تعد اجتماعات انطلاق المشروع فرصة مثالية للحصول على جميع أعضاء الفريق في نفس الصفحة والعمل من أجل تحقيق هدف مشترك. لهذا السبب يجب أن يكونوا مستعدين جيدًا ومدروسين ، حيث سيساعدونك في تحقيق أقصى استفادة من مناقشتك مع عميلك.
في هذه المقالة ، سوف نشارك بعض النصائح والأدوات لمساعدتك على عقد اجتماع افتتاحي ناجح مع فريقك.
ما هو اجتماع انطلاق المشروع؟
اجتماع انطلاق المشروع هو المكان الذي يلتقي فيه مدير المشروع بالفريق ، وأحيانًا مع العميل ، لتقديم أهداف المشروع ، وشرح كيفية الوصول إليها ، ومراجعة أدوار الجميع. عادة ما يتم عقده في بداية المشروع الجديد ، على الرغم من أنه قد يكون من المناسب أن يكون لديك واحد في وقت لاحق في العملية إذا ظهرت حواجز أو أسئلة جديدة.
يساعدك هذا النوع من الاجتماعات على بدء مشروعك الجديد على أساس متين من خلال توصيل ما هو متوقع بوضوح وكيفية قياس التقدم والمزالق التي قد تنتظرنا. بشكل عام ، فإنه يحدد مسار التعاون السلس للمشروع مع جميع أصحاب المصلحة.
فوائد عقد اجتماع افتتاح المشروع
كما ذكرنا أعلاه ، تعد اجتماعات انطلاق المشروع فرصة لجعل الجميع يتماشى مع رؤية مشروعك وأدوارهم فيه. فيما يلي بعض الفوائد الملحوظة الأخرى لاجتماع انطلاق ناجح:
- تعمل المشاريع بكفاءة أكبر عندما يفهم جميع أعضاء الفريق مسؤولياتهم.
- تُظهر لك اجتماعات البداية مدى طول فريقك في فهم ما سيترتب على المشروع. يمكن أن يساعدك هذا في تحديد أي مشكلات محتملة قد تظهر على طول الطريق.
- تساعد اجتماعات البداية في بناء علاقة بينك وبين عميلك من خلال جعل الجميع على قدم المساواة في بداية العملية.
- إن تخطيط كل شيء مبكرًا يقلل من احتمالية حدوث تغييرات يمكن أن تسبب تأخيرات محتملة في وقت لاحق أثناء المشروع.
- ستتاح لعميلك الفرصة لتقديم ملاحظات وأفكار قيمة قبل الذهاب بعيدًا في دورة حياة المشروع.
- يزيد الاجتماع الناجح لبدء المشروع من احتمالية الالتزام بالميزانية والجدول الزمني.
5 نصائح لإدارة اجتماع بدء مشروع ناجح
فيما يلي بعض الخطوات الأساسية التي يجب اتخاذها عند التحضير لاجتماع بدء المشروع:
1. أنشئ جدول أعمالك
يعطي جدول أعمالك للاجتماع اتجاهًا واضحًا لاتباعه ، ولهذا السبب من الأهمية بمكان إنشاء اجتماع وتوزيعه قبل الاجتماع الافتتاحي. سيساعدك التخطيط المسبق لجدول الأعمال على الاستمرار في التركيز وعلى المهمة.
يمكنك استخدام تطبيق تدوين الملاحظات مثل إيفرنوت لإنشاء خطة اجتماع يمكن لجميع الأعضاء الوصول إليها. يمكنك البدء من نقطة الصفر أو توفير الوقت باستخدام أحد ملفات قوالب الاجتماعات.
أضف جميع التفاصيل ذات الصلة بالمشروع بمجرد التعامل مع الأساسيات ، بما في ذلك مدة الاجتماع والرئيس (مدير المشروع). على الرغم من أن ذلك سيعتمد على المشروع المحدد الذي تعمل عليه ، فإليك بعض الأفكار العامة التي يجب مراعاتها:
- تحيات ومقدمة
- شرح واضح لما تنوي تحقيقه خلال الاجتماع الافتتاحي
- الغرض من المشروع
- نطاق المشروع
- القيود المتعلقة بالوقت والميزانية
- المخاطر المعروفة الحالية
- قائمة المخرجات
- فتح المناقشة والأسئلة.
2. ادعُ الأشخاص المناسبين
في هذه المرحلة ، تريد التركيز على دعوة جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين. ومع ذلك ، في شغفك بتدوير الكرة ، قد تميل إلى دعوة كل من لديه أي شيء متعلق بالمشروع عن بعد. يمكن أن يؤثر ذلك على اجتماعك ، حيث ستكون إدارة حشد كبير أكثر صعوبة. يجب عليك فقط تضمين أعضاء الفريق الذين لديهم دور يلعبونه في المشروع (ويمكنهم تقديم مدخلات قيمة).
يمكنك دعوة الحاضرين في الاجتماع عبر البريد الإلكتروني ، أو الأفضل من ذلك ، من خلال أداة الاتصال الداخلي مثل تثاقل. يمكنك استخدام هذه الأداة لإنشاء قناة (مجموعة) ستستخدمها لمشاركة جدول أعمال الاجتماع والمستندات الأخرى ذات الصلة حتى يتمكن الجميع من الاطلاع عليها قبل الاجتماع.
3. اجعل الاجتماع تفاعليًا
اجعل اجتماعك الافتتاحي تفاعليًا من خلال توفير منصة مفتوحة للتعبير عن الأفكار أو الاقتراحات. الهدف هنا هو ضمان مشاركة الجميع بنشاط خلال الاجتماع. إليك بعض الأفكار حول ما يمكنك فعله:
- العصف الذهني الجماعي: يعمل هذا بشكل أفضل إذا كان لدى العديد من أعضاء الفريق نفس المجال من الخبرة. بواسطة تبادل الأفكار معًا، يمكنك البناء بسرعة على معرفة بعضكما وتطوير حلول إبداعية تمهد الطريق للنجاح.
- تناوبوا على رئاسة الاجتماع: على الرغم من أنه من المثالي أن يقوم مدير المشروع بتيسير الاجتماع الافتتاحي ، يمكنك تبديل الرؤساء لتجنب فقدان انتباه الناس. يسمح للجميع بأخذ دورهم في قيادة جوانب محددة من جدول أعمال الاجتماع أو تقديم عروض تقديمية ، والتي يمكن أن تساعد الفريق أيضًا على الشعور بمزيد من المشاركة في المشروع.
- اطلب ردود الفعل: عندما تقدم شيئًا جديدًا ، اسأل الحاضرين عما إذا كان لديهم أي أسئلة حوله حتى يتمكن الجميع من التعبير عن آرائهم في الاجتماع. يمكنك أيضًا الاستفادة من هذه الفرصة لاكتشاف أفكار أو مخاوف أخرى قد تكون لديهم أن عدم اليقين لا يتراكم بمرور الوقت - وهو سبب رئيسي للإحباط بين الأشخاص المشاركين في المشروع.
ستضمن هذه التقنيات التفاعلية مشاركة جميع أصحاب المصلحة بنشاط في الاجتماع الافتتاحي.
4. توضيح الأدوار والمسؤوليات
بافتراض أن الجميع يفهم المشروع بأكمله ومدى ملاءمته ، فإن الخطوة التالية ستكون تحديد أدوارهم ومسؤولياتهم. اغتنم هذه الفرصة لتكرار المناقشات السابقة حول ما يتوقعه الجميع من بعضهم البعض. يمكنك استخدام أداة عبر الإنترنت مثل أسانا لإنشاء قوائم مرجعية حتى يتمكن الجميع من معرفة المهام التي يتحملون مسؤوليتها.
يمكنك البدء بتعيين عناصر العمل التي يجب استكمالها في موعد نهائي متفق عليه ، ثم توزيعها على أعضاء الفريق. رتّب هذه الأنشطة حسب الأولوية ، مع إدراج أهم المهام أولاً. بهذه الطريقة ، يمكنك التأكد من الوفاء بالمواعيد النهائية دون الاضطرار إلى بذل الكثير من الجهد.
5. أضف ملخص الاجتماع إلى ويكي الداخلي الخاص بك
بمجرد الانتهاء من الاجتماع ، قم بتحويل ملاحظاتك إلى مستند جيد التنظيم لتسهيل الرجوع إليه في المستقبل. يمكنك استخدام الخاص بك الويكي الداخلي كمستودع عبر الإنترنت يمكن لأي شخص في المشروع الوصول إليه بسهولة.
بهذه الطريقة ، يمكنك دائمًا الرجوع إلى ملاحظات الاجتماع كلما كانت هناك أسئلة حول شيء ما تم تغطيته أثناء الجلسة الافتتاحية. يمكنك أيضًا استخدام wiki الخاص بك لإضافة تحديثات أثناء تقدمك طوال دورة حياة المشروع.
اضبط النغمة المناسبة للمشروع بأكمله باجتماع افتتاحي
يعد الاجتماع الافتتاحي خطوة حيوية في أي مشروع ، حيث إنه يحدد نغمة دورة حياة المشروع بأكملها ويوجه جميع المشاركين في نفس الاتجاه.
يمكنك الاستفادة من النصائح والأدوات المذكورة أعلاه للحصول على جميع أصحاب المصلحة لديك على نفس الصفحة وتمهيد الطريق لسير عمل منتج.
إذا كنت تريد معرفة كيفية إجراء اجتماع فريق ناجح ، فراجع هذه النصائح الست الأساسية التي يجب عليك اتباعها.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- الاجتماعات
- ادارة مشروع
- أدوات التعاون
Loic كاتب محتوى مستقل في MakeUseOf ومتعلم مدى الحياة. كان يطارد شغفه بالكتابة منذ عام 2016. إنه يستمتع بتجربة الأدوات والبرامج التقنية الجديدة مع إمكانية مساعدة المستخدمين على أن يصبحوا أكثر إنتاجية.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
