Getting Things Done (GTD) مقابل. Zen to Done (ZTD): ما هو أفضل إطار إنتاجي؟

في حين أن كل يوم يمكن أن يبدو وكأنه عمل شعوذة ، فمن المهم إبقاء الأمور في نصابها. ومع ذلك ، فإن الانحرافات كثيرة. قد تشعر أحيانًا وكأنك في معركة مستمرة للبقاء مركزًا على الأهداف التي تهمك أكثر. ولكن ماذا لو كان هناك نظام يمكن أن يساعدك في التخلص من الوقت الذي تقضيه في أنشطة أقل أهمية؟

هذا هو المكان الذي تكون فيه أطر العمل الإنتاجية مثل Getting Things Done (GTD) و Zen to Done (ZTD) مفيدة. أنها توفر فهمًا أفضل لسير العمل وتبسيط الاتصال وتقليل الوقت الذي يقضيه في ممارسات العمل غير الفعالة. دعنا نلقي نظرة على كلا النظامين.

ما هو إطار عمل Getting Things (GTD)؟

"Getting Things Done" (GTD) هي تقنية لإدارة الوقت طورها خبير الإنتاجية ديفيد ألين. تنبع الفكرة الأساسية وراء المنهجية من مفهوم أن عقولنا مثل المساحات المزدحمة المليئة بالمهام والمشاريع غير المكتملة التي نحتاج إلى إكمالها.

الهدف من إنهاء الأشياء الجيدة هو مساعدة الناس على ترتيب حياتهم من خلال تحديد المهام بشكل منهجي ، وتقسيمها إلى خطوات قابلة للتنفيذ ، ومراقبة التقدم ، وأخيراً ، إنجازها.

كيفية استخدام إطار عمل GTD

يتكون ورم الأرومة الغاذية الحملي من خمس ممارسات بسيطة للتخلص من الفوضى من دماغك ، حتى تتمكن من التركيز على ما هو مهم. الخطوات الخمس مذكورة أدناه:

يأسر: تتمثل الخطوة الرئيسية الأولى في جمع كافة المهام المعلقة والتقاطها بتنسيق أدوات إدارة المهام الخارجية أو تطبيقات قائمة المهام ، أو ببساطة قم بتدوينها على قطعة من الورق. يمكن أن تكون هذه المهام ذات طبيعة شخصية أو مهنية ، مثل رسائل البريد الإلكتروني أو المواعيد أو النصوص. هذه الخطوة حاسمة لأن وجود الكثير من المهام في عقلك يمكن أن يؤثر على تركيزك وطاقتك.

يوضح: الخطوة التالية هي تقسيم جميع المهام إلى عناصر عمل يمكن إدارتها وقابلة للتطبيق والتي يمكن فك شفرتها بوضوح مطلق. سيساعدك هذا في تحديد العناصر العملية والقابلة للتطبيق ، ويمكنك التخلص من العناصر غير ذات الصلة.

تنظم: الخطوة الثالثة هي تحديد أولويات مهامك وتصنيفها وفقًا لتعقيدها أو سياقها أو مدى إلحاح الإجراء المطلوب. باستخدام هذه التقنية ، يمكنك تحديد ما إذا كانت المهام يجب إجراؤها على الفور ، أو تخزينها بعيدًا لوقت لاحق ، أو تجاهلها تمامًا. معظم مستخدمي GTD استخدام المجلدات وقوائم المهام لإدارة وتنظيم المهام بشكل مناسب.

إعادة النظر: يجب أن تحاول مراجعة وتحليل سير عملك من وقت لآخر. يساعدك على تحديد المهام التي تحتاج إلى اهتمامك. يمكن أن يكون للتحليل المتعمق لسير العمل تأثير كبير على الكفاءة الإجمالية ، ولهذا السبب من المهم عدم تفويت أي شيء عند تحديد إجراءات المهام التالية.

يخطب: الآن بعد أن أصبح كل شيء على ما يرام ، فإن الخطوة الأخيرة هي الانخراط أو البدء في العمل على المهام المحددة بترتيب الأولوية.

مزايا طريقة إنهاء الأشياء

يتضمن النموذج التقاط جميع المعلومات خارجيًا واتخاذ الإجراءات لاحقًا ، إما في وقت محدد أو عند حدوث أي مشغل خارجي. يمكن تلخيص فوائد إنهاء الأشياء على النحو التالي:

تركيز أكبر ، فوضى أقل: يساعدك GTD على الاحتفاظ بسجل لجميع مشاريعك وخططك. يمكنك إنشاء مهام بتواريخ استحقاق ، وربط الملاحظات بأحداث التقويم ، وترتيب المهام بشكل هرمي عن طريق السحب وإفلاتها في المجلدات ، وعرض التذكيرات باستخدام طرق الإعلام المرئية المناسبة أدوات.

الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة: من السهل أن تجد التوازن في حياتك عندما يمكنك تتبع التزاماتك ومهامك بشكل صحيح. نظام تنظيم فعال مثل GTD يحررك من القلق من محاولة إدارة وقتك ومواردك.

متعلق ب: تطبيقات المهام غير المعقدة للتركيز على المهام وإنجاز المهام

إبداع: يساعدك GTD على تنظيم عملك وحياتك بشكل أفضل بحيث يمكنك إيجاد الوقت لمتابعة شغفك وتطوير الأفكار والمهام الإبداعية. بمرور الوقت ، ستلاحظ زيادة الثقة في اتخاذ القرارات ، فضلاً عن تحسين العلاقات الصحية والجودة.

ما هو إطار عمل Zen to Done (ZTD)؟

Zen to Done هو نهج للإنتاجية الشخصية أنشأه Leo Babauta. يتكون Zen to Done من عشر عادات لزيادة الإنتاجية من شأنها تحسين طريقة عملك وتبسيط حياتك. استنادًا إلى مبادئ GTD الأساسية ، يمكن أن يساعدك في إدارة جميع مهامك ومشاريعك الأساسية بكفاءة.

كيفية استخدام إطار ZTD

توصي Zen to Done (ZTD) بدمج عشر عادات ستجلب لك المزيد من الإنتاجية. بينما يشجع النظام الكامل الأشخاص على تكوين عشر عادات ، يركز ZTD البسيط على أربع عادات أساسية فقط. بمجرد إتباعك لهذه العادات الأربع ، يصبح القيام بالعادات الست الأخرى أسهل بكثير. دعنا نلقي نظرة على العادات الأساسية الأربعة لإطار ZTD البسيط:

تجميع: من السهل أن تفقد معلومات مهمة إذا لم تقم بتدوينها في مكان ما ، وفي هذه الحالة قد يضيع كل الوقت الذي تقضيه في جمع تلك الأفكار والأفكار. يمكنك استخدام أدوات مثل المفكرة الورقية أو الملاحظات اللاصقة أو تطبيقات تدوين الملاحظات على هاتفك المتوفرة بسهولة.

إذا كنت جزءًا من فريق ، فمن المنطقي أن يكون لديك أنظمة سير عمل موحدة يمكنها تسجيل المهام والملاحظات وجهات الاتصال والملفات بسلاسة لالتقاط المعلومات واستردادها.

معالجة: يوصى بشدة بالتحقق من البريد الوارد أو قوائم المهام مرة واحدة في اليوم. ابدأ يومك بمراجعة ومعالجة المعلومات. يهدف هذا إلى تشجيع عادة اتخاذ القرار السريع. احذف أي عناصر لا تحتاجها. إذا لم تتمكن من معالجة عنصر ما ، فقم بتفويضه إلى الشخص المناسب. إذا استغرق الأمر دقيقتين أو أقل ، فافعل ذلك على الفور أو دونه ، حتى لا تنساه.

يخطط: التخطيط هو عادة أساسية تساعدك على تحديد أهم مهامك (MITs) لكل يوم ، ثم جدولتها وإكمالها وفقًا لذلك. يمكنك البدء بإعداد قائمة بأهم مهامك (MITs) و "الصخور الكبيرة" أو المشاريع المهمة لليوم والأسبوع ، على التوالي.

إن مهام MIT محددة وموجهة نحو الوقت في صميم قائمة مهامك اليومية. يجب أن تحاول أيضًا تطوير روتين يومي وأسبوعي وشهري يمكن أن يساعدك على تحسين إنتاجيتك الإجمالية.

يفعل: يشجعك هذا على التركيز على مهمة واحدة في وقت معين مع تجنب المشتتات مثل البريد والمكالمات الهاتفية والنص.

مزايا طريقة ZTD

يتم إبراز الفوائد الرئيسية لإطار ZTD أدناه:

سهل الفهم: نظام ZTD سهل الفهم إلى حد ما. يقترح إطار العمل قائمة من عشر عادات لتعزيز الإنتاجية والتي تعتبر مهمة للتنفيذ الناجح لأهدافك.

اختر المهام الرئيسية: ينقسم هذا النظام إلى مكونات بسيطة: أهم مهام اليوم أو MITs ، وهي Big Rocks قائمة المهام التي هي في الأساس مشاريع كبيرة تحتاج إلى العمل عليها ، ومهمة يومية أو أسبوعية نمط.

تخلص من المشتتات: إذا كنت مثل معظم الناس ، فلديك عدد من المشاريع قيد التنفيذ في نفس الوقت. تشجعك ZTD على إغلاق الهواتف ورسائل البريد الإلكتروني والإنترنت و حتى استخدام جهاز توقيت لإكمال المهام. يؤدي هذا إلى التخلص من عوامل التشتيت ، بحيث يمكنك البقاء على المسار الصحيح وإنهاء كل مشروع مع انقطاعات أقل.

الاختلافات الرئيسية بين GTD و ZTD

• يقدم GTD نظامًا شاملاً لإدارة المهام ، في حين أن ZTD هو نهج يدمج GTD مع العادات.
• يركز GTD على إنجاز المهام ، ويركز ZTD على تحقيق الأهداف.
• يمكن أن يكون إنهاء الأشياء (GTD) معقدًا نوعًا ما ، مع الاضطرار إلى تنظيم ومراجعة العديد من المهام عبر عدد من الخطوات. من ناحية أخرى ، يعد Zen to Done إطارًا أكثر سهولة وبساطة يهدف إلى كسر التعقيد العمليات في 1-3 MITs (أهم المهام) والعديد من Big Rocks (المشاريع الكبرى) لليوم أو أسبوع.

GTD و ZTD: مفتاح إدارة الوقت

كيف تتأكد من ترجمة عملك الجاد إلى مخرجات؟ يعود الأمر كله إلى تقنيات إدارة الوقت والإنتاجية مثل GTD و ZTD. يمكن للأفراد والفرق استخدامها لتحسين الإنتاجية الشخصية ، والوفاء بالمواعيد النهائية ، والتعامل مع المشاريع الأكبر بشكل أكثر فعالية.

هناك ما هو أكثر في الإنتاجية من مجرد إدراك وقتك والتأكد من أنك تستخدمه جيدًا. يتعلق الأمر أيضًا بتحديد الأولويات الصحيحة حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من كل يوم. اتبع الأطر أعلاه ، وستكون بداية رائعة.

9 مهام يومية يمكنك أتمتة باستخدام Zapier

فيما يلي بعض المهام اليومية التي يمكنك أتمتتها بدون تشفير في Zapier لتوفير الوقت وتسهيل الحياة.

اقرأ التالي

عن المؤلف