أفضل 12 طريقة لتعزيز كفاءة إدارة المشروع

إذا كنت جزءًا من فريق إدارة مشروع ، فلا يوجد حد أعلى للإنتاجية. هناك دائمًا بعض المجال لتحسين كفاءتك.

بينما يمكن أن تساعدك الأدوات المختلفة ، يجب على جميع المشاركين في المشروع اتباع بعض الأساليب لإكمال المهمة بكفاءة. استخدم الممارسات التالية اليوم لتعزيز كفاءتك أثناء العمل في مشروع.

1. مرحلة التخطيط حاسمة

التخطيط هو مفتاح إدارة المشروع. مشروع مخطط بعناية لن يضمن نجاحه فقط. سيؤكد أيضًا أن كل عضو في الفريق يقوم بالمهمة الصحيحة في الوقت المناسب.

خلال هذه المرحلة ، ضع في اعتبارك جميع المتطلبات من جانب العميل لإنشاء أهداف محددة.

ثم تابع لتحديد مهامك وتوزيعها بين زملائك في الفريق. قبل تعيين المهام لأعضاء الفريق ، تحقق مما إذا كانوا مرتاحين لأدوارهم.

متعلق ب: أفضل التطبيقات المجانية لتخطيط المهام

2. التواصل الفعال

فقط عندما يكون التواصل بين أصحاب المصلحة واضحًا ، يمكنك العمل بكفاءة كاملة. تأكد من وجود أعضاء المشروع على نفس الصفحة مع العملاء وزملائهم في الفريق.

بناءً على متطلبات المشروع ، يمكنك الاعتماد على الاتصال المتزامن أو في الوقت الفعلي. سواء كنت تتواصل شفهيًا أو غير لفظي ، يجب أن تكون المراسلات واضحة.

أي سوء فهم يمكن أن يضر بإنتاجيتك ويسبب تأخيرًا في المشروع. يمكنك استخدام تثاقل للتواصل الشفاف والموثق.

3. إنشاء قاعدة المعرفة

حتى لو كان لديك تواصل سلس بين الزملاء ، فإن طلب العديد من زملائك في الفريق نفس المعلومات سيؤدي إلى نتائج عكسية. لجعل عملية مشاركة البيانات سهلة ، يجب عليك إنشاء قاعدة معرفية أو مركز بيانات على تطبيقات مثل بيتريكس 24.

جمع كل البيانات والإرشادات المطلوبة في قاعدة معرفية وإتاحة الوصول إليها لكل عضو في المشروع. يمكنك أيضًا إنشاء مقاطع فيديو تدريبية توضيحية لمساعدة أعضاء المشروع الجدد دون إضاعة الوقت.

4. إدارة وميزنة وقت المشروع

الوقت هو الجوهر الحاسم للمشروع. يمكن أن يؤدي التأخير في المشروع إلى خسارة العملاء ذوي القيمة العالية والعملاء على المدى الطويل. لذلك ، يجب عليك وضع ميزانية مناسبة للوقت في بداية المشروع من أجل ضمان الكفاءة الكاملة للفريق.

استخدم ال في الوقت المناسب التطبيق لتسجيل الوقت الذي تستغرقه لإكمال كل معلم رئيسي ومهمة. إلى جانب تتبع الكفاءة والإنتاجية ، يمكن أن يساعدك التطبيق أيضًا في تقديم الفواتير للعملاء.

5. اجعل ملفات المشروع قابلة للوصول

يتضمن كل مشروع إنشاء ومشاركة مئات المستندات والأوراق. تحتاج بعض المستندات أيضًا إلى عمل تعاوني في الوقت الفعلي. عضو الفريق الذي ينتظر الإذن بالوصول إلى ملف لن يؤدي إلا إلى التأخير وعدم الكفاءة.

يمكنك استخدام أي نظام إدارة محتوى مثل مايكروسوفت شيربوينت يتيح لك التخزين في مستودع مركزي واحد. تأكد من أن النظام يحتوي على ميزات مثل مستويات الأذونات المختلفة والتحكم في الإصدار وإمكانية التدقيق.

6. استعد لإدارة المخاطر

لا يوجد مشروع يخلو من المخاطر المحتملة. يمكن أن تؤدي المشكلات غير المبررة أثناء منتصف المشروع إلى إعاقة الكفاءة. ومن ثم ، فمن الضروري الخضوع لعملية تقييم المخاطر قبل العمل في المشروع.

مع ال تطبيق SWOT، يمكنك تحديد المخاطر وفهم الضرر الذي يمكن أن تسببه. ناقش مع المحال إليهم لإيجاد حل لإدارة المخاطر في حالة حدوثها.

7. توثيق كافة البيانات

يساعدك التوثيق على زيادة مساءلة الفريق وكفاءته. هل حضرت اجتماع Zoom؟ قم بتوزيع مذكرة الاجتماع بشكل مكتوب. هل توصلت إلى قرار شفهيًا؟ قم بتوثيق ذلك في رسالة بريد إلكتروني وأرسلها إلى جميع المعنيين.

يساعدك التوثيق في اكتشاف التحديات التي يواجهها الفريق أثناء المشروع. ستعمل هذه كدليل لمشاريعك المستقبلية أيضًا. يمكنك استخدام ملف أسانا نظام تعليق المهام لتخزين جميع المعلومات المتعلقة بمهمة معينة بشكل منهجي.

8. اختر فريق المشروع بحكمة

قد يكون العديد من الأشخاص جزءًا من مؤسستك ، ولكن عليك أن تقبل أن ليس كل منهم مناسبًا لكل مشروع. تتطلب المشاريع المختلفة مهارات وخبرات مختلفة. هذا هو السبب في أن اختيار الأشخاص المناسبين للمشروع سيساعدهم في بذل أقصى جهد.

إذا قمت بتعيين كاتب مبدع لمشروع كتابة محتوى تقني ، فلن يتمكن من العمل بكفاءة حتى لو أراد ذلك. اختيار الشخص المناسب سيضمن أنه يمكن للمرء الاستفادة من موهبته.

9. مكافأة عضو الفريق المؤدي

إن الوصول إلى مراحل صغيرة في الوقت المناسب يمهد الطريق لإكمال المشروع بأكمله في الوقت المناسب. فقط فريق متحمس ومنتج يمكنه مساعدتك في تحقيق المعالم وأهداف المشروع.

على الرغم من أن كل شخص يحصل على أجر مقابل عمله ، إلا أن المكافآت والتقدير يمكن أن تلهم بالتأكيد الشخص للعمل بشكل أفضل. من خلال مكافأة أعضاء الفريق عند تحقيق معلم رئيسي ، لن يتم تحفيز المتلقي فحسب ، بل سيعمل أعضاء الفريق الآخرون أيضًا بجد لكسب المكافأة في المرة القادمة.

10. كن منفتحًا على الملاحظات والاقتراحات

يمكن أن تساعدك التعليقات البناءة من زملائك في الفريق في تحديد نقاط الضعف التي لا تعرفها. إذا كنت جادًا في تحسين إنتاجيتك ، فعليك أن تكون إيجابيًا بشأن النقد والاقتراحات. ستساعدك التعليقات الواردة من مختلف الأشخاص على تحسين نفسك.

لجمع الملاحظات بشكل سري ، فإن إنشاء نموذج استطلاع مجهول يعد فكرة جيدة. يمكنك عمل استمارة مسح مجانا باستخدام نماذج جوجل وتوزيع ارتباطها بين الزملاء. يمكنهم مشاركة ملاحظاتهم واقتراحاتهم دون الكشف عن هوياتهم.

متعلق ب: Google Forms مقابل. Microsoft Forms: أيهما يجب أن تستخدمه؟

يمكن لأتمتة مهام إدارة المشروع تحسين الكفاءة المتعددة. يمكنك استخدام أي أدوات إدارة مشروع متوفرة في السوق. قبل اختياره ، تأكد من أن التطبيق يمكنه تلبية متطلبات مشروعك.

على سبيل المثال ، إذا كان فريقك يعمل على تطوير البرامج ، فقد ترغب في البحث عن الأدوات التي تدعم إدارة المشاريع رشيقة. في هذه الأيام ، تطلب منك معظم المشاريع أن تكون متاحًا أثناء التنقل. ومن ثم ، يجب أن تحتوي الأدوات التي تختارها للمشروع على نسخة محمولة.

12. تعرف على إنتاجيتك وارتجال

أخيرًا ، يجب عليك تتبع إنتاجيتك باستمرار لمعرفة عيوبك وتحسينها. استخدام أداة قوية لإدارة المهام مثل تريلو سيتيح لك معرفة تقدم المهام الفردية والمشروع العام.

في الوقت نفسه ، يمكن للتطبيقات أن توضح لك كفاءة الأعضاء الفرديين من خلال مقارنة الساعات التي يقضونها لتحقيق هدف ما. يمكن للمرء أيضًا إجراء تقييم ذاتي لمعرفة المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

أكمل مشاريعك بكفاءة

الآن بعد أن عرفت بعضًا من أفضل الطرق لزيادة الكفاءة ، يجب أن يؤدي تنفيذ هذه الأساليب إلى زيادة الإنتاجية. تتطلب مشاريع العصر الحديث أقصى قدر من الكفاءة من أعضاء فريقهم.

من المفيد بناء ثقافة التعلم المستمر لإعداد فريقك لمواجهة تحديات المشاريع المستقبلية. عرّف أعضاء فريقك على قاعدة معرفية داخلية أو تعلم إدارة المشاريع عبر الإنترنت من أجل المنافع المتبادلة.

أفضل 8 دورات في إدارة المشاريع عبر الإنترنت

إذا كنت تتطلع إلى الارتقاء بالمهارات وتعلم شيء جديد ، فإليك أفضل ثماني دورات تدريبية مجانية ومدفوعة الأجر لإدارة المشاريع عبر الإنترنت.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب