ما هو تجميع المهام؟ دليل شامل

غالبًا ما تُعرَّف الإنتاجية في مكان العمل بأنها مقدار العمل الذي يمكن للفرد إكماله خلال فترة زمنية محددة. كلما كنت أكثر إنتاجية ، كلما أنجزت المزيد من الأشياء.

ومع ذلك ، بدلاً من استخدام النهج التقليدي لإنجاز العمل ، هناك مجموعة متنوعة من الاستراتيجيات المختلفة التي يمكنك تطبيقها.

في بعض الحالات ، حتى التغييرات الطفيفة يمكن أن تؤدي إلى تأثير عميق على حجم العمل الذي تنجزه. تجميع المهام هو مثال كلاسيكي على ذلك.

إذن ، ما هو بالضبط تجميع المهام؟ وكيف يمكنك أن تفعل ذلك بشكل صحيح؟ هيا نكتشف.

ما هو تجميع المهام؟

تجميع المهام هو ببساطة عملية تجميع المهام ذات الطبيعة المتشابهة في مجموعة وإكمالها دفعة واحدة بدلاً من القيام بها واحدة تلو الأخرى على مدار يومك.

يمكنك تجميع أي مهمة تقريبًا معًا. على سبيل المثال ، إذا كان عليك الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فيمكنك تحديد وقت محدد ثم التركيز حصريًا على ذلك.

بدلاً من الرد على رسائل البريد الإلكتروني غير العاجلة بشكل متقطع طوال اليوم ، يمكنك قضاء بعض الوقت وإنجاز المهمة دفعة واحدة بتركيز كامل.

متعلق ب: أفضل التطبيقات التي يمكنك استخدامها لتحديد أولويات المهام في العمل

من المزايا الرئيسية لتجميع المهام أنه يمكنك استخدامها لأي شيء تقريبًا ، بدءًا من العمل العميق إلى إكمال المهام الوضيعة على مدار يومك.

كيفية دفعات المهام على نحو فعال

لتجميع المهام بشكل فعال ، تحتاج إلى شيئين: أداة لتتبع الوقت وتطبيق مهام. فيما يلي دليل تدريجي لتجميع المهام بشكل فعال.

أول شيء عليك القيام به هو اختيار أداة لتتبع الوقت. لا يكون تجميع المهام فعالاً إلا إذا كنت تعرف مقدار الوقت الذي تقضيه في كل مجموعة من المهام.

متعلق ب: تطبيقات مجانية لتتبع الوقت لزيادة عملك العميق

الخيار الشائع هو Clockify ، لأنه مجاني تمامًا للاستخدام. بالطبع ، هناك خيارات أخرى متاحة مثل Toggl ، لذا اختر أي تطبيق تفضل استخدامه.

2. استخدم تطبيق To-Do لتصنيف المهام وفقًا لذلك

لا يوجد نقص في تطبيقات المهام ، لذا فإن الأمر يتعلق أكثر بما تحبه وترغب في الدفع مقابله. Microsoft To Do هو تطبيق رائع مجاني للاستخدام والمزامنة عبر منصات متعددة ، بما في ذلك iOS و Android و Windows و macOS. يمكنك العثور على خيارات أخرى أيضًا ، مثل TickTick.

عند تحديد تطبيق مهام ، تأكد من اختيار تطبيق يتيح لك تعيين تسميات أو تصنيف المهام. سيحدث ذلك فرقًا كبيرًا عند تجميع المهام معًا.

3. مجموعة عمل منخفض القيمة لساعات متعبة من اليوم

لتجميع المهام بنجاح وتحسين إنتاجيتك ، تحتاج إلى فهم كيفية تقلب مستويات الطاقة لديك على مدار اليوم.

يعاني جميعًا تقريبًا من فترات هدوء أو انخفاض في الطاقة على مدار اليوم. ومع ذلك ، بالنسبة لمعظم الناس ، يكون الصباح أكثر إنتاجية. مستويات الطاقة مرتفعة للغاية ، والعقل يعمل على جميع الأسطوانات.

ومع ذلك ، يعاني معظم الناس من ركود بعد الغداء مباشرة ، مع انخفاض الإنتاجية بشكل كبير. يمكنك تجميع الأعمال منخفضة القيمة ، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية أو القيام بمهام عادية ، خلال هذه الفترات منخفضة الطاقة.

متعلق ب: أفضل تطبيقات المزج الزمني لزيادة الإنتاجية

وبالمثل ، بالنسبة للمهام الأكثر تطلبًا ، من الأفضل تجميعها في وقت يكون فيه عقلك منتعشًا ومركّزًا. قد تكون الساعات المتأخرة من الليل أو الساعات الأولى من الصباح الباكر!

