هل شعرت بخيبة أمل من قبل لأنك لم تستطع تدوين ملاحظات حول التفاصيل المهمة في اجتماع؟ يمكن أن يحدث هذا لعدة أسباب ، من الانشغال الشديد إلى تشتيت انتباه زملائك في العمل ، أو عدم امتلاك أدوات الكتابة.
يساعدك وجود تطبيق فعال لكتابة ملخصات الاجتماع على التقاط المعلومات ذات الصلة في الاجتماع بسهولة.
تابع القراءة بينما نناقش الميزات المشتركة التي يجب البحث عنها في أحد التطبيقات لكتابة ملخصات الاجتماع وتحديد أكثرها فعالية.
ميزات تطبيقات لكتابة ملخصات الاجتماع
الغرض الرئيسي من تطبيق ملخص الاجتماع هو تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع باستخدام الأجهزة الذكية. بعد انتهاء الحدث ، يتم تلخيص المعلومات وتخزينها في الجهاز لمساعدة أعضاء الفريق على مواكبة كل ما تمت مناقشته أو الاتفاق عليه.
على سبيل المثال ، يمكنك عقد اجتماع افتتاح المشروع وقم بتدوين تفاصيل الاجتماع باستخدام أداة فعالة لتلخيص الاجتماع. تأتي معظم هذه التطبيقات مع ميزات معينة تجعل التوثيق أسهل ويسهل الوصول إليه. تشمل هذه الميزات:
1. واجهة جيدة
من السهل الوصول إلى واجهة تطبيق ملخص الاجتماع الفعال دون تعقيد. يعزز امتلاك واجهات جيدة التنقل السريع لكل من الخبراء التقنيين وغير المتخصصين في مجال التكنولوجيا. نظرًا لأن كتابة الاجتماعات يجب أن تكون سريعة ، فلا ينبغي للمستخدمين إضاعة الوقت في تحديد موقع العناصر في التطبيق.
تم تصميم تطبيق ملخص الاجتماع الجيد أيضًا للسماح لك بذلك تنظيم اجتماعات افتراضية مثمرة ولا يزال يحيط علما بكل شيء تمت مناقشته.
2. التعيين المناسب
معظم هذه التطبيقات لها تصنيف مناسب للمساءلة. وتشمل هذه عنوان الاجتماع وتاريخ الاجتماع وجدول أعمال الاجتماع ومدة الاجتماع وموقع الاجتماع. تعمل هذه الميزات على تسهيل توثيق الاجتماعات الجديدة والحالية للعثور على نتائج سريعة.
3. إضافة أعضاء الفريق
نظرًا لأن الفرق تعمل معًا ، فإن التطبيق الفعال لكتابة ملخصات الاجتماع يسمح بإضافة مستخدمين متعددين لتقديم المدخلات. يمكن لأي شخص تم منحه حق الوصول إلى المستند عرض الاجتماع وقراءته وإجراء تغييرات عليه إذا لزم الأمر. تمنع ميزات مثل هذه الحاجة إلى طباعة نسخ مطبوعة من الاجتماع الأخير لفريقك.
4. تكامل التطبيقات الأخرى
ميزة أخرى تمتلكها بعض هذه التطبيقات هي دمجها مع تطبيقات إنتاجية أخرى. يمكنك إضافة تطبيقات مثل Zoom و iCal وتقويم Google وعدد قليل من التطبيقات الأخرى لتكون بمثابة أداة رائعة للتذكير أو جدول الاجتماع أو إعادة الجدولة.
5 تطبيقات يمكنك استخدامها لكتابة ملخص اجتماع فعال
لا يوجد سوى الكثير الذي يمكن أن يتذكره العقل البشري ، خاصة مع العديد من الأشياء التي يجب التفكير فيها. يضمن استخدام تطبيق ملخص الاجتماع المناسب لاجتماعاتك عدم ترك أي معلومات أو نسيانها.
الآن بعد أن أصبحت على دراية ببعض الميزات المتوفرة في تطبيقات ملخصات الاجتماعات ، إليك بعض الميزات التي قد تفكر فيها.
تم تصميم Hypercontext للفرق المتعاونة الملتزمة بتحقيق الأهداف المحددة من خلال التواصل الفعال في الاجتماعات.
باستخدام Hypercontext ، يمكنك تتبع كل دقيقة اجتماع وتعيين المسؤوليات لأعضاء الفريق كقائد فريق أو مدير. كما أنه يساعد في تعزيز المحادثات الصحية بينك وبين أعضاء فريقك من خلال اقتراح أسئلة مختلفة تتعلق بجدول أعمال الاجتماع.
إذا كنت مديرًا أول في مكان عملك ، فيمكن أن تساعدك Hypercontext في سد الفجوة بينك وبين الموظفين الذين ليس لديهم إمكانية الوصول المباشر إليك. يساعد على فهم الموظفين الجدد والبعيدين بشكل أفضل لبناء علاقة عمل منتجة.
لديك الفرصة لدمج Hypercontext مع تطبيقات أو أدوات أخرى مثل تقويم Google و Slack و Microsoft Teams و Google Meet و Zapier و Outlook.
التسعير:
- خطة أساسية مجانية.
- إصدار Pro يتقاضى 5.60 دولارًا أمريكيًا لكل شخص شهريًا للخطة السنوية و 7 دولارات أمريكية للدفع الشهري.
- إصدار عمل يتقاضى 8.80 دولارًا أمريكيًا لكل شخص شهريًا للخطة السنوية و 11 دولارًا أمريكيًا للدفع الشهري.
بينوت هو برنامج لإدارة الاجتماعات تم إنشاؤه مع وضع المديرين ومديري المشاريع وأعضاء مجلس الإدارة في الاعتبار. يمكّنك من توثيق المراحل المختلفة للاجتماعات. هذا يمتد من مرحلة البدء في التخطيط والعمل والمتابعة.
يتيح لك تطبيق Beenote بدء تعاون نشط بينك وبين المشاركين (الموظفين) دون أي اتصال جسدي. كما يسمح لك بتدوين الملاحظات والقرارات والمهام التعاونية أثناء الاجتماع والتي سيتم دمجها تلقائيًا في محاضر الاجتماع.
يمكنك مراقبة تقدم أعضاء الفريق بكفاءة أثناء المشروع من أجل المساءلة.
التسعير:
- تم الدفع يعتمد على عدد المستخدمين.
- يتم احتساب الدفعة شهريًا ، ولكن بفاتورة سنوية.
- كل حزمة لها فترة تجريبية مجانية.
nTask هو تطبيق إدارة مشروع إنتاجي يحتوي على العديد من ميزات إدارة الفريق ، بما في ذلك إدارة الاجتماعات وإدارة المهام وإدارة المخاطر وتتبع الوقت وتتبع المشكلات.
باستخدام nTask ، يمكنك جدولة الاجتماعات وإدارتها مع فريقك بسلاسة أثناء التنقل ، دون الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات. يمكنك إصلاح جدول أعمال الاجتماع ، وتسجيل نقاط المناقشة ، وإنشاء إجراءات المتابعة ، وصياغة اجتماعات متكررة.
متعلق ب: أفضل ميزات nTask لإدارة المشاريع بسلاسة
أثناء عملية التسجيل ، يسمح بتقدير محضر الاجتماع ومراجعته قبل نشره. هذا يضمن أنك وفريقك على نفس الصفحة حول تفاصيل الاجتماع.
ميزة أخرى بارزة في nTask هي أنه يمنحك خيار إرسال محاضر اجتماعاتك بالبريد الإلكتروني إلى الحاضرين أو أعضاء الفريق الذين ليسوا جزءًا من لوحات nTask الخاصة بك.
التسعير:
- لديها خطة مجانية أساسية.
- تم تسعير الخطة المتميزة بـ 3 دولارات شهريًا لكل مستخدم.
- يمكن الوصول إلى خطة العمل مقابل 8 دولارات شهريًا لكل مستخدم.
يوفر Magic Minutes نظامًا أساسيًا يمكنك من خلاله تدوين ملاحظات محاضر الاجتماعات وإنشاء مهام يمكن تخصيصها لأعضاء الفريق بالتواريخ والتفسيرات المجدولة.
يمكنك إنشاء جداول الأعمال على الفور أو إعداد واحدة في وقت مبكر لضمان أن اجتماعاتك مركزة دون أي إلهاء. يمكنك بسهولة إضافة صور أو لقطات شاشة إلى محضرك لجعل الأمور أكثر قابلية للفهم — وهذا يساعد في إظهار نقاطك والتقاط لحظات جلسة السبورة البيضاء.
بعد اجتماعك ، يمكن إرسال سجل محاضرك إلى الأعضاء عبر البريد الإلكتروني أو مشاهدته مباشرة على لوحة المعلومات الخاصة بهم عند استخدام Magic Minutes. للتأكد من أن الغرض من الاجتماع واسع الحيلة ، يمكنك إعداد اجتماع متابعة. نقرة زر بسيطة لتنشيط هذه الميزة. سيتم دعوة جميع الأعضاء ، وستطلب أيضًا تقارير إذا لزم الأمر.
التسعير:
- تقدم Magic Minutes خطة مجانية للحاضرين في الاجتماع. يمكنهم عرض الوظائف وتنفيذها ، لكن لا يمكنهم إنشاء الاجتماعات أو تشغيلها.
- خطتها المميزة هي 12 جنيهًا إسترلينيًا شهريًا لكل مستخدم.
- خطة فريقها هي 6 جنيهات إسترلينية شهريًا لكل مستخدم
ما يجعل Meeting Booster فريدًا هو أنه يجعل كل شيء مركزيًا في محاضر الاجتماعات. يوفر ميزات البحث والدمج التي تتيح لك البحث عن محضر اجتماع محدد واختيار الموضوعات أو الملاحظات أو المهام. يمكنك بعد ذلك دمج النتائج في مستند واحد مدمج. هذا يجعل عملية التقييم سهلة ويزيد من كفاءة اجتماعاتك.
التسعير:
- يقدم نسخة تجريبية مجانية. يمكن للمستخدمين اختيار خيار مدفوع بعد ذلك.
اكتب ملخصات اجتماعات فعالة للرجوع إليها
الاجتماعات هي أحداث حاسمة حيث يتم اتخاذ قرارات مهمة ، ويتم وضع الخطط موضع التنفيذ. من الضروري تدوين النقاط التي تمت مناقشتها للرجوع إليها. خلاف ذلك ، قد ينتهي الأمر بأعضاء الفريق بتقديم معلومات أو أفكار متضاربة لاحقًا على الطريق.
لضمان متابعة الاجتماع بشكل مناسب ، من الأفضل استخدام تطبيق ملخص الاجتماع المناسب لالتقاط المعلومات ذات الصلة وتلخيصها بشكل فعال.
يمكن لتطبيقات مساعد الاجتماع أتمتة المهام المتعلقة بالاجتماعات وتبسيط سير العمل. فيما يلي بعض من أفضل الأشياء التي يجب أن تجربها.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- الاجتماعات
- تطبيقات تدوين الملاحظات
- أدوات التعاون
كريس أودوجو ملتزم بنقل المعرفة من خلال كتاباته. كاتب شغوف ، وهو منفتح على التعاون والتواصل وفرص العمل الأخرى. وهو حاصل على درجة الماجستير في الاتصال الجماهيري (تخصص العلاقات العامة والإعلان) ودرجة البكالوريوس في الاتصال الجماهيري.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك