الكثير من جداول البيانات؟ كن منظمًا مع هذه النصائح

تعد جداول البيانات أداة رائعة لمساعدتك في تنظيم البيانات وتتبع أشكال مختلفة من المعلومات في مكان العمل ، لا سيما باستخدام الصيغ وإعداد التقارير. ومع ذلك ، فإن الإفراط في استخدام جداول البيانات يمكن أن يكون غير فعال ويضر بإنتاجيتك.

إنها جيدة لبعض الأشياء ، ولكن ليس بالضرورة لأشياء أخرى. سواء كنت قد فرضت عليك الكثير من جداول البيانات من وظيفتك ، أو كنت تحب ورقة بيانات جيدة ، فقد يكون الوقت قد حان للنظر في طرق لإدارتها.

1. الاعتراف بالإفراط في استخدام جداول البيانات

أنت هنا إما لأنك سئمت من إصرار مكان عملك على استخدام جداول البيانات لكل شيء ، أو أنك تستمتع بالعمل مع البيانات ، وأنت تتساءل عما إذا كان هذا ينطبق عليك. في الواقع ، من الممارسات الجيدة التفكير في كيفية استخدامك لبرامج مثل Microsoft Excel و Google Sheets ، حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من عملك.

من المفيد حساب عدد جداول البيانات التي تستخدمها يوميًا أو أسبوعيًا. إذا تجاوز هذا الرقم ستة ، فيمكنك اعتبار ذلك علامة على أنك قد تعمل في وضع غير مؤات ، ويمكن أن تسبب مشاكل ، مثل:

• صعوبة في إدارة الوقت.
• عدم الكفاءة في العمليات.
• تنظيم ضعيف للمعلومات.
• حواجز الاتصال على مستوى الشركة.

متعلق ب: نصائح تنسيق جداول بيانات Google لإنشاء جداول بيانات ذات مظهر احترافي

تحديد مدى استخدام جداول البيانات لإعلام عملك يمكن أن يفتح خيارات لطرق جديدة أكثر إنتاجية للعمل. دعنا نلقي نظرة على بعض الطرق التي يمكنك من خلالها إدارة هذا الاستخدام المفرط ، والحصول على نتائج أفضل على المدى الطويل.

2. تبسيط البيانات عن طريق دمج جداول البيانات وإعادة تصميمها

غالبًا ما يكون سبب وجود عدد كبير جدًا من جداول البيانات هو عدم استخدامها بشكل حدسي. ستعرف أن هذا يحدث إذا كان عليك استخدام ورقتين منفصلتين لمهمة واحدة ؛ على سبيل المثال ، لديك واحدة للإجازة السنوية ، وواحدة لتغطية المناوبات.

في هذه الحالة بالذات ، يمكنك دمجها بسهولة في ورقة عمل واحدة شاملة. يمكنك القيام بذلك عن طريق تقسيمها إلى علامات تبويب مختلفة.

بدلاً من ذلك ، يمكنك تضمين كلاهما كجداول في ورقة واحدة ، واتباع هذه الخطوات لتحديث جدول فجوات المناوبات تلقائيًا ببيانات من الإجازة السنوية:

1. في الجدول الثاني ، حيث يمكنك تسجيل فجوات التحول ، اكتب الصيغة = IF (حدد الخلية ، "GAP" ، "FULL")
2. حيث تنص الصيغة أعلاه تحديد الخلية، اكتب رقم الخلية الذي يحتوي على تواريخ الإجازة السنوية ، على سبيل المثال ، B2.
3. عند إدخال تاريخ في الخلية المحددة ، سيؤدي ذلك إلى ملء كلمة "GAP" تلقائيًا حيث تكتب الصيغة.
4. إذا لم يكن هناك تاريخ ، فسيتم ملء كلمة "كامل" تلقائيًا حيث تكتب الصيغة.

يمكن استخدام هذه الصيغة لأي شيء ، بغض النظر عن قيمة الخلية ، ويمكن أن تكون طريقة مفيدة لإدارة أجزاء متشابهة من المعلومات بين الجداول.

متعلق ب: كيفية ربط بيانات Excel بعرض PowerPoint التقديمي الخاص بك

يؤدي دمج الأوراق وأجزاء البيانات في مكان واحد إلى تقليل عدد الملفات المطلوبة لمهام محددة ، كما يمكّنك من تنظيم عملك بشكل أكثر فعالية. تحقق من قائمة جداول البيانات الخاصة بك لمعرفة ما إذا كان يمكن دمج أي منها ، للحفاظ على العمل واضحًا وسهل المتابعة.

في بعض الأحيان ، لا يمكن دمج جداول البيانات معًا ، لأن البيانات لا ترتبط ارتباطًا مباشرًا. ومع ذلك ، قد لا تزال بحاجة إلى الوصول إلى أوراق متعددة لإجراء عمليات أكثر تعقيدًا ، والتي تتضمن أكثر من مهمة واحدة.

في هذه الحالات ، قد يكون من المفيد إضافة ارتباطات تشعبية إلى ورقة العمل الخاصة بك لمنحك وصولاً سريعًا إلى أخرى. هذا أيضًا بمثابة تذكير مفيد للعملية الكاملة. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإدخال بيانات عن العملاء ، فقد تقوم بتضمين ارتباط تشعبي إلى ورقة ملاحظات العميل.

متعلق ب: أنواع المخططات والرسوم البيانية في Excel ومتى يتم استخدامها

يمكن القيام بذلك بسهولة في Excel و Google Sheets بالضغط في نفس الوقت CTRL + K. على لوحة المفاتيح الخاصة بك. سيؤدي هذا إلى إحضار ملف ارتباط تشعبي نافذة ، حيث يمكنك بحث للملف و اسم النص الذي تريده أن يظهر في الخلية.

يمكنك أيضًا إنشاء علامة تبويب تتضمن ارتباطات تشعبية لجميع جداول البيانات الأخرى ، مع معلومات حول وقت استخدامها. هذه فكرة رائعة إذا كنت تريد التأكد من أنك وزملاءك جميعًا على نفس الصفحة ، ويعملون من نفس الملفات ، بدلاً من الملفات القديمة.

4. ضع في اعتبارك البرامج البديلة

يمكن لجداول البيانات فقط أن تفعل الكثير ، وإذا كنت تعاني من الإفراط في الاستخدام ، فقد يكون ذلك فقط لأنك بحاجة إلى برنامج مخصص للتعامل مع عبء العمل. على سبيل المثال ، هل تحتاج حقًا إلى جدول بيانات الإجازة السنوية إذا تم تتبع ذلك من أجلك في نظام الموارد البشرية؟

في كثير من الأحيان ، مع توسع الأعمال التجارية ، فإنها تكبر عن جداول البيانات وتبدأ في طلب برامج لإدارة مجموعات المعلومات. أسانا هو تطبيق رائع لإدارة المشاريع ، وهناك الكثير من بدائل برامج إدارة المشاريع يمكنه التعامل مع سير العمل اليدوي نيابة عنك.

بدلاً من الكفاح من أجل مواكبة متطلبات الشركة المتزايدة باستمرار ، ابحث عن طرق أخرى لتخزين المعلومات وإدارتها. سيوفر الوقت لك ولزملائك ، ويؤدي إلى أتمتة الكثير من المهام التي تتطلب عادةً إشرافًا إضافيًا.

متعلق ب: أسانا vs. جيرا: أيهما أفضل في منهجية أجايل؟

5. مراجعة العمليات الخاصة بك وإزالة الازدواجية

يمكن أن يحدث الإفراط في استخدام جداول البيانات نتيجة لمحاولة التنظيم ، ولكن هذا يمكن أن يذهب بعيدًا في بعض الأحيان. في هذه السيناريوهات ، يمكن أن ينتهي بك الأمر في الواقع إلى إدارة نفسك أو زملائك بالتفصيل ، بينما في الواقع ، يستغرق الأمر وقتًا بعيدًا عن المهام المهمة.

يعد تتبع المعلومات في العمل أمرًا ضروريًا للتشغيل السلس ، ولكن في بعض الأحيان ، قد ينتهي بك الأمر بمحاولة تتبع الكثير من الأشياء غير الضرورية. فكر في عملياتك الحالية وفكر فيما إذا كنت تحتاج حقًا إلى جدول بيانات لها.

وبالمثل ، فإن استخدام جدول بيانات لتسجيل البيانات المخزنة بالفعل في مكان آخر يؤدي إلى تكرار لا داعي له للعمل ، وهو غير فعال بدرجة كبيرة. ضع جداول البيانات المقابلة بعيدًا واعمل من المصدر.

يمكن أن تعمل جداول البيانات ضدك

باستخدام النصائح المذكورة أعلاه ، سيكون لديك الكثير من الطرق لمسح مجلد جدول البيانات والبدء في العمل بكفاءة أكبر. اتبع غرائزك فيما يتعلق بأي أجزاء من العمل تستحق بيانات مخصصة ، وأي منها يمكن إدارته بشكل مختلف.

إذا كنت لا تزال غير متأكد ، فاحرص على الاهتمام بكيفية عملك خلال الأسابيع القليلة القادمة. قد تبدأ في ملاحظة المكان الذي يمكن فيه تبسيط الأشياء ، ويمكنك إنشاء مساحة رقمية أكثر كفاءة وتنظيمًا للوقت.

أفضل 8 طرق لاستخدام تطبيقات Google Workspace لإدارة المشاريع

يمكن أن تلبي تطبيقات Google Workspace معظم احتياجات إدارة مشروعك. فيما يلي بعض أفضل الطرق لاستخدامها.

اقرأ التالي

عن المؤلف