ما هي سياسة أمان البريد الإلكتروني وكيف تعمل؟

متى كانت آخر مرة قمت فيها بإرسال بريد إلكتروني؟ ربما كان اليوم. مثلك تمامًا ، يرسل العديد من الأشخاص حول العالم رسائل بريد إلكتروني يوميًا.

لطالما كانت رسائل البريد الإلكتروني جزءًا من حياتنا. نظرًا لأنه يكاد يكون من المستحيل الاستغناء عنها ، يجب عليك تأمين نفسك بسياسة أمان فعالة للبريد الإلكتروني.

أنت لا تريد أن تصل رسائلك الإلكترونية إلى الأيدي الخطأ ، أليس كذلك؟ يساعد تنفيذ سياسة أمان البريد الإلكتروني على إبقائهم أكثر أمانًا.

ما هي سياسة أمان البريد الإلكتروني؟

سياسة أمان البريد الإلكتروني هي سلسلة من الإجراءات التي تحكم استخدام رسائل البريد الإلكتروني داخل شبكة أو مؤسسة. يوضح بالتفصيل كيفية تفاعل فئة من المستخدمين مع الرسائل التي يتم إرسالها واستلامها عبر البريد الإلكتروني.

الحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك منظمة وآمنة يعزز إنتاجيتك. الهدف من سياسة أمان البريد الإلكتروني هو تأمين الرسائل من الوصول غير المصرح به.

من الذي قد يحاول الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني دون إذن ، قد يسأل المرء؟ مجرمو الإنترنت - يهتمون كثيرًا بالرسائل السرية التي ترسلها داخل مؤسستك وخارجها. وذلك لأنهم يعرفون أن مثل هذه المعلومات ذات قيمة. إذا حصلوا عليها ، يمكنهم استخدامها في سلسلة من الأنشطة الخبيثة لإثراء أنفسهم.

كيف تعمل سياسة أمان البريد الإلكتروني؟

قوة الأمان الافتراضية للبريد الإلكتروني ليست قوية جدًا. الرسائل المرسلة عبر البريد الإلكتروني موجودة في الفضاء العام. وبالتالي ، يمكن الوصول إليها بسهولة من قبل أي شخص لديه مهارات قرصنة متوسطة. يعد إنشاء سياسة أمان البريد الإلكتروني أحد الأشياء الأساسية التي يمكنك القيام بها لدرء المهاجمين.

إن الاعتقاد بأنك أو مؤسستك لا يمكن أن تقع ضحية لخرق البريد الإلكتروني هو افتراض خاطئ. طالما أنك تستخدم رسائل البريد الإلكتروني ، يمكنك أن تكون مستهدفًا.

إن إحجامك عن تنفيذ سياسة أمان البريد الإلكتروني لا يمكن أن يصمد إلا إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها بلا معنى. ولكن هذا ليس هو الحال إذا كنت تدير عملاً لائقًا.

لكي تكون سياسة أمان البريد الإلكتروني فعالة ، يجب أن تتضمن العناصر التالية:

1. نطاق السياسة والغرض منها.
2. معلومات حول ملكية المحتوى الوارد في رسائل البريد الإلكتروني.
3. مخاوف بشأن الخصوصية وتوقعات الأطراف التي تستخدم البريد الإلكتروني.
4. مسؤوليات مستخدمي البريد الإلكتروني.
5. إرشادات لاستخدام حسابات البريد الإلكتروني للمؤسسة.
6. نصائح لاكتشاف وتجنب تهديدات أمان البريد الإلكتروني.
7. إجراءات محددة يجب اتخاذها في حالة الاشتباه في وجود خرق لأمان البريد الإلكتروني.

إمكانية الوصول هي مفتاح التنفيذ الناجح للسياسة. يمكن لأعضاء الفريق أن يكونوا على اطلاع بالمعلومات الموجودة في النهج فقط إذا كان بإمكانهم الوصول إلى المستند.

بدلاً من تخزين المستند على جهاز مادي ، يُنصح باستخدام أداة سير العمل مع التخزين السحابي والوصول عن بُعد. بهذه الطريقة ، يمكن لأعضاء الفريق المعتمدين الوصول إلى السياسة من أي مكان وفي أي وقت.

يعد التدريب عنصرًا أساسيًا آخر لتنفيذ سياسة أمان البريد الإلكتروني بنجاح. قد يحجم بعض المستخدمين عن الالتزام بالسياسة ، خاصةً إذا لم يستخدموا شيئًا مشابهًا في الماضي. الأمر متروك لك لتوفير التدريب المناسب لجعلهم يفهمون كيف يكون استخدام السياسة في مصلحة الجميع.

كيفية بناء سياسة أمان فعالة للبريد الإلكتروني

سياسة أمان البريد الإلكتروني ليست مقاسًا واحدًا يناسب الجميع لأنه لا توجد مؤسستان متماثلتان. لكن التهديدات الإلكترونية التي تعرض استخدام رسائل البريد الإلكتروني للخطر لها تأثيرات مماثلة على المؤسسات بغض النظر عن عروضها وأحجامها. إنها سمات شائعة يجب أخذها في الاعتبار عند بناء سياسة معيارية.

فيما يلي بعض النصائح العملية لبناء سياسة أمان للبريد الإلكتروني تعمل.

1. اعتماد نموذج

لا يعد إنشاء سياسة أمان البريد الإلكتروني من البداية فكرة سيئة ، ولكن يمكنك توفير بعض الوقت من خلال اعتماد نموذج موجود. يعد هذا ضروريًا ، خاصةً إذا لم تكن على دراية بمحتوى السياسة.

بدلاً من إنشاء معلومات غير ذات صلة ، لديك معلومات حيوية لإنشاء سياسة تعمل.

2. تعديل القالب

لا يعني اعتماد نموذج موجود أنه يجب عليك استخدامه كما هو. هذا النموذج يمنحك فكرة عن شكل السياسة.

بدلاً من أخذ كل شيء موجود في خط ربط القالب والحوض ، اضبطه ليناسب الاحتياجات الفريدة لعملك.

في النهاية ، سيكون لديك مستند أصلي مصمم خصيصًا لمؤسستك.

3. تحديد شروط تفاعل المستخدم

قد يشارك مستخدمو بريدك الإلكتروني في أنشطة عشوائية إذا لم يكونوا على علم بأن هذه الأنشطة محظورة. تقع على عاتقك مسؤولية تحديد الكيفية التي يجب أن يستخدموا بها بريدك الإلكتروني صراحةً.

حدد ممارسات البريد الإلكتروني غير الصحية التي قد تعرض شبكتك للهجمات الإلكترونية وحذر من التورط في مثل هذه الأنشطة.

سياسة أمان البريد الإلكتروني الخاصة بك غير مكتملة بدون استخدام أداة تعزز أمان رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

حماية بريدك الإلكتروني يدويًا من التهديدات الإلكترونية غير كافية ، خاصة وأن مجرمي الإنترنت يستخدمون تقنيات متقدمة لهجماتهم. قم بمطابقة طاقاتهم مع أدوات مثل صناديق الحماية ومرشحات البريد العشوائي وبرامج منع البرامج الضارة. عامل تصفية فعال للبريد العشوائي يمنعك من عرض رسائل البريد الإلكتروني الضارة.

5. فرض إقرار سياسة المستخدم

يبدأ التنفيذ الناجح لسياستك باستعداد المستخدمين للالتزام بها. يأتي التغيير مع بعض المقاومة. قد يقرر أعضاء الفريق الذين ليسوا على دراية بسياسة أمان البريد الإلكتروني التغاضي عنها.

حث المستخدمين على الالتزام باستخدام السياسة من خلال إلحاق توقيعاتهم كشكل من أشكال الإقرار. بهذه الطريقة ، لديك دليل على موافقتهم على استخدامه في حالة فشلهم في ذلك.

6. تدريب المستخدمين

قد لا يفهم مستخدمو بريدك الإلكتروني بعض المعلومات الواردة في السياسة. يعد تركهم في حالة من الارتباك أمرًا محفوفًا بالمخاطر حيث قد يتخذون إجراءات غير مناسبة تعرض شبكتك للخطر.

تأكد من أن الجميع يفهم السياسة من خلال إجراء التدريب. خصص مساحة لهم لطرح الأسئلة حول المناطق الرمادية بحيث يكون الجميع على دراية بما يجب فعله وما لا يجب فعله.

7. تطوير خطة الاستجابة للحوادث

حتى مع كل التدريبات حول كيفية تنفيذ سياسة أمان البريد الإلكتروني بشكل فعال ، فقد تستمر الأمور بشكل خاطئ.

وضع خطة الاستجابة للحوادث في حدث خرق أمني. يجب أن تحتوي سياستك على ما يجب على المستخدمين فعله بمجرد الاشتباه في وجود نشاط ضار أو هجوم. يمكن أن يؤدي اتخاذ الإجراءات الصحيحة إلى التخفيف من آثار الهجوم الإلكتروني.

قم بتنمية الثقافة الإلكترونية الصحية باستخدام سياسة أمان البريد الإلكتروني

قد تكون الرسائل الفورية رائجة في التواصل مع الأصدقاء والعائلة. ولكن عندما يتعلق الأمر بالعمل والأعمال ، فإن البريد الإلكتروني القديم الجيد لا يزال ذا صلة. يساعد المنظمات على الحفاظ على الشعور بالنظام والشكليات.

قد لا تتمكن من منع المهاجمين من استهداف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، ولكن يمكنك إبطال هجماتهم من خلال سياسة أمان البريد الإلكتروني الفعالة.

عندما يفهم كل شخص يستخدم بريدك الإلكتروني كيفية الحفاظ على أمان المعلومات ، فلن تتاح لمجرمي الإنترنت فرصة الضرب. إنها مسألة وقت فقط قبل أن يتخلوا عن محاولة اختراق شبكتك والانتقال إلى الشبكة التالية.

كيفية كتابة بريد إلكتروني فعال بسرعة (4 أدوات للذكاء الاصطناعي يمكنك استخدامها)

هل تواجه صعوبة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني لإنجاز المهام؟ فيما يلي بعض النصائح حول كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل بشكل أسرع ، بالإضافة إلى بعض الأدوات التي يمكن استخدامها.

اقرأ التالي

عن المؤلف