كيف تكتب اقتراح مشروع

قد تكون موظفًا ترغب في أن تتصرف الإدارة وفقًا لأفكارك ، أو مالك شركة صغيرة تحاول مساعدة عميلك بطرق معينة ، أو شركة ناشئة ترغب في جمع الأموال من المستثمرين.

شيء واحد يجب عليك القيام به في هذه العملية هو كتابة اقتراح مشروع للحصول على الموافقة لسبب أفضل. هذه هي الطريقة التي تحصل بها على الموارد أو الأدوات أو الميزانية الأساسية لتحويل فكرتك إلى شيء رائع.

لذلك ، دعونا نفهم كيفية كتابة اقتراح مشروع يحبه صانعو القرار ويوافقون عليه.

ما هو الشكل المثالي لمقترح المشروع؟

قبل أن ندخل في التفاصيل الجوهرية لكتابة اقتراح مشروع ، دعنا أولاً نلقي بعض الضوء على تعريفه.

يُطلق على المستند الذي تستخدمه لاقتراح مشروع وشرح هدفه ونتائجه وخطته خطوة بخطوة لتحقيق هذا الهدف اقتراح مشروع.

إليك تنسيق اقتراح المشروع الذي يجب عليك اتباعه أثناء تقديمه إلى السلطات العليا.

1. صفحة الغلاف

أول شيء تحتاجه هو ورقة غلاف لكتابة عنوان مشروعك. يتبعه جدول المحتويات في الصفحة التالية لتسهيل مسح المستند ضوئيًا.

2. ملخص تنفيذي

يجب أن يكون الشيء الثاني في مقترح مشروعك هو الملخص التنفيذي. يجب عليك تضمين أهم النقاط التي قد ترغب الإدارة في معرفتها حول مشروعك. على سبيل المثال:

• المشكلة التي ستحلها.
• الحل المقترح لهذه المشكلة.
• مخطط خطتك.
• نتيجة هذا المشروع.

بعد ذلك ، اختتم كل شيء في خاتمة في نهاية الملخص.

3. وصف المشروع

سيكون هذا هو الجزء الأكبر من مقترح مشروعك ، حيث ستناقش كل شيء.

خلفية: في هذا القسم ، تتحدث عن المشاريع التي أنجزتها في الماضي ، والنتائج التي حققتها ، ولماذا أنت الشخص المناسب أو الفريق المناسب للعمل في هذا المشروع. للتأكيد على وجهة نظرك ، يمكنك إضافة كيف يمكنك ذلك اجعل المشروع ناجحًا بناءً على الدروس التي تعلمتها من المهام السابقة التي عملت عليها.

خطة عمل المشروع: هنا ، يمكنك وصف العملية خطوة بخطوة لكيفية حل المشكلة المعينة التي تعالجها.

متعلق ب: أفضل النصائح لإبراز تقارير مشروعك

متطلبات المشروع: في هذا القسم ، تصف الميزانية أو الموارد أو الأدوات التي ستحتاجها لإكمال المشروع. إذا كان ذلك ممكنًا ، يمكنك أيضًا وصف المكان الذي ستذهب إليه الأموال أو الموارد أو الأدوات التي ستحتاجها للمهمة.

التفويض / مراقبة المشروع: هذا هو المكان الذي تصف فيه من سيكون صناع القرار للمشروع ، وكيف ستراقب منظمتك أو فريقك كل شيء.

4. المرفقات

أخيرًا ، هذا هو المكان المناسب لتضمين المواد الإضافية غير المدرجة في الاقتراح. يمكن أن تكون هذه بيانات مهمة أو تفاصيل أخرى يمكن للإدارة استخدامها لمعرفة المزيد عن مشروعك ومتطلباته.

كيف تكتب اقتراح مشروع جيد

على الرغم من أهمية معرفة كيفية تقديم اقتراح بالتنسيق الصحيح مع المعلومات الصحيحة ، يجب أن يكون مقنعًا أيضًا للموافقة عليه. إذن ، إليك بعض النقاط التي يجب أن تفكر فيها في البدء في اقتراح مشروعك.

• قبل كتابة أي شيء ، تأكد من أنك تعرف جمهورك. اكتشف المصطلحات التي يتردد صداها معها ، ونوع النغمة الذي سيكون أفضل بالنسبة لهم ، ثم اكتب الأشياء وفقًا لذلك.
• ركز على التسليم. تأكد من نقل كل شيء بشكل مقنع بوضوح وبساطة.
• لمنع أي لبس ، تجنب استخدام إبداعك في التنسيق. بدلا من ذلك ، اتبع الطريقة التقليدية. على الرغم من أنه إذا كانت إدارتك قد أعطتك بالفعل تنسيقًا ، فتأكد من اتباع ذلك بدقة.
• أخيرا، تحرير وتصحيح مقترح مشروعك لردع أي أخطاء كتابية أو نحوية.

ما هي الأجزاء السبعة في اقتراح المشروع؟

الآن بعد أن ناقشنا التنسيق الذي يجب عليك اتباعه أثناء كتابة اقتراح مشروعك والطرق المختلفة لجعله مقنعًا. دعنا نفهم الأجزاء التي يجب عليك تضمينها في مقترح مشروعك.

1. مشكلة

في هذا القسم ، تصف المشكلة التي تتناولها أو الغرض من اقتراح مشروعك.

بالرغم من ذلك ، عندما تكتبه ، ضع في اعتبارك أن الأشخاص الذين تتواصل معهم مشغولون. لذا ، تأكد من تقديم كل شيء بوضوح وإيجاز واستنادًا إلى حقائق ثابتة. إذا أمكن ، تجنب إضافة آرائك وزيادة طول القسم.

2. المحلول

في قسم الحل الخاص بك ، بدلاً من توضيح ما هو واضح ، اجعله بارزًا من خلال إخباره بالضبط كيف ستتعامل مع هذه المشكلة ولماذا ستنجح.

لجعلها أكثر تأثيرًا ، ركز على وجهة نظر صناع القرار (أو قرائك). عصف ذهنيًا بما يجب أن يفكروا فيه أثناء قراءته ، أو ما قد يرغبون في معرفته بعد ذلك ، أو السؤال الذي قد يطرحونه بعد قراءة هذه التفاصيل أو تلك النقطة. يمكنك بعد ذلك كتابتها بشكل أكبر بناءً على ما تعلمته.

بالإضافة إلى ذلك ، قم بدعم كل شيء بالحقائق والأبحاث.

3. أهداف

عندما تعالج مشكلة أو تتطلع إلى تحقيق نتائج معينة ، فإنك تضمن النجاح من خلال تحديد الأهداف. وهذا ما ستفعله في هذا القسم — حدد أهدافًا ذكية (محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية وفي الوقت المناسب).

تذكر أن أهدافك يجب أن تؤكد على جودة اقتراحك. بعد كل شيء ، إنها وسيلة لإقناع إدارتك بأن هذا ممكن ويمكن أن يحل المشكلة التي تعالجها.

4. الإنجازات

النواتج هي معايير النجاح ، والتي تصف للإدارة ما الذي سينجزه هذا المشروع وكيف سيكون ناجحًا. تأكد من جعل هذه الأمور في الوقت المناسب أيضًا ، تمامًا مثل أهدافك. على سبيل المثال ، زيادة المبيعات بنسبة X٪ في موسم العطلات هذا.

5. الخطة والاستراتيجيات

بعد ذلك ، تصف النهج الذي ستتخذه لتحقيق الأهداف وتحقيق تلك النتائج. قم بتضمين عملية خطوة بخطوة وناقش الإستراتيجيات التي ستطبقها هنا بالتفصيل.

بالإضافة إلى ذلك ، وضح لماذا سيكون هذا النهج مناسبًا وفعالًا.

6. ميزانية المشروع

صف تكلفة المشروع بأكمله. ما مقدار التمويل الذي ستحتاجه ، وما الموارد والأدوات التي ستحتاجها؟ تأكد من مناقشة كل التفاصيل.

7. استنتاج

أخيرًا ، اختتم كل شيء — المشكلة والحل وأفكارك وفوائد المشروع وكل شيء آخر في هذا القسم. تأكد من التأكيد على الحقائق للحصول على الموافقة على اقتراح مشروعك.

ما هي الأنواع المختلفة لمقترحات المشروع؟

مطلوب رسميًا

عندما يقدم عميلك طلبًا كتابيًا أو رسميًا لمشروع ما ، فأنت تقدم اقتراحًا تم طلبه رسميًا. هذا الاقتراح هو الأسهل في الكتابة ، لأنك تعرف بالضبط ما الذي يبحث عنه العميل المحتمل في المشروع ، وما الذي يجب تضمينه ، والشكل الذي يجب اتباعه.

طلبت بشكل غير رسمي

يعتبر اقتراح المشروع هذا صعبًا نسبيًا ، على عكس الاقتراح السابق ، فإن الطلب المقدم هنا شفهي أو غير رسمي بالضرورة. ليس لديك أي تحديد لما يجب تقديمه ، لذلك قد تحتاج إلى إجراء بعض الأبحاث.

الغير مرغوب فيها

مقترحات المشاريع هذه هي الأصعب في الكتابة. إنهم مثل الرمية الباردة. تقوم بإرسالها عندما تجد عميلاً قد يحتاج إلى حل بعض المشاكل.

إذا كنت تعمل على هذا النوع من مقترحات المشاريع ، فلديك الكثير من البحث والإقناع للقيام به.

استمرار

تتم كتابة مقترحات المشاريع المستمرة كتحديث للمشروع المعتمد بالفعل. هنا تذكر الخطوات والميزانية وكل المتطلبات وتطلب منهم الموافقة على استمرار الخطة.

إذا كان عميلك بحاجة إلى أي تغييرات كبيرة في المشروع ، فهذا هو الوقت الذي سيقدم فيه هذا الطلب.

تكميلي

إذا كنت تعمل في مشروع ، ووجدت أنك قد تحتاج إلى موارد أكثر مما قدرت ، فاكتب وتقدم اقتراح مشروع تكميلي. يتضمن طلب الموارد المضافة ، موضحًا بالضبط سبب حاجتك إليها والمدة التي ستستغرقها لإكمال المشروع.

التجديد

إذا كنت قد أكملت بعض المشاريع بنجاح لأحد العملاء ، وتريد الآن المزيد من الدعم لمتابعتها ، فأنت تكتب اقتراح مشروع للتجديد.

جعل اقتراح المشروع أسهل

قد تبدو كتابة مقترح مشروع مهمة مخيفة ، ولكن إذا كانت لديك المعلومات الصحيحة ، فسيكون من الأسهل البدء بها.

والآن بعد أن عرفت كيفية كتابة اقتراح بالتنسيق الصحيح ، والإدراج ، والجودة للحصول على الموافقة ، فقد تم تعيين كل شيء! انطلق واكتب اقتراح مشروعك الأول.

أفضل 8 أنواع من تقارير إدارة المشاريع يجب أن تعرفها

سواء كنت مدير مشروع أو جزءًا من فريق إدارة المشروع ، فأنت بحاجة إلى معرفة أنواع التقارير الأكثر شيوعًا. هنا البعض منهم!

اقرأ التالي

عن المؤلف