في بعض الأحيان يكون من السهل الشعور بأنك لم تنجز الكثير في يوم واحد ، حتى عندما تعمل بجد. ومع ذلك ، قد لا تدرك مقدار ما تفعله بالفعل إذا لم تكن تدون أي ملاحظات عن الطريقة التي تقضي بها وقتك الإنتاجي.
في هذه المقالة ، سنطلعك على سبب فائدة قياس إنتاجيتك وبعض الأمثلة على كيفية إنشاء قائمة مهام بسيطة في أنواع متعددة من البرامج.
3 أسباب لماذا يجب عليك قياس إنتاجيتك
هناك عدد من الأسباب التي تجعل قياس إنتاجيتك مفيدًا. فهو لا يساعدك فقط على معرفة مكانك في مهامك المهمة ، ولكنه سيساعدك أيضًا في التحفيز وتجربتك اليومية في التخطيط.
يبدأ قياس إنتاجيتك بالاحتفاظ بقائمة مهام يومية بسيطة تقوم بإنشائها في اليوم التالي أو في ذلك الصباح ، ولكنها لا تقتصر على العناصر الموجودة هناك. من الناحية المثالية ، تلتزم بالقائمة التي أنشأتها ، ومع ذلك ، فليس من غير المألوف أن تتعقب جانبًا من خلال مهمة جديدة تم لفت انتباهك إليها.
حتى إذا أكملت المهمة الجديدة قبل وضعها في قائمة المهام الخاصة بك ، فقم بتدوينها هناك على أي حال. بهذه الطريقة ، تحصل على صورة أفضل للمهام التي تقضي وقتك فيها.
فيما يلي ثلاثة أسباب تجعل الاحتفاظ بهذه القائمة مفيدًا.
1. سترى أنك انتهيت من الأشياء
لن تساعدك كتابة قائمة مهام على الاستمرار في التركيز على أولويات اليوم فحسب ، بل سيكون لديك أيضًا طريقة لتثبت لنفسك أنك تنجز المهام أثناء قيامك بفحص العناصر.
ليس بأي حال من الأحوال سباق لمعرفة مقدار ما يمكنك التحقق منه. والأكثر من ذلك ، ستعرف أنك نفذت مهامك المهمة بعيدًا - أو على الأقل تساهم في مهمة أكبر من خلال معالجة بعض عناصر العمل.
متعلق ب: Microsoft To Do مقابل. Taskade: ما هي أداة إدارة المهام الأفضل؟
لن تشعر بالتحسن في نهاية اليوم فحسب ، بل قد تجد أنه من المحفز أيضًا معرفة ما أنجزته في اليوم السابق والحفاظ على الزخم مستمرًا.
2. يمكنك تحديد أهداف أفضل
يجب أن يكون كل هدف قابل للقياس. ومع ذلك ، لن تعرف من أين تبدأ إذا لم يكن لديك خط أساس.
من خلال كتابة مهامك وتتبع ما أنجزته ، فإنك تمنح إنتاجيتك وحدة قياس — عدد المهام المكتملة. باستخدام هذا الرقم ، يمكنك الحصول على فكرة أفضل عن عدد المهام التي يمكنك عادةً إنجازها في يوم واحد في المتوسط ، وهو خط الأساس.
من هناك ، يمكنك تحديد هدف أكثر واقعية ، أو عدد المهام اليومية ، والضبط بالزيادة أو النقصان حسب الحاجة.
3. ستعرف متى حان الوقت لأخذ قسط من الراحة
أحيانًا يكون من الصعب معرفة الوقت المناسب لوضع العمل أو المشروع أو الدراسة بعيدًا. من خلال منح نفسك قدرًا محددًا من المهام لإكمالها كل يوم ، ستعرف متى حان الوقت لأخذ قسط من الراحة.
هذا لا يعني أنك بحاجة إلى إكمالها جميعًا. في الواقع، خبير الإنتاجية آيفي لي أوصوا بأن تكمل مجموعة من المديرين التنفيذيين ست مهام في اليوم ، ومهما لم ينجزوه ، عليهم ببساطة الانتقال إلى اليوم التالي وجعله أولوية قصوى.
متعلق ب: كيفية تحسين قائمة المهام الخاصة بك لتكون أكثر كفاءة
كما أن طريقته لم تعلم المدير التنفيذي الاستمرار في الإضافة إلى قائمتهم بمجرد الانتهاء من مهامهم اليومية الست. القيام بذلك سيكون أشبه بنقل خط النهاية مرة واحدة قبل السماح لنفسك بالاحتفال بفوزك.
أنت تعرف عبء العمل الخاص بك أفضل من أي شخص آخر. حتى لو كنت جزءًا من قائمتك ، فستتمكن من قياس ما إذا كان عليك الدفع من خلال واحدة أخرى ، أو إذا كنت قد فعلت ما يكفي ، ويمكنك المتابعة من حيث توقفت بعد بعض الراحة التي تشتد الحاجة إليها.
كيفية قياس الإنتاجية بسرعة في برنامج معالجة النصوص
يوضح هذا المثال صفحات Apple. ومع ذلك ، لا تحتاج إلى برنامج محدد للبدء ، كما هو الحال مع أي معالج نصوص.
ابدأ بإنشاء مستند جديد وتسميته وفقًا لذلك. أضف التاريخ بخط عريض لمساعدته على التميز ، واكتب مهامك في شكل نقطي.
عند إتمام المهام ، قم بتغيير التنسيق بطريقة ما لتخبر نفسك أنك قد أكملت المهام - على سبيل المثال ، شطب النص أو تغيير اللون.
أي مهام غير مكتملة ، يمكنك نسخها ولصقها في أعلى قائمة اليوم التالي. يمكنك أيضًا القص واللصق إذا كنت لا تريد رؤية المهام غير المكتملة ، ولكن قد يكون ذلك مفيدًا لك تتبعها أيضًا حتى تتمكن من تعديل هدفك ، ومعرفة أنواع المهام التي قد تجدها أكثر التحدي.
إذا وجدت أنك قمت بنقل مهمة أكثر من مرة ، فقد تحتاج إلى ابتكار طريقة لإنجازها ، مثل أكل الضفدع الطريقة ، حيث تتحدى نفسك للحصول على المهام الأصعب أو الأقل المرغوب فيها بعيدًا عن الطريق أولاً.
بعض الأمثلة على قياس إنتاجيتك في برامج أخرى
1. خيالى
إليك مثال على الشكل الذي يمكن أن تبدو عليه قائمة مهامك اليومية في Notion. تستخدم هذه القائمة كتلة قائمة المهام الخاصة بـ Notion ، والتي تمنحك المربعات لوضع علامة عليها عند إكمال العناصر. أثناء قيامك بذلك ، يقوم البرنامج تلقائيًا بإخراج العناصر من أجلك.
2. ClickUp
يمكنك أيضًا استخدام قائمة بسيطة في ClickUp لمساعدتك على قياس إنتاجيتك. تستخدم القائمة الموجودة في المثال أيام الأسبوع كمجموعات ، وعند إكمال العناصر ، ينتقلون إلى ملف إكمال حتى تتمكن من رؤية كل ما فعلته.
لهذا ، باستخدام تاريخ الاغلاق سيساعدك العمود على تتبع اليوم الذي أكملت فيه عنصرًا.
3. جدول
يعد جدول البيانات البسيط طريقة أخرى يمكنك من خلالها مراقبة إنتاجيتك — يقصد التورية. في هذا المثال ، ستستخدم ملفًا واحدًا للشهر بأكمله. تحدد كل علامة تبويب أسبوعًا خلال ذلك الشهر ، ويمثل كل عمود يومًا من أيام الأسبوع.
تقدم جداول البيانات مثل Google Sheets مربعات اختيار من شأنها أن تجعل وضع علامات على العناصر يكتمل.
تتبع إنتاجيتك
سيساعدك قياس إنتاجيتك على الشعور بضغط أقل بشأن الأشياء التي لم تنجزها لأنك تُظهر لنفسك أنك تحرز تقدمًا. سيسمح لك أيضًا بتحديد أهداف أفضل ومعرفة الوقت المناسب للحصول على قسط من الراحة.
لحسن الحظ ، لا تحتاج إلى تعقيد الأمر ، وقد يكون لديك بالفعل البرنامج الذي تحتاجه للبدء.
هل تريد زيادة إنتاجيتك والقيام بالمزيد في وقت أقل؟ فيما يلي بعض الطرق الفعالة التي يمكنك استخدامها.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- نصائح حول الإنتاجية
- إدارة الوقت
الخريف سميث هو كاتب محتوى لديه خلفية في التسويق وشغف بالتكنولوجيا والهوايات والترفيه.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
