أفضل 10 طرق لمشرفي Office لتحقيق أقصى استفادة من مساحة عمل Google

يتعين على المحترف الإداري التعامل مع أعباء العمل الضخمة والجداول الزمنية الصعبة. ومع ذلك ، يمكن أن تساعدهم التطبيقات المناسبة في أتمتة المهام وجعل العمليات سلسة.

إذا كنت تستخدم Google Workspace في مؤسستك ، فيمكنك استخدام أدواتها لأداء المسؤوليات المشتركة. تابع القراءة لمعرفة كيف يمكن للمسؤولين التنفيذيين استخدام Google Workspace.

1. تخطيط وتنظيم أحداث الفريق

قبل تنظيم السفر للزملاء ، قد ترغب في معرفة تفضيلات الفنادق ورحلات الطيران. استخدم نماذج Google لإجراء استطلاع حول خيارات الطيران والفنادق قبل اتخاذ القرار النهائي.

متعلق ب: Google Forms مقابل. Microsoft Forms: أيهما يجب أن تستخدمه؟

أثناء إدارة الأحداث في الرحلات لفريق ، يمكن للمسؤولين إنشاء قائمة بريدية جماعية في Gmail من خلال تضمين كل شخص مشارك في هذا الحدث. سيوفر عليهم ذلك من إرسال رسائل بريد إلكتروني فردية إلى كل مشارك. أرسل بريدًا إلكترونيًا واحدًا إلى المجموعة وسيحصل جميع الأعضاء على تحديثات مهمة.

يحتاج العديد من المديرين التنفيذيين للعمل كمساعدين للمدير. سواء كنت بحاجة إلى ارتداء هذه القبعة لفترة محدودة أو غير محددة ، يجب أن تفعل ذلك بتفان كامل.

بمساعدة أدوات Google Workspace مثل Gmail وجهات الاتصال والتقويم ، يمكنك المراسلة بسهولة نيابة عنهم. كل ما عليك فعله هو الوصول إلى حساب Google Workspace على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. أو يمكنك ربط حساب بريدهم الإلكتروني بـ Gmail الخاص بك باستخدام IMAP.

3. تنظيم المراسلات مع علبة وارد تمت تصفيتها

قد يكون تلقي المئات من رسائل البريد الإلكتروني في بريدك الوارد يوميًا أمرًا مرهقًا. ولكن ، من خلال تنظيم بريدك الوارد ، يمكنك الاحتفاظ بالأشياء مرتبة. عندما يكون لديك Gmail كجزء من مساحة عمل Google، لست بحاجة إلى استخدام أي عميل بريد إلكتروني آخر.

يتيح لك Gmail إنشاء تصنيفات لمرسلين مختلفين ، بحيث تنتقل رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى مجلدات منفصلة. يمكنك أيضًا جعل Gmail يميّز أي بريد إلكتروني معين بنجمة أو يعيد توجيهه أو يحذفه تلقائيًا للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك خاليًا من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية.

4. إدارة رسائل البريد الإلكتروني بسهولة باستخدام القوالب والتوقيع

يمكن أن تكون كتابة نفس رسائل البريد الإلكتروني بشكل متكرر مملة ومزعجة. يمكنك إنشاء قوالب للرسائل الأكثر استخدامًا في Gmail. يتيح لك إنشاء ما يصل إلى 50 نموذجًا لكل حساب ، حتى تتمكن من توفير وقتك الثمين.

يمكنك أيضًا استخدام ميزة القالب هذه لحفظ توقيعات متعددة. عند إنشاء رسالة بريد إلكتروني ، اختر النموذج المناسب مع التوقيع المناسب وفقًا لمن تمثله.

5. تواصل على الفور مع دردشة جوجل

سواء أكنت بحاجة إلى التواصل مع رئيسك في العمل دون إزعاجهم من خلال المكالمات الهاتفية أو ترغب في الحصول على كلمة سريعة مع أحد الموظفين ، فإن الدردشة الفورية هي الخيار الأفضل. باستخدام Google Chat ، يمكنك أن تطلب منهم أي شيء ، ويمكنهم الرد عليك على الفور.

على الرغم من أن الأشخاص قد لا يتمكنون دائمًا من الرد على مكالمة هاتفية ، إلا أنهم يمكنهم التحقق من الأسئلة التي طرحتها في الدردشة. إذا كانوا مشغولين ، فيمكنهم الرد عليك في الوقت المناسب لهم.

6. إنشاء قائمة المهام والحصول على إشعار

يعد إنشاء قائمة مهام لمهامك المهمة أمرًا إلزاميًا إذا كنت لا تريد نسيانها. باستخدام Google Workspace ، ليست هناك حاجة لاستخدام تطبيق قائمة مهام منفصل. باستخدام Google Keep ، يمكنك إنشاء قائمة بالمهام التي يريدون القيام بها. يمكنهم استخدام هذه الأداة عبر الإنترنت أثناء الاجتماعات لتدوين الملاحظات.

متعلق ب: كيفية تنظيم قوائم المهام الخاصة بك باستخدام عناصر العمل

لاحقًا ، يمكن للمسؤولين أيضًا مشاركة مستند Keep مع الأطراف الأخرى ذات الصلة. يمكنهم استخدام تقويم Google وإضافة المهام كأحداث للحصول على تذكيرات بالمهام. علاوة على ذلك ، يتيح لك هذا التطبيق تخصيص وقت التذكيرات لكل مهمة أو حدث.

7. تنسيق طلبات المرافق

بصفتك مشرفًا في المكتب ، غالبًا ما يكون من الصعب تتبع جميع طلبات المنشأة التي يقدمها الموظفون. باستخدام Google Forms ، يمكنك جمع كل الطلبات في مكان واحد. قم بإنشاء نموذج لطلبات الخدمة مثل الصيانة والتموين.

شاركها مع جميع الموظفين ، وعندما يملأها شخص ما ، ستتلقى إشعارًا عبر البريد الإلكتروني وعنوانًا بهذه السرعة. يمكنك توفير الوصول إلى بيانات النماذج لموظفي الإدارة الآخرين حتى يتمكن العديد من الأشخاص من النظر في الطلبات في الوقت الذي يناسبهم.

يمكن للمسؤولين إدارة الطلبات وتتبع الطلبات المكتملة والمعلقة باستخدام جداول بيانات Google.

8. 24/7 الوصول إلى ملف من أي مكان

بصفتك مشرفًا في المكتب ، لا يجوز تقييد واجبك بساعة عمل ثابتة. قد ترغب مؤسستك في الوصول إلى ملف معين أو مشاركته على الفور ، حتى خارج وقت المكتب. وبالتالي ، لا يمكنك الاعتماد على أجهزة الكمبيوتر الشخصية لتخزين المستندات المكتبية المهمة.

استخدم Google Drive لتخزين الملفات والمستندات ، حتى تتمكن من الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان. يتيح لك أيضًا مشاركة المستندات مع زملائك.

سواء تأخرت عن المكتب أو كنت بحاجة إلى التنسيق مع المشرفين الذين يعملون في وردية أخرى ، فإن استخدام مساحة Drive المشتركة لزملائك في الفريق سيضمن الوصول الآمن والسهل.

9. المشاركة الفورية للملفات والتعاون

هل تريد مشاركة المستندات على الفور؟ أنشئ مستندًا وجدول بيانات على Google Workspace وشاركهما على الفور مع أي عدد تريده من الأشخاص. يمكنك تعيين الأدوار أثناء المشاركة لضمان أمان الملف وتكامله.

تطبيقات مثل محرر مستندات Google و أوراق جوجل يتيح لك أيضًا التواصل مباشرة من المستند. إذا كنت تريد أن يعمل عدة مشرفين على ملف في الوقت الفعلي ، فلا شيء أفضل من تطبيقات المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية في Google Workspace.

تدعم هذه التطبيقات العمل التعاوني وتعرض أي عضو في الفريق قام بإجراء تغييرات على المستند.

10. تنسيق توافر الاجتماعات والتدريب

لم يعد تنسيق توافر الموظفين للدورات التدريبية والاجتماعات يمثل مشكلة. تتيح لك أداة Google Workspace "التقويم" معرفة وقت تواجد الجميع وجدولة الاجتماعات.

يمكن للمسؤولين إنشاء تقاويم منفصلة للأحداث والاجتماعات والتدريب والإجازات للفرق. وبالتالي ، يمكن للموظفين أيضًا تعديل جداولهم الشخصية وفقًا للأحداث المدرجة في التقويم.

مساحة عمل Google لمشرفي Office

تتمثل مسؤولية مسؤول المكتب في التنسيق والإشراف على كل ما يجري في المنظمة. في حين أن عبء العمل غالبًا ما يكون له تأثير سلبي ، فإن استخدام التطبيقات المناسبة يمكن أن يسهل المهام على المسؤولين.

لا تحتاج الشركات التي تستخدم Google Workspace بالفعل إلى أدوات إضافية لأداء معظم المهام الإدارية. الآن بعد أن عرفت كيفية استخدام أدوات Google Workspace ، يمكنك إدارة الفرق ، حتى لو كانت تعمل من مواقع بعيدة.

أفضل 10 نصائح لإدارة فريق بعيد بكفاءة

هل تجد صعوبة في إدارة فريق يعمل عن بعد؟ جرب هذه النصائح الأفضل لإدارة فريق منظم عن بعد.

اقرأ التالي

عن المؤلف