الوظائف ، حيث تحصل على استقلالية فيما تفعله ، تكون رائعة إذا كنت لا تحب أن يتم إخبارك بما يجب عليك فعله وتقدم الكثير من الرضا. ومع ذلك ، مع الحرية تأتي الحاجة إلى تنظيم وإدارة عملك الخاص.
هذا يتطلب مهارات إدارة الوقت والمهام ، وهو ليس شيئًا يأتي بالضرورة بشكل طبيعي. دعونا نلقي نظرة على بعض الطرق الموثوقة التي يمكنك من خلالها ترسيخ قدراتك في هذا المجال والبدء في تحمل عبء العمل الخاص بك بشكل فعال.
1. تعوّد على استخدام التقويم
الاعتماد فقط على ذاكرتك لتتبع جدولك الزمني مفتوح أمام كميات هائلة من الأخطاء البشرية. أسهل طريقة لإتقان الإدارة الجيدة للوقت هي استخدام التقويم لكل شيء والقيام بذلك بانتظام.
هناك العديد من تطبيقات التقويم الرقمي التي يمكنك استخدامها ، مثل الآفاق و تقويم جوجل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك اختيار تويك، إذا كنت تفضل مخططًا قائمًا على المهام.
متعلق ب: كيفية تلوين تقويم Outlook الخاص بك
الهدف هو وضع كل شيء في التقويم الخاص بك ، بما في ذلك الاجتماعات وأجزاء العمل والأحداث وأي شيء تعرف أنك بحاجة إلى القيام به. إذا كان هناك شيء تعرف أنك قد تنساه ، ضعه فيه. يُعد ملء التقويم مسبقًا قدر الإمكان ممارسة جيدة ، لذا خصص بعض الوقت في بداية الأسبوع للقيام بذلك.
2. تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مجلدات
يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بجميع رسائل البريد الإلكتروني في علبة الوارد الخاصة بك إلى حدوث فوضى ، خاصة إذا كنت بحاجة إلى العثور على بريد إلكتروني وارد مهم في تاريخ لاحق. لعلاج هذا ، يجب عليك تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مجلدات ذات صلة.
يجب أن تكون المجلدات التي تنشئها خاصة بعملك ودورك ، وأن تجعلها بحيث يمكنك العثور على المعلومات بسرعة. قد يشمل ذلك مجلدات للمشاريع وإعلانات الشركة والتحديثات وأعضاء الفريق ورسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى متابعتها وما إلى ذلك.
من الأفضل تجنب حذف رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالوظيفة ، لأنه حتى إذا كان هناك شيء لا يبدو ملائمًا الآن ، فهذا لا يعني أنه لن يحدث في المستقبل.
قد لا ترى على الفور فائدة تنظيم الاتصالات بهذه الطريقة ، ولكن على المدى الطويل ، سيساعدك ذلك على التحكم في عبء عملك.
3. تنظيم محرك الملفات الخاص بك
لا يوجد شيء يضر إنتاجيتك أكثر من محرك الملفات الذي يحتوي على مئات الملفات غير الثابتة. القيام بذلك يجعل من الصعب والمرهق العثور على ما تحتاجه ، مما يؤدي إلى التسويف والتجنب.
تمامًا كما هو الحال مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، من المهم ترتيب ملفاتك في مجلدات حتى تتمكن من متابعة عملك. في الأساس ، لا يجب أن يكون لديك أي ملفات غير مخزنة في مجلد مخصص.
متعلق ب: أدوات إنتاجية لتحسين التركيز في المكاتب المشتتة للانتباه
لن يؤدي القيام بذلك إلى تحسين أدائك تلقائيًا في إدارة عبء العمل ، ولكنه سيساعدك في إدارة الوقت والحفاظ على ثباتك. هل سمعت من قبل مقولة "المنزل الأنيق هو العقل المرتب"؟ الأمر نفسه ينطبق على مساحة العمل الرقمية الخاصة بك!
4. تتبع عملك
إن امتلاكك الاستقلالية في العمل يعني أنه من المتوقع أن تتعقب مهامك المستمرة ، وكيف يتناسب ذلك مع جهد الفريق الأوسع. لذلك ، من نافلة القول أنك تحتاج إلى طريقة عملية للقيام بذلك.
يمكنك إنشاء جدول بيانات يسرد كل تقدم عملك ، من العملاء الذين تعمل معهم إلى تخطيط المشروع. يحتوي Microsoft Excel و Google Sheets على الكثير من القوالب التي يمكنك استخدامها ، أو يمكنك إنشاء واحدة من البداية. من الناحية المثالية ، يجب أن يمنحك جدول البيانات الإشراف على:
- ما قطعة العمل.
- المواعيد النهائية.
- مؤشرات التقدم.
- المهام المرتبطة به.
بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام برنامج إدارة العمل ، مثل أسانا، هذا يقوم ببعض التنظيم من أجلك. بغض النظر عن الطريقة التي تختارها لتتبع عملك ، إذا كنت تتحمل المسؤولية الكاملة عن عبء عملك ، فمن الضروري أن يكون لديك نوع من النظرة العامة المرئية.
متعلق ب: أسانا المأجورون عليك أن تعرف
5. تحديد أولويات المهام الخاصة بك على نحو فعال
عندما لا يكون لديك شخص يخبرك بما يجب عليك القيام به ، فأنت بحاجة إلى معرفة المهام التي لها الأولوية على الآخرين. غالبًا ما تكون هذه المهارة هي الأكثر صعوبة في التعامل معها لأنها تتطلب التفكير في الصورة الأكبر وتوقع النتائج المستقبلية.
لحسن الحظ ، هناك بعض الطرق المجربة والمختبرة للقيام بذلك لمساعدتك. ال طريقة MoSCoW يساعدك على ترتيب المهام إلى أشياء لا غنى عنها ، وينبغي أن يكون لها ، ويمكن أن تكون موجودة ، ولن تكون كذلك. إنه نظام متدرج يمكّنك من تحديد المهام الأساسية وأيها ليست كذلك.
ال مصفوفة أيزنهاور هي طريقة أخرى تصنف مهامك في شبكة 2x2: عاجلة ، مهمة ، ليست عاجلة ، وليست مهمة. لذلك ، إذا كانت مهمتك تقع في المربع عاجل / هام ، فهذا يعني أنك بحاجة إلى القيام بها الآن. في حين أنه إذا وقع في المربع "غير عاجل / غير مهم" ، فمن المحتمل أن تتجاهله في الوقت الحالي.
6. وفر الوقت في المهام المتكررة
يقضي الناس حوالي 25٪ من وقتهم في العمل في مهام متكررة ؛ هذا جزء كبير من الوقت ، وهو غير فعال بشكل لا يصدق. قد تكون هذه رسائل بريد إلكتروني ترسلها حيث يكون المحتوى متطابقًا أو مجموعات نصية تكتبها في التقارير.
والخبر السار هو أنه يمكنك أتمتة العمل الروتيني مثل هذا باستخدام ملف ملحق كروم الموسع للنص السحري. إنه تطبيق مجاني يسمح لك بإنشاء ما يصل إلى 10 اختصارات بدلاً من كتابة نفس النص مرارًا وتكرارًا.
متعلق ب: المهام اليومية يمكنك أتمتة باستخدام Zapier
يمكن أن يكون مشغل الاختصار عبارة عن مجموعة من الرموز والأحرف. عندما تكتبها ، فإنها تنتج تلقائيًا النص الكامل الذي تحتاجه. على سبيل المثال ، الكتابة #نقل سوف ينتج تقرير الهيكل العظمي الكامل ، ويمكنك فقط الدخول وتعديل أي تفاصيل ذات صلة.
ابق على رأس عبء العمل الخاص بك
من السهل جدًا أن تصبح غير منظم وترتكب أخطاء عندما يتعلق الأمر بإدارة عبء العمل الخاص بك. لذلك ، من الضروري التأكد من أن لديك كل شيء في مكانه لتقليل ذلك.
كبشر ، يمكننا فقط تخزين الكثير من المعلومات في أدمغتنا ، لذلك لا تثقل كاهل نفسك بمحاولة تذكر كل شيء. باستخدام النصائح الموضحة هنا ، ستكون في طريقك لإدارة عبء القضايا الخاصة بك بفعالية ، ومع مرور الوقت ، ستصبح طبيعة ثانية.
لوحات التعاون الرقمي هي السبيل إلى الأمام ، ولكن أي واحدة يجب أن تستخدمها؟ فيما يلي أفضل التطبيقات للتعاون وتخطيط المشاريع.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- إدارة الوقت
- نصائح حول الإنتاجية
- ادارة المهام
شاي كاتب مستقل في MakeUseOf وله خلفية في الإدارة والتدريب. الإنتاجية هي لعبة Shay وخلال فترة توقفهم ، يستمتعون بالألعاب ومشاهدة الأفلام الوثائقية والذهاب للتنزه.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
