هل تشعر أحيانًا وكأنك تسبح في بحر من المشاريع ولا تعرف كيف تحدد أولويات عملك؟ يمكنك جعل جميع مشاريعك مرئية وأهدافك طويلة المدى واضحة مع تحديد أولويات المشروع القوالب ، مع الوصول السريع إلى أوصاف المهام ومعالم المشروع والنجاح الحاسم عوامل.
ابدأ كل مشروع بالطريقة الصحيحة باستخدام هذه القوالب الفريدة لاجتماعات انطلاق المشروع ، بالإضافة إلى تعيين الأولويات للأهداف بترتيب الأهمية ، والمزيد.
1. تحديد أولويات الفكرة: مصفوفة أولوية العمل من قبل Someka
تعد مصفوفة أولوية الإجراء ، والمعروفة أيضًا باسم مصفوفة التأثير والجهد ، أداة بسيطة تساعد في محاذاة الفرق حول الأفكار الأكثر أهمية. يعد القالب مثاليًا للشركات الناشئة والشركات الصغيرة والمؤسسات غير الربحية ، حيث يقوم بترتيب الأفكار بسهولة بناءً على اعتبارات مهمة مثل التوظيف والموارد والزخم والتكلفة والجهد العام و تأثير.
القالب منظم في مصفوفة جهد وتأثير / أهمية ، والتي تصنف كل فكرة بناءً على نجاحها واحد من أربعة سيناريوهات (جهد مرتفع - تأثير مرتفع ، جهد منخفض - تأثير مرتفع ، جهد مرتفع - تأثير منخفض ، أو جهد منخفض - منخفض تأثير). سيساعدك إطار العمل هذا على اتخاذ قرارات مستنيرة حول المكان الذي تضع فيه وقتك ومواردك.
تحميل:Someka (مجاني ، متاح كملف Excel)
2. ترتيب الهدف: ورقة عمل أهداف SMART بواسطة Vertex42
ضبط ذكي الأهداف لا تساعدك فقط على تشكيل خططك طويلة المدى ولكنها تتيح لك وضع أفضل أعمالك في أكثر مشاريعك طموحًا. يوفر طريقة فعالة من حيث التكلفة لمساعدتك على تحقيق أهداف وغايات مؤسستك.
أ ذكي يجب أن يشمل الهدف كل ما يلي:
محدد: يجب أن تكون الأهداف محددة جيدًا ومحددة بوضوح.
قابل للقياس: يجب أن تكون هناك طريقة محددة لقياس ما إذا كنت قد أنجزت الأهداف ، من حيث مقاييس النجاح القابلة للقياس الكمي.
قابل للتحقيق: تحتاج إلى التأكد من أن الهدف ليس مستحيلًا.
ذو صلة: يجب أن تكون الأهداف واقعية وذات صلة بأهداف مشروعك.
مقيدة زمنيا: يجب أن تكون الأهداف محددة زمنيًا وأن تتضمن التواريخ المستهدفة للإعداد والانتهاء.
استخدم هذا القالب لإنشاء خطة للوصول إلى أهداف المشروع. هذه طريقة رائعة لتسجيل الأهداف قصيرة وطويلة الأجل ، والمواعيد النهائية ، ومقاييس النجاح ، والمراجع ، أو الموارد المستخدمة ، ونقاط القوة والمهارات المستخدمة لتحقيق أهداف المشروع.
تحميل: فيرتكس 42 (مجاني ، متاح كملف Excel)
3. ترتيب أولويات سير العمل: قالب مصفوفة أيزنهاور بواسطة Someka
من تصوره الرئيس الأمريكي الأسبق دوايت د. أيزنهاور ، تعتبر مصفوفة أيزنهاور طريقة رائعة لتحقيق ذلك تنظيم وتحديد أولويات المشاريع الخاصة بك. مصفوفة أيزنهاور ، المعروفة أيضًا باسم المصفوفة العاجلة / المهمة ، هي أداة تنظم المهام إلى أربع فئات بناءً على الإلحاح والأهمية. الفئات الأربع للمهام هي:
- مهام عاجلة وهامة هي العناصر العاجلة والمهمة على حد سواء والتي يجب معالجتها على الفور ، مثل الأولويات وحالات الطوارئ والمواعيد النهائية.
- ليست عاجلة ، لكنها مهام مهمة هي عناصر مهمة ولكنها ليست ذات أولوية ، مثل كتابة مجلة أو أنشطة التسوق وما إلى ذلك.
- مهام عاجلة ولكنها ليست مهمة هي أنشطة ليست مهمة بالضرورة ولكنها عاجلة مثل المكالمات الهاتفية والرسائل النصية ورسائل البريد الإلكتروني وما إلى ذلك ، والتي ستستجيب لها عندما تسنح لك الفرصة.
- ليست مهمات عاجلة وليست مهمة قم بتضمين المهام التي ليست عاجلة أو مهمة لأنها لن تساعدك في الوصول إلى أهدافك.
يوفر إطارًا لتخطيط تسلسل الأنشطة ، وبالتالي ضمان أنك تعمل على الأشياء الصحيحة في الوقت المناسب. يمكنك تحليل المهام ذات الأولوية ، وتجنب المهام غير الضرورية ، وتقليل الانحرافات ، وكذلك الاستعداد للطوارئ.
تحميل: Someka (مجاني ، متاح كملف Excel)
4. تحديد أولويات الحوادث: مصفوفة أولوية الحوادث بواسطة Smartsheet
الحادث هو حدث تخريبي يؤثر سلبًا على تحقيق أهداف المشروع. يمكن أن تحدث الحوادث في أي وقت ، من انقطاع التيار الكهربائي لفترة طويلة بسبب كارثة طبيعية إلى تعطل المعدات أو البرامج.
استخدام مصفوفة أولوية الحادث هو نهج منظم للتعامل مع الحوادث أثناء التعامل مع العديد من مكونات الحادث. عادة ما تكون هذه أداة لا تقدر بثمن لإدارة طلبات خدمات تكنولوجيا المعلومات.
لكل منظمة أولويات مختلفة للتعافي من المخاطر والكوارث. استخدم القالب لتعيين ألوان الأولوية لكل طلب خدمة ، بناءً على ما إذا كان بتنسيق أساسية أو حرجة أو معتدلة أو ثانوية ، ثم تتبع التقدم من خلال مؤسستك سير العمل.
من خلال نظام سهل الاستخدام لوضع علامات على الحوادث والحقول المنظمة لتخزين المعلومات ذات الصلة - يمكنك التركيز على حلول أسرع مع ضمان رضا عملائك.
تحميل: ورقة ذكية (مجاني ، متاح كقالب Excel)
5. تحديد أولويات المنتج: نموذج RICE (الوصول والتأثير والثقة والجهد) بواسطة الاتصال الداخلي
ال أرز يساعدك النموذج وفريقك على تقييم أولوية المبادرة. تعتبر هذه المنهجية رائعة لتوفير الوضوح حول اتجاه ميزات المنتج ، مما يسمح للفرق باتخاذ قرارات أفضل في وقت مبكر من العملية.
في إطار العمل ، يصل يتم تحديده من خلال النسبة المئوية للعملاء المحتملين الذين سيكونون قادرين على استخدام منتجك ، ويتم قياسها عادةً من حيث "المعاملات الشهرية" أو مقاييس أخرى مماثلة. ستكون الخطوة التالية هي تقييم تأثير من مجموعات الميزات ، التي اتخذها المستخدمون. استنادًا إلى الأفكار التي تجمعها ، ستتمكن من إعطاء الأولوية لأحدها على الآخر. يقودك إلى الاستثمار في ميزات المنتج التي تزيد من معدلات التحويل أو تعزز تجارب العملاء.
ال ثقة المقدر يتيح لك تحديد نظام تسجيل الثقة لتقييم تقديرات فريقك وتحديد نوع من الترتيب الإجماعي. تخبر هذه الأداة الفريق بما هو محتمل ومعقول ، بدلاً من إعطاء وزن أكبر للآراء أو الأفكار غير الملائمة أو غير المحددة بشكل جيد.
عندما يتعلق الأمر ب جهد، من المحتمل أن يستغرق مشروعك شهورًا حتى يكتمل ، لذلك من الضروري وضع تقديرات للوقت والعمل لكل مرحلة من مراحل المشروع ، بما في ذلك التصميم والتطوير والاختبار. يساعدك على تركيز طاقتك لتجنب إضاعة الوقت في الأنشطة منخفضة القيمة التي تؤدي إلى نتائج ليست مثالية أو ببساطة "جيدة بما فيه الكفاية".
تحميل:انتركم (مجاني ، متاح كملف Excel)
6. تحديد أولويات المهام اليومية: قالب قائمة المهام بواسطة Smartsheet
عندما تعمل في عدة مشاريع ، قد يكون من الصعب الحفاظ على تنظيم مهامك على أساس يومي. من خلال سرد المهام المهمة التي تبقيك على المسار الصحيح ، يمكنك إكمال المشاريع بشكل فعال أثناء تنظيم جميع التفويضات المفروضة عليك من قبل رؤسائك وعملائك وزملائك وأصحاب المصلحة الآخرين.
متعلق ب: كيفية تحسين قائمة المهام الخاصة بك لتكون أكثر كفاءة
يساعدك قالب قائمة المهام هذا في إنشاء قائمة أولويات المهام المتضمنة في مشروعك ، وتتبع تواريخ الاستحقاق والمعالم الرئيسية والتسليمات أثناء التنقل. يمكنك دائمًا الرجوع وإضافة المزيد عندما يبدأ المشروع - أو إزالة المهام أو تغييرها إذا كانت بحاجة إلى تعديل. يمكنك أيضًا إنشاء مهام فرعية لاحقًا ، حتى تكون مستعدًا جيدًا إذا كانت بعض مهامك معقدة للغاية.
تحميل:ورقة ذكية (مجاني ، متاح كملف Excel)
تحسين تحديد أولويات المشروع وإدارته
توفر قوالب ترتيب أولويات المشروع وسيلة واضحة ومنهجية لتحديد واختيار المشاريع لتحقيق قدر أكبر من الكفاءة والفعالية. سيقومون بتسريع عملية البحث وتطوير كل مشروع من خلال توفير إطار هيكلي لاستخدامه بأثر فوري.
علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا تجنب مخاطر التحيز ، وتشجيع التعاون ، والتأكد من اختيار المشاريع ذات الأولوية القصوى للموارد المحدودة. يضمن الحفاظ على اتساق هذه القوالب مع جميع المشاريع تحسين الإنتاجية ومعدلات نجاح المشروع والجودة الإجمالية للعمل.
يمكن أن تكون المشاريع الجماعية صعبة ، خاصة عندما لا يقوم أحد الأعضاء بدوره. فيما يلي بعض الطرق لجعل المشاريع الجماعية أقل إيلامًا.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- قوالب المكتب
- ادارة مشروع
- ادارة المهام
شيريل هي منشئ محتوى واستراتيجي مع التركيز على نمط الحياة وتطبيقات الهاتف المحمول والوسائط الرقمية. لقد راجعت المنتجات والتطبيقات التقنية للمحتوى وسهولة الاستخدام وإمكانية الوصول. تعمل عن كثب مع الأفراد والشركات لتصميم حملات تربط العلامات التجارية بالعملاء باستخدام مزيج مناسب من الكلمات والصور.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك