كيفية اختيار أداة الإبلاغ المثالية: 8 ميزات للبحث عنها

على الرغم من أن أدوات إعداد التقارير أصبحت جزءًا مهمًا من عملية اتخاذ القرارات التجارية ، فربما لم تستخدم أيًا منها حتى الآن. يمكن لهذه التطبيقات تقديم تقارير حول أي استعلام أو موضوع مفضل.

نظرًا لأن المتطلبات التنظيمية وميزات الأداة يمكن أن تختلف ، فأنت بحاجة إلى اختيار البرنامج بعناية. في هذه المقالة ، يمكنك التعرف على أدوات إعداد التقارير وكيف يمكنك تحديد الأداة المثالية لفريقك أو مؤسستك.

كما يوحي الاسم ، توفر أدوات إعداد التقارير تقارير للمؤسسات من خلال تحليل وتنظيم البيانات الضرورية من مصادر مختلفة. تساعد هذه الأدوات الفرق والمؤسسات على اتخاذ قرارات مدعومة بالبيانات من خلال عرض جميع المعلومات في مكان واحد. نتيجة لذلك ، يمكنك تحديد موقع البيانات الضرورية بسرعة.

باستخدام هذه الأدوات ، لا تحتاج الفرق إلى جمع البيانات يدويًا. بدلاً من ذلك ، يمكنهم استثمار ذلك الوقت في شيء أكثر إنتاجية. اعتمادًا على نوع المؤسسة ، يمكن لأدوات إعداد التقارير إنشاء تقارير مختلفة مثل تقرير المبيعات ، تقرير أداء المهمة، تقرير الميزانية ، تقرير كفاءة الفريق ، إلخ. يمكن للمستخدمين أيضًا تخصيص تقارير الأعمال بناءً على الاستفسارات المحددة لديهم.

غالبًا ما يكون من الصعب اختيار الأداة المناسبة نظرًا لوجود العديد من تطبيقات إعداد التقارير في السوق. فيما يلي أهم الميزات التي يجب أن تتمتع بها أداة إعداد التقارير:

1. عرض مرئي للمعلومات

يجب أن تكون التقارير التي تنشئها أداة إعداد التقارير قادرة على تزويدك برؤى في لمح البصر. يجب أن تحتوي أداة إعداد التقارير على أنواع متعددة لتصور البيانات.

يمكن أن يكون للعملاء والفرق مطالب مختلفة حول كيفية رغبتهم في تصور بياناتهم. وبالتالي ، كلما زاد تنوع التصور الذي توفره أداة إعداد التقارير ، كان ذلك أفضل.

بعض طرق تصور البيانات هي مخططات دائرية ومخططات شرائح ومخططات جدول زمني ومخططات خطية وخرائط بيانات ومخططات مبعثرة ومخططات Venn وما إلى ذلك. عندما يكون لديك مجموعة متنوعة من التصورات المتاحة في أداة إعداد التقارير ، يمكنك اختيار أفضل ما يناسب احتياجاتك ومستوى راحتك.

2. الإبلاغ عن السحب والإفلات

إذا كنت تستخدم أداة لإنشاء تقرير ، فمن المفترض أن تتمكن من إضافة مكونات دون أي صعوبة. أصبحت ميزة السحب والإفلات ضرورية لأي أداة إعداد تقارير متطورة. ستمكّن هذه الميزة أي شخص من تضمين البيانات أو نماذج التصور أو أي عناصر أخرى في لوحة المعلومات.

لن يحتاج زملائك في الفريق حتى إلى أي تدريب على إنشاء التقارير إذا كان بإمكانهم سحب العناصر وإفلاتها في لوحة التحكم. بمجرد احتواء لوحة المعلومات على كل ما تريده ، يصبح ملء تقرير منها أمرًا في غاية السهولة.

3. لوحات معلومات التقارير التفاعلية

لا يوجد بديل عن لوحة تحكم بديهية وتفاعلية لأداة إعداد التقارير. إنه المكان الذي تعرض فيه أدوات التقارير بياناتها. يجب أن يكون تطبيقك تفاعليًا للعثور على البيانات التي تريدها باستخدام خيارات تصفية مختلفة.

في نفس الوقت ، تساعدك هذه الميزة على عرض البيانات من وجهات نظر مختلفة. كما أنه يساعدك في توفير بيانات عمل شفافة ومضغوطة في التقرير ، وهي ضرورية لاتخاذ قرارات مستنيرة.

4. تقارير ثابتة

تشير التقارير الثابتة إلى التقارير التي تتضمن بيانات من نقطة زمنية محددة. يوضح لك هذا التقرير معلومات عن فترة محددة مسبقًا لإرشادك لاتخاذ القرار الصحيح. عند اختيار أداة إعداد التقارير ، يجب أن تتأكد من قدرتها على تقديم تقرير ثابت.

