عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني ، قد يكون من الصعب وضع حدود مهنية. بعد كل شيء ، تفترض العديد من الشركات أنه طالما لديك إنترنت ، فأنت حر في الرد على أي رسائل.
بينما كان هناك وقت كان من المتوقع أن يكون فيه المحترفون دائمًا تحت الطلب ، فإن الأوقات تتغير ببطء. في هذه الأيام ، أصبح من الشائع بشكل متزايد أن يكون الناس غير متصلون بالإنترنت في أيام إجازتهم ، ولسبب وجيه.
إذا كنت ذاهبًا في عطلة ، أو تأخذ إجازة من أجل سلامتك ، أو كنت بحاجة إلى الابتعاد عن المكتب لأي سبب آخر ، فإليك بعض النصائح حول كيفية كتابة رد بريد إلكتروني احترافي خارج المكتب.
1. امسح رأس موضوع خارج المكتب
تتمثل إحدى أسهل الطرق لإخبار الأشخاص بأنك خارج المكتب في تغيير رأس موضوع الرد على البريد الإلكتروني. بدلاً من مجرد كتابة "خارج المكتب" ، يمكنك أيضًا تضمين نوع الإجازة التي تأخذها ، إذا كنت تشعر بالارتياح لمشاركتها.
فيما يلي بعض الأمثلة على رؤوس موضوعات البريد الإلكتروني خارج المكتب:
- خارج المكتب - إجازة (25 ديسمبر - 4 يناير)
- [خارج المكتب] إجازة طبية
- خارج المكتب | إجازة الأبوة
- * إجازة خارج المكتب * إجازة طارئة
- إجازة خارج المكتب (إجازة وفاة)
- خارج المكتب | إجازة الأمومة
- خارج المكتب ~ العمل الميداني
- [خارج المكتب] إجازة العيد (يوم عيد الميلاد)
- خارج المكتب - إجازة مرضية
- خارج المكتب - الزواج!
2. اذكر نوع الإجازة التي تأخذها
بالنسبة لبعض الأشخاص ، من الشائع افتراض أن أي بريد إلكتروني خارج المكتب مخصص لأغراض الترفيه. ومع ذلك ، هذا ليس هو الحال دائمًا للجميع.
يستخدم بعض الأشخاص أيضًا رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب عندما يعملون ، لكن لا يمكنهم الوصول إلى بريدهم الإلكتروني طوال اليوم. على سبيل المثال ، قد يحتاج مندوبو المبيعات أو أولئك الذين يخضعون للعمل الميداني إلى السفر إلى مناطق لا يوجد بها اتصال بالإنترنت.
بالإضافة إلى ذلك ، من الممكن أيضًا أن تأخذ إجازة لأمور شخصية مثل زيارات المستشفى أو الجنازات أو للتعافي من المرض. مع هذا ، قد يكون من المحرج الرد على "أتمنى أن تكون قد قضيت إجازة جيدة."
متعلق ب: طرق لجعل الإجازات أكثر متعة باستخدام التكنولوجيا
لتجنب ذلك ، يمكنك إدخال تفاصيل إجازتك داخل نص بريدك الإلكتروني بدلاً من ذلك. ليس عليك أن تكون صادقًا بشأن موقفك إذا كان ذلك يجعلك غير مرتاح ، لكن الصدق مع رئيسك أو زملائك في الفريق أو العملاء يمكن أن يساعد في بناء التعاطف.
على سبيل المثال ، إذا كنت في حادث سيارة وتحتاج إلى بعض الوقت للتعافي من إصاباتك ، اترك الأمر تعرف جهات الاتصال الخاصة بك أنها تساعدهم في إدارة توقعاتهم بشأن إخراجك المتأخر والمتوقع إرجاع.
3. تجنب الاعتذارات غير الضرورية
بالنسبة للعديد من مدمني العمل ، من الشائع تضمين الاعتذارات في رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب ، مثل "آسف لعدم قدرتك على الرد على الفور!" ومع ذلك ، من المهم أن تفهم أنه لا يجب عليك الاعتذار عن إجازة من العمل ، خاصة إذا كان ذلك للأبد السبب.
بدلاً من قول آسف ، إليك بعض المصطلحات التي يمكنك استخدامها بدلاً من ذلك:
- "شكرا لك على التواصل!"
- "أشكركم على البريد الإلكتروني."
- "تم استلام هذا البريد الإلكتروني."
بدلاً من الاعتذار ، يمكنك الإقرار بأدب أن رسالتهم قد تم استلامها رسميًا. مع هذا ، يمكنك اختيار اللغة التي تركز على شكرهم على وقتهم وجهدهم.
4. لا تضمن تاريخ الرد
بالنسبة للعديد من الأشخاص ، قد يكون من المربك رؤية تراكم ضخم من رسائل البريد الإلكتروني بمجرد عودتهم إلى المكتب بعد غياب طويل. في الواقع ، قد يتضاعف القلق عند استخدام عبارات مثل "سأرد بمجرد عودتي إلى المكتب."
لا يضيف هذا الكثير من الضغط غير الضروري لضمان الرد في اليوم الأول من عودتك فحسب ، بل إنه يضع أيضًا توقعات خاطئة للأشخاص الذين يحاولون الاتصال بك.
متعلق ب: نصائح لدفع الناس لفتح وقراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك
في حين أنه من المناسب الإقرار باستلام بريد إلكتروني ، فليس من الضروري ضمان الرد عليه على الفور. لتجنب الإفراط في الالتزام عندما تكون متاحًا للرد ، من الأفضل الالتزام بإجابة واسعة أو نطاق عام بدلاً من ذلك.
فيما يلي بعض الأمثلة على الجمل التي يمكنك استخدامها:
- سأجيب عندما أكون متاحًا بعد العطلة.
- من فضلك توقع رداً مني بنهاية _______.
- إذا لم يكن الأمر عاجلاً ، فيرجى توقع الرد من قبل ________.
تذكر ، إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني مهمة ، فسوف يبذل الأشخاص جهدًا للاتصال بك أو المتابعة معك بعد بعض الوقت. مع هذا ، من المهم وضع مخازن حتى لا يأمل الناس في الرد السريع.
بالنسبة لبعض الأدوار ، من الشائع أن يكون لديك جهات اتصال احتياطية لتحمل العبء عندما تكون بعيدًا. ومع ذلك ، قبل تعيين رئيس أو زميل أو عضو في الفريق لتحمل العبء عندما لا تكون متاحًا ، من الضروري الحصول على الموافقة.
نظرًا لأن العديد من الأشخاص مرهقون بالفعل بعملهم ، فقد يكون من المجهد تحمل مسؤوليات الآخرين ، حتى لو كان ذلك لفترة قصيرة من الوقت. بالإضافة إلى ذلك ، قد لا يكونوا مرتاحين لمنح العملاء أو العملاء الوصول إلى عناوين بريد إلكتروني معينة أو أرقام هواتف شخصية.
لهذا السبب ، قبل إضافة تفاصيل الاتصال الخاصة بشخص ما إلى بريدك الإلكتروني خارج المكتب ، تأكد من سؤاله عما إذا كان من المناسب لك القيام بذلك وما هي التفاصيل التي يشعر بالراحة عند مشاركتها.
6. إنشاء رسائل بريد إلكتروني مختلفة خارج المكتب للأطراف الداخلية أو الخارجية
اعتمادًا على من سيتلقى البريد الإلكتروني ، قد يختلف مقدار المعلومات التي قد ترغب في مشاركتها في رد البريد الإلكتروني خارج المكتب. بعد كل شيء ، لا يزال عليك أن تأخذ احتياطات الخصوصيةخاصة عندما تكون في عطلة.
على سبيل المثال ، بينما تشعر بالراحة في مشاركة المكان الذي تسافر إليه مع زملائك في المكتب ، فقد لا ترغب في القيام بذلك مع أشخاص عشوائيين.
باستخدام أنظمة إدارة البريد الإلكتروني ، يمكنك تعيين رد مختلف خارج المكتب اعتمادًا على من سيتلقى الرد. باستخدام هذا ، يمكنك إعطاء الأشخاص القدر المناسب من السياق حول وضعك خارج المكتب.
قم بإنشاء حدود عمل أفضل مع ردودك خارج المكتب
في عالم يُتوقع أن نكون متاحين فيه دائمًا ، يمكن للبريد الإلكتروني خارج المكتب الذي يوضح الحدود أن يحدث فرقًا. بالحزم في إجازتك الشخصية ، يمكنك تعليم الأشخاص من حولك قيمة حياتك الشخصية أيضًا.
بالإضافة إلى ذلك ، من خلال مطالبة الآخرين باحترام وقتك ، يمكنك أيضًا تشجيع الآخرين عليهم على فعل الشيء نفسه. في حين أن هذا لا يبدو وكأنه صفقة كبيرة ، إلا أنه يمكن أن يعني كل شيء للفرق عندما يتم وضع معايير صحية في المكتب.
هل تريد إخبار شبكة LinkedIn الخاصة بك أنك بعيد عن المكتب؟ إليك كيفية كتابة رسالة خارج المكتب على LinkedIn.
اقرأ التالي
- العمل والوظيفة
- نصائح عبر البريد الإلكتروني
- آداب الإنترنت
تقضي Quina معظم أيامها في الشرب على الشاطئ بينما تكتب عن كيفية تأثير التكنولوجيا على السياسة والأمن والترفيه. تقيم في المقام الأول في جنوب شرق آسيا وتخرجت بدرجة في تصميم المعلومات.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك