5 فوائد لتوفير الوقت لاستخدام برامج إدارة المشاريع

العمل الجماعي يجعل الحلم يعمل - إلا عندما يتعلق الأمر بسوء التواصل. عند مناقشة مشروع جديد ، قد يستغرق الإفراط في التواصل وقلة التواصل وسوء الفهم الكثير من الوقت.

من المحتمل أنك قضيت بعض الوقت في البحث عن أجزاء من المعلومات أو الملفات الموجودة في صناديق البريد الوارد لدينا أو برامج المراسلة الفورية أو الملاحظات اللاصقة من الاجتماعات والمكالمات الهاتفية.

إذا كان بإمكانك الارتباط ، فقد تستفيد من استخدام برامج إدارة المشاريع. في هذه المقالة ، سنأخذك عبر قائمة مزايا توفير الوقت التي يقدمها هذا النوع من البرامج ، مع أمثلة من ClickUp و Notion و Asana. حتى لو كنت تعمل بمفردك ، فقد تجد بعض النصائح.

1. لا مزيد من إرسال رسائل البريد الإلكتروني والبحث فيها

بفضل برنامج إدارة المشاريع ، يمكنك التخلص من إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمهام.

بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام عمود المحال إليه في ملف ClickUp لوحات المشروع. يتيح لك ذلك نقل ملكية المشروع إلى شخص آخر.

بمجرد إضافة وصف المشروع وتاريخ الاستحقاق وأي تفاصيل أخرى ترغب في تضمينها ، ما عليك سوى إضافة زميلك في العمل إلى هذا العمود ، وسيتلقى إشعارًا أو يراه في مهامه قائمة.

إذا كنت تريد أن يتولى أكثر من شخص ملكية المشروع ، فيمكنك تمكين عمود متنازل متعدد باستخدام ClickApps من ClickUp.

لديك خيار تمكين هذا عند إنشاء مساحة العمل الخاصة بك. ومع ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى إضافته لاحقًا ، فانتقل إلى الصورة الرمزية لملف التعريف الخاص بك في الزاوية اليسرى السفلية وانقر فوقها للعثور على ClickApps في القائمة.

من هناك ، قم بالتمرير عبر الخيارات للعثور عليها متعدد المعينين، قم بتشغيله ، وقم بإيقاف تشغيله بحثًا عن مساحة العمل التي ترغب في استخدامه فيها.

عمود المحال إليه مخصص لأولئك الذين يتخذون إجراءات بشأن المشروع. إذا كنت تريد CC أحد الأشخاص في المشروع ، فأضفهم كمراقب عن طريق النقر فوق رمز العين في الزاوية اليمنى العليا من بطاقة المهمة.

متعلق ب: فكرة مقابل. Evernote: أيهما مناسب لك؟

الآن المسؤولون والمراقبون في الحلقة للحصول على تحديثات لاحقة ، بما في ذلك الشخص الذي أنشأ المهمة - ولا يحتاج أي شخص إلى التمرير عبر رسالة بريد إلكتروني طولها 50 سلسلة للحصول على التفاصيل.

2. اجتماعات أقل لا لزوم لها

إذا سبق لك أن سمعت شخصًا ما يقول إن الاجتماع قد يكون بريدًا إلكترونيًا - فقد يكون أيضًا صفحة في الفكرة.

بدلاً من التجمهر أو عقد جلسة عصف ذهني للمشاريع والأفكار الأصغر ، أنشئ صفحة جديدة وتعاون من خلالها.

إذا كنت جديدًا على Notion ، فإن ملف مهام الفريق النموذج سوف تبدأ. لإنشاء صفحة جديدة في عرض اللوحة من هذا النموذج ، انقر فوق الزر "إضافة" في أسفل العمود. إذا كنت تفضل عرض القائمة، ما عليك سوى إضافة سطر جديد إلى قائمتك.

قبل إضافة زملائك في الفريق ، املأ الخصائص مثل تاريخ الاستحقاق والأولوية ، بالإضافة إلى التفاصيل والأفكار التي لديك. قم بتضمين مطالبة لزملائك في العمل لإضافة أفكارهم واقتراحاتهم ، ثم قم بإضافتهم كمعينين.

يمكنك أيضًا الاتصال بزملائك في الفريق إذا كنت تفضل شيئًا أكثر حيادية.

يستخدم المثال في الصورة وسيلة شرح لإبراز الغرض من الصفحة. أدناه ، يمكن لأي شخص إضافة معلومات باستخدام النص والعناوين والصور والمرفقات والروابط والعديد من الأوامر المفيدة الأخرى.

أيضًا ، إذا حذفت أنت أو زميل في العمل شيئًا ذا مغزى عن طريق الخطأ ، فيمكنك عرض الإصدارات السابقة من الصفحة عن طريق النقر فوق رمز الساعة في الزاوية العلوية اليمنى.

3. لا حاجة لشرح المشروع عدة مرات

لا تحتاج إلى عدد كبير جدًا من الأعمدة أو الخصائص للتأكد من أن تفاصيل مهمتك واضحة ومتسقة. في الواقع ، من المحتمل أن تفلت من استخدام المحال إليه فقط وتاريخ الاستحقاق والأولوية.

متعلق ب: طرق مبتكرة لتحقيق أقصى استفادة من Asana

قبل إضافة زملائك في العمل كمعينين أو متعاونين لمهمة في إدارة مشروعك برنامج ، املأ المعلومات في كل عمود وافتح بطاقة المهمة أو الصفحة لملء وصف.

إليك ما يبدو عليه استخدام تخطيط بسيط بتنسيق النسخة المجانية من Asana.

بفضل التخطيط والتصنيفات الواضحة ، سيعرف الجميع من هو المسؤول أو المتعاون بمجرد إضافتهم. سيكون لديهم أيضًا إرشادات واضحة حول موعد الاستحقاق ، ومستوى الأولوية للمهمة ، والمشروع أو القسم الذي تساهم فيه المهمة ، بالإضافة إلى التفاصيل.

4. تتجنب الإجابة على نفس السؤال عند التكرار

إذا طلب شخص ما توضيحًا من خلال Slack أو بريد إلكتروني ، فلن يتمكن الجميع من الوصول إلى الإجابة. إذا طلبوا في قسم التعليقات الخاص بالمهمة المعنية في برنامج إدارة المشروع الخاص بك ، فسيراها الجميع.

هذا مثال على استخدام ClickUp.

ما هو ممتاز في تعليقات ClickUp هو أن كل واحدة تنشئ سلسلة محادثات جديدة. إذا تلقيت سؤالين ، يمكنك الإجابة عليهما بشكل منفصل عن طريق التحديد الرد أسفل التعليق. يمكنك أيضًا تعيين شخص ما للسؤال إذا شعرت أنه قد يكون لديه إجابة أفضل.

يجب أن يمنع السؤال العام والجواب طرح نفس الأسئلة. ولكن إذا حصلت على السؤال مرة أخرى ، ولم يكن إجابة سريعة ، فيمكنك توجيه زميلك في العمل في الاتجاه الصحيح من خلال تخصيصه للإجابة أيضًا.

5. أقل بكثير من مطاردة الآخرين لعملهم أو البحث عن الملفات

نظرًا لأن برنامج إدارة المشاريع يعزز التعاون ، فلديك الكثير من الأدوات للتواصل مع زملائك في العمل. إذا كنت تريد تحديثًا سريعًا للحالة ، فكل ما عليك فعله هو وضع علامة عليها في تعليق - في Notion. يمكنك القيام بذلك باستخدام ملف عند التوقيع (@) وسحب اسمهم في شريط البحث.

لن تحتاج أيضًا إلى التدقيق في رسائل البريد الإلكتروني أو مطالبة زملائك في العمل بإرسال مستند إليك عبر البريد الإلكتروني ، حيث يمكنهم إضافتها مباشرةً في نسخة صفحة المشروع. ومع ذلك ، إذا كنت تريد أن تظهر المستندات في نفس المكان في كل مرة ، يمكنك إضافة عمود مستند إلى ملف صفحة لوحة المشروع.

يعمل عمود المستند على العجائب إذا كان لديك زميل في الفريق معروف بأنه يطلب منك إعادة إرسال ملف في كل مرة يفقد فيها مساره. يمكنك إخبارهم أنه موجود في لوحة المشروع إذا فقدوا المسار مرة أخرى.

قم بزيادة إنتاجيتك باستخدام برنامج إدارة المشاريع

العمل الجماعي ممتع ، خاصة عندما يعمل المشروع بسلاسة. من خلال إدارة مهامك في برنامج إدارة المشاريع ، يمكنك المساعدة في تقليل الاحتكاك وتوفير الكثير من الوقت لك ولزملائك في العمل عن طريق الحفاظ على كل شيء منظمًا في مكان واحد.

حتى إذا كنت تعمل بمفردك ، فستظل تستفيد من معرفة مكان العثور على جميع التفاصيل والمستندات التي تحتاجها. البرنامج الذي تختاره متروك لك. مع توفر العديد من الخيارات الممتازة ، من المرجح أن تجد الخيار الذي يناسبك أنت وفريقك.

Notion و ClickUp و Asana كلها خيارات رائعة إذا كنت تبحث عن بعض الاقتراحات للبدء.

ClickUp مقابل. أسانا: أيهما أفضل لإدارة المشاريع؟

هناك الكثير من الخيارات لبرنامج إدارة المشاريع ، وإليك بعض النصائح لمساعدتك في الاختيار بين Asana و ClickUp.

اقرأ التالي

عن المؤلف