أسانا هي أداة إدارة مشروع لتعزيز الإنتاجية. تجعله أدواته وميزاته العديدة خيارًا شائعًا لكل من الأفراد الذين يتطلعون إلى تنظيم عملهم أو للفرق الكبيرة والصغيرة.
هل تتطلع إلى تحسين مهاراتك في Asana؟ هل تريد بعض النصائح لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من المنصة؟ لقد حصلت على تغطيتها.
أدناه ، ستجد بعضًا من قرصنة Asana المفضلة لدينا. بالإضافة إلى ذلك ، فهي مثالية لأي مستوى مهارة وهي مفتوحة لأي شخص يستخدم Asana بغض النظر عن خطة التسعير الخاصة بك.
1. قم بإعداد المهام المتكررة
هل هناك مهام تجد نفسك تنشئها كل يوم أو أسبوع مرارًا وتكرارًا؟ على سبيل المثال ، ربما تقوم بإنشاء مهام للتحقق من بريدك الإلكتروني أو مراجعة المشاريع الأسبوعية.
يمكن إعداد هذه المهام على أنها متكررة بالداخل أسانا. بالإضافة إلى أنه سريع وسهل القيام به ببضع نقرات. أولاً ، قم بإنشاء مهمة جديدة ثم اتبع الخطوات التالية:
- يختار لا تاريخ استحقاق لتغيير تاريخ الاستحقاق لمهمتك.
- في الجزء السفلي من النافذة المنبثقة الصغيرة ، سترى أسهم دوامة أو اضبط للتكرار. حدده.
- اختر الوقت الذي يجب أن تتكرر فيه مهمتك ، بالإضافة إلى أيام مهمتك المتكررة.
2. تشغيل "الرجاء عدم الإزعاج"
إذا كنت في إجازة أو ترغب فقط في ذلك ركز على عملك، يمكنك تشغيل وضع "الرجاء عدم الإزعاج" بسرعة. لنفعل ذلك:
- حدد صورة ملف التعريف الخاص بك لفتح الإعدادات الخاصة بك.
- ثم حدد إشعارات.
- يختار وقفة الإخطارات ثم إلى متى ترغب في التوقف مؤقتًا للتشغيل لا تقاطع.
إذا كنت لا تريد أن تضطر إلى تشغيل هذا في كل مرة تريد فيها إيقاف الإشعارات ، فيمكنك أيضًا إنشاء جدول زمني. ببساطة حدد المربع المجاور لـ لا تخطرني من ثم حدد أوقاتك.
3. استخدم اختصارات لوحة المفاتيح
تمامًا مثل أي أداة إنتاجية قوية ، تقدم Asana مجموعة واسعة من اختصارات لوحة المفاتيح يمكنك استخدامها لتبسيط أي مهمة. تتضمن بعض الاختصارات المفضلة لدينا ما يلي:
- علامة التبويب BKSP لحذف المهام المحددة
- علامة التبويب- H للعودة إلى الشاشة الرئيسية
- علامة التبويب- M لتخصيص مهمة لنفسك
- علامة التبويب- P للإضافة إلى المشروع
- فاتورة غير مدفوعة-/ للبحث عن مشروع أو علامة أو شخص أو مهمة
- أنا أرشفة أثناء وجودك داخل صندوق الوارد الخاص بك
- علامة التبويب- N لإنشاء قسم جديد
4. إنشاء المهام من البريد الإلكتروني الخاص بك
يمكن أن يكون صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك مصدر إحباط. أضف الحاجة إلى إنشاء مهام Asana جديدة للمشاريع الجديدة القادمة إلى صندوق الوارد الخاص بك ، وقد ترغب فقط في رفع يديك والابتعاد.
لحسن الحظ ، يمكنك إنشاء مهام جديدة من رسائل البريد الإلكتروني بسهولة داخل Asana.
يمكنك إرسال مهمة إلى "المهام الخاصة بي" عن طريق إرسال بريد إلكتروني إلى [email protected]. سيقوم Asana بإنشاء مهمة جديدة في مساحة العمل المرتبطة بعنوان بريدك الإلكتروني.
تُظهر هذه الصورة العناصر التي يمكنك إضافتها إلى بريدك الإلكتروني لتخصيص مهام Asana بشكل أكبر. فقط املأ حسب الحاجة ثم أرسل.
5. Star Projects للوصول السريع
إذا كان لديك الكثير من المشاريع في Asana الخاص بك ، فقد يكون من الصعب محاولة تحديد موقع تلك التي تستخدمها في أغلب الأحيان. وحتى بضع ثوانٍ من البحث والتمرير يمكن أن تقطع من عملك كل يوم.
يمكنك بسهولة تمييز المشاريع داخل Asana لحفظها للوصول إليها بسهولة. لنفعل ذلك:
- ابحث عن المشروع الذي ترغب في إضافته إلى مفضلاتك داخل شريط القائمة على يسار الشاشة.
- حدد قائمة النقاط الثلاث ثم حدد اضافة الى المفضلة.
- الآن ، سترى مشروعك مدرجًا ضمن المفضلة باتجاه أعلى شريط القائمة.
أو ، إذا كنت داخل المشروع ، يمكنك تمييزه بسرعة عن طريق تحديد رمز النجمة بجوار اسم المشروع.
انتقل إلى مشاريعك وقم بتفضيل أي منها ترغب في الاحتفاظ به في متناول يدك.
6. رمز اللون لمشاريعك
لتحسين تنظيم المشروع ، يمكنك أيضًا تلوين مشاريع Asana الخاصة بك. هذا مفيد بشكل خاص إذا كان لديك مهام شخصية مختلطة مع مهام عملك.
لترميز المشاريع بالألوان ، ابحث عن المشروع في شريط القائمة على يسار الشاشة. حدد قائمة النقاط الثلاث ثم تعيين اللون والرمز. أخيرًا ، اختر اللون الذي يناسب احتياجاتك.
لست متأكدًا من كيفية تلوين الكود؟ هناك طرق لا حصر لها. على سبيل المثال ، يمكنك تعيين لون معين لمهام العمل ولون آخر للمهام الشخصية.
أو يمكنك تعيين لون للمشروعات ذات الأولوية العالية ولون آخر للمشروعات غير المهمة. تلاعب بالخيارات لترى ما تفضله أكثر.
يمكنك أيضًا اختيار رمز مخصص لكل مشروع باستخدام نفس الخطوات. فقط تأكد من تحديد المربع بجوار تعيين للجميع للتأكد من إجراء التغييرات على عرض المهمة فقط.
7. استخدم إعدادات حالة المشروع
إحدى الميزات المفضلة لدينا داخل Asana هي القدرة على تعيين حالات المشروع كمؤشرات على كيفية تقدم المشاريع.
على سبيل المثال ، يمكنك مشاركة ما إذا كان المشروع يمضي قدمًا كما هو مجدول ، أو معرضًا لخطر الخروج من القضبان ، أو خروجه عن المسار تمامًا. بعد ذلك ، ستساعدك Asana في نشر تحديث الحالة ليراه الجميع.
لتغيير حالة المشروع ، افتح مشروعك في Asana. بعد ذلك ، حدد تعيين الحالة. على يمين الشاشة ، سترى خيارات الحالة للاختيار من بينها.
بمجرد تحديد خيار الحالة ، ستمنحك Asana الخيار لإنشاء تحديث الحالة. يمكنك اختيار عنوان وإضافة أي تفاصيل عن المشروع واختيار من تريد إرسال التحديث إليه.
يمكنك أيضًا اختيار إرسال تذكير لنفسك لتحديث حالة مشاريعك كل يوم جمعة عن طريق تحديد مفتاح التبديل بجوار ذكرني بالتحديث كل يوم جمعة.
هذه طريقة رائعة لإبقاء نفسك أو فريقك على اطلاع دائم بما يجري على ما يرام وما يحتاج إلى تدخل.
هذه المقتطفات تعمل فقط على خدش سطح ما يمكن لأسانا فعله
سواء كنت جديدًا على Asana أو محترفًا متمرسًا ، هناك دائمًا شيء جديد لتكتشفه داخل المنصة.
إنه جزء مما يجعل Asana أداة رائعة لإدارة المشاريع للاستخدام الشخصي أو الجماعي.
Asana هي واحدة من أكثر الأدوات شيوعًا لإدارة المشاريع. لكن قد تتساءل كيف يمكنك استخدامه في حياتك اليومية؟ اكتشف كيف!
اقرأ التالي
- إنتاجية
- ادارة المهام
- ادارة مشروع
- أدوات التعاون
برينا كاتبة محتوى بدوام كامل وقعت في حب الكتابة عن التكنولوجيا في عام 2013. من منشورات المدونات إلى الأوراق البيضاء الخاصة بالصناعة ، تشمل تجربتها الكتابة عن كل شيء من SaaS إلى AI والعودة مرة أخرى.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك