كيفية استخدام طريقة جرد الالتزام لتحسين إدارة المهام

هل شعرت يومًا أن لديك الكثير لتفعله ، وليس لديك وقت كافٍ للقيام بذلك؟ إذا كان الأمر كذلك ، فمن المحتمل أنك من غالبية السكان. سواء كانت مسؤوليات العمل أو المنزل ، هناك دائمًا شيء يحتاج إلى القيام به.

ربما تكون قد جربت جميع أساليب تقنيات الإنتاجية المختلفة لتتغلب على عبء العمل لديك ، ولكنك ما زلت تجد نفسك مقصرًا. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في تحسين إدارة الوقت وإدارة المهام ، فقد يكون مخزون الالتزام هو إجابتك.

كيف يعمل جرد الالتزام؟

يعد Commitment Inventory أداة لإدارة المهام تمكنك من إدارة وقتك بشكل أكثر فاعلية. إنه واضح ومباشر ، على الرغم من أنه يتطلب القليل من التخطيط لجعله يعمل. بشكل أساسي ، تقوم بإنشاء مخزون مصنّف لجميع التزاماتك وتحديد مقدار الوقت الذي يجب تخصيصه لكل جزء.

قد يكون المخزون الذي تقوم به خاصًا بالعمل ، وفي هذه الحالة ستكتب جميع أنواع المهام المختلفة التي تقوم بها كجزء من وظيفتك. يمكن أن يشمل ذلك الإدارة ، والتسويق ، والمشروع أ ، والمشروع ب ، والاجتماعات ، على سبيل المثال.

الفكرة هي حساب مقدار الوقت ، بالنسب المئوية ، التي تستغرقها للقيام بالعمل في كل فئة بمستوى جيد. إذا وجدت أن النسبة المئوية الإجمالية تتجاوز 100٪ ، فستحتاج إلى تحديد ما تريد إزالته من مخزونك.

متعلق ب: أسباب لماذا يجب عليك استخدام الخرائط الذهنية في حياتك اليومية

يوضح لك Commitment Inventory المكان الذي يجب أن يذهب إليه وقتك بالضبط ، ولماذا لا يمكنك إنجاز كل شيء. يساعدك على تنظيف مسؤولياتك ويسمح لك بالتركيز على ما هو ممكن ومهم.

قم بإنشاء قائمة الالتزامات

لتبدأ ، ستحتاج إلى إنشاء قائمة بالالتزامات ، والتي يجب أن تكون فئات المهام التي تقوم بها. يجب أن تكون هذه قائمة شاملة وأن تتضمن كل ما تحتاج إلى القيام به كجزء من وظيفتك. يمكنك إنشاء مخزون منفصل لمسؤوليات الحياة المنزلية أو الجمع بين ذلك وبين عملك.

Trello هو تطبيق ممتاز لإنشاء قائمتك ، حيث يمكنك إنتاج لوحات بقوائم متعددة وعرضها جنبًا إلى جنب. للبدء ، اتبع هذه الخطوات:

1. في Trello ، في الجزء العلوي ، انقر فوق إنشاء> إنشاء لوحة.
2. اسم منتداك وانقر يخلق.
3. انقر على عنوان من قائمتك الأولى ، اكتب "الالتزامات" لإعادة تسميتها ، واضغط على يدخل على لوحة المفاتيح الخاصة بك.
4. انقر إضافة بطاقة لإنشاء فئة جديدة ، على سبيل المثال ، الإدارة.
5. لكل فئة ، يمكنك الكتابة في وصف البطاقة ما هي المهام المدرجة في تلك الفئة.

الآن بعد أن أصبحت لديك قائمة الالتزامات الخاصة بك ، يمكنك البدء في حساب النسبة المئوية للوقت الذي ستحتاجه لكل التزام. لا تكن غاليًا بشأن النسبة المئوية الإجمالية في هذه المرحلة ؛ اكتب فقط بجانب كل التزام مقدار الوقت الذي تحتاجه بشكل معقول للقيام بذلك بشكل جيد.

متعلق ب: نصائح لإدارة لوحات Trello

بمجرد القيام بذلك ، يمكنك جمع النسب والعثور على الإجمالي. هذا هو المكان الذي يجد فيه معظم الناس أن مجموعهم يتجاوز 100٪.

أن تكون واقعيًا بشأن وقتك

ينص قانون النسب المئوية على أن 100٪ من وقتك هو الحد الأقصى الذي يمكنك منحه. إذا كانت التزاماتك تتطلب أكثر من ذلك ، فمن المحتمل أن يكون أداؤك ضعيفًا ، أو أنك لن تنجز الأشياء على الإطلاق.

على هذا النحو ، سيتعين عليك تحديد ما يجب إزالته من مخزونك ، حتى تتمكن من الأداء بشكل جيد وإدارة وقتك بشكل صحيح. قد يكون من الصعب إزالة أشياء من هذه القائمة ، خاصة إذا كان ذلك يعني ترك مشروع أو قول لا للناس. ومع ذلك ، من الضروري أن نكون واقعيين بشأن ما هو ممكن في أي يوم أو أسبوع معين.

قد ترغب في إزالة مهام العمل التي:

• يمكنك التفويض بسهولة.
• هي مسؤوليات إضافية ليس لديك وقت لها ، أي مشاريع محددة.
• ليست ضرورية.

لحذف بطاقات على Trello ، مرر مؤشر الماوس فوق البطاقة ، وانقر فوق تعديل ، وحدد أرشيف. استمر في فعل ذلك حتى تشكل التزاماتك 100٪ من وقتك.

متعلق ب: كيفية الوفاء بالمواعيد النهائية وإنهاء المهام في الوقت المحدد

استخدم مخزون الالتزام الخاص بك لإدارة المهام

بعد اكتمال مخزون الالتزام والاستعداد للانطلاق ، من المهم الالتزام بالحدود الزمنية التي حددتها لكل التزام. يمكن القيام بذلك بسهولة عن طريق تحديد المهام بناءً على كل التزام.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك خصصت 15٪ من وقتك للإدارة ، والذي يتضمن التحقق من رسائل البريد الإلكتروني وكتابة الملاحظات وكتابة محضر الاجتماع. لذلك ، يجب أن يستغرق وقت المسؤول 15٪ فقط من ساعات عملك ، ولا يشمل فترات الراحة.

يمكنك إدارة هذا بسلاسة على Trello باستخدام اللوحة التي قمت بإنشائها بالفعل. يمكنك إنشاء قائمة مهام على لوحة Trello الخاصة بك عن طريق النقر فوق أضف قائمة أخرىلكل مهمة (بطاقة) تضيفها ، يمكنك الاختيار تحرير> تحرير التسميات واختر لونًا يمثل كل التزام من التزاماتك. بهذه الطريقة ، يمكنك تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في كل واحدة.

اذا أنت جدولة المهام في التقويم الخاص بك، يمكنك إدارة ذلك بسهولة عن طريق إعداد الفئات في التقويم الرقمي الخاص بك. في Outlook ، يمكنك القيام بذلك عن طريق تحديد التصنيفات على الشريط وعلى تقويم Google ، ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن فوق الحدث الخاص بك وتحديد لون لتمثيل هذه الفئة. يمنحك القيام بذلك نظرة عامة واضحة على أسبوعك وكيف يتراكم مقابل مخزون التزاماتك.

متعلق ب: أفضل قوالب ترتيب الأولويات المجانية لمشاريعك

بمرور الوقت ، قد تلاحظ أنك بحاجة إلى تعديل النسب المئوية. قد يكون هذا لأنك كنت كريمًا جدًا بوقتك ، أو لأنك لم تكن سخياً بما يكفي. في هذه الحالة ، أعد تقييم مخزونك وقم بإجراء التغييرات حسب الحاجة.

المهام تحت السيطرة

باستخدام جرد الالتزام ، سيكون لديك رؤية أفضل بكثير حول كيفية إدارة عبء العمل الخاص بك. سوف يساعدك على تحديد أولويات مسؤولياتك بشكل فعال. من السهل أن تضغط على نفسك لتفعل كل شيء ، لكن الحقيقة هي أنه لا أحد يستطيع فعل ذلك. بدلًا من محاولة حشر كل شيء ، خذ خطوة للوراء وانظر إلى ما هو أمامك.

ضع حدودًا في مكانها الصحيح خلال أسبوع عملك ، وستكون قادرًا على الأداء بشكل أفضل في المسؤوليات الأكثر أهمية. ليس هذا فقط ، ولكن سيكون لديك دليل عملي على المكان الذي تقضي فيه وقتك ، وستكون قادرًا على إجراء تغييرات عليه كما هو مطلوب.

أسانا vs. الاثنين: اختر أداة إدارة المشروع المثالية

Asana و Monday هما أداتان شائعتان لإدارة المشاريع ، لكن كيف تقارنان؟ اكتشف أيهما أفضل!

اقرأ التالي

عن المؤلف