ستحتاج إلى هذا التقرير لمناقشة أداء الموظف لمدة شهر أو التقدم المحرز في المشروع. على الرغم من أن برنامج التقارير الجيد يجب أن يحتوي على ميزة إعداد تقارير ثابتة ، إلا أن هذا لا ينبغي أن يكون العامل الوحيد الذي يجب أن تركز عليه. يجب أن تكون أيضًا قادرة على تقديم تقارير في الوقت الفعلي.

متعلق ب: ما هو الإبلاغ العالمي في أسانا؟ لماذا يجب أن تستفيد منها؟

5. التقارير الحية

أي تقرير تقوم بإنشائه باستخدام أداة إعداد التقارير دون تحديده ليكون تقريرًا ثابتًا يعد تقريرًا في الوقت الفعلي. يقدم لك تقرير الوقت الفعلي أحدث المعلومات الضرورية لاتخاذ قرارات محدثة وذات صلة. يجب أن تكون أداة إعداد التقارير الخاصة بك قادرة على إنشاء تقارير في الوقت الفعلي أيضًا.

تضمن البيانات الدقيقة اتخاذ قرارات عمل حكيمة. لتكون قادرًا على الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي ، سيكون كل عضو في الفريق على نفس الصفحة. إلى جانب مساعدتك في تقييم الإحصائيات والأداء ، يقلل هذا التقرير أيضًا من التأخيرات في سير العمل.

احصل على أداة إعداد التقارير التي يمكن أن تقدم لك تقارير مباشرة حول أي موضوع لتحسين أهداف الفريق ووضع استراتيجيات للمستقبل.

6. دعم التكامل

لا توجد أداة واحدة في العالم يمكنها تلبية جميع متطلبات المنظمة. ومن ثم ، تحتاج مؤسسات الأعمال الحديثة إلى نظام بيئي متصل من تطبيقات متعددة لإكمال جميع المهام بكفاءة. من خلال دمج الأدوات المختلفة ، يمكنك الحفاظ عليها متزامنة.

يجب أن توفر أداة إعداد التقارير أيضًا وسيلة تكامل مع العديد من التطبيقات الأخرى. سيؤدي التكامل إلى جعل جمع البيانات وتحليلها آليًا وخاليًا من المتاعب.

قبل تحديد تطبيق الإبلاغ لفريقك ، تحقق من قائمة التطبيقات المدعومة للتكامل. استخدمها فقط إذا كانت القائمة تحتوي على جميع التطبيقات الرئيسية التي تستخدمها. يجب أن توفر أداة إعداد التقارير الجيدة أيضًا تكامل البريد الإلكتروني وتتيح لك مشاركة التقرير مع الآخرين عبر رسائل البريد الإلكتروني.

7. المرونة في التخصيصات

لا أحد يريد أن يرى التقرير بنفس التنسيق في كل اجتماع. يمكنك دائمًا إضافة لمسة من الإبداع والابتكار إلى تقاريرك عن طريق تخصيصها.

يجب أن توفر لك أداة إعداد التقارير التي تختارها مرونة كاملة لتعديلها. يجب أن تكون قادرًا على تغيير الألوان والجداول والتخطيطات والعناصر الأخرى وفقًا لعلامتك التجارية. أثناء إنشاء تقرير لعميلك ، فإن تخصيصه بناءً على صورة علامتك التجارية سيزيد من قيمتها بالنسبة لهم.

8. قوالب جاهزة للاستخدام

قد يكون إنشاء تقرير من البداية أمرًا صعبًا ، خاصةً عند ضيق الوقت. في مثل هذه الحالات ، يجب أن يكون قالب التقرير في متناول اليد. إذا كانت أداة إعداد التقارير الخاصة بك تحتوي على قوالب مضمنة لأغراض مختلفة ، فيمكنك بسهولة اختيار أحدها والبدء في استخدامه.

قد يستغرق إعداد تقرير الكثير من وقتك وجهدك. يمكنك حفظ كلاهما باستخدام القوالب. كل ما عليك فعله هو تحديد قالب وربطه بمصدر البيانات. ستضع الأداة البيانات في المكان المناسب ، وسيكون تقريرك جاهزًا في وقت قصير.

يعد اختيار أداة الإبلاغ المناسبة لفريقك أمرًا أساسيًا لاتخاذ قرارات سريعة وصحيحة. الآن بعد أن عرفت الميزات التي يجب أن تتوفر في أداة إعداد التقارير ، اختر برنامجك بحكمة.

باستخدام هذه التطبيقات ، يمكنك دائمًا تحليل إنتاجية فريقك وإدارتها. تعد أدوات إعداد التقارير بمثابة المكدس الفني الأساسي لأي مشروع ، سواء كان فريقك يعمل في الموقع أو من أماكن بعيدة.

أفضل 10 نصائح لإدارة فريق بعيد بكفاءة

هل تجد صعوبة في إدارة فريق يعمل عن بعد؟ جرب هذه النصائح الأفضل لإدارة فريق منظم عن بعد.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب