يكافح الجميع للعثور على المعلومات في بعض الأحيان ، حتى داخل أنظمة الملفات والتطبيقات الخاصة بهم. يتضمن التقويم في Microsoft 365 للويب أداة غالبًا ما يتم إغفالها ويمكنها المساعدة.
يتيح لك عرض اللوحة إدارة جدولك ومهامك في مكان واحد مع القدرة أيضًا على الوصول بسرعة إلى الملفات والملاحظات وتذكر الأهداف ذات الصلة. يؤدي العديد من نفس المهام المتعلقة بإدارة المشروع مثل Trello و OmniFocus. ولكن بالنسبة للأشخاص الذين يستخدمون Microsoft 365 ، يمكن أن يكون بمثابة قوة تنظيمية.
كيفية استخدام طريقة عرض اللوحة في Microsoft 365
عرض اللوحة متاح في Microsoft 365 على الويب. افتح تقويم Outlook وانقر فوق أي شيء رأي انت تستخدم (اليوم ، الأسبوع ، الشهر). في الجزء السفلي من القائمة المنسدلة ، سترى مجلس.
انقر فوق تقصير لعرض التقويم الرئيسي وجميع مهامك. بدلا من ذلك ، يمكنك النقر فوق مجلس إدارة جديد لإنشاء لوحة تركز على مشروع معين.
يفتح Board View لوحة يمكنك النقر عليها للتنقل. يمكنك التكبير باستخدام Ctrl +] و خارجا، Ctrl + [. بشكل مفيد ، يحتوي Board View على العديد من اختصارات لوحة المفاتيح للتنقل بسرعة.
سترى على الأرجح بعض الأدوات التي تم تحميلها مسبقًا عند تحميل اللوحة. يمكنك تغيير حجمها وتحريكها حول اللوحة القماشية. لإضافة المزيد من الحاجيات ، انقر فوق
أضف إلى المجلس في أعلى اليسار. سترى الأدوات التالية في القائمة المنسدلة:- التقويم
- ملحوظة
- قائمة المهام
- مجموعة
- المرمى
- ملف
- وصلة
- الجو
- ساعة حائط
- شخص
- موقع
انقر فوق أي من هذه الأدوات لإضافتها إلى اللوحة. لإزالة عنصر واجهة مستخدم ، انقر فوق ثلاث نقاط في الجزء العلوي وحدد إزالته من اللوحة.
متعلق ب: أفضل تعزيزات قوة Trello لزيادة تعاون فريقك إلى الحد الأقصى
كل عنصر من عناصر واجهة تعامل مجلس الإدارة له استخداماته الخاصة لإدارة المشروع.
1. التقويم
قد تبدو أداة التقويم لا تحتاج إلى شرح. يمكنك تغيير وجهات النظر لرؤية الخاص بك جدول الأعمال العام أو أسبوع العمل أو الأسبوع أو الشهر. نظرة أعمق تكشف عن المزيد من إمكانيات التخصيص الجديرة بالملاحظة.
ليس هناك فقط القدرة على إنشاء تقويم لمشروع معين. يمكنك الاشتراك في تقويم خارج Microsoft 365 عبر ارتباط ، أو تحميل تقويم من ملف .ics.
في إشارة إلى الطبيعة المتناثرة جغرافيًا للعمل الحديث ، من الممكن إضافة عطلات دولية من بلدان حول العالم. ميزة تخطيط مفيدة بشكل خاص ، وهذا يعني أن العمال المقيمين في الولايات المتحدة لم يعد من الضروري أن يفاجأوا باكتشاف زملائهم الأوروبيين خارج المكتب مرة أخرى في عطلة أخرى!
يمكنك أيضًا إضافة تقاويم للعروض التليفزيونية والرياضات التي تتابعها ، مفيد لتحديد ما قد يستحق المشاهدة.
2. ملحوظة
ستظهر الملاحظات التي تم إنشاؤها في طريقة عرض اللوحة أيضًا في موجز OneNote الخاص بك. يمكنك إجراء التنسيق الأساسي للنص في كل ملاحظة وإدراج صورة. حتى أنه من الممكن جعل السبورة أكثر حيوية من خلال تغيير لون كل ملاحظة.
يمكنك أيضًا تعيين تاريخ استحقاق للملاحظات. ضع علامة عليه مكتملاً أو قم بإزالة تاريخ الاستحقاق ، وكل ذلك من خلال طريقة عرض اللوحة.
3. قائمة المهام
تم تصميم أداة قائمة المهام لتكون بمثابة لوحة وصل ، حيث تعرض المهام المحفوظة في تطبيق To Do من Microsoft والملاحظات مع تواريخ الاستحقاق. تتزامن قائمة المهام مع To Do ، بحيث يمكنك رؤية المهام من لوحة معينة داخل هذا التطبيق. يتم إعطاء كل لوحة قائمة خاصة بها.
ستتم مزامنة المهام التي تقوم بإنشائها في قائمة عرض اللوحة داخل To Do مع قائمة المهام هذه ، وهي واحدة من العناصر القليلة الملائمة للأجهزة المحمولة في هذه الأداة ، كما سيتم مناقشته أدناه.
4. مجموعة
يمكنك إنشاء مجموعة لتجميع عناصر واجهة المستخدم ذات الصلة معًا. قد يكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تعمل في مشروع بخطوات متعددة أو إطار زمني طويل.
بعد وضع مجموعة على اللوحة ، يمكنك سحب عناصر واجهة مستخدم أخرى إليها. يتم توسيع المجموعة كلما قمت بإضافة عناصر واجهة مستخدم. يمكنك تسمية كل مجموعة تقوم بإنشائها.
5. المرمى
تهدف هذه الميزة إلى الحفاظ على تركيزك. يمكنك إضافة أهداف إلى لوحة عرض اللوحة ، أو إلى المجموعات الفردية.
قم بتعيين تاريخ استحقاق وسيظهر عد تنازلي بعدد الأيام المتبقية. ستتم إضافة الهدف تلقائيًا إلى التقويم الخاص بك. يمكنك أيضًا تغيير لون الخلفية لكل هدف.
6. الملفات
هل تريد الانتقال إلى ملف معين؟ يمكنك إضافتها كصورة مصغرة وربطها مباشرة باللوحة أو المجموعة.
يعد هذا توفيرًا حقيقيًا للوقت لأنه يتفوق على النقر في OneDrive أو حتى البحث عن ملف بالاسم. إذا كنت تتعاون مع زملائك أو أفراد أسرتك ، فيمكنك التأكد من أن لديهم حق الوصول إلى الملف الصحيح عن طريق وضعه مباشرة على اللوحة.
هنا يمكنك وضع رابط على اللوحة القماشية. يتم سحب عنوان الصفحة والصورة على السبورة. مرة أخرى ، تتمثل الأداة هنا في وضع المعلومات ذات الصلة بمشروعك في مكان واحد ، مما يجعل امتلاك ميزة الارتباط أمرًا رائعًا.
8. الطقس والساعة
هذان العنصران رائعان عندما تعمل مع فريق منتشر دوليًا. يمكنك إضافة الطقس الحالي والتوقيت المحلي في مكان آخر.
يمكن لميزات مثل هذه في أفضل الأحوال أن تمنحك سياقًا عن شخص آخر ، وتأكد على الأقل من أنك لا تتصل بهم في منتصف الليل.
9. شخص
هل تريد الاتصال بهذا الشخص بسرعة؟ يمكنك إضافة معلومات الاتصال الخاصة بهم مباشرة إلى اللوحة القماشية ، مما يجعلهم على بعد بضع نقرات فقط. الميزة جيدة بشكل خاص إذا كانت مشاريعك تتضمن دعمًا خارجيًا ليس في دليل الشركة.
10. موقع
تعد ميزة الموقع مفيدة أيضًا لفهم مواقف الأشخاص الآخرين ، حيث تتيح لك حفظ العناوين مباشرة في اللوحة القماشية. يمكنك لاحقًا نسخ العنوان أو فتح الاتجاهات إلى الموقع باستخدام خرائط Bing.
متعلق ب: كيفية استخدام برنامج PowerPoint Speaker Coach لتحسين مهارات العرض التقديمي لديك
عرض اللوحة يفتقر إلى الهاتف المحمول
يحتوي Board View على الكثير من ميزات إدارة المشاريع القوية. ومع ذلك ، هناك مشكلة كبيرة تتمثل في الافتقار إلى تكامل الأجهزة المحمولة ، حتى لو كانت الأداة تهدف إلى إلقاء نظرة بزاوية 360 درجة على ما يجب عليك القيام به.
يمكنك مشاهدة مهام عرض اللوحة في To Do والأهداف في التقويم والملاحظات في OneNote. ومع ذلك ، فإن عدم وجود خيار متنقل لـ Board View يجعله يبدو وكأنه أداة لا تزال قيد التطوير.
إن عدم وجود قدرة متنقلة قوية لأداة تتضمن ميزات الموقع يزيد من هذا الانطباع ويثير بعض الأسئلة حول التزام Microsoft بالحفاظ على عرض اللوحة. لحسن الحظ ، فإن Microsoft ليست سريعة في قتل الأدوات ، على عكس منافستها Google ، التي اشتهرت ببدء المشاريع ثم قتلها.
عرض مجلس الإدارة يجمع كل شيء معًا
تقدم طريقة عرض اللوحة نظرة عامة شاملة على مشاريعك كلها في مكان واحد. على الرغم من أن عدم وجود تطبيق مخصص للأجهزة المحمولة أمر محبط ، إذا كنت تستخدم Microsoft 365 على الويب ، فهي أداة غنية بالميزات لإدارة ما تحتاج إلى إنجازه.
باستخدام برنامج إدارة المشاريع ، يمكنك الاحتفاظ بكل شيء منظمًا في مكان واحد ، مما يوفر الوقت. فيما يلي بعض فوائده الموفرة للوقت.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- مايكروسوفت أوفيس 365
- نصائح مايكروسوفت أوفيس
- التقويم
- مايكروسوفت أوتلوك
جاستن فيلا كاتب مستقل ورجل أعمال. يستخدم الأدوات الرقمية لتعزيز الإنتاجية والكفاءة.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
