كيفية تحسين إدارة الوقت باستخدام مبدأ الجفاف

إذا كنت تعمل في مكتب أو من المنزل ، فمن المحتمل أن يكون الكثير من مخرجاتك رقميًا ، وغالبًا ما يأتي هذا مع مهام تستغرق وقتًا طويلاً أو متكررة تقوم بها بشكل يومي.

ربما تكون قد سمعت بمصطلح "العمل بذكاء وليس بجهد أكبر" ، وهذا بالضبط هو المكان الذي يأتي فيه مبدأ الجفاف. يرمز DRY إلى "لا تكرر نفسك" ، وهو يوضح بالضبط كيف يمكنك تحسين إدارة الوقت والإنتاجية.

كيف يعمل مبدأ الجفاف؟

تم ذكر مبدأ DRY في الأصل في The Pragmatic Programmer ، وهو كتاب نُشر عام 1999 ، واستخدمه المبرمجون لتبسيط الكود. الفرضية الرئيسية وراء ذلك هي أنه بدلاً من تكرار نفس مهام سير العمل يدويًا مرارًا وتكرارًا ، يمكنك أتمتة هذه العملية لتوفير الوقت.

على السطح ، قد يبدو هذا واضحًا ، ولكن هناك الكثير من المهام التي يكررها العمال كل يوم. على سبيل المثال ، كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها وتكتبها يوميًا؟ لكل بريد إلكتروني ترسله ، فأنت تقوم بشكل أساسي بإعادة إنشاء نفس الهيكل بصياغة مختلفة قليلاً ، وهذا يستغرق وقتًا طويلاً.

متعلق ب: أفضل أدوات إعداد التقارير لمديري المشاريع

يتطلب منك مبدأ DRY تدوين جميع الإجراءات التي تتخذها في العمل ، واحدة تلو الأخرى. لتلائم هذا المطلب ، يمكنك تضمين المهام التي تندرج تحت الفئات التالية:

• غير مخطط لها ، مثل الرسائل الواردة من العملاء.
• المسؤوليات الشهرية والسنوية ، مثل التقارير السنوية أو واحد لواحد.
• روتين ، أو أشياء تفعلها كل يوم.

مع هذه القائمة ، يمكنك بعد ذلك البدء في معرفة أي منها يعمل مع مبدأ الجفاف. انتبه إلى مدى تكرار كل واحدة و / أو تستغرق وقتًا طويلاً و / أو شاقة ، ولاحظ ذلك. سيكون أفضل المنافسين لديك موضوعات أساسية لمبدأ الجفاف ، ويمكنك البدء في تشغيلهم آليًا بقدر ما تستطيع.

سيكون هناك البعض الذي لا يمكنك أتمتة بالكامل ، وفي هذه الحالات ، يمكنك تبسيط جوانب المسؤولية.

إنشاء قوالب لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

من أبسط الطرق وأفضلها لأتمتة مخرجاتك هي إنشاء قالب. كما ذكرنا ، تعتمد العديد من الإجراءات التي تكملها على الأرجح على نفس البنية المحددة ، على سبيل المثال ، رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى العملاء ، والتقارير الشهرية. يقلل وجود مجموعة من القوالب من التكرار بشكل كبير.

يمكنك أتمتة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بطريقتين مختلفتين. يمكنك استخدام تطبيق مثل TextExpander، والذي يسمح لك بحفظ أقسام من النص في ملف الاختصارات علامة التبويب ، وعندما تذهب لكتابة بريدك الإلكتروني التالي ، ما عليك سوى كتابة الاختصار الذي تريد استخدامه ، وسوف ينتج هذا النص تلقائيًا. وبالمثل ، يمكنك أيضًا استخدام هذا في Slack وخدمات المراسلة الفورية الأخرى.

متعلق ب: كيفية إنشاء نسخة مخفية أو مخفية الوجهة تلقائيًا في Outlook و Gmail

بدلاً من ذلك ، يمكنك أتمتة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك داخل التطبيق. في Outlook 365 ، ما عليك سوى القيام بما يلي:

1. قم بتمييز النص الذي تريد حفظه.
2. اذهب إلى إدراج علامة التبويب وانقر فوق أجزاء سريعة.
3. انقر حفظ التحديد في معرض الأجزاء السريعة.
4. سمها ، ثم انقر فوق موافق.
5. عندما تريد استخدامه ، انتقل إلى إدراج> أجزاء سريعة وحدد الشخص الذي تريد استخدامه.

بالنسبة إلى Gmail ، ستحتاج إلى التأكد من ذلك القوالب تم تمكين. ببساطة اذهب إلى الإعدادات> خيارات متقدمة> القوالب وانقر تمكين> موافق. بعد ذلك ، اتبع الخطوات التالية:

1. في رسالة بريد إلكتروني ، قم بتمييز النص الذي تريده.
2. انقر فوق النقاط الرأسية الثلاث في بريدك الإلكتروني ، وانتقل إلى القوالب وانقر احفظ المسودة كنموذج.
3. ثم ، لاستخدامه ، انقر فوق النقاط الرأسية في رسالة بريد إلكتروني ، وانتقل إلى القوالب وحدد الشخص الذي تريد استخدامه.

قم بإنشاء قوالب لعملك

تمامًا مثل رسائل البريد الإلكتروني ، يمكنك إنشاء قوالب لأي عمل تقريبًا تكمله. سواء كان هذا تقريرًا أو جدول بيانات أو مشروعًا أو أي شيء آخر. الهدف هو استخدام أقل قدر ممكن من التكرار مع كل إجراء ، لذا فإن وجود نموذج يعالج هذا الأمر بسهولة.

لدى Microsoft و Google مجموعة كبيرة من القوالب التي يمكنك الاختيار من بينها ، أو يمكنك إنشاء القوالب الخاصة بك. على الرغم من أن الإعداد الأولي قد يستغرق وقتًا ، إلا أنه سيدفع أكثر من نفسه على المدى الطويل. وبالمثل ، إذا كنت تقدم عروض شرائح بانتظام ، فأنشئ نموذجًا قياسيًا يمكنك الرجوع إليه وتحريره كما هو مطلوب.

متعلق ب: إنشاء فاتورة احترافية من الصفر

تأكد من حفظ جميع القوالب الخاصة بك في موقع محدد بحيث يمكنك الاتصال بها عند الحاجة. إذا وجدت أن أحدهم لا يوفر لك الوقت ، فاستخدم نصًا من العمل السابق لإبلاغ كتابتك.

أتمتة المهام الروتينية الخاصة بك

هناك عدد كبير من المهام التي تقوم بها والتي تكون متكررة بشكل لا يصدق. من جدولة الأحداث ، وكتابة قائمة المهام ، وتدوين الملاحظات ، وحفظ الملفات ، وغير ذلك الكثير. على الرغم من أنها قد تستغرق دقيقتين فقط للقيام بها ، إلا أنها تضيف سريعًا ، وتصرف تركيزك بعيدًا عن عملك.

زابير هو تطبيق رائع لتبسيط تدفقات العمل المتعددة ، حيث يتيح الاتصال بين التطبيقات التي تستخدمها كثيرًا ، ويرسل البيانات لإكمال المهام. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم Gmail و Google Drive ، فيمكنك إعداد سير عمل حيث يتم حفظ مرفقات البريد الإلكتروني تلقائيًا في Google Drive. هذا يقطع الرجل الوسيط ، كما كان.

عندما تنشئ حسابك المجاني ، ما عليك سوى القيام بما يلي:

1. منك لوحة القيادة، انقر قم بإنشاء Zap.
2. بحث لتطبيق تستخدمه ، حيث يتم إجراء حدث ، على سبيل المثال ، Gmail.
3. اختر أ حدث مسبب، على سبيل المثال ، تتلقى بريدًا إلكترونيًا.
4. قم بتوصيل التطبيق.
5. اختر التطبيق الذي تريد إرسال البيانات إليه ، أي Google Drive.
6. اختر النتيجة ، أي يحفظ الملف.

مع إعداد Zap الخاص بك ، ستكون هذه العملية مؤتمتة بالكامل.

لقد غطيت مبدأ الجفاف

مع حدوث كل هذه العمليات في الخلفية ، يتم تحرير وقتك ، لذلك لا داعي للقلق بشأن إكمال أجزاء العمل المتكررة يدويًا. من بين جميع أدوات الإنتاجية ، يجعل DRY Principle عمل إدارة الوقت أكثر فاعلية.

استخدم الوقت الذي لديك الآن لزيادة إنتاجك في المستقبل ، وستجد أنه يمكنك تخصيص الكثير من يومك للأشياء الأكثر أهمية. هناك دائمًا أشياء يمكنك تطبيق مبدأ الجفاف عليها ، لذا ألق نظرة على عبء العمل لديك ، واعرف ما يمكنك أتمتة.

9 مهام يومية يمكنك أتمتة باستخدام Zapier

فيما يلي بعض المهام اليومية التي يمكنك أتمتتها بدون تشفير في Zapier لتوفير الوقت وتسهيل الحياة.

اقرأ التالي

عن المؤلف