كيفية التغلب على عبء التعاون الزائد في مكان عملك

عندما يتم طرح مشروع جديد ، غالبًا ما يجتمع فريقك لمناقشة أفضل طريقة للتعامل معه. إذا تم القيام به بالطريقة الصحيحة ، فقد يصنع العجائب لمخرجاتك.

ومع ذلك ، بينما تبذل قصارى جهدك لجني ثمار هذا النوع من العمل الجماعي ، فقد تفرط في الالتزام عن غير قصد وتخلق مشكلة تسمى "زيادة التعاون".

في هذه المقالة ، سنناقش النصائح والأدوات التي يمكنك استخدامها لتجنب التحميل الزائد للتعاون.

ما هو الحمل الزائد للتعاون؟

يحدث عبء التعاون الزائد عندما يتفاعل الأشخاص بشكل متكرر مع الزملاء مما يعيق الإنتاجية ويؤثر سلبًا على رفاهية الموظفين.

يمكن أن يكون ناتجًا عن عدة عوامل ، مثل كثرة الاجتماعات غير الضرورية ، والإفراط في إرسال البريد الإلكتروني ، والوصول إلى العديد من الوسائط الرقمية أدوات ، الكثير من الأشخاص يعملون في نفس المشروع في وقت واحد ، أو يكونون متاحين في جميع الأوقات للرد على زملائهم استفسارات.

عندما يحدث هذا ، يمكن أن يصبح أعضاء الفريق غارقين في مهام الاتصال واتخاذ القرار.

يؤدي هذا عادة إلى انخفاض كفاءة العمل والإنتاجية. في بعض الحالات ، تصبح كل هذه المهام التعاونية مشتتات تمنع الأفراد من القيام بالعمل الذي يجب عليهم إكماله بأنفسهم.

في النهاية ، أصبحت الخطوط الفاصلة بين العمل والحياة الشخصية غير واضحة ، حيث يضطر الموظفون إلى أخذ عمل غير مكتمل إلى المنزل ، مما يؤدي إلى الإرهاق.

يمكن أن تؤدي الأدوات الخاطئة إلى الارتباك والإحباط وزيادة التعاون. على العكس من ذلك ، يمكن أن تجعل الأدوات المناسبة فريقك أكثر كفاءة وإنتاجية.

تتمثل الخطوة الأولى للتغلب على الحمل الزائد في التعاون في تحديد الأدوات المناسبة للوظيفة. لا يتم إنشاء جميع الحلول الرقمية على قدم المساواة ، وبعضها مناسب بشكل أفضل لمهام محددة من غيرها.

على سبيل المثال ، هناك الكثير أسباب لاستخدام الأدوات التعاونية بدلاً من البريد الإلكتروني، بما في ذلك توفير الوقت والاستمتاع بوصول أفضل إلى المعلومات وتحسين الإنتاجية ، على سبيل المثال لا الحصر.

مع ذلك ، عند اختيار أدوات التعاون لفريقك ، تأكد من الاختيار أدوات سهلة الاستخدام لسهولة الاعتماد وتلك التي تتيح التكامل مع التطبيقات الأخرى للعمل معًا بسلاسة.

على سبيل المثال ، أداة دردشة جماعية مثل تثاقل يمكن أن يكون رائعًا للتواصل الداخلي بين الزملاء ، في حين أن أداة إدارة المهام مثل أسانا يمكن أن تساعدك على تتبع من يفعل ماذا ومتى. يتصل كلا البرنامجين معًا بسلاسة ، مما يتيح لك ذلك تجنب تبديل السياق وتحسين إنتاجية الفريق والتعاون.

2. قم بإنشاء سير عمل واضح

من الضروري إنشاء سير عمل مباشر لتجنب وجود الكثير من الأشخاص يعملون في نفس المشروع. يمكن لعملية محددة جيدًا أن تمنع الارتباك وتضمن أن يعرف الجميع دورهم وتوقعاتهم. يتيح هذا أيضًا للموظفين إدارة وقتهم بشكل أفضل خارج العمل.

أسانا ممتاز لهذه الوظيفة. يمكنك بسهولة إنشاء المهام من الألف إلى الياء وتعيينها لأعضاء فريقك ، أو يمكنك الاستفادة من واحدة من العديد منها القوالب.

على سبيل المثال ، إذا كان فريقك يتعامل بشكل عام مع استفسارات دعم العملاء ، فطور نموذجًا للتعامل معها بحيث يتبع الجميع نفس العملية في كل مرة. سيساعد هذا في تقليل إجهاد القرار وتحسين جودة النتيجة النهائية. بالإضافة إلى ذلك ، استخدم قوائم المراجعة لمساعدة أعضاء الفريق على البقاء على المسار الصحيح والتنظيم ، مما يقلل من فرص نسيان المهام.

يعد سير العمل الواضح والأدوار المحددة جيدًا أمرًا ضروريًا لتجنب الحمل الزائد على التعاون. باستخدام الأدوات المناسبة وفهم كيفية الاستفادة منها على أفضل وجه ، يمكنك الحفاظ على عمل فريقك معًا بشكل منتِج دون الشعور بالإرهاق.

3. قم بإنشاء مستودع بيانات مركزي

إحدى الطرق العملية للتغلب على الحمل الزائد في التعاون هي من خلال إعداد موقع ويكي داخلي لتجميع جميع ملفاتك ومعلوماتك. سيسهل ذلك على الأفراد الوصول إلى كل ما يحتاجون إليه في مكان واحد ، بدون تشتيت انتباه الزملاء الآخرين في كل مرة أو المرور عبر العديد من الأنظمة الأساسية للعثور على ما هم عليه البحث عن.

يمكنك القيام بذلك باستخدام أداة مثل تترا. تتيح لك هذه الأداة إنشاء الصفحات والوصول إليها ومشاركتها مع فريقك بسرعة وسهولة. كما يسمح للعديد من المستخدمين بالوصول إلى المعلومات وإضافتها في وقت واحد ولديه وظيفة بحث قوية للعثور على ما تبحث عنه.

من خلال الحصول على جميع المعلومات ذات الصلة في مكان واحد ، يمكن لأعضاء الفريق العثور بسهولة على ما يحتاجون إليه دون البحث في رسائل البريد الإلكتروني المتعددة. علاوة على ذلك ، يتكامل مع مساحة عمل Slack الخاصة بك بحيث يكون لديك دائمًا أحدث المعلومات في متناول يدك.

4. استفد من الاتصال غير المتزامن

يعد الاتصال غير المتزامن طريقة رائعة لتحسين الإنتاجية وتقليل التعاون الزائد. على سبيل المثال ، بدلاً من مطالبة شخص ما برد فوري عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية عندما تحتاج فقط إلى الإجابة في وقت لاحق ، أرسل له رسالة نصية واطلب منه الرد عندما يكون لديه الوقت.

يمكن أن يكون هذا النوع من الاتصال مفيدًا إذا كانت ساعات عمل زميلك لا تتوافق مع ساعات عملك ، على سبيل المثال ، العمل عن بُعد في مناطق زمنية مختلفة. سيسمح ذلك لكلا الطرفين بإنجاز عملهما دون مقاطعة بعضهما البعض باستمرار عندما لا يحتاج أحد إلى استجابة فورية.

من خلال الاستفادة من الاتصال غير المتزامن ، يمكنك إنقاذ نفسك من تلقي إعلامات رسائل لا نهاية لها كل يوم مع الاستمرار في الحفاظ على تفاعلات الفريق المثمرة طوال الوقت. يمكنك أن تأخذها أبعد من ذلك الاستفادة من الاجتماعات الصامتة لمزيد من التعاون الجذاب.

5. التعرف على التعاون الفعال

بينما يمكنك استخدام الأساليب المذكورة أعلاه لتجنب التحميل الزائد للتعاون ، فمن الضروري التعرف على العمل الجماعي الفعال لتشجيع الموظفين وتحفيزهم على مواصلة العمل معًا بشكل منتج.

يمكنك القيام بذلك بسهولة باستخدام أدوات مثل مكافأة تسمح للمديرين بالتعرف على الموظفين كلما ذهبوا إلى أبعد الحدود معًا في مهمة معينة. يتكامل Bonusly مع Slack ، مما يسمح بالاعتراف المتكرر وفي الوقت المناسب.

التعاون الفعال في متناول اليد

قد يكون التعاون حلاً قابلاً للتطبيق في كثير من الحالات ، ولكن الإفراط في الاعتماد عليه قد يكون مشكلة. يمكن أن يمثل الحمل الزائد على التعاون تحديًا حقيقيًا في مكان العمل.

ومع ذلك ، مع هذه النصائح في متناول اليد ، يمكنك التخلص من الانحرافات غير الضرورية مع الاستمرار في تشجيع التفاعلات المثمرة داخل مكان العمل. من خلال التعرف على علامات الحمل الزائد للتعاون واتخاذ خطوات لمعالجتها ، يمكنك الحفاظ على عمل فريقك بانسجام معًا لتحقيق الأهداف المشتركة.

أفضل 6 أدوات تعاون مجانية على الإنترنت للعمل من المنزل

يمكن أن يكون التعاون عبر الإنترنت مع العملاء والفرق أمرًا معقدًا. استخدم هذه الأدوات المجانية الموثوقة عند العمل من المنزل.

اقرأ التالي

عن المؤلف