هل تقرأ بعض الرسائل من زملائك التي تحكك بطريقة خاطئة؟ قد لا تكون الرسائل مهينة ، لكن النغمة متوقفة. تشعر بالإهانة ، وهذا ينعكس في كيفية ارتباطك بهم. ربما لم يقصدوا أي ضرر لكنهم استخدموا الاختيار الخاطئ للكلمات.
يمكن أن يتجه الاتصال الكتابي جنوبًا بعدة طرق. يجب أن تكون متعمدًا في تحسين طريقة تواصلك كتابيًا ، حتى لا يُساء فهم نواياك.
ما هو الاتصال الكتابي؟
الاتصال الكتابي هو عملية إرسال رسائل نصية وإرشادات من خلال الرسائل والتقارير والكتيبات وما إلى ذلك.
يستخدم الاتصال الكتابي لتمرير المعلومات في مكان العمل ، وغالبًا ما يتخذ نهجًا رسميًا. إنه وارد في الوثائق الرسمية التي تعمل كدليل ونقطة مرجعية.
يتم إبلاغ التطورات الجديدة إلى الفريق كتابة. عندما يُظهر أعضاء الفريق سلوكًا جامحًا ، يتم إصدار استعلام لهم من خلال التواصل الكتابي والرد بنفس الطريقة.
على عكس الاتصال اللفظي الذي يمكن نسيانه إذا لم يتم تسجيله ، يستمر الاتصال الكتابي لفترة طويلة ، خاصة إذا لم يتم العبث به.
تحديات الاتصال الكتابي
كما هو الحال مع أشكال الاتصال الأخرى ، يتم هزيمة هدف الاتصال الكتابي إذا لم يفهم المستلمون محتوى الرسالة.
الاتصال الكتابي به عدة عقبات يمكن أن تغير معنى الرسالة أو نية المرسل. دعونا نلقي نظرة على بعضها.
1. عدم الوضوح
يفقد الاتصال جوهره عندما يكون معقدًا. قد يؤدي اختيار الكلمات التي يستخدمها المرسل في الاتصال الكتابي إلى إرباك المتلقي. ونظرًا لعدم توفر المرسل لتوضيح الأمور ، يستمر الالتباس.
إذا شعر الموظفون بأنهم مضطرون لاتخاذ إجراء عند تلقي رسائل مكتوبة معقدة ، فقد ينتهي بهم الأمر بارتكاب أخطاء بسبب عدم فهم الرسائل.
الأخطاء في العمل نتيجة لقضايا الوضوح هي انتكاسة للمنظمة حيث يضيع الوقت والموارد.
2. ضيق الوقت
سير العمل الأكثر فاعلية هو الذي يتحرك باستمرار. يجب على أعضاء الفريق الحصول على أي معلومات يحتاجون إليها على الفور وتطبيقها على عملهم. ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا مع الاتصال الكتابي.
في الاتصال الكتابي ، يرسل المرسل الرسالة إلى المتلقي. بدلاً من الحصول على رد فوري ، يتعين عليهم الانتظار حتى يتلقى المتلقي الرسالة ثم يرد. يمكن أن يكون الوقت الذي يقضيه بينهما مكلفًا في المواقف العاجلة. قد يكون الضرر قد حدث بالفعل قبل جمع المعلومات.
3. نقص في المرونة
قد تحتوي الرسالة التي أرسلتها إلى زميل في العمل على معلومات غير دقيقة. قد ترغب في تحديث الرسالة لمزيد من الوضوح. ولكن بمجرد إرساله بالفعل ، لا يمكنك القيام بذلك.
يجب عليك كتابة رسالة أخرى من البداية تتناول المعلومات الخاطئة أو تتضمن التحديثات التي تريد تمريرها. إن القيام بكل ما هو مرهق ، خاصة عندما يكون لديك كومة من العمل بين يديك.
4. التأخير في اتخاذ القرار
يتطلب اتخاذ القرارات في مكان العمل مستوى معينًا من السرعة. يجب إطلاع كل فرد مشارك في عملية صنع القرار بآخر التطورات وتقديم مدخلاتهم في الوقت المناسب.
عندما يتم تنسيق عملية صنع القرار مع الاتصال الكتابي ، فإن الوقت المستغرق في تلقي الرسائل وقراءتها والرد عليها يؤخر عملية اتخاذ القرار. يمكنك تعزيز مجموعتك عملية صنع القرار بالأدوات الصحيحة.
5 طرق لتحسين الاتصال الكتابي
إذا كنت تريد أن تزدهر في وظيفتك أو حياتك المهنية ، فعليك أن تولي مزيدًا من الاهتمام لاتصالاتك الكتابية. وذلك لأنك تتواصل مع الناس كتابيًا كل يوم تقريبًا.
يساعد التأكد من فهمهم للرسائل التي تنقلها إليهم في الحصول على الاستجابة المطلوبة. في ضوء ذلك ، دعنا نناقش بعض الطرق التي يمكنك من خلالها التواصل بشكل أفضل في الكتابة.
1. حدد الهدف
ما الذي تحاول تحقيقه بالرسالة؟ من المهم أن تحدد هذا في البداية ، حتى تتمكن من التعبير عن أفكارك في هذا الاتجاه. يمكنك الحصول على الناس افتح واقرأ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بسهولة مع الكتابة الفعالة.
الرسالة المكتوبة بدون هدف واضح هي بمثابة تعليق سريع. سيكون لديك صفحة كاملة من المحتوى دون أن تقول أي شيء ملموس. قد يكون محتوى رسالتك مضللًا للمستلم إذا لم تحدد هدفك.
2. ادخل إلى أحذية المستلم
يفقد الاتصال الكتابي العلامة إذا لم يكن لدى المستلم المعلومات الأساسية الضرورية أو السياق لفهم الرسالة التي يقرؤها. إذا كتبت إلى شخص ما وذكرت أشياء لا يدركها ، فسوف تضيع.
ضع نفسك مكان القارئ أثناء كتابة رسالتك. ما مقدار معرفتهم بالموضوع؟ هل يحتاجون إلى معلومات أساسية أو سياق؟
يساعدك فهم الحالة الذهنية للقارئ فيما يتعلق بالموضوع أيضًا على اختيار الكلمات واللغة المناسبة لنقل رسالتك.
3. تدوين الأفكار
بعد أن قمت بتدوين ملاحظة ذهنية لكتابة رسالة ، ابدأ في الاستعداد لها من خلال تدوين الأفكار التي تتبادر إلى الذهن.
نظرًا لأنه لا يمكنك استرداد رسالتك بسهولة من المتلقي لإجراء تعديلات أو تحديثات ، قم بتدوين جميع نقاطك مسبقًا ، حتى تتمكن من تضمينها في رسالتك.
لا يتعين عليك حمل دفتر ملاحظات لهذا الغرض. تطبيق تدوين الملاحظات مثل Simplenote يسهل عليك تدوين أفكارك على أجهزتك المحمولة أثناء التنقل. يمكنك الوصول إلى ملاحظاتك عن بعد متى احتجت إليها.
4. كن واضحًا وبسيطًا
أكثر الاتصالات المكتوبة فعالية هي واضحة وبسيطة. الآن ليس الوقت المناسب لإبهار القارئ بالكلمات الكبيرة والتعبيرات النحوية.
هناك ميل لأن تكون ذكيًا باستخدام الكلمات الفاخرة ، ولكن هذا يأتي بنتائج عكسية في الاتصال الكتابي. تذكر أنك لن تكون حاضرًا ماديًا عندما يقرأ القارئ الرسالة. لذلك ، لا يمكنك توضيح الأمور إذا أربكت القارئ.
إذا كنت تعمل في مشروع ، يمكنك ذلك اكتب بيان الغرض من المشروع القاتل مع التواصل الكتابي الفعال.
5. تحرير دقيق
قراءة الرسائل التي تحتوي على أخطاء نحوية وأخطاء إملائية تعد بمثابة إيقاف. احفظ المتلقي الخاص بك المشكلة عن طريق تحرير رسائلك بدقة قبل إرسالها.
يقاوم الرغبة في إرسال رسائل مكتوبة على عجل. بغض النظر عن مدى إلحاحه ، خصص وقتًا لتحريره. قد تكون هناك كلمات وتعبيرات وأخطاء غير ضرورية في الرسائل. سيساعدك استعراضها مرة أخرى على اكتشافها ، لكن هذا لن يحدث إذا لم تخصص وقتًا لذلك. تطبيقات مثل نحوي تعتبر رائعة لتحرير وضبط كتابتك.
إذا كانت لديك سمعة طيبة في إرسال رسائل مليئة بالأخطاء ، فسيحجم الناس عن قراءة رسائلك. سيسمحون لرسائلك بالبقاء حتى تتمتع بالقوة العقلية لتحمل الضغط الذي تسببه قراءة المحتوى الخاص بك.
تمرير رسائلك بشكل فعال
يمكن أن تكون التفاعلات اللفظية في العمل صاخبة. يساعد التواصل الكتابي على خلق بعض الهدوء. يمكن لزملاء الفريق التواصل في أي موقف دون لفت الانتباه إلى أنفسهم.
بمجرد أن تصبح اتصالاتك المكتوبة واضحة بالنبرة الصحيحة ، يمكنك حمل الأشخاص على فعل ما تريد دون المتابعة لتوضيح الأمور. يمكنك أيضًا بناء سمعة لنفسك كشخص يتواصل بشكل فعال.
هل تواجه صعوبة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني لإنجاز المهام؟ فيما يلي بعض النصائح حول كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل بشكل أسرع ، بالإضافة إلى بعض الأدوات التي يمكن استخدامها.
اقرأ التالي
- العمل والوظيفة
- إنتاجية
- نصائح مكان العمل
- نصائح للكتابة
- الشبكات المهنية
- رسالة فورية
كريس أودوجو ملتزم بنقل المعرفة من خلال كتاباته. كاتب شغوف ، وهو منفتح على التعاون والتواصل وفرص العمل الأخرى. وهو حاصل على درجة الماجستير في الاتصال الجماهيري (تخصص العلاقات العامة والإعلان) ودرجة البكالوريوس في الاتصال الجماهيري.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
