أفضل 12 ميزة لـ Microsoft Access لإدارة قواعد البيانات

يمكن أن تكون إدارة قواعد البيانات متكررة ومحمومة إذا كنت لا تستخدم الأداة الصحيحة. باستخدام Microsoft Access ، يصبح الحفاظ على قاعدة بيانات العلاقة أمرًا سهلاً.

تابع القراءة لمعرفة المزيد حول Microsoft Access وعناصره وميزاته الرئيسية.

ما هو Microsoft Access؟

مدخل البرمجيات المرنة هي أداة إنتاجية قوية تأتي مع مجموعة Microsoft 365. في قاعدة البيانات هذه ، يمكنك تسجيل البيانات وعرضها وتحريرها وتعقبها. يمكنك حتى إنشاء علاقة بين البيانات.

إلى جانب تخزين كمية هائلة من المعلومات ، فإنه يسهل استرجاع البيانات واستخدامها على منصات مختلفة. يدعم Microsoft Access أيضًا التكامل مع الأدوات الأخرى لمزامنة البيانات بدون جهد. بعض مكوناته الرئيسية هي الجداول والنماذج والتقارير والاستعلامات.

1. عرض وراء الكواليس

طريقة عرض Microsoft Access Backstage هي ما تراه عند بدء تشغيل برنامج Access ولكن لا تفتح قاعدة بيانات. باستخدام طريقة عرض Microsoft Access Backstage ، يمكن للمستخدمين تنفيذ العديد من مهام إدارة قواعد البيانات ، بما في ذلك فتح قاعدة بيانات موجودة وإنشاء واحدة جديدة.

تحتوي لوحة القائمة الخاصة به على أوامر يمكنك تطبيقها على ملف قاعدة البيانات. من شريط الملفات الخاص به ، يمكنك الاختيار من بين القوالب الخاصة به لإنشاء ملف جديد.

2. قاعدة البيانات

Microsoft Access هو نظام إدارة قواعد بيانات (DBMS) يتيح لك إنشاء قواعد بيانات كبيرة وإدارتها. تساعدك قاعدة البيانات على الاحتفاظ بالمعلومات بطريقة منظمة.

يأتي ملف قاعدة البيانات الذي تم إنشاؤه في Microsoft Access 2007 أو الإصدارات الأحدث مع امتداد الملف المسمى ACCDB ، بينما تُعرف قواعد البيانات التي تم إنشاؤها في إصدارات Access السابقة باسم MDB.

عادةً ما يتم تخزين كل جداول قاعدة بيانات Access ، جنبًا إلى جنب مع العناصر الأخرى ، مثل النماذج والتقارير ووحدات الماكرو والوحدات النمطية ، في ملف واحد.

3. العلاقات

من خلال إنشاء العلاقات ، يمكنك إنشاء اتصال بين جدولين مختلفين. تتضمن العلاقة حقلي جدولين يحتويان على بيانات مقابلة.

متعلق ب: كيفية إنشاء علاقات بين جداول متعددة باستخدام نموذج البيانات في Excel

على سبيل المثال ، يمكن توصيل حقل معرف الطالب في جدول بيانات الطالب بحقل يحمل نفس الاسم في جدول نتائج الطالب. تساعد العلاقات في منع فقدان البيانات وتحديد نتائج الاستعلام بسرعة.

4. المفاتيح الأساسية

عندما يتعلق الأمر بربط البيانات ودمجها بشكل هادف من جداول متعددة في Microsoft Access ، فأنت بحاجة إلى استخدام حقل المفتاح الأساسي. المفتاح الأساسي لجدول واحد هو المفتاح الخارجي في جدول آخر. يمكن للمرء إضافة حقل المفتاح الأساسي في جداول أخرى للإشارة إلى جدول مصدر المفتاح الأساسي.

5. الجداول

تبدو جداول Access مشابهة لجدول بيانات Excel يحتوي على صفوف وأعمدة. ولكن في Microsoft Access ، يُشار إلى الصفوف والأعمدة بالسجلات والحقول.

علاوة على ذلك ، يقوم بتخزين البيانات بشكل مختلف عن جدول البيانات. يجب عليك إنشاء جدول واحد لتتبع كل نوع من المعلومات. هذه العملية تسمى التطبيع. يساعدك على تجنب التكرار ويجعل قاعدة البيانات مرنة.

6. نماذج

تتيح لك نماذج Microsoft Access عرض بيانات صف واحد وإدخالها وتحريرها في كل مرة. يحتوي النموذج عادةً على أزرار الأوامر وعناصر التحكم لأداء مهام أخرى مثل إرسال البيانات إلى أداة أخرى.

باستخدام النماذج ، يمكنك التحكم في كيفية تفاعل شخص ما مع معلومات قاعدة البيانات. يمكنك العثور على أدوات إنشاء النماذج على يخلق علامة التبويب من قائمة Access Ribbon. هنا يمكنك تصميم النموذج الخاص بك عن طريق تصميم نموذج فارغ. لكن الخيار الأفضل هو الذهاب من خلال معالج النماذج.

7. التقارير

يمكنك استخدام تقارير Access لتنسيق البيانات وتصنيفها وتقديمها. بشكل عام ، يحتوي على إجابات لسؤال معين. قم بتشغيل تقرير في أي وقت للحصول على معلومات قاعدة البيانات المحدثة.

من الممكن أيضًا تنسيق تقرير لتقديم البيانات بأكثر الطرق فعالية. يمكنك تنسيقه لعرضه أو طباعته أو تصديره أو إرساله كمرفق بريد إلكتروني.

متعلق ب: ما هو مايكروسوفت شيربوينت؟ ميزات وفوائد استخدامه

8. استفسارات

تتمثل وظيفة الاستعلام في استرداد البيانات التي تفي بشروط معينة من الجداول. يمكنك أيضًا استخدامه لإجراء بعض العمليات الحسابية المحددة مسبقًا. في تطبيق Access لسطح المكتب ، يمكنك استخدام الاستعلامات لتحديث أو حذف سجلات متعددة في نفس الوقت.

يمكن أن تكون الاستعلامات من نوعين: استعلامات التحديد والاستعلامات الإجرائية. بينما يسمح استعلام التحديد للمستخدمين بعرض البيانات المستردة ونسخها وطباعتها ، يمكن أن يؤدي الاستعلام الإجرائي مهمة باستخدام البيانات.

9. وحدات ماكرو

الماكرو هو أداة تقوم بأتمتة المهام وتضيف وظائف لأجزاء قاعدة البيانات المختلفة ، بما في ذلك النماذج والتقارير وعناصر التحكم. إنه برنامج لأتمتة المهام اليدوية مثل فتح تقرير وتشغيل استعلام ولصق النسخ وتنسيق الجدول في Access ، وهو برنامج تقوم به بانتظام.

على سبيل المثال ، من خلال إرفاق ماكرو بزر أمر ، يمكنك التأكد من تشغيل الماكرو عند النقر فوق هذا الزر.

متعلق ب: كيف تبدأ استخدام وحدات الماكرو في Word

10. الوحدات

الوحدة النمطية هي مجموعة من التصريحات والإجراءات التي تضيف وظائف إلى قاعدة البيانات الخاصة بك. يتم وضع هذه العبارات معًا كوحدة واحدة. يجب عليك استخدام لغة VBA لكتابة الوحدات النمطية.

يمكن أن تكون هناك وحدات فصل دراسي أو وحدات قياسية. ترتبط الوحدات النمطية للفئة بالنماذج والتقارير ، بينما لا يتم إرفاق الوحدات القياسية بأي كائن.

11. أقنعة الإدخال

تشير أقنعة الإدخال إلى التنسيق الصحيح لقيمة الإدخال في أحد الحقول. ومع ذلك ، لا تتوفر هذه الميزة إلا لقواعد بيانات Access لسطح المكتب.

يمكن لأقنعة الإدخال ضمان اتساق القيمة المدخلة ، خاصة في الحقول الحساسة للقيمة مثل أرقام الهواتف وأكواد ZIP. يحتوي على جزء إلزامي وجزءان اختياريان ، يفصل بينهما فاصلة منقوطة.

12. قواعد التحقق من الصحة

يمكنك استخدام هذه القواعد للتحقق من صحة البيانات التي تدخلها في قاعدة البيانات. يمكن أن يساعدك منشئ التعبير في تنسيق القاعدة بدقة. يحتوي Microsoft Access على نوعين من قواعد التحقق من الصحة:

قاعدة التحقق من صحة المجال

إذا قمت بتعيين قاعدة تحقق من الصحة لحقل ما ، فسيمنعك Access من مغادرة هذا الحقل إلا إذا أدخلت قيمة صالحة. افترض أنك أضفت >=#12/01/2021# في ملكية قاعدة التحقق من الصحة من حقل التاريخ. في هذه الحالة ، يتعين عليك إدخال التواريخ فقط في 1 كانون الأول (ديسمبر) 2021 وبعده.

قاعدة التحقق من صحة السجل

يمكنك استخدامه للتحكم في الوقت الذي يمكنك فيه حفظ سجل. تأخذ هذه القاعدة في الاعتبار الحقول الأخرى في نفس الجدول وتقارن قيمها.

مايكروسوفت أكسس لإدارة قاعدة البيانات العلائقية

عندما يتعلق الأمر بإدارة قاعدة بيانات علائقية ، يقدم Microsoft Access حلاً سلسًا لمستخدمي الأعمال. ناقش هذا المقال الميزات الأساسية لـ Microsoft Access ، وقراءتها سيكون لديك فكرة أساسية عن الأداة.

إذا كنت مهتمًا بمعرفة كيفية إنشاء قاعدة بيانات بسيطة باستخدام Microsoft Access ، فراجع المقالة التالية.

كيفية إنشاء قاعدة بيانات في Microsoft Access: دليل خطوة بخطوة

هل تريد إنشاء قاعدة بيانات بسيطة على Microsoft Access لصقل مهارات قاعدة البيانات لديك؟ إليك دليل تفصيلي حول كيفية القيام بذلك.

اقرأ التالي

عن المؤلف