5 أدوات للتغلب على تحديات الاتصال الجماعي عن بعد

تتطور الاتصالات في مكان العمل بسرعة ، لا سيما مع ظهور العمل عن بعد والمختلط. في حين أن هناك الكثير للاستفادة منه من طرق العمل الجديدة هذه ، مثل الاستفادة من مجموعة المواهب غير المقيدة بالموقع ، إلا أنها تجلب أيضًا تحديات اتصال جديدة.

لن تحقق أقصى استفادة من فريقك البعيد دون التغلب على هذه العقبات. في هذه المقالة ، سنغطي بعض الأدوات التي يمكن أن تساعدك على تشحيم عجلات الاتصال في مكان عملك البعيد.

1. جوجل ميت للتغلب على سوء الفهم

عندما لا يتمكن أعضاء الفريق في مكان العمل من فهم بعضهم البعض بسبب سوء الاتصالات ، ويتأثر تعاونهم وإنتاجيتهم ، حيث يصبح من المستحيل التحرك نفس الاتجاه. يظهر سوء التواصل بشكل خاص في أماكن العمل البعيدة لأن التفاعل يعتمد بشكل أساسي على الكتابة الرسائل الخالية من إشارات الاتصال الأساسية مثل نبرة الصوت ومستوى الصوت وتعبيرات الوجه والإيماءات و أكثر.

لذا كيف يمكنك التغلب على هذا التحدي؟

لأسباب واضحة ، قد لا يكون إجراء تفاعلات شخصية خيارًا. ومع ذلك ، يمكنك الاستفادة من أدوات مؤتمرات الفيديو مثل Google Meet لتحسين جودة التواصل أو كلما كان هناك احتمال لسوء الفهم ، على سبيل المثال ، معالجة الحساسية القضايا.

تعد الاجتماعات الافتراضية حلاً رائعًا للتغلب على التحديات التي تواجه الفرق البعيدة مع القيود المادية. يعد Google Meet أداة مجانية لعقد مؤتمرات الفيديو سهلة الاستخدام تتيح لك جمع المشاركين معًا من جميع أنحاء العالم. ما عليك سوى الانتقال إلى موقع Google Meet، قم بتسجيل الدخول إلى حساب Google الخاص بك ، وانقر فوق "اجتماع جديد" للبدء ، وسيقوم بإنشاء رابط اجتماع يمكنك مشاركته مع الآخرين للانضمام إلى المناقشة.

يمكنك تصعيد ذلك عن طريق دفع ثمن خطة عمل Google Workspace يتضمن تطبيقات أخرى مثل Gmail ومحرّر مستندات Google و Google Drive وتقويم Google والمزيد.

2. تحريف لتجنب الانقطاعات بسبب الاتصال في الوقت الحقيقي

في عصر العمل عن بُعد ، لا يعني الاتصال بالإنترنت بالضرورة أنك متاح. ذلك لأن تكاثر الإشعارات من أدوات الاتصال وتوقعات الاستجابات الفورية يمكن أن يكسر سير العمل.

لقد أصبح من الصعب بشكل متزايد على العاملين عن بُعد التركيز على عملهم لأنهم يتعرضون للمقاطعة باستمرار من خلال رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية على مدار اليوم ، مما يؤدي إلى تبديل السياق وانخفاض الإنتاجية. لكن الأمر لا يتعلق فقط بتدهور أداء العمل ؛ يمكن أن يؤدي الاتصال في الوقت الحقيقي أيضًا إلى نضوب العمل من المنزل.

لإيجاد حل ، يمكنك محاولة تطبيق فلسفة "لا تكسر التدفق" الخاصة بـ Twist ، غير المتزامن منصة الاتصالات ، لمساعدة فريقك البعيد على التعاون دون الضغط ليكون متاحًا في نفس الوقت زمن.

يتيح لك Twist تنظيم صندوق الوارد الخاص بك في سلاسل محادثات قابلة للبحث ، وتخصيص إشعاراتك بالكامل ، وإنشاء قنوات (مجموعات) بناءً على موضوعات وأقسام ومشاريع محددة والمزيد. يتيح لك Twist أيضًا دمج الحلول الرقمية الأخرى التابعة لجهات خارجية والتي قد تستخدمها ، بما في ذلك Asana و Cal Friendly و Zapier والمزيد ، لجلب كل عمليات سير العمل الخاصة بك في مكان واحد.

الكل في الكل ، يهدف Twist إلى القضاء على الاتصالات طوال الوقت ، حتى تتمكن من الاستفادة من ساعات العمل الإنتاجية في العمل العميق.

3. أوفيسفيبي للتعامل مع نقص ردود الفعل

إن جعل الموظفين يشعرون بالتقدير هو عامل حاسم في نجاح مؤسستك. الموظفون المندمجون أكثر إنتاجية ، ورضاهم العام يساهم في خلق بيئة عمل إيجابية.

ومع ذلك ، فإن ثقافة العمل الصحية التي تشجع الملاحظات وتخلق بيئة يشعر فيها الجميع بالأمان للتعبير عن مخاوفهم أو تحدياتهم قد يكون من الصعب تربيتها في أماكن العمل البعيدة. يمكنك تغيير هذا باستخدام Officevibe.

Officevibe هو حل برمجي سهل الاستخدام يتيح لك إجراء استبيانات فحص النبض للحصول على تعليقات في الوقت الفعلي. تقوم هذه الأداة بالعبء الثقيل نيابة عنك من خلال أتمتة عملية إرسال الاستطلاعات الأسبوعية والسماح للموظفين بالرد دون الكشف عن هويتك. ثم يقدم تقارير مفصلة تمنحك رؤى قيمة حول رفاهية فريقك ، مما يسمح لك بالتصرف بسرعة بشأن القضايا التي تحتاج إلى الاهتمام.

تمكّنك Officevibe من إنشاء ثقافة عمل إيجابية عن بُعد حيث يشعر الموظفون بمزيد من المشاركة والتمكين لمشاركة مشكلاتهم ، مما يساعدك على تحقيق نتائج أفضل.

4. كعكة محلاة للتغلب على نقص المحادثات الهادفة

يتمتع الموظفون الذين يعملون في المكتب بالكثير من الفرص لإجراء تفاعلات هادفة مع زملائهم في العمل ، ولكن يُحرم العمال عن بعد من هذه التفاعلات والمناقشات العرضية ، التي يمكن أن تجعلهم يشعرون بالاستبعاد والعزلة.

عدم وجود تلك التي تبدو غير مهمة محادثات مبرد المياه يمكن أن تضر بثقافة شركتك البعيدة وإنتاجيتها. للتخفيف من هذه المشكلة وتحسين بيئة العمل عن بُعد ، يمكنك تجربة استخدام دونات.

Donut هي أداة تسمح لمكان عملك البعيد بإنشاء اتصالات ذات مغزى من مساحة عمل Slack الخاصة بك. أضف Donut إلى قناة Slack (مجموعة) لإقران الزملاء تلقائيًا للقهوة الافتراضية ، ثم النشر أسئلة كاسحة الجليد ، وتقديم تعيينات جديدة لأصدقاء على متن الطائرة لتعزيز الصداقة الحميمة و تعاون.

يعمل Donut على تحسين اتصال الفريق عن بُعد من خلال تشجيع التفاعلات غير الرسمية التي تبني الثقة ، حتى تتمكن من الحصول على مساحة عمل أكثر شمولاً.

5. تترا للحد من الإفراط في التواصل

التأثير الجانبي الآخر للعمل عن بعد هو الإفراط في التواصل. هناك اسباب كثيرة لهذا. أحدها هو أن استخدام عدد كبير جدًا من أدوات الاتصال والتعاون في وقت واحد يمكن أن يجعل من الصعب تتبع كل شيء. عندما يحدث هذا ، قد يلجأ الأشخاص لديك إلى إرسال المزيد من الرسائل بحثًا عن إجابات.

يمكن لدوامة الاتصال هذه أن تخلق فوضى تنظيمية عندما لا يتم التعامل معها بشكل فعال. يمكنك تجنب ذلك باستخدام Tettra لبناء ملف موقع wiki الداخلي للشركة.

تتيح لك Tettra إنشاء قاعدة معرفية يمكن لفريقك الرجوع إليها عندما يحتاجون إلى إجابات. يتضمن أدوات تحرير سهلة الاستخدام بحيث يمكن للموظفين غير الفنيين إنشاء مستندات الشركة وتحريرها ومراقبتها. تتمتع Tettra أيضًا بوظائف بحث قوية تتيح لك العثور على المعلومات التي تحتاجها عندما تحتاجها.

من خلال مساعدة موظفيك في العثور على إجابات بسرعة دون إرسال المزيد من الرسائل ، تتخلص Tettra من المشاحنات المستمرة في البحث عن رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل Slack التي يمكن أن تقلل من حجم ملفات إنتاجية.

بناء قوة عاملة عن بعد أكثر إنتاجية من خلال التغلب على هذه التحديات

الاتصال الفعال في أماكن العمل البعيدة مهم للغاية بحيث لا يمكن تجاهله. إذا كنت تبحث عن طرق لتحسين ثقافة شركتك البعيدة ، فاستفد من الأدوات الموضحة أعلاه للتغلب على حواجز الاتصال الشائعة.

ابدأ في استخدام هذه الحلول لبناء مكان عمل بعيد يشعر فيه الجميع بأنهم مسموعون ومقدرون. مع تواصل أفضل ، يمكنك بناء فرق أقوى وأكثر إنتاجية.

كيفية التغلب على عبء التعاون الزائد في مكان عملك

التعاون ضروري في مكان العمل ، لكن الكثير منه يمكن أن يكون ضارًا لك. إليك كيفية إصلاح ذلك.

اقرأ التالي

عن المؤلف