كيفية تدوين الملاحظات أثناء اجتماعات Zoom مثل المحترفين

سواء كان اجتماع فريق أو مكالمة عميل ، أصبحت اجتماعات Zoom جزءًا أساسيًا من حياة كل عامل عن بُعد. ومع ذلك ، ينسى معظم الناس المناقشة بعد انتهاء الاجتماع. عدم تذكر النقاط البارزة في الاجتماع يمكن أن يجعلك غير فعال ، مما قد يؤدي إلى عدم الإنتاجية. لذا ، كيف يمكنك البقاء على اطلاع دائم بجميع اجتماعاتك عبر الإنترنت؟

أدخل ملاحظات الاجتماع. على الرغم من أن هذا ليس مفهومًا جديدًا ، إلا أن العديد من الأشخاص ليس لديهم نظام تدوين الملاحظات المناسب لمساعدتهم على مواكبة مكالماتهم. ولكن كيف تدون الملاحظات أثناء اجتماعات Zoom؟ هيا نكتشف.

ملاحظات الاجتماع مقابل. الدقائق: ما الفرق؟

في معظم الأحيان ، يستخدم الأشخاص ملاحظات الاجتماع ومحاضر الاجتماعات بالتبادل. ومع ذلك ، فهما ليسا نفس الشيء ، ويمكن أن يساعد فهم الاختلافات بينهما في زيادة كفاءتك.

الملاحظات والمحاضر عبارة عن إجراءات تسجل النقاط الأساسية التي تمت مناقشتها في الاجتماع ، ولكنها تهدف إلى أشياء مختلفة. ملاحظات الاجتماع هي معلومات مختصرة حول الأفكار والخطط والأهداف والإجراءات والمواعيد النهائية المذكورة في الاجتماع. يمكنك تعديل المحتوى حسب غرضك ونيةك.

من ناحية أخرى ، فإن محاضر الاجتماعات هي تفاصيل رسمية يمكن أن تكون بمثابة توثيق قانوني للاجتماع ، يمكن للمدققين والمحاكم الاطلاع عليه. بشكل أساسي ، يلتقط المحضر معلومات مثل حضور الاجتماع والغائبين والموضوعات التي تمت مناقشتها ووقت بدء الاجتماع ونهايته والقرارات التي تم اتخاذها والمزيد. تتبع الدقائق بنية معينة ، على عكس الملاحظات التي يمكن تغييرها.

متعلق ب:أفضل قوالب محاضر الاجتماع للمحترفين

كيفية تدوين الملاحظات في اجتماع التكبير

إلى جانب الاستخدام الشخصي ، يمكن أيضًا أن تكون ملاحظات الاجتماع بمثابة مورد يستخدمه زملاؤك ، خاصة إذا كنت على استعداد لمشاركة ملاحظاتك. نظرًا لأن لديهم جميع المعلومات الحيوية التي تمت مناقشتها في الاجتماع ، يمكن أن يساعد ذلك في زيادة إنتاجية فريقك.

ومع ذلك ، يجب أن يكون لملاحظات الاجتماع هيكل. وإلا فلن يفهمهم أحد. إليك كيفية تدوين ملاحظات الاجتماع كالمحترفين:

1. تعرف على أساسيات تدوين الملاحظات

عند تدوين الملاحظات ، هناك العديد من الموضوعات التي يجب عليك تغطيتها. فيما يلي الأشياء التي يجب عليك تضمينها:

اجتماع قبل: قبل أن يبدأ الاجتماع ، اكتب التفاصيل المتاحة لك بالفعل حتى لا تضيع أي وقت. ها هم:

• التاريخ و الوقت: سيساعدك هذا في تنظيم ملاحظاتك وفرزها جيدًا.
• الحضور ونوع الاجتماع: هل هي مكالمة عميل أم اجتماع فريق؟ من حضرها؟
• جدول أعمال: ملخص عن موضوع الاجتماع.
• الأفكار: هل لديك أي شيء تود مشاركته أثناء الاجتماع؟ اكتبها حتى لا تنساها.

خلال الاجتماع: بمجرد بدء الاجتماع ، يمكنك تركيز تدوين الملاحظات على الأشياء المهمة التي تم ذكرها أثناء الاجتماع ، مثل:

• خطوات العمل: إذا كانت هناك أي خطط تمت مناقشتها خلال الاجتماع ، فقم بتدوينها. قدم التفاصيل المذكورة ، مثل الأشخاص المعنيين ، والتعيين والمسؤوليات ، والجدول الزمني ، وتاريخ الاستحقاق.
• حقائق: أي حقائق مهمة تم ذكرها خلال الاجتماع.
• سؤال وجواب: سجل الأسئلة المطروحة في الاجتماع وإجاباتها ، حتى تتمكن من الرجوع إليها إذا احتجت إلى ذلك.

متعلق ب: تلميحات لتدوين ملاحظات أفضل باستخدام Microsoft OneNote

2. لا تسجل كل ما تسمعه

لا يتعلق تدوين الملاحظات بالتقاط كل ما هو مذكور خلال زووم الاجتماع. تدوين الاجتماع بأكمله هو نهج المدرسة القديمة ؛ المحترفين لا يفعلون ذلك بعد الآن. إذا جربت الطريقة القديمة ، فستفشل على الأرجح. هذا لأن العملية برمتها تستغرق وقتًا طويلاً وتهزم الغرض الرئيسي من تدوين الملاحظات. سيؤدي أيضًا إلى إرباكك أو إرباك من سيقرأه ، حيث سيحتوي على معلومات زائدة عن الحاجة غير ضرورية.

بدلاً من ذلك ، قم بتسجيل الكلمات الأساسية وعناصر العمل فقط. في الأساس ، يمكنك الحصول على الكلمات الرئيسية وإنشاء ملخص للنقطة وأي شيء يجب القيام به معها. يمكنك إلقاء نظرة على أساسيات تدوين الملاحظات لجعل ملاحظاتك موجزة وسهلة الفهم.

3. قم بإنشاء قالب

لتسريع عملية تدوين الملاحظات بالكامل ، تحتاج إلى إنشاء نموذج. هذا يوفر لك الوقت في التفكير في أي التفاصيل تذهب إلى أين. في الوقت نفسه ، لا تحتاج إلى قضاء المزيد من الوقت في تعديله بعد الاجتماع حيث تم تنسيقه بالفعل.

يمكنك إنشاء نموذج يناسب احتياجاتك ، أو يمكنك أيضًا اتباع استراتيجيات مختلفة لتدوين الملاحظات. على سبيل المثال ، يمكنك تجربة طريقة الأرباع وتقسيم ملاحظاتك إلى أربعة أقسام: الأسئلة ، والمهام ، والمخصصة ، والملاحظات. إذا كنت شخصًا مرئيًا ، يمكن أن تكون الخريطة الذهنية نموذجًا مثاليًا.

بصرف النظر عن الاستراتيجيات ، يمكنك أيضًا استخدامها تطبيقات تدوين الملاحظات لتسهيل تنظيم كل شيء عليك. تحتوي بعض التطبيقات بالفعل على نموذج جاهز لتستخدمه ، لذلك لا داعي للتفكير في إنشاء نموذج أو العثور عليه.

متعلق ب: تطبيقات تدوين الملاحظات نظيفة وبسيطة تعمل دون اتصال بالإنترنت

4. حدد هدفك

إذا كنت تريد أن تكون ناجحًا في كتابة ملاحظات اجتماع Zoom ، فإن أهم شيء تحتاج إلى مراعاته هو هدفك. اسأل نفسك: لماذا تكتب الملاحظات؟ هل ترغب في استخدام هذا لتكون فعالاً وتقدم حياتك المهنية؟ هل تكتب ملاحظات كجزء من وظيفتك؟ هل تريد مشاركتهم؟ هل تفعلها لتكون أكثر تنظيما؟ ماذا تريد الخروج منه؟

يتيح لك تحديد هدف تدوين الملاحظات أن تكون أكثر حماسًا للقيام بذلك بشكل أفضل. إذا كنت تعرف ما تريد تحقيقه ، فإن كتابة ملاحظات الاجتماع تصبح نزهة في الحديقة ، حيث سيكون لديك فهم أوضح للنتيجة المرجوة. تذكر ، يجب أن تساعدك ملاحظات الاجتماع على أن تصبح أفضل في حياتك المهنية. هذا ليس مجرد شيء تفعله ؛ يمكن أن يساعدك بشكل كبير على التقدم وتصبح أكثر فاعلية في العمل.

هل من العملي تدوين الملاحظات دائمًا أثناء اجتماعات Zoom؟

ليس عليك دائمًا تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات. ومع ذلك ، عليك أن تتعلم كيفية تقييم أهمية كل مكالمة تجريها. على سبيل المثال ، إذا كانت مجرد مكالمة محاذاة ولم يتم ذكر تفاصيل مهمة ، فيمكنك تخطي الملاحظات والتركيز على المكالمة نفسها.

ومع ذلك ، فإن تدوين الملاحظات هو مهارة أساسية يجب أن تتعلمها لتطوير حياتك المهنية. بالإضافة إلى المساعدة في الكفاءة ، يمكن أن يؤدي إلى استبقاء أفضل ، مما يمكن أن يحسن ذاكرتك طويلة المدى. كما أنه يبني المساءلة ويعزز أداء زملائك في الفريق ، مما يسمح لهم بأن يصبحوا أكثر وعياً بما يفترض بهم القيام به. أخيرًا ، إنه يعطي التوجيه ، حتى تعرف أين تركز انتباهك.

الرقمية مقابل. ملاحظات ورقية: ما الذي يجب عليك استخدامه؟

يمكن أن تكون عادات تدوين الملاحظات جوهر إنتاجيتك. هل ترغب في الذهاب إلى المدرسة القديمة باستخدام الملاحظات الورقية أو تفضل تطبيقات تدوين الملاحظات الرقمية؟

اقرأ التالي

عن المؤلف