مرحبًا بكم في العصر الرقمي ، حيث الإنترنت جزء لا يتجزأ من العمل. يمكنك العمل وكسب لقمة العيش باستخدام جهاز الكمبيوتر والهاتف الذكي والاتصال بالإنترنت.
يمنحك جهازك المتصل مساحة عمل رقمية ، تعادل بيئة العمل المادية. يعد البحث عن ملفاتك في كل مكان مضيعة للوقت ويبطئ إنتاجيتك. يؤدي الحفاظ على تنظيم مساحة العمل إلى تحسين سير عملك.
في هذه المقالة ، ستتعلم كيفية الاستفادة من مساحة رقمية منظمة لتحقيق كفاءة أعلى.
ما هو الفضاء الرقمي؟
المساحة الرقمية هي ببساطة مساحة على الإنترنت مستخدمة للعمل. يشير أيضًا إلى أي شيء يتم عرضه على شاشة الكمبيوتر أو الهاتف أو أي جهاز رقمي آخر. حتى مواقع الويب والأفلام والصور وما إلى ذلك ، تشكل المساحة الرقمية.
لنجعلها أقرب إلى المنزل. أنت تقرأ هذا المقال في مساحة رقمية. وهذا لأنه على جهاز رقمي.
فوائد إدارة مساحتك الرقمية
الفضاء الرقمي جزء من حياتنا الشخصية والمهنية. في بعض الأحيان ، لدينا العديد من الملفات والرسائل في جميع أنحاء أجهزتنا ، ويكون التعامل معها أمرًا مربكًا.
يمكنك تجربة ضغوط الكمبيوتر والتخلي عن عملك عندما يكون من الصعب التعامل مع المعلومات التي تظهر على شاشتك. على المدى الطويل ، فإنه يؤثر على إنتاجيتك.
دعنا نلقي نظرة على بعض مزايا إدارة مساحتك الرقمية.
1. تحسين الكفاءة والإنتاجية
تسهل مشاركة المستندات عبر الإنترنت العمل الجماعي والتعاون ، بغض النظر عن المواقع المادية للمشاركين. ولكن يصبح الأمر عكسيًا عندما تملأ شاشة الكمبيوتر بهذه الملفات.
إدارة مساحتك الرقمية لا تقدر بثمن إذا كنت كذلك العمل من مكتب عمل منزلي لأنك أكثر عرضة للإرهاق. تعمل سهولة العثور على أي معلومات تحتاجها في مساحة رقمية منظمة على تعزيز كفاءتك وإنتاجيتك. إنه مثل القيادة على طريق مجاني بدون سيارات أخرى لإعاقة حركتك. ستصل إلى وجهتك بشكل أسرع.
هناك أدوات مجانية يمكنك استخدامها لتنظيم مساحتك الرقمية. تساعدك أدوات مثل محرر مستندات Google وجداول بيانات Google و Google Drive على تخزين مستنداتك في السحابة. يمكنك الوصول إليها متى احتجت إليها بدلاً من وضعها على شاشة جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
2. وقت الفراغ
يمكن الاستفادة بشكل أفضل من الوقت الذي تقضيه في التدافع عبر المساحة المزدحمة لشاشة الكمبيوتر.
اجعل حياتك أسهل باستخدام الأدوات الرقمية المناسبة لإدارة مساحتك الرقمية. بعض هذه الأدوات مؤتمتة ، وتتطلب القليل من الإشراف أو لا تتطلب أي إشراف بمجرد تعيينها. على سبيل المثال ، يمكنك جدولة منشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي وجعلها تعمل تلقائيًا.
تمنحك مثل هذه المبادرات مزيدًا من الوقت للقيام بأشياء أخرى. إلى جانب وجود المزيد من الوقت للعمل ، لديك أيضًا وقتًا كافيًا للتواصل مع الأصدقاء والعائلة.
3. حافظ على التركيز
كثير من الناس لديهم الكثير من العناصر في مساحتهم الرقمية لأنهم يريدون القيام بمهام متعددة. إنهم يعتقدون أن تعدد المهام يجعلهم أكثر إنتاجية ، ولكن العكس هو الصحيح.
يؤدي تعدد المهام إلى إبطاء إنتاجيتك. قد يبدو أنك تقوم بالمزيد ، ولكن بالمعنى الحقيقي ، فإنك تقوم بعمل أقل.
يتطلب تنظيم مساحتك الرقمية أن يكون لديك فقط الملفات أو صفحات الويب التي تعمل عليها في الوقت الحالي. أنت تركز عليهم حتى تكمل المهمة التي بين يديك قبل الانتقال إلى المرحلة التالية.
أفضل 5 نصائح لإدارة مساحتك الرقمية
هناك ميل لك للتوتر من الفضاء الرقمي المزدحم. تفقد الدافع في منتصف الطريق إلى الوظيفة. ربما تعتقد أنك كسول ، لكن قد لا يكون هذا هو الحال. لا يعمل الدماغ البشري بشكل جيد في البيئات غير المنظمة.
إذا كنت حريصًا على إدارة مساحتك الرقمية ، فستكون النصائح التالية مفيدة.
1. إنشاء مجلدات مختلفة لأغراض مختلفة
أثناء تصفحك عبر الإنترنت ، قد تصادف عدة مواد مفيدة في عملك. كلما قمت بتنزيل هذه العناصر ، زاد تناثر جهازك.
هناك طريقة جيدة للحفاظ على نظافة مساحتك الرقمية وهي إنشاء مجلدات لحفظ محتوى مشابه. بدلاً من تناثر العناصر الفردية في كل مكان ، لديك فقط عدد قليل من المجلدات. كما أنه يوفر عليك ضغط إجراء بحث عام على جهازك للعثور على عنصر واحد. عندما تحتاج إلى شيء ما ، فأنت تعرف من أين تحصل عليه.
2. استفد من خيار المفضلة
يساعدك خيار "المفضلة" في العثور على التطبيقات أو المجلدات أو الملفات التي تستخدمها أكثر على جهازك.
تستخدم بعض محركات البحث أيضًا هذا الخيار لتظهر لك مواقع الويب التي تزورها كثيرًا. بدلاً من كتابتها كلها ، ما عليك سوى النقر عليها في صفحتك الرئيسية.
3. احذف المحتوى الذي لم تعد بحاجة إليه
ليس من المنطقي أن يكون لديك صور أو أفلام أو ملفات أو تطبيقات لم تعد بحاجة إليها على جهازك. إنه مشابه لتنظيف مكتبك أو منزلك. تتخلص من الأشياء القديمة والتالفة.
من خلال القيام بذلك ، فإنك تفسح المجال لأشياء جديدة دون إحداث فوضى. إذا كنت تصر على وجود كل من العناصر القديمة والجديدة على جهازك ، فلن يكون لديك مساحة للتنفس.
4. قم بعمل نسخة احتياطية من بياناتك
تستلزم إدارة مساحتك الرقمية التخلص من الملفات أو المستندات غير ذات الصلة. في ضوء ذلك ، قد تقرر تنسيق أو حذف الملفات الموجودة على جهازك في أي وقت. أنت تخاطر بفقدان المعلومات المهمة إذا لم تقم بنسخها احتياطيًا بالفعل.
النسخ الاحتياطي لبياناتك مفيد أيضًا إذا فقدت جهازك. تصبح أكثر قيمة مع النسخ الاحتياطي السحابي ، حيث يمكنك الوصول إلى ملفاتك عن بُعد في أي وقت.
5. حافظ على نظافة صندوق الوارد الخاص بك
مع وصول العديد من الرسائل إلى صندوق الوارد الخاص بك ، فمن السهل أن تصبح مزدحمة. اقرأ الرسائل المهمة واحذفها إذا لم تعد مفيدة لاستيعاب الرسائل الجديدة.
جعلت خدمة Gmail إدارة البريد الوارد أسهل لمستخدميها من خلال التحديثات الأخيرة. يمكنك كتم صوت الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني أو إيقافها مؤقتًا لتجنب تشتيت الانتباه.
البريد الوارد النظيف يحسن معدل استجابتك. يساعدك على رؤية فئات الرسائل المختلفة بوضوح. يمكنك قراءة الرسائل غير المقروءة والرد على الرسائل التي لم ترد عليها.
اعمل بسهولة في مساحة رقمية منظمة
تقضي وقتًا في مساحتك الرقمية أكثر مما تدركه. تمر بضع ساعات ، وما زلت تقوم بنفس المهمة. تساهم الفوضى في مساحتك في إطالة الوقت. الثواني التي يتم قضاؤها في التنقل بين المجلدات والملفات وعلامات التبويب تبلغ وقتًا طويلاً عند دمجها.
ليس عليك أن تنظر بعيدًا لترى فوائد إدارة مساحتك الرقمية بفعالية. جربه بنفسك. حافظ على نظافة مساحتك الرقمية أثناء عملك على جهازك ، وسترى الفرق. لن تعمل فقط بشكل أسرع ، ولكن ستكون أيضًا أكثر راحة.
يمكن لسطح المكتب المزدحم أن يقول الكثير عن شخصيتك. اكتشف نوع الشخص الذي أنت عليه وما إذا كان ذلك مفيدًا لك!
اقرأ التالي
- إنتاجية
- مساحة العمل
- تنظيم
- نصائح حول الإنتاجية
كريس أودوجو ملتزم بنقل المعرفة من خلال كتاباته. كاتب شغوف ، وهو منفتح على التعاون والتواصل وفرص العمل الأخرى. وهو حاصل على درجة الماجستير في الاتصال الجماهيري (تخصص العلاقات العامة والإعلان) ودرجة البكالوريوس في الاتصال الجماهيري.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك