هل تعلم أن المجهود البدني والعقلي والعاطفي سيكلفك أقل إذا أتقنت فن تصميم بيان غرض المشروع (PPS)؟ هذا ليس كل شئ. مع القليل من التعديلات وفنجان من القهوة ، يمكنك جعل رحلة PPS طبيعة ثانية للنجاح.
عندما تتبنى النهج الصحيح لتعلم وفهم PPS ، يمكنك مضاعفة قيمتك الذاتية في غضون عام.
ألا ترغب في القراءة لمعرفة المزيد حول سبب حاجتك إلى بيان غرض المشروع وبعض النصائح لكتابة أخرى متسقة وقابلة للتنفيذ؟ هيا بنا نذهب.
ما هو بيان الغرض من المشروع؟
بيانات غرض المشروع (PPS) عبارة عن مخططات جيدة التفصيل ، مصممة لإعداد وتنشيط وتوجيه الفرق بخريطة طريق لإنجاز مشروع حي. تستخلص PPS معلومات محددة حول كيف وماذا ومتى ولماذا تنطلق المشاريع بالطريقة التي تعمل بها.
بيان الغرض الخاص بك هو أيضا خطة مشروعك. للحصول على نتيجة ناجحة ، فإنه يحدد المتطلبات العامة والخاصة لمشروعك. تبرز ورقة PPS المكتوبة جيدًا التفاصيل المخفية والعلنية حول مشروعك بشكل صريح. هذا يساعد على تجنب أي سوء فهم أو سوء تفسير أو تحريفات قد تنشأ.
لماذا تحتاج إلى بيان الغرض من المشروع؟
يمكن أن يكون نشر مشروع ناجح تجربة منحدر زلق ، حيث تغمر الفرق بمعضلة نطاق المشروع. ومع ذلك ، لكي يحقق المشروع هدفه (أهدافه) في الوقت المحدد ، من المهم تحديد معالم معينة في كل نقطة. هذا هو المكان الذي يكون فيه بيان غرض المشروع مفيدًا.
يجب أن تساعدك PPS الشاملة ، من بين أمور أخرى ، أنت وفريقك في تجنب التأخير في المشروع. على غرار اقتراح المشروع يلخص جميع جوانب مشروعك، فهو يعمل أيضًا كمنصة للحفاظ على التقيد الصارم بإرشادات المشروع المهمة. سيساعد هذا ، إلى حد كبير ، فريقك في ضمان الوفاء بالمواعيد النهائية ، وتبقى الأنشطة القابلة للتنفيذ ضمن الميزانيات المنصوص عليها.
أفضل 5 نصائح لكتابة بيان غرض مشروع قاتل
لا يمكن المبالغة في الحاجة إلى التوصل إلى استراتيجية يمكنك من خلالها كتابة ورقة PPS سليمة وقابلة للتنفيذ بنجاح. لتجنب الشك ، إليك بعض النصائح المفيدة لمساعدتك في صياغة ورقة PPS التالية.
1. بيان الغرض
ما هو هدف مشروعك؟ ما الدافع وراء هذا المسعى؟ ما هو الهدف من مشروعك؟ تساعدك الإجابة على هذه الأسئلة على تحديد الطابع الفريد لبيان الغرض الخاص بك وكيف يلبي أهداف مشروعك.
يجب أن يكون لكل مشروع بيان غرض يتم مشاركته مع الفريق بأكمله. يجب أن يكون لها صدى لدى أعضاء الفريق لتمكينهم من اقتناع الفكرة.
يجب أن تدعم كل مرحلة من مراحل تخطيط المشروع أهداف وغايات المشروع في مجملها. هذا مجال يتم فيه تذكير أصحاب المصلحة بهدف المشروع وأهدافه. يجب أن يكون جزءًا مستمرًا من نواتج المشاريع خلال اجتماعات أصحاب المصلحة الرئيسيين.
يجب أن تضع هذه الالتزامات في الاعتبار أثناء تخطيط وجدولة بيان الغرض الخاص بك. أيضًا ، حاول تضمين المهام المعينة للأعضاء لتحقيق كل مشروع قابل للتسليم. وذلك لأنه لا يمكنك تنفيذ مشروع بمفردك. يعتمد سعيك للنجاح بشكل كبير على مساهمات الفريق لجعل النجاح متسقًا.
2. الاهداف
يعتبر بيان المشروع عالي المستوى بمثابة القاعدة التأسيسية لنجاح أهداف فريقك الجماعي. إن مواءمة غرض المشروع مع أهدافك يعزز الشعور بالاتساق. هذا في نهاية المطاف يتوافق عن قصد مع ربحية أهداف المشروع.
تمنحك معرفة أهدافك من البداية صورة أوضح للإجراءات التي يجب اتخاذها للوصول إلى وجهتك النهائية. يمكنك بسهولة معرفة ما إذا كنت خارج المسار الصحيح إذا كانت أفعالك لا تتوافق مع أهدافك.
تضمن الأهداف أيضًا جودة المشروع ومستوى العمل المطلوب لإنجاز المهام التي تتولاها أنت وفريقك طوال فترة صلاحية المشروع. وهذا يشمل مهام الرقابة والتنسيق. ومع ذلك ، عند الاعتراف بأهدافك ، من الأفضل الاستفادة من نهج SMART: محدد ، وقابل للقياس ، وقابل للتحقيق ، وملائم ، ومقيد بزمن.
3. نطاق
من الأهمية بمكان أن نحدد بالضبط ما سيكون جزءًا من PPS وما لن يكون جزءًا منه. يُشار أيضًا إلى مفهوم تحديد ما يجعل قائمتك باسم نطاق المشروع.
يساعدك تحديد نطاق PPS على الحفاظ على التركيز على ما هو مهم. هناك ميل لك أن تقضم أكثر مما تستطيع مضغه في محاولة لتوضيح التفاصيل. من خلال القيام بذلك ، فإنك تخفف من حدة PPS بمعلومات غير ذات صلة.
العناصر المدرجة في المشروع تضع أساسًا متينًا للمشاريع المستقبلية. تريد أن يكون الأساس قويًا قدر الإمكان. يجب أن يتضمن بيان النطاق أكبر قدر ممكن من المعلومات حول نطاق المشروع.
4. ذاكرة اختبار الجيب
سيتغير العمل الذي تقوم به على مدار الأشهر أو السنوات ، وهنا يأتي دور اختبار الذاكرة. الفكرة الأساسية هي أن تظل قادرًا على التقاط الأفكار الأساسية لغرض مشروعك. يجب أن يكون للحفر العميق صدى معك ومع فريقك بطرق تتماشى مع قيمك الأساسية.
ضع في اعتبارك أن بيان غرض مشروعك هو أساسًا العمود الفقري لمن أنت كفرد أو مؤسسة. سيساعد هذا في نهاية المطاف في دفع استراتيجيتك في جذب المواهب المناسبة وأيضًا إعطاء معنى لجهودك.
اجعل أفكار PPS الخاصة بك لا تنسى مع تطبيقات القصص المصورة لمساعدة فريقك على فهم أفضل لما يدور في ذهنك وترك انطباع دائم عليهم.
5. مرونة الخيارات
يجب أن يبدأ بيان تخطيط المشروع الخاص بك بالتركيز على المهام المتفق عليها والضرورية لتحقيق الأهداف قصيرة المدى في كل مرحلة. يجب أن ينتشر التطبيق العملي لتحقيق معالم المشروع بشكل متساوٍ ، مع نمط مؤقت لا يزيد عن قفزة من خمسة إلى ستة أسابيع بين كل معلم.
إن وضع الخطط بهذه الطريقة ليس مفيدًا فحسب ، ولكنه يحافظ أيضًا على عملية غرض المشروع على أساس الواقع الحالي ، بدلاً من وضع جداول زمنية مفصلة لاعتبارات مستقبلية.
باختصار ، هذا النهج سهل الإدارة تمامًا ، وفي جوهره ، يمكن التنبؤ به ومرن بدرجة كافية للتكيف مع الظروف المتغيرة للمشروع. يمكنك الاستفادة من أدوات الإبلاغ عن المشروع لـ تتبع أنشطتك وقياس مدى تقدمك.
خذ خطوة واحدة في هذا الوقت
هناك ميل لأن تربك جهودك في PPS ، لكن لا يجب أن تكون كذلك. ابدأ بواحد أو اثنين الآن. جربهم وأضف المزيد كلما شعرت بالراحة. بمجرد أن ترى مدى سهولة ذلك ، سترغب في الغوص فيه. ستنشئ أخيرًا أنواع المشاريع التي قرأتها أو حلمت بها.
لا تقلق بشأن أن تكون مثاليًا أو تنفذ كل شيء في وقت واحد. فقط اختر واحدة أو اثنتين من نقاطك المفضلة وكن متسقًا معها. والأهم من ذلك ، لا تنسَ التركيز على كل الأفراح والنجاحات التي تأتي بالصبر والمثابرة.
سواء كنت مدير مشروع أو جزءًا من فريق إدارة المشروع ، فأنت بحاجة إلى معرفة أنواع التقارير الأكثر شيوعًا. هنا البعض منهم!
اقرأ التالي
- إنتاجية
كريس أودوجو ملتزم بنقل المعرفة من خلال كتاباته. كاتب شغوف ، وهو منفتح على التعاون والتواصل وفرص العمل الأخرى. وهو حاصل على درجة الماجستير في الاتصال الجماهيري (تخصص العلاقات العامة والإعلان) ودرجة البكالوريوس في الاتصال الجماهيري.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
