سواء كانت إبداعية أو إنشاءات أو إدارة أو أي شيء آخر ، ستجد نفسك غالبًا مع مهام متكررة في أي بيئة عمل. سيساعدك إنشاء سير عمل ثابت أنت وزملاؤك في العمل على الإيقاع ، خاصة عند إعداد شخص جديد.
في هذه المقالة ، سنرشدك خلال تحديد سير العمل في Notion حتى تعرف أنت وفريقك حالة وخطوات كل مهمة تعمل عليها.
فوائد تحديد سير العمل في الفكرة
سيساعد تخطيط سير العمل في Notion فريقك على تصور وتذكر الخطوات التي يحتاجون إلى اتخاذها عند بدء مهمة أو إكمالها. كما أنه سيساعد الجميع على معرفة المرحلة التي تكون فيها مهمة معينة.
على سبيل المثال ، إذا كانت كتابة منشورات المدونة مهمة متكررة ، فيمكنك تقسيم العملية الإبداعية إلى أربع خطوات: الصياغة والتحرير والصور والتحميل. عندما ينتهي الكتاب في فريقك من إعداد مسودة ، يمكنهم تحديد الجزء الخاص بهم من المهمة مكتملاً على اللوحة وتعيين الشخص المسؤول عن التحرير باعتباره المسؤول.
حتى إذا كنت تعمل بمفردك ، فهذه طريقة ممتازة لتتبع تقدمك لأنه سيكون لديك نظرة عامة أكثر تفصيلاً عن عبء عملك. كما أنه يساعد في تقسيم المهام الأكبر حجمًا إلى عناصر إجراءات أصغر ، مما قد يساعد في منع الإرهاق.
تحديد سير العمل في الفكرة مع الأوضاع
استخدام قاعدة بيانات جدول بسيطة سوف يمنحك in Notion نظرة عامة مكثفة على سير عملك. يمكنك معرفة الخطوة التي تعمل بها كل مهمة بسرعة ، ومقارنتها بتاريخ الاستحقاق ، والتحقق من الأشخاص الذين يعملون عليها دون الحاجة إلى القيام بالكثير من التمرير.
في هذا المثال ، يمثل كل عمود خطوة في عملية الكتابة. للبدء ، حدد الخطوات التي تريد تقسيم المهام المتكررة إليها وأنشئ صفحة جديدة عن طريق تحديد الخيار في الزاوية اليسرى السفلية من Notion. بمجرد وصولك إلى صفحتك الجديدة ، بدلاً من اختيار نموذج ، اعرض الأوامر باستخدام الشرطة المائلة للأمام وحدد قاعدة بيانات الجدول - مضمنة.
ال اسم سيكون العمود هو المكان الذي تضع فيه اسم مهمتك ، ويمكنك حذف العمود الإضافي الذي يظهر. بعد ذلك ، أضف عمودًا جديدًا عن طريق تحديد رمز الإضافة في الزاوية اليمنى العليا من الجدول ، وفي ملف نوع الملكية القائمة ، اختر تحديد.
انقر فوق الخلية أدناه واكتب الحالة التي ترغب في استخدامها ، وسيعطيك Notion مطالبة بتحويلها إلى اختيار. من هناك ، يمكنك تغيير اللون باستخدام النقاط الثلاث بجانبه.
أنشئ جميع الحالات التي ترغب في استخدامها باتباع نفس التعليمات وانقر على عنوان العمود لإظهار القائمة ونسخها حتى يكون لديك عمود واحد لكل خطوة. قم بتسميتها وفقًا لذلك.
الآن ، بينما تذهب أنت وزملاؤك في العمل ، يمكنك استخدام الحالات للإبلاغ عن الخطوة التي تسير فيها وكيف تسير. لذلك ، بدلاً من مجرد وضع علامة "تم" على المهمة ، يمكنك أن تُظهر لفريقك أنك تعمل على عنصر ما دون أن تقول ذلك في الواقع.
يستخدم المثال لكى يفعل لإظهار أنه لا أحد يعمل عليها حتى الآن ، في تقدم لقول أنها جارية ، إكمال لتظهر أنه تم ، في الانتظار للسماح للآخرين بمعرفة أنه متوقف مؤقتًا ، و عالق للإشارة إلى المحال إليه يحتاج إلى مساعدة.
متعلق ب: اختصارات لوحة المفاتيح Notion لنظامي التشغيل Windows و Mac
إذا احتاج فريقك إلى توصيل تفاصيل محددة ، فيمكنه التعليق على صفحة المهمة بالنقر فوق اسمها وفتحها. الحقل الفارغ أدناه هو المكان المثالي للتفاصيل الأولية. يعد حقل التعليقات هو الأمثل لطرح الأسئلة أو توصيل المشروع أو تقديم الاقتراحات.
سيؤدي إجراء هذه المحادثات في Notion أيضًا إلى منح الجميع إمكانية الوصول إلى المعلومات ، بدلاً من تقييد الوصول في رسالة مباشرة أو الضياع في دردشة جماعية.
حتى إذا كنت تعمل بمفردك ، فإن استخدام الحالات وترك تعليقات لنفسك مفيد عند اختيار نسخة احتياطية لمهمة.
تحديد سير العمل في الفكرة مع قوائم المراجعة
إذا كنت من محبي الحفاظ على البساطة وتفضل فقط السماح للآخرين بمعرفة أن المهمة قد اكتملت ، فيمكنك تحديد مخطط سير عملك باستخدام أعمدة قائمة التحقق. يعد القيام بذلك أيضًا طريقة ممتازة لتوفير مساحة إذا كنت بحاجة إلى تضمين الكثير من الأعمدة في سير عملك. ومع ذلك ، فمن الأفضل الاحتفاظ بها عند الحد الأدنى إذا أمكن ذلك.
تضيف أعمدة قائمة التحقق بنفس الطريقة التي تفعل بها حدد العمود بالنقر فوق الزر "إضافة" في الزاوية العلوية اليسرى من الجدول ، وكل ما عليك فعله هو تسميتها.
باستخدام هذه ، ستستمر في الحصول على نظرة عامة سريعة حول مكان وجودك أنت وفريقك مع المهام ، مع مظهر أقل تشوشًا للنص في الحالات. إنه رائع بشكل خاص للفرق التي قد ترغب في تمييز مستوى الأولوية عن أي شيء آخر.
متعلق ب: ClickUp مقابل. الفكرة: أيهما أفضل للتعاون في المشروع
أيضًا ، لا يزال بإمكانك التواصل داخل التعليقات ، بالطبع ، ولكن حالة كل خطوة ليست هي التركيز - فقط ما إذا كانت كاملة أم لا.
العناصر الأخرى التي قد ترغب في تضمينها في سير عمل فكرتك
بعض الأعمدة الأخرى التي قد ترغب في تضمينها في سير عمل Notion هي ملف عمود الارتباط إذا كانت مشاريعك في محرك أقراص أو برنامج عبر الإنترنت أو ملف الملفات والوسائط إذا كنت تقوم بتسليم المستندات ذهابًا وإيابًا.
إذا وجدت أنك لا تريد خاصية معينة لتظهر كعمود في قاعدة البيانات الخاصة بك ، ضع في اعتبارك أنه يمكنك إخفاؤها من الجدول الخاص بك ، لكنها ستستمر في الظهور في قائمة الخصائص عند النقر فوق أحد المشاريع.
ستساعدك إضافة ملاحظات إلى الصفحة الموجودة أعلى الجدول أو أسفله أيضًا أنت وزملاءك في العمل على تعلم وتذكر الخطوات في سير عملك.
يُعد القيام بذلك مفيدًا بشكل خاص لإعداد أعضاء الفريق الجدد ، لأنهم سيعرفون جميع الخطوات ، وستخبرهم تعليماتك بالضبط بما يجب عليهم فعله عند وصولهم إلى الفريق التالي.
احصل على إيقاع مع الفكرة
من خلال تحديد سير العمل في Notion ، فإنك تتخلص من التخمين من العملية وتقسيم المشاريع الكبيرة إلى مراحل أصغر منظمة. بهذه الطريقة ، سيكون لديك أنت وفريقك كل شيء في مكان واحد ، ولن يحتاج أي شخص للبحث.
إذا كنت لم تقم بعد بإلقاء نظرة على Notion ، فإن تخصيصها وبساطتها يسمحان لك بإدارة أي مشروع. ومع ذلك ، إذا كنت تشعر بالتعثر ، يمكنك البدء ببعض قوالبها العديدة والتعلم كما تذهب.
Notion هي واحدة من أفضل أدوات الإنتاجية ، وهي تنمو بسرعة. إليك بعض الحيل والنصائح التي يمكنك استخدامها للبدء.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- تطبيقات تدوين الملاحظات
- أدوات التعاون
- ادارة المهام
الخريف سميث هو كاتب محتوى لديه خلفية في التسويق وشغف بالتكنولوجيا والهوايات والترفيه.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك