كيف تحدد موعدًا نهائيًا يناسبك بالفعل

يجب أن تكون المواعيد النهائية أكثر تحفيزًا وأقل إجهادًا ، وليس العكس. ما لم يكن الموعد النهائي يمكن أن يجلب لك أفضل النتائج خلال الوقت المحدد ، فلا فائدة منه. لذلك ، عليك توخي الحذر أثناء تحديد موعد نهائي لمشروع في المقام الأول.

استمر في قراءة هذه المقالة لمعرفة كيف يمكنك إنشاء موعد نهائي يمكنك الالتزام به.

1. ضع في اعتبارك أهداف وإرشادات المشروع

إذا كنت ستنشئ موعدًا نهائيًا لمشروع تعمل عليه أنت أو فريقك ، فيجب أن تكون واضحًا من أهداف المشروع. بصرف النظر عن الأهداف العامة ، يجب أن يكون هناك أيضًا بعض الإرشادات المحددة.

ضع في اعتبارك كل هذه الأمور لفهم وقت الانتهاء المقدر مع الالتزام بالقواعد واللوائح. تأكد أيضًا من أن الجميع على دراية بالإرشادات والأهداف الخاصة بكائن تعاوني قبل البدء في المشروع.

2. قسّم المهمة إلى وحدات أو مهام فرعية أصغر

لإنشاء موعد نهائي لمشروع ما ، تحتاج إلى تقسيم ذلك إلى أجزاء متعددة أصغر. تُعرف هذه الأجزاء الأصغر أيضًا باسم المهام والمهام الفرعية. لاحقًا ، أنشئ مواعيد نهائية منفصلة لكل وحدة مهمة صغيرة.

أيضًا ، ضع في اعتبارك تبعيات المهام قبل تعيين الموعد النهائي للمشروع بأكمله. ضع الموعد النهائي للمهام المستقلة مسبقًا والمهام التابعة لاحقًا.

اشرح التبعيات لزملائك في الفريق. وبالتالي ، سيفهمون السبب وراء اختلاف المواعيد النهائية للمهام الفردية.

3. خذ وقتًا كافيًا لتحديد موعد نهائي

تحديد موعد نهائي للمشروع لا يقل أهمية عن المهام الأخرى المتضمنة فيه. ومن ثم ، لا تتسرع في تحديد موعد نهائي. قد يجبرك دون قصد على إنشاء واحدة غير واقعية لا بد أن تفوتها.

خذ دائمًا وقتًا كافيًا عند الانتهاء من تاريخ الاستحقاق. تأكد من عدم تفويت أي نقاط مهمة في الاعتبار عندما تكون على عجلة من أمرك.

4. ضع في اعتبارك الأسباب المحتملة لتأخير المشروع

أصبح تأخير المشروع أمرًا شائعًا هذه الأيام. تمتلك جميع الفرق تقريبًا سجلًا بإرسال المشاريع بعد تاريخ الاستحقاق. إذا حدث نفس الشيء لفريقك أيضًا ، فاكتشف ملف السبب وراء تأخير المشروع.

إذا تسبب موعد نهائي غير واقعي في تأخير المشروع في المرة الأخيرة ، فلديك موعد نهائي أكثر ليبرالية لمشروعك التالي. في حالة وجود أي أسباب أخرى ، حدد موعدًا نهائيًا عندما يكون لديك وقت كافٍ لإصلاح هذه المشكلة إذا حدثت مرة أخرى.

إذا لم تكن لديك خبرة مباشرة في تأخير المشروع ، ففكر في الأسباب المحتملة الشائعة وحدد موعدًا نهائيًا لتجنبها جميعًا.

5. احترس من الأولويات المتضاربة

في هذا العالم التنافسي ، يعمل معظم الناس في مشاريع متعددة في نفس الوقت. هذه الأولويات المتضاربة يمكن أن تجعل مواعيدك النهائية غير قابلة للتحقيق. لتجنب ذلك ، تحقق من عرض النطاق الترددي لكل عضو في الفريق حتى الموعد النهائي لمشروعك.

بعد مراعاة أولويات كل عضو في المشروع ، يمكنك الخروج بموعد نهائي قابل للتطبيق. قد تحتاج إلى إزالة بعض الأعضاء من المشروع وتعيين أشخاص جدد لإنهاء المشروع في غضون الوقت المقدر الذي يوفره العميل.

متعلق ب: أفضل الأساليب للعاملين لحسابهم الخاص لتحديد أولويات المهام مجانًا

6. احصل على رأي من أصحاب المصلحة

يتطلب المشروع الناجح جهدًا تعاونيًا من جميع المعنيين ، بما في ذلك البائعون الخارجيون. ليس من دواعي السرور أن تكتشف في منتصف المشروع أن أحد مواردك الحيوية غير متوفر بسبب الإجازة.

لهذا السبب يجب أن تحصل على آراء من كل أصحاب المصلحة في المشروع حول الموعد النهائي. حدد موعد استحقاق مبدئي واسأل عما إذا كان الموعد النهائي معقولًا مقارنة بعبء العمل والأولويات. قد يكون لديك اجتماعات متعددة مع عميلك أيضًا قبل الانتهاء من الموعد النهائي.

7. تعرف على مستوى التوتر المثالي لديك

عليك أن توافق على أن المقدار المثالي من التوتر يعمل دائمًا كحافز. ومن ثم ، عندما نقول أن المواعيد النهائية يجب ألا تكون مرهقة ، فهذا لا يعني إزالة الإلحاح تمامًا. يجب أن يتضمن كل موعد نهائي تقوم بإنشائه مستوى معتدل من التوتر. سوف يثيرك عقليًا أو يلهمك لإكمال العمل.

يختلف مستوى التوتر المثالي حسب الشخص وصعوبة المهمة. لذلك ، حدد موعدًا نهائيًا مع مراعاة مستوى الإجهاد الصحيح الذي لا يتيح لك إكمال المهمة في الوقت المناسب فحسب ، بل يتيح لك أيضًا تحقيق أفضل ما لديك.

متعلق ب: مهارات الإدارة الذاتية لاكتساب الإنتاجية الشخصية وحياة العمل

8. خصص وقتًا إضافيًا لتغيير النطاق

سواء كنت تعمل لحساب عميل أو في مشروع داخلي لمؤسستك ، يمكن أن تحدث تغييرات النطاق. نظرًا لأنه من غير الممكن توقع زحف النطاق ، فمن الأفضل أن يكون لديك بعض الوقت في متناول اليد أثناء جدولة موعد نهائي.

يمكن للفريق مواجهة تغيير نطاق المشروع في أي مرحلة من التقدم. لذلك ، احتفظ ببعض الوقت لتعديل النطاق أثناء إنشاء تاريخ استحقاق. يمكنك أيضًا أن تشرح للعميل أنك قمت بتعديل بعض الوقت الإضافي لهذا الغرض المحدد.

9. ابق على استعداد لمشكلات اللحظة الأخيرة

لا أحد يريد تفويت الموعد النهائي. ومن ثم ، ضع في اعتبارك كل احتمال يمكن أن يتسبب في تأخير مشروعك ، بما في ذلك مشاكل اللحظة الأخيرة. في بعض الأحيان ، قد ينتظر أعضاء الفريق حتى اليوم الأخير لإنهاء المهمة المعينة.

في اليوم الأخير ، قد تكون هناك حالة طوارئ - فقد يمرض شخص ما أو يواجه مشكلة في اتصال الكمبيوتر أو الإنترنت. لتجنب مثل هذه المشكلات التي يمكن تجنبها ، حدد موعدًا نهائيًا بسيطًا قبل يوم أو يومين من الموعد النهائي الأصلي.

عندما يرسل الجميع أعمالهم قبل الموعد النهائي ، يمكن أن يتم تقديم المشروع في الوقت المناسب. إذا فات أحد الأشخاص الموعد النهائي المرن ، فيمكنك تفويض المهمة لإكمالها في تاريخ الاستحقاق. سيوفر لك ذلك من التأخيرات غير المتوقعة في المشروع.

10. حافظ على الموعد النهائي قابل للتحقيق

بمجرد أن تفكر في جميع العوامل المذكورة أعلاه ، يجب أن تأتي بموعد نهائي قابل للتحقيق. بعد الانتهاء من وضع زملائك في الفريق والحصول على فكرة كاملة عن مدى توفرهم وأولوياتهم ، يجب عليك تحديد تاريخ استحقاق يشعر به الجميع بسهولة.

إذا كان لديك أي شك ، يجب أن تطلب من زملائك توضيح ذلك. يمكن أن تساعدك أدوات إدارة المشروع في تتبع تقدم المشروع وتوافر الموارد إذا كنت بحاجة إلى إعادة الجدولة.

إنهاء المهام قبل الموعد النهائي

يمكن فقط للموعد النهائي القابل للتحقيق التأكد من أنه يمكنك إكمال المهمة في تاريخ الاستحقاق.

تذكر اتباع النصائح الموضحة في هذه المقالة أثناء إنشاء موعد نهائي لجعلها واقعية. يمكنك أيضًا إعادة مشروعك إلى المسار الصحيح في حالة حدوث أي ظروف غير متوقعة.

كيفية الحصول على مشروع مؤجل بسرعة العودة إلى المسار الصحيح

فيما يلي عشر طرق فعالة للحصول على الجدول الزمني المتأخر للمشروع على المسار الصحيح ، مما يسمح لك بإكمال المشروع في الوقت المحدد.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب