أفضل 10 نصائح لإبراز تقارير مشروعك

في هذه الأيام ، من المستحيل التفكير في مشروع بدون تقرير. في الواقع ، تحتاج بعض المشاريع إلى إنتاج تقارير متعددة خلال دورة حياتها. قد تحتاج مشاريعك وعملائك إلى إنشاء أنواع مختلفة من التقارير ، ولكن يجب أن تكون جميع التقارير موجزة وسهلة الفهم.

في هذه المقالة ، ستتعلم كيفية عمل تقرير فعال لمشروع منتهي أو مستمر.

1. جداول زمنية واضحة وموجزة

يجب أن تحتوي تقارير مشروعك على جداول زمنية. يجب أن تكون موجزة ، ولكن يجب أن تحتوي أيضًا على جميع المعلومات الضرورية حتى يتمكن المستلمون من فهمها بسهولة في لمح البصر.

من الأفضل إنشاء جدول زمني أسبوعي ، وإذا لزم الأمر ، يمكنك جعله كل أسبوعين أو شهريًا. يجب أن تتضمن الجداول الزمنية اسم المورد واسم المهمة والتاريخ ويوم الأسبوع ووقت تسجيل الدخول ووقت تسجيل الخروج وإجمالي ساعات العمل.

بدلاً من إدخال كل بيانات يدويًا في جدول بيانات ، يمكنك ذلك استخدم أي تطبيق جدول زمني مثل Timely. هنا ، يمكنك وضع ساعات العمل وأسماء المهام وما إلى ذلك. ثم تقوم الأداة تلقائيًا بإنشاء تقارير الجدول الزمني.

2. تقرير المصاريف المفصل

لا يعد تقرير المصاريف الكامل ضروريًا للعميل فقط. من المفيد أيضًا لفريقك تتبع الميزانية والتكلفة الفعلية خلال دورة حياة المشروع.

يجب أن يتضمن تقرير المصاريف العنصر أو الخدمة وكميتها وقيمة العنصر والميزانية التقديرية والتكلفة والرصيد. إذا أراد أي عضو في الفريق شراء أي خدمة أو منتج لمشروع ما ، فاطلب منه إرسال تقرير نفقات مماثل.

تأكد من أنهم يشترون هذا العنصر فقط بعد موافقتك وإرسال الفاتورة إليك. وبالتالي ، يمكنك إضافة البيانات إلى تقرير المصاريف النهائي الخاص بك ومنع التكلفة من تجاوز الميزانية.

3. الأوضاع الشاملة للمشروع

أثناء إعداد تقرير عن مشروع ما ، يجب أن ينقل بوضوح حالة المشروع. لا تعني حالة المشروع الوضع الحالي لتقدم العمل. يجب أن تتضمن أيضًا بيانات أخرى مثل الفرق بين الجدول الزمني المخطط والفعلي ، والتباين بين التكلفة المقدرة والفعلية ، والمهام المتبقية ، والموعد النهائي المتأخر (إن وجد) ، والمخاطر والقضايا المحتملة ، و هكذا.

يجب عليك إنشاء تقرير شامل يحتوي على الحالة من جميع الزوايا الممكنة. إعداد التقارير العالمية لأسانا يمكن أن تساعد الميزة في صياغة تقارير حالة المشروع في نطاقات وزوايا مختلفة.

4. توزيع الموارد

أثناء إعداد تقرير حول تخصيص المهام ، تأكد من أنه يساعد الآخرين في التحقق من توفر الموارد وتفويض المهام عند الضرورة. قدم تفصيلاً لعدد الساعات التي سيقضيها كل مورد في كل مهمة في مثل هذه التقارير.

سيساعد المدراء والزملاء في معرفة أي عضو في الفريق مشغول ومن لديه وقت فراغ. يمكنك بسهولة تجميع البيانات واستخدامها في التقرير للتخطيط المستقبلي باستخدام أدوات تخطيط الموارد مثل سيلفرباكيت.

متعلق ب: أفضل الأدوات والنصائح لتفويض المهام بكفاءة

5. تصور استخدام القدرات

من المحتمل أن تقوم بتضمين تقرير استخدام موارد المشروع. يجب عليك فصل الاستخدام القابل للفوترة عن إجمالي استخدام الموارد. وبالتالي ، من الضروري إنشاء أعمدة منفصلة لكل بيانات.

يمكنك أيضًا تضمين اسم الموارد والاستخدام الفردي ، جنبًا إلى جنب مع الاستخدام الجماعي. وبالمثل ، يمكنك أن تأخذ بعض الوقت لمكافأة والتعرف على نجاح الأفضل أداءً من حيث استخدام الموارد.

6. المخاطر المتوقعة والفعلية

تقييم المخاطر هو جزء لا يتجزأ من إدارة المشروع. لذلك ، يجب عليك تصور بيانات تقييم المخاطر بدقة. ربما فكرت في بعض المخاطر أثناء التخطيط للمشروع. ومع ذلك ، مع تقدم المشروع ، يتغير تقييم المخاطر. اذكر جميع المخاطر المتصورة والفعلية عند إنشاء تقرير المشروع الخاص بك.

يجب أن يتكون تقرير المخاطر الخاص بك من نظرة عامة على المخاطر المتوقعة ، متبوعة بأي مخاطر واجهها المشروع حتى تاريخ إعداد التقارير. من الضروري أيضًا أن تذكر أي تغييرات في ملف تعريف المخاطر حددتها أنت أو فريقك أثناء تقدم المشروع.

7. تحليل محفظة المشروع

إذا كنت تدير أكثر من مشروع في أي وقت وتحتاج إلى إعداد تقرير لتحليل محفظتك ، فيجب أن تكون حذرًا. أولاً وقبل كل شيء ، انتقل إلى لوحة التحكم حيث ستدرج جميع أسماء المشاريع بالخط العريض لسهولة التصور.

يجب أن تتضمن لوحة القيادة أيضًا ملخصًا للمشاريع ، مثل المعالم ، والموعد النهائي ، والتقدم الحالي ، والميزانية مقابل الميزانية. التكلفة وتخصيص الموارد. يمكنك أيضًا استخدام الرسوم البيانية المختلفة لتصور البيانات في مكان واحد. يمكنك لاحقًا إنشاء أقسام منفصلة لكل مشروع وتحليلها بشكل فردي.

هناك بعض أدوات قوية لإدارة قوائم المشاريع متوفر في السوق. يمكنك اختيار أي من أفضل الأدوات لإنشاء تقارير احترافية وشاملة.

8. اتفاقية البيانات والتوسيم

يجب أن تحتوي تقارير المشروع الخاص بك على اصطلاح قياسي للبيانات والتسميات. إذا كنت تريد إنشاء تقرير لمؤسستك ، فاتبع العرف التنظيمي. إذا كنت تقوم بإنشاء واحد لعميل ، فقد ترغب في مناقشة كيف يرغبون في الحصول على المعلومات المقدمة في التقرير.

أيضًا ، استخدم تسميات قصيرة ودقيقة في تقريرك حتى يتمكن أي شخص من الفهم دون أي صعوبة. علاوة على ذلك ، حاول اتباع المعايير المحلية للوقت والتاريخ. إذا كنت تعمل لدى منظمة مقرها الولايات المتحدة من المملكة المتحدة ، فسيكون استخدام اتفاقيات التاريخ الأمريكية أمرًا مثاليًا.

9. الرسوم البيانية والرسوم البيانية التفاعلية

بغض النظر عن نوع التقرير الذي توشك على إعداده ، سيجد الجمهور المخططات التفاعلية أكثر فائدة. الصفوف والأعمدة المليئة بالبيانات الرقمية يمكن أن تجعل الناس غير مهتمين. بدلاً من ذلك ، قم بإنشاء مخططات ورسوم بيانية تعرض بيانات إضافية عندما يقوم شخص ما بتمرير مؤشر الماوس فوق الرسم البياني.

هناك العديد من الرسوم البيانية والمخططات التي يمكنك استخدامها في تقاريرك. من بين هذه الرسوم البيانية الدائرية والرسوم البيانية الخطية والرسوم البيانية الشريطية هي الأكثر شيوعًا. اعتمادًا على نوع البيانات ، تحتاج إلى اختيار مخطط أو رسم تخطيطي للتمثيل المرئي السهل.

10. قسم الملاحظات

سيثير كل تقرير مشروع ردود فعل إيجابية أو سلبية. يجب أن تتضمن جميع تقارير المشروع قسمًا حيث يمكن للعملاء أو المديرين تقديم ملاحظاتهم. بعد مراجعة التقارير ، يمكن للجمهور تقديم ملاحظاتهم واقتراحاتهم في هذا القسم.

لذلك ، لا يتعين عليك طلب التعليقات بشكل منفصل. سيُظهر أيضًا أنك على استعداد لمعرفة حدودك وإجراء تحسينات. يمكنك لاحقًا تنفيذ الاقتراحات في سير عمل مشروعك.

ابدأ في إنشاء تقرير المشروع

يعتمد العرض التقديمي الناجح على كيفية إنشاء التقرير للجمهور. أثناء إعداد التقرير ، ضع النقاط المذكورة أعلاه في الاعتبار لإعداد تقارير مشروع فعالة.

قد ترغب أيضًا في استخدام أداة قوية لتصور البيانات لتقديم التقارير بشكل احترافي إلى جانب لمسة من الإبداع.

أفضل 8 ميزات لـ Google Data Studio لتحليل البيانات والتصور

هل تريد إثارة إعجاب جمهورك برؤى بيانات قابلة للتنفيذ وتصورات مقنعة؟ تحقق من ميزات Google Data Studio هذه.

اقرأ التالي

عن المؤلف