كيفية استخدام الاتصال النصي فقط لتحسين كفاءة العمل الافتراضية

لا تمتلك الفرق الافتراضية الحرية في إجراء تفاعلات وجهًا لوجه مثل نظرائهم في المكتب. إنهم يعتمدون على أدوات مختلفة للتواصل مع بعضهم البعض من مواقعهم البعيدة.

نظرًا للاختلافات في المواقع والمناطق الزمنية ، لا تكون المكالمات الهاتفية دائمًا هي الأفضل. تعد الرسائل النصية بديلاً أفضل ، حيث يمكن لأعضاء الفريق إرسال الرسائل في أي وقت دون إزعاج بعضهم البعض. لكن التواصل النصي فقط ليس مثاليًا أيضًا. إنه يخطئ العلامة إذا لم يتم أخذ بعض العوامل في الاعتبار.

في هذه المقالة ، نناقش كيف يمكن للفرق الافتراضية استخدام الاتصال النصي فقط بشكل أكثر فعالية.

كيف تعمل الرسائل النصية على تحسين مهارات الاتصال

تضفي الرسائل النصية إحساسًا مختلفًا على طاولة الاتصال. هناك طريقتان رئيسيتان يعملان على تحسين الاتصال المستند إلى النص. دعونا نلقي نظرة عليهم.

هناك طريقتان رئيسيتان يعملان على تحسين الاتصال المستند إلى النص.

1. تعزيز مهارات القراءة والكتابة

استخدام الاختزال والرموز التعبيرية هو الاتجاه السائد في الرسائل النصية ، خاصةً في المحادثات غير الرسمية. تسحبك طريقة إرسال الرسائل النصية هذه بعيدًا عن استخدام اللغة الإنجليزية الصحيحة.

عند التواصل مع رئيسك في العمل أو زميلك في العمل أو زميلك في العمل ، فأنت لا تتواصل معهم كما تفعل مع أصدقائك أو مع الآخرين المهمين. أنت مطالب بالكتابة باللغة الإنجليزية الصحيحة ، الأمر الذي يتطلب إعادة قراءة وإعادة هيكلة كاملة. يساعد هذا أيضًا في الحفاظ على لهجة أكثر رسمية في الاتصالات.

2. شجع التواصل الواضح

يؤدي الاتصال النصي فقط أيضًا إلى إنشاء مهارات اتصال واضحة. عند التواصل من خلال الرسائل النصية ، فأنت مجبر على البقاء على اطلاع باتصالاتك. نظرًا لأن نيتك هي لأغراض العمل ، فلا يوجد مجال للكلمات أو الجمل الباهظة.

7 نصائح لاستخدام الاتصال النصي فقط للعمل الافتراضي

نظرًا لكون الرسائل النصية جزءًا حيويًا من العمل عن بُعد ، فمن المهم فهم كيفية جعله أكثر فعالية. إذا تم القيام بذلك بالطريقة الخاطئة ، فإن فريقك يعاني من ثغرات في الاتصال تعطل سير عملك. إليك بعض النصائح لمساعدتك في جعل رسائلك بسيطة وشاملة.

1. تجنب استخدام الاختزال

بغض النظر عن مدى قربك من زملائك في العمل أو زملائك في العمل ، يجب ألا تكون الاتصالات معهم غير رسمية. يؤدي استخدام الاختصارات أو الاختصارات غير الضرورية في رسائلك إلى تصوير نظرة غير مهنية.

ليس عليك أن تكون صارمًا للغاية مع رسائلك ، ولكن استخدام الاختصارات مثل "U" بدلاً من "أنت" في محادثة متعلقة بالعمل يعد أمرًا غير أخلاقي. قد يكون هذا نقطة تحول كبيرة لمعظم الناس الذين يتوقعون رسائل نصية منظمة ومنظمة.

2. استخدم الأحرف الكبيرة بشكل مناسب

الحروف الكبيرة مناسبة لأغراض معينة في الكتابة. يعد استخدام الأحرف الكبيرة في الجملة أحد أحرف المزالق التي يجب تجنبها في الرسائل النصية. نظرًا لأننا معتادون على قراءة النصوص الصغيرة ، فليس من السهل قراءة جميع النصوص بالأحرف الكبيرة.

يعطي النص ذو الأحرف الاستهلالية الكاملة أيضًا طابعًا قويًا لرسالتك. يبدو أنك غاضب أو تصرخ في المتلقي. إذا كنت تنشر على وسائل التواصل الاجتماعي ، فإن كتابة النص بأحرف كبيرة تجعلك تبدو وكأنك طالب لجذب الانتباه.

3. اجعل التوقيت جيداً

يمنحك الاتصال النصي فقط امتياز الرد على رسالة في الوقت المناسب لك. ومع ذلك ، لا ينبغي أن يكون على حساب جهاز الاستقبال الخاص بك.

على سبيل المثال ، من غير المناسب إرسال رسالة نصية في منتصف الليل أو في الساعة الأولى من الصباح ما لم يخبروك تحديدًا أنها ليست مشكلة. يجب ألا تتوقع ردًا سريعًا على هذا النوع من الرسائل. من الأفضل إرسال جميع الرسائل المتعلقة بالعمل أثناء ساعات العمل.

4. تجنب الجمل الطويلة

تصبح القواعد الأكثر كتابة جيدة مملة إذا كانت طويلة جدًا دون كسر الفقرات. يمكن أن يكون مدى انتباه الناس أقل من مدى انتباه السمكة الذهبية. قد تجعلهم الرسائل النصية الضخمة يتصفحون المحتوى بدلاً من قراءته.

يمكن أن يؤدي التخطي إلى تفويت تفاصيل مهمة في الرسالة ، مما يؤدي إلى تغيير نيتك كمرسل.

5. استخدم الرموز التعبيرية فقط عند الضرورة

Emojis ليست سيئة. في واقع الأمر ، لديهم أثرت في الطريقة التي نتواصل بها بشكل إيجابي. تساعدك Emojis على التعبير عن بعض المشاعر بجدارة.

عند إرسال نص متعلق بالعمل ، لست مضطرًا للتخلص من استخدام الرموز التعبيرية في نصك تمامًا. بدلاً من ذلك ، يجب أن تعرف متى يكون من المناسب استخدامها ، حتى لا تترك انطباعًا خاطئًا. إذا لم تكن متأكدًا من موعد استخدامها ، فاتركها.

6. لا تضع افتراضات

في الرسائل النصية ، هناك ميل لافتراض متى وكيف سيستجيب المتلقي لرسالتك. يمكن أن يؤثر القيام بذلك على مزاجك سلبًا لأن استجابته قد تكون مختلفة تمامًا.

بغض النظر عن الوقت الذي يستغرقه جهاز الاستقبال في الرد ، لا تفترض أبدًا ما يفكر فيه. انتظر حتى تسمع منهم. يمكنك إرسال تذكير إذا كان الأمر عاجلاً.

7. تدقيق رسالتك

لا تتعجل في الضغط على "إرسال" دون تصحيح رسالتك. من السهل جدًا ألا تلاحظ أخطاء صغيرة في كتابتك ، لذا خذ وقتك في اكتشاف الأخطاء الإملائية والنحوية وتصحيحها.

يستغرق حل المشكلات التي تسببها الرسائل القصيرة أو الدردشة أو البريد الإلكتروني المكتوبة بشكل سيء وقتًا أطول من حلها في المرة الأولى. هل سئمت من تدقيق رسائلك يدويًا؟ نحوي مفيد جدا في هذا الصدد.

أفضل 3 أدوات اتصال نصية فقط يمكنك استخدامها

شهدت الشعبية المتزايدة للعمل عن بُعد إدخال العديد من أدوات سير العمل في السنوات الأخيرة. تقوم بعض هذه الأدوات بعمل رائع في منح الفرق الافتراضية الفرصة للازدهار في وظائفهم من خلال التواصل النصي فقط. دعونا نلقي نظرة على القليل منهم.

تطبيق Slack هو تطبيق مراسلة للشركات بشكل أساسي ، ويسمح لأعضاء الفريق بالالتقاء تحت سقف واحد لأغراض العمل. إنه يوفر فرصة للتواصل الفردي بين عضوين بالإضافة إلى التواصل الجماعي مع ثلاثة أعضاء أو أكثر.

إذا كنت تعمل في مشاريع مع عدد قليل محدد ، فيمكنك تقييد الاتصال بين هؤلاء الأشخاص في مساحة مخصصة تسمى القنوات. يمكن للأعضاء في الغرفة التواصل بحرية دون القلق بشأن وصول أعضاء الفريق الآخرين إلى رسائلهم.

Microsoft Teams هي أداة سير عمل قائمة على الدردشة لاتصالات الأعمال. مناسب للفرق الافتراضية ، فهو يتيح لأعضاء الفريق التعاون في المهام مع إتاحة الفرصة لمشاركة ملفات العمل والمستندات.

تلبيةً لاحتياجات الاتصال المختلفة للفرق الافتراضية ، يمكن لأعضاء الفريق الدردشة مع بعضهم البعض بشكل فردي وأيضًا الدردشة في مجموعة عند التعاون في المشاريع. يمكن منح مستويات وصول مختلفة لأعضاء الفريق بناءً على مشاركتهم في المشاريع.

Basecamp هي أداة اتصال وسير عمل عبر الإنترنت. خيار جيد للفرق الافتراضية ، فهو يسمح بالتعاون الجماعي باستخدام اتصال نصي فقط.

يمكنك تفويض المهام لعمال معينين والتواصل معهم بشكل فردي. على نفس المنوال ، يمكن لأعضاء الفريق التعاون في المهام والتواصل بشكل مفتوح مع الجميع في حلقة ما يجري. كما يوفر تذكيرات بالمهام تدفع أعضاء الفريق للالتزام بالمواعيد النهائية.

ركز على المعلومات المهمة من خلال الاتصال النصي فقط

الرد على العديد من المكالمات الهاتفية المتعلقة بالعمل يستهلك وقتك أكثر مما تعتقد. ينتهي بك الأمر بالحديث عن أشياء غير منتجة بعد فترة طويلة من تمرير الرسالة.

باستخدام الاتصال النصي فقط ، لا تكتب سوى التفاصيل المهمة المطلوبة. يحصل الجميع على المعلومات التي يحتاجونها ليكونوا فعالين في العمل. لا يوجد مجال لسوء التواصل أو لا يوجد مكان ، حيث يتم توضيح الكلمات بوضوح ليراها الجميع.

إيجابيات وسلبيات استخدام الاتصال النصي فقط في مكان العمل الافتراضي

هل أدوات الاتصال النصية فقط هي الحل المناسب لمكان عملك؟ فيما يلي بعض الإيجابيات والسلبيات التي يجب مراعاتها.

اقرأ التالي

عن المؤلف