4. قسّم المشاريع الأكبر إلى مهام أصغر

شيء مهم عليك القيام به هو تقسيم المشاريع الكبيرة عند تجميع المهام. لا يمكنك تجميع مهمة معًا إذا كانت ستستغرق جزءًا كبيرًا من يومك.

بدلاً من ذلك ، إذا كنت تعمل في مشروع كبير ، فأنت بحاجة إلى تقسيمه إلى مهام أصغر قابلة للتنفيذ. وكالعادة ، تأكد من أنه يمكنك تصنيف هذه المهام وفقًا لذلك.

على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى إعداد تقرير شامل ، فيمكنك تقسيم سير العمل إلى عدة خطوات ، بما في ذلك التخطيط وجمع البيانات وصياغة التقرير والعرض.

5. حدد مهل زمنية وراجع أدائك

يعد استخدام أداة تتبع الوقت أمرًا بالغ الأهمية لتجميع المهام وإكمالها بنجاح. في كثير من الحالات ، قد تخرج بعض المهام عن السيطرة وتستغرق وقتًا أطول مما كنت تعتقد.

ضع حدودًا زمنية واقعية وحاول الالتزام بها. بمرور الوقت ، ستفهم بشكل أفضل مقدار الوقت الذي تستغرقه لإكمال مهام محددة ، وستصبح حدودك الزمنية أكثر كفاءة.

يجب عليك إجراء عمليات تدقيق للوقت أسبوعيًا لمعرفة فئات المهام التي استهلكت معظم وقتك وكيف يمكنك تقليل الوقت الذي تقضيه في المهام الأقل تطلبًا.

متعلق ب: أفضل بدائل تطبيق Toggl لتتبع الوقت

4 الفوائد الرئيسية لتجميع المهام

تجميع المهام هو أسلوب إنتاجي رائع سيساعدك على إنجاز المزيد في فترة زمنية أقصر. فيما يلي أكبر الفوائد التي يقدمها.

1. وتحسين الإنتاجية

من خلال التركيز أكثر على المهام المماثلة ، ستنجز المزيد بدلاً من ترك انتباهك يتشتت. يعد تجميع المهام سائدًا لأنه يسمح لك بإكمال جميع الأعمال ذات الأولوية العالية دفعة واحدة عندما تكون مستويات الطاقة لديك أعلى.

يتيح لك هذا أيضًا إدارة مستويات الطاقة لديك بشكل أفضل على مدار اليوم والتركيز على المهام المختلفة بناءً على مستويات تركيزك.

2. ثقة متزايدة

من الواضح أن ثقتك ستكون منخفضة عندما تكون مستنزفًا عقليًا أو جسديًا ولديك مهمة مهمة لإكمالها. لن تثق بعملك في معظم الحالات.

من خلال إنجاز عمل مهم خلال فترات الطاقة والتركيز العاليين ، ستزداد ثقتك بشكل عام أيضًا. كلما قمت بإنجاز المزيد من العمل بمرور الوقت ، ستستمر في الصعود!

3. رضا وظيفي أفضل

جرب تجميع المهام إذا وجدت نفسك تلاحق باستمرار المواعيد النهائية وتقفز من مهمة إلى أخرى. سيسمح لك بإدارة وقتك بشكل أكثر فاعلية ، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة الرضا الوظيفي.

4. تقليل الإجهاد

مع تجميع المهام ، لن تفقد أي قسط من النوم خلال المواعيد النهائية الوشيكة أو جودة العمل الرديئة. نظرًا لأن لديك فترات محددة لإكمال جميع المهام الأساسية وغير الأساسية ، فستعرف متى تتوقف وتقضي بعض الوقت في أشياء أخرى.

بطبيعة الحال ، سيساعد ذلك في خفض مستويات التوتر ويسمح لك بالحصول على توازن أفضل بين العمل والحياة.

تنظيم الإنتاجية أمر حيوي للنجاح

يعد قياس مستويات الإنتاجية وتنظيمها أمرًا مهمًا للغاية. سيسمح لك بأن تصبح أفضل في عملك ، ويحرر الوقت الذي تقضيه في الأشياء التي تحبها ، ومعرفة المزيد. والأهم من ذلك ، أنك لن تشعر بالتعثر المستمر في العمل من خلال تنظيم وإدارة مستويات الإنتاجية الخاصة بك.

كيفية إدارة الركائز الأربع للإنتاجية: نصائح وأدوات للاستخدام

هل تتطلع إلى تحسين إنتاجيتك؟ إليك كيفية إدارة أربع ركائز مهمة للإنتاجية باستخدام التكنولوجيا.

اقرأ التالي

عن المؤلف