يختار مؤلف موسيقى.
2. أدخل النص الذي تريد استخدامه للقالب الخاص بك في حقل البريد الإلكتروني.
3. حدد قائمة النقاط الثلاث ثم القوالب.
4. يختار احفظ المسودة كنموذج وثم حفظ كنموذج جديد.

عندما تكون جاهزًا لاستخدام النموذج الخاص بك ، ما عليك سوى تحديد القوالب وثم إدراج قالب.

3. كتم صوت المحادثات

إذا كنت جزءًا من سلسلة رسائل بريد إلكتروني طويلة لم تعد تخصك ، فيمكنك ببساطة تجاهلها. كتم الصوت يحافظ على الردود المستقبلية على سلسلة الرسائل خارج صندوق الوارد الخاص بك. ولا يزال بإمكانك العثور على بريدك المكتوم داخل "كل البريد".

لتجاهل محادثة ، داخل البريد الإلكتروني الذي ترغب في كتمه ، حدد قائمة النقاط الثلاث ثم حدد صامت. هذا كل شيء.

4. استخدم مجيب الإجازة الخاص بك

إذا كنت متوجهاً إلى خارج المدينة أو كنت بحاجة إلى بعض الوقت بعيدًا عن مكتبك ، فاستخدم المجيب الخاص بالإجازة. عندما يكون المجيب التلقائي قيد التشغيل ، سيتلقى أي شخص يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا ردًا جاهزًا تحدده عن حالتك خارج المكتب. قد يساعد هذا في ردع المرسلين عن إرسال رسائل بريد إلكتروني إضافية تسد صندوق الوارد الخاص بك.

لاستخدام المجيب التلقائي:

1. افتح Gmail وحدد إعدادات > ارىجميع الإعدادات.
2. قم بالتمرير حتى ترى ملف المجيب الإجازة.
3. حدد زر الاختيار بجوار تم تشغيل المجيب أثناء الإجازة.
4. أدخل التواريخ وسطر الموضوع ثم رسالتك. أخيرًا ، حدد احفظ التغييرات.

5. تخصيص تخطيط البريد الوارد الخاص بك

أفضل طريقة للتعامل مع صندوق الوارد الخاص بك هي تخصيص التخطيط الخاص بك. على سبيل المثال ، يمكنك اختيار إدراج رسائلك الإلكترونية المهمة أولاً أو حتى رسائلك الإلكترونية غير المقروءة أولاً. يمنحك هذا مرونة في كيفية ظهور رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. لتغيير التنسيق الخاص بك:

1. اذهب إلى إعدادات.
2. قم بالتمرير حتى ترى نوع البريد الوارد.
3. حدد النوع الذي ترغب في استخدامه.

ال أنواع تخطيطات البريد الوارد هم كالآتي:

• المهم أولا: يفصل بريدك الوارد إلى جزأين: مهم وكل شيء آخر.
• غير مقروءة أولاً: يظهر رسائلك غير المقروءة في الجزء العلوي من صندوق الوارد الخاص بك.
• مميزة بنجمة أولاً: تظهر الرسائل المميزة بنجمة أولاً في بريدك الوارد.
• بريد وارد متعدد: ستتوفر أقسام إضافية داخل بريدك الوارد ، بحيث يمكنك استخدام عوامل تشغيل البحث أو إنشاء تسميات مخصصة.
• البريد الهام: يقسم البريد الوارد إلى أقسام متعددة ، بحيث يمكنك اختيار الأقسام التي تريد عرضها ، بما في ذلك المميزة بنجمة أو المهمة أو غير المقروءة.

6. إنشاء مرشحات البريد الإلكتروني

هل تريد إرسال رسائل بريد إلكتروني معينة تلقائيًا إلى سلة المهملات؟ هل تريد حفظ رسائل البريد الإلكتروني المهمة بتمييزها بنجمة؟ يمكنك القيام بكل هذا وأكثر من خلال إنشاء ملفات مرشحات البريد الإلكتروني. للقيام بذلك، اتبع الخطوات التالية:

1. حدد ملف إعدادات داخل شريط بحث Gmail.
2. املأ المعلومات المدرجة في النافذة. يمنحك Gmail خيار الحصول على معلومات محددة جدًا في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك هنا أو بشكل أساسي. على سبيل المثال ، يمكنك ببساطة تمييز الرسائل التي تحتوي على كلمات معينة بنجمة.
3. عندما تكون سعيدا ، اختر إنشاء عامل تصفية.
4. ثم حدد السلوكيات التي تريد أن يتبعها عامل التصفية. ثم حدد إنشاء عامل تصفية.

7. استخدم التكاملات

من المحتمل أن يكون هناك العديد من التطبيقات الأخرى التي تستخدمها يوميًا للتواصل مع فريقك وإدارة مشاريعك والمزيد. من المحتمل أن تتكامل بعض هذه التطبيقات مع بريد جوجل بطريقة ما. يمكن أن تعزز عمليات التكامل إنتاجيتك عن طريق التخلص من الخطوات الإضافية.

تتضمن بعض عمليات الدمج المتاحة لـ Gmail ما يلي:

• تثاقل: هل تستعمل تثاقل للتواصل مع الفريق؟ إذا كان الأمر كذلك ، فيمكنك أيضًا استخدام Gmail داخل Slack أيضًا. على سبيل المثال ، يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني مباشرة إلى Slack للمناقشة.
• تكبير: يمكنك أيضًا الدمج Gmail مع Zoom لجدولة الاجتماعات بسرعة من داخل رسائل البريد الإلكتروني أو بدء اجتماع على الفور. لا حاجة لفتح نافذة جديدة.
• تريلو: مع ال تكامل Trello، يمكنك إنشاء بطاقات Trello جديدة دون مغادرة صندوق الوارد الخاص بك. هذا يضمن لك عدم تفويت مهمة حرجة أثناء تصفح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

هذه ليست سوى عدد قليل من مئات عمليات الدمج المتاحة. إذا كنت ترغب في أتمتة مهمة ما ، فمن المحتمل أن يساعدك Gmail. الدفع Google Workspace Marketplace لمزيد من التطبيقات.

إذا كان الشريط الجانبي لصندوق بريد Gmail الخاص بك مغمورًا بالمجلدات القديمة والجديدة تمامًا ، فيمكنك التعامل معها عن طريق إخفاء المجلدات التي لم تعد تستخدمها. عند إخفاء المجلدات أو التسميات ، لا يؤدي ذلك إلى حذف المحتوى الموجود بالداخل. بدلاً من ذلك ، يقوم ببساطة بإخفاء المجلدات من العرض.

هذه طريقة رائعة "للتخلص" من المحتوى الذي لم تعد تستخدمه كثيرًا دون إزالته إلى الأبد. لإخفاء المجلدات غير المستخدمة:

1. يختار إعدادات وثم مشاهدة كل الإعدادات.
2. يختار ملصقات من القائمة العلوية.
3. اذهب من خلال واختر إخفاء لجميع المجلدات التي ترغب في إخفاءها عن الأنظار.

هذه مجرد لقطة لما يمكن أن يفعله Gmail

هذه النصائح الثمانية هي مجرد خدش لما يمكنك القيام به لزيادة إنتاجيتك أثناء إدارة البريد الوارد في Gmail.

سواء كان الأمر يتعلق بتخصيص صندوق الوارد الخاص بك ليناسب احتياجاتك أو باستخدام ملحقات Chrome ، فهناك الكثير من النصائح والحيل المتاحة.

6 يجب أن يكون لديك ملحقات كروم لـ Gmail

بالنسبة لأي شخص يقوم بفحص Gmail بانتظام في Chrome ، إليك ستة ملحقات متصفح ضرورية لجعل حياتك أسهل.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب