كيف تخطط لمشروع بسهولة باستخدام ورق Dropbox

يمكن أن يكون تخطيط المشروع مملاً ومرهقًا ، خاصةً عندما يتطلب الأمر تعاون فريقك بأكمله في مهام منفصلة وجلسات عصف ذهني والمزيد.

لحسن الحظ ، هناك أدوات تقنية يمكن أن تبسط عملية تخطيط المشروع. والأفضل من ذلك كله ، أن بعضها مجاني. Dropbox Paper هي أداة مجانية لإنشاء المستندات وتحريرها يتم تقديمها من خلال Dropbox. كل ما تحتاجه هو حساب Dropbox.

تخطيط المشاريع باستخدام ورق Dropbox

ورق دروب بوكس يضم جميع الأدوات التي تحتاجها لتخطيط المشاريع بسهولة وسرعة. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام أداة الجدول الزمني لتعيين تواريخ المهام و تصور مشروعك بأكمله.

يمكنك أيضًا إنشاء قوائم مهام ووضع علامة على أعضاء فريق معينين مسؤولين عن كل مهمة. أفضل جزء؟ يمكنك القيام بكل هذا في مستند واحد ، مما يجعل من السهل تتبع جميع التفاصيل.

ورق Dropbox سهل الاستخدام

قبل أن نتعمق ، نريد مشاركة هذا: لست مضطرًا إلى معرفة مشروعك بالكامل قبل استخدام هذه الأدوات. أيضا ، قد ترغب في تعرف على المزيد حول ماهية ورق Dropbox في الواقع.

من السهل التعاون مع فريقك لتبادل الأفكار بشأن المشاريع أثناء التخطيط لها. يمكن لجميع أعضاء فريقك عرض مستندات Dropbox Paper وتحريرها في نفس الوقت.

تطوير الجداول الزمنية باستخدام الجدول الزمني للمشروع

أولاً ، لنقم بإنشاء جدول زمني أساسي للمشروع. افتح مستند Dropbox Paper جديدًا وقم بتسميته وفقًا لمشروعك. بعد ذلك ، اتبع الخطوات التالية:

1. في الجزء السفلي من المستند ، سترى شريط أدوات Dropbox Paper. حدد رمز الخط الزمني ، الذي يشبه التقويم المصغر.
2. سوف يظهر الجدول الزمني الخاص بك. ثم حدد السهم الموجود بجانب 2 أسابيع لاختيار طول مشروعك.

تحديد المعالم

الخطوة التالية هي تعيين معالم المشروع التي تريد أن يكملها فريقك على مدار المشروع. لنفعل ذلك:

1. تحوم فوق التاريخ ، و رمز العلم سيظهر. حدده.
2. اسم معلمك.

إذا أدخلت معلمًا بشكل غير صحيح أو كنت ترغب ببساطة في حذفه ، فانقر على المعلم في الجدول الزمني وحدد رمز سلة المهملات.

مضيفا في المهام

مع إدخال جميع المعالم الخاصة بك ، سترغب الآن في متابعة المهام المحددة وإضافتها بحلول تاريخ الاستحقاق. هذه هي المهام التي تحتاج إلى إكمالها للوصول إلى كل مرحلة.

1. قم بالمرور فوق المساحة الفارغة أسفل كل تاريخ لإظهار منطقة رمادية. حدده لفتح ملف نافذة عنصر جديد.
2. أدخل اسم مهمتك وأضف وصفًا للمهمة إذا لزم الأمر.
3. قم بتعيين المهمة عن طريق تحديد ملف رمز التعيين (الجسم مع دائرة حوله).

إذا كنت ترغب في لفت الانتباه إلى مهام محددة ، يمكنك تلوينها عن طريق تحديد رمز لوحة في الجزء العلوي الأيمن من النافذة. على سبيل المثال ، يمكنك تلوين المهام ذات الأولوية العالية باللون الأحمر.

تنظيم المهام باستخدام قائمة المهام

إذا كنت تريد التخلي عن الجدول الزمني ، فيمكنك استخدام أداة قائمة المهام. أو يمكنك استخدام قائمة المهام مع أداة الجدول الزمني لتنظيم مهام المشروع بشكل أكبر.

على سبيل المثال ، يمكنك وضع المعالم الرئيسية في المخطط الزمني والمهام الخاصة بك مع التواريخ داخل قائمة المهام. عند اكتمال المهام ، ما عليك سوى تحديد المربع بجوار المهمة.

لإعداد قائمة مهام:

1. حدد ملف رمز قائمة المهام (والتي تبدو كعلامة اختيار) في شريط الأدوات أسفل الشاشة.
2. أدخل اسم مهمتك.
3. حدد التاريخ وأدخل التاريخ.
4. إذا كنت تريد تعيين المهمة إلى شخص ما في فريقك ، فحدد ملف رمز التعيين وأدخل الاسم أو البريد الإلكتروني.

هذا هو! إذا كنت تريد إبداء تعليقات حول مهام معينة ، فيمكنك القيام بذلك عن طريق تحديد رمز التعليق (والتي تشبه فقاعة الكلام) بجوار المهمة.

ميزات إضافية لتخطيط المشروع

بعد ملء الجدول الزمني لمشروعك وقائمة المهام الخاصة بك ، فأنت في طريقك نحو التخطيط للمشروع المثالي. إذا كنت تريد أن تأخذ تخطيط مشروعك إلى أبعد من ذلك ، فإليك بعض الميزات الإضافية التي قد تكون مفيدة.

وضع العلامات على المستند

هل لديك مستندات متعددة لكل مشروع تعمل عليه؟ يمكن أن يصبح هذا سريعًا محيرًا ومحبطًا لفريقك. إن أبسط طريقة لتنظيم مستندات مشروعك هي عن طريق وضع العلامات.

يتيح لك وضع العلامات (#) وضع علامة على المستندات والملفات الخاصة بك ، بحيث يمكنك العثور عليها بسهولة في البحث. لوضع علامة على المستندات الخاصة بك:

1. ابحث عن المستند أو الملف الذي ترغب في وضع علامة عليه في Dropbox وحدده.
2. في النافذة الموجودة على اليمين ، أضف علامة إلى ملف أضف علامة صندوق.
3. استخدم العلامات الوصفية لمشروعك. على سبيل المثال ، # March2022MarketingCampaign ستعمل في هذا المثال.

عندما تريد البحث عن مستندات بعلاماتك ، أدخل العلامة في شريط بحث Dropbox.

نموذج تخطيط المشروع

ألا تريد إنشاء مشروع داخل Dropbox من البداية؟ يجعل Dropbox الأمر بسيطًا باستخدام نموذج تخطيط المشروع الذي يمكنك العثور عليه هنا.

ببساطة اختر استخدم القالب، وسيفتح القالب داخل حساب Dropbox Paper الخاص بك. يتضمن هذا القالب كلاً من قائمة المهام والجدول الزمني ، بالإضافة إلى معلومات أخرى مثل معلومات المشروع.

املأ معلوماتك ، وستكون على ما يرام. كما أنه قابل للتعديل بالكامل ، لذا يمكنك إجراء تغييرات لتناسب احتياجاتك الخاصة.

هناك طريقة أخرى رائعة للاحتفاظ بملفات مشروعك معًا وهي ربط هذه الملفات بمستند مشروعك الرئيسي.

لاستخدام هذه الميزة ، افتح مستند تخطيط المشروع الخاص بك. بعد ذلك ، اتبع الخطوات التالية:

1. في شريط الأدوات ، حدد ملف رمز إدراج ملفات Dropbox، الذي يشبه الصندوق المفتوح.
2. باستخدام شريط البحث ، حدد الملف الذي ترغب في إدراجه في المستند الخاص بك. يمكن أن يكون هذا أي شيء من العقود إلى العروض التقديمية. يمكنك أيضًا تحميل المستندات عن طريق التحديد تحميل الملفات.
3. قم بتمييز المستند وحدد يختار.
4. سيتم إدراج الملف أو المستند أو الصورة في المستند الخاص بك. يمكنك أيضًا النقر فوق الملف لفتحه بشكل أكبر وعرضه في وضع ملء الشاشة.

ماذا يمكنك أن تفعل مع حساب Dropbox الخاص بك؟

يعد Dropbox Paper أداة رائعة لكل شيء من تخطيط المشاريع إلى إنشاء مستندات كاملة مع العناصر المرئية. إذن ، ماذا يمكنك أن تفعل مع حساب Dropbox الخاص بك؟ السماء هي الحد.

3 استخدامات فريدة ومبتكرة لحسابات Dropbox

تتمتع حسابات Dropbox بمجموعة متنوعة من الاستخدامات الفريدة التي يمكنك الاستمتاع بها من خلال أدوات المشاركة وأدوات الجهات الخارجية. إليك بعض الأشياء التي يمكنك تجربتها ...

اقرأ التالي

عن المؤلف