تشير تقارير إدارة المشروع إلى النظرة العامة عالية المستوى التي تحتوي على البيانات الهامة المتعلقة بالمشروع بتنسيق سهل الفهم. تركز هذه على جوانب مختلفة من المشروع وتلقي الضوء على الوضع الحالي ، والقضايا الممكنة أو القائمة ، وحلولها.
تعرف على أفضل أنواع تقارير المشروع التي يمكنها توفير رؤى في الوقت الفعلي لفرقك.
1. لوحة معلومات المشروع / الصحة
تتيح لك لوحة معلومات المشروع أو التقرير الصحي معرفة كيفية عمل المشروع وما يمكن للفريق القيام به لتحسين الأداء. عادة ، أنت تقدم هذا التقرير إلى العميل أو أصحاب المصلحة الآخرين. وبالتالي ، يمكنهم تصور المعلومات مثل التقدم والربحية.
كما أنه يساعد في تحديد ما إذا كان المشروع قد خرج عن المسار الصحيح وما يمكنك القيام به لإعادته إلى المسار الصحيح.
يجب أن يحتوي تقرير لوحة معلومات المشروع على الحافظة الشاملة ، بما في ذلك سلامة المشروع (حالة المشروع في باللون الأخضر أو الأصفر أو الأحمر) ، والتقدم البارز لمشروع معين ، وربحية المشروع مقارنة بالميزانية و التكلفة و تقدم المشروع وفقا للجدول الزمني.
2. المهام وحالة المشروع
إذا كنت تعمل في إدارة المشروع ، فهذا هو النوع الأكثر شيوعًا من التقارير التي تحتاج إلى إعدادها. قد تضطر إلى إنتاج هذا التقرير على أساس أسبوعي أو شهري. يهدف إلى إظهار المدى الذي قطعه الفريق للوصول إلى أهداف المشروع.
إذا كنت بحاجة إلى إعداد مثل هذه التقارير بانتظام ، فمن الأفضل أتمتة العملية لتوفير الوقت والجهد. يمكنك استخدام بيانات أداة إدارة المهام لملء التقرير.
يمكنك أيضًا استخدام نموذج قياسي للتقرير. سيساعدك هذا في تخطي جهد إنشاء تقرير حالة في كل مرة من البداية.
3. توافر الموارد والمهارات
تعد تقارير توفر الموارد ضرورية لكل مدير مشروع. باستخدام هذا التقرير ، يمكنك تعيين المهام وتفويضها إلى عضو الفريق المناسب. يظهر أي عضو في الفريق مشغول ومتى.
إذا كنت تخطط لوضع جدول زمني لمشروع جديد أو تبحث عن شخص غير مشغول تفويض المهمة، تحقق من التوفر في هذا التقرير. يمكنك أيضًا تحديد موقع الأعضاء الذين يعملون بكامل طاقتهم والذين قد يحتاجون إلى المساعدة.
وبالتالي ، يمكنك ضمان التوزيع المتساوي للمهام لتحقيق كفاءة أعلى ونتائج أسرع.
4. مخاطر المشروع
كل مشروع يأتي مع عدد معين من المخاطر. لذلك ، يجب أن يحتوي تقرير المخاطر الخاص بك على جميع المخاطر المتصورة والفعلية المتعلقة بالمشروع. قد تحتاج إلى تقديم هذا التقرير مرة واحدة في الشهر.
ومع ذلك ، شجع زملائك في الفريق على تسجيل جميع المخاطر التي يمكنهم التفكير فيها في الوقت الفعلي. ستساعدك في الحصول على جميع البيانات في مكان واحد عندما يتعين عليك إنشاء تقرير.
إلى جانب سرد جميع المخاطر ، قد يتضمن تقريرك فقط المخاطر عالية المستوى بالتفصيل وملخصًا لكيفية التخطيط لإدارة المخاطر منخفضة المستوى. يمكنك تسجيل المخاطر في جدول بيانات ، ولكن من الأفضل الحصول على المساعدة من أداة إدارة المشروع.
5. الميزانية والمصروفات
يجب عليك إنشاء تقرير ميزانية لأغراض مختلفة. يعد تقرير الميزانية الذي تعده في نهاية المشروع لعميلك هو الأكثر شيوعًا. يمكنك أيضًا إنشاء تقرير مصاريف عدة مرات عندما يكون المشروع قيد التنفيذ.
سيساعد الفريق في تحديد ما إذا كانت نفقات المشروع خارج نطاق السيطرة. في مثل هذه الحالات ، يمكنك التحكم في التكلفة على الفور ولا تفاجأ إذا تجاوزت النفقات حدود الميزانية عند انتهاء المشروع.
يجب أن يتضمن تقرير الميزانية والمصروفات الميزانية المقدرة لكل مهمة أو جزء من المشروع والتكلفة الفعلية. تأكد من تسجيل جميع النفقات في الوقت الفعلي لتجنب مواجهة مشكلة في دمج جميع النفقات أثناء إنشاء التقرير.
6. تتبع الوقت
يقوم العديد من العملاء بالدفع وفقًا للوقت الذي يقضونه في المشروع. بالنسبة لهم ، من الضروري إنشاء تقارير زمنية بعد اكتمال المشروع. يوضح التقرير مقدار الوقت الذي استثمره أعضاء الفريق في المهام المتعلقة بالمشروع.
سيوضح هذا التقرير أيضًا إجمالي الوقت المنقضي في كل مهمة ومقدار الوقت الذي استثمره كل عضو في الفريق. بصرف النظر عن هذا ، يمكنك استخدام تتبع الوقت لتحسين أداء فريقك والإنتاجية الفردية.
بعد تحليل الوقت الذي يقضيه زملائك في المهام المختلفة ، يمكنك بسهولة معرفة من يمكنه القيام بالعمل بكفاءة أكبر. في وقت لاحق ، يمكنك تعيين المهام للأشخاص الذين يمكنهم القيام بها بسرعة وكفاءة.
7. البق والقضايا
في حين أنه قد لا يكون من الممكن أن يكون لديك مشروع بدون أي مشكلة أو خطأ ، يمكنك بالتأكيد العمل على تقليل العدد إلى الحد الأدنى.
سيضمن إعداد تقرير مفصل عن الأخطاء والمشكلات التي تم تحديدها أنه يمكنك العثور على حلول سريعة لهذه المشكلات لتسليم المشروع في الوقت المناسب. يجب أن يحتوي تقرير الخطأ أو المشكلة في المشروع على معلومات مهمة مثل رقم المشكلة أو الخطأ وتاريخ التعريف والمشكلة التي أثارها والوصف والأولوية والحل وحالة الخطأ.
التحديثات المنتظمة لهذه التقارير خلال دورة حياة المشروع سوف تقليل الإلهاء ومنع إحباط العميل. كما أنه سيوفر عليك مخاطر تأخير المشروع والعقوبات.
8. تحليل التباين
يعد تقرير التباين طريقة رائعة لمعرفة ما إذا كان المشروع يسير على المسار الصحيح. في هذا التقرير ، تقوم بتحليل ومقارنة الفرق بين التقدير ونتائج مختلف جوانب المشروع. في هذا التقرير ، استخدم مقياسًا قياسيًا لقياس كلا البيانات.
سيساعدك هذا التقرير في تحديد ما إذا كنت متقدمًا على الخطة أو تنفد أو في الموعد المحدد. يمكنك مقارنة ميزانيتك أو مواردك أو نطاقك أو جدولك في التقرير.
ومع ذلك ، عادة ما يختار مديرو المشاريع هذا التقرير لتحليل الميزانية والمصروفات واتجاهات العمل الخاصة بالمشروع. يختلف وقت إنشاء مثل هذه التقارير من مشروع إلى آخر. على الرغم من أن العملاء قد يحتاجون إلى هذا التقرير في نهاية المشروع ، فقد ترغب في إنشائه بشكل دوري خلال دورة حياة المشروع للحصول على رؤى أفضل.
أي تقرير تريد إنشاء بعد ذلك؟
الآن بعد أن عرفت أنواع التقارير التي يمكنك إنشاؤها للمشاريع ، إلى جانب ميزاتها ، يمكنك بسهولة اختيار أي منها بناءً على احتياجاتك. إذا كنت تستخدم تطبيقًا لإعداد التقارير ، فلن يكون إنشاء التقرير أمرًا صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً.
الشيء الجيد هو أن معظم منصات إدارة المشاريع تعمل أيضًا كأدوات لإعداد التقارير.
تعمل أدوات إعداد التقارير على تبسيط عملية إنشاء التقارير للمشاريع المكتملة أو أداء الفريق الداخلي. فيما يلي بعض من أفضلها للاستخدام!
اقرأ التالي
- إنتاجية
- العمل والوظيفة
- ادارة مشروع
- ادارة المهام
- أداة التخطيط
تامال كاتبة مستقلة في MakeUseOf. بعد اكتساب خبرة كبيرة في التكنولوجيا والتمويل والأعمال في وظيفته السابقة في شركة استشارية لتكنولوجيا المعلومات ، تبنى الكتابة كمهنة بدوام كامل منذ 3 سنوات. أثناء عدم كتابته عن الإنتاجية وآخر الأخبار التقنية ، يحب لعب Splinter Cell ومشاهدة فيديو نيتفليكس / برايم بنهم.